DIKLATPIM TINGKAT II ANGK Vi TH 2017 Oleh: Ir. DJOKO SUTRISNO, M.Si BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PROVINSI JAWA TENGAH
1. PENJELASAN PROYEK PERUBAHAN 2. COACHING (TAKING OWNERSHIP / BT i) 3. MERANCANG PROYEK PERUBAHAN 4. SEMINAR RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN 5. PENJELASAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN 6. COACHING (LABORATORIUM KEPEMIMPINAN / BT II) 7. SEMINAR LABORATORIUM KEPEMIMPINAN 8. EVALUASI KEPEMIMPINAN
60 hari 4 Hari 6 Hari 5 Hari 14 Hari Tahap II Taking Ownership Tahap I Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim Tahap IV Leadership Laboratory 18:19 Tahap V Evaluasi Kompeten 24 hari kerja (klasikal), 65 hari kerja (non klasikal) Total : ± 18 minggu
1. MUARA DARI SEMUA AGENDA PEMBELAJARAN 2. AKTUALISASI DARI: 1. PROSES PEMBELAJARAN 2. GAGASAN / RANCANGAN PERUBAHAN 3. KOMPETENSI KEPEMIMPINAN PESERTA (SESUAI SCOPING) 3. JANTUNGNYA DIKLATPIM (MENENTUKAN KOMPETEN / TIDAK KOMPETEN PESERTA)
Tahap melakukan implementasi Proyek Perubahan yang telah dirancang Off campus Peserta memimpin pelaksanaan perubahan dengan melibatkan stakeholders internal & eksternal dan resources yang ada (dana, SDM, informasi, jejaring dsb). Metoda pembelajaran : Coaching & Counselling Atasan langsung berperan sebagai mentor yang memberikan bimbingan langsung dan pemantauan pelaksanaan proyek perubahan Bimbingan Coach melalui portal, email, BBM, fb, WA, telepon dan diskusi langsung Progress kegiatan off campus dipantau oleh penyelenggara melalui media teknologi informasi 5
MENTOR TIM COACH REFORMER/ PESERTA DIKLATPIM
Tahap IV : Breakthrough II (Laboratorium Kepemimpinan); 1. Implementasi Proyek Perubahan; 2. Pelaporan Proses Implementasi Proyek Perubahan; 3. Laporan Implementasi Proyek Perubahan; 4. Seminar Laporan Implementasi Proyek Perubahan; 5. Evaluasi Kepemimpinan
SISTEM PENYELENGGARAAN/TAHAPAN DIKLATPIM Tahap I: Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi Tahap II: Breakthrou gh 1: Taking Ownership Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim Tahap IV Breakthrough II: Leadership Laboratory Tahap V: Evaluasi Kompeten Pemimpin Perubahan
Mengarahkan peserta dan menguji kapasitas kepemimpinannya dalam mengimplementasikan proyek perubahan; Memasuki tahap Laboratorium Kepemimpinan : 55 hari efektif; Rancangan Proyek Perubahan sebagai acuan.
1. Fokus pada area perubahan yang telah disepakati; 2. Pentahapan kegiatan yang telah direncanakan 3. Milestone yang telah dirumuskan; 4. Sinergi stakeholders; 5. Komunikasi
6.Sumberdaya (sarpras, dana, jejaring, teknologi, dsb); 7.Waktu yang tersedia (terkait tugas lain dari atasan); 8.Standar/kriteria keberhasilan vs hasil inovasi yang dicapai; 9. Faktor pendukung keberhasilan; 10.Kendala & strategi mengatasi;
Struktur pengelolaan proyek perubahan; Stakeholder internal & eksternal; Mentor Coach Penyelenggara diklat
Contoh : Mentor Coach Project Leader Pokja Pokja 6:19 PM
Siapa yang mempengaruhi keberhasilan pembaharuan Diklatpim Tk II? ❼ (+/ ) Fasilitato r ❻ ( ) Pemrt Pusat ❽ (+/+) Deputi V Deputi IV ❻ (+/+) ❿ Menpan Kepala LAN (+/+) ❸ (+/+) PKP2A ❶ (+) Kepala BKN ❶ (+/ ) Pakar ❶ (+) ❼ (+/ ) Pemrt Dae. Menkeu ❶ (+) Lemb. Diklat ❻ ( ) External LAN Others Reporting/coordinating Advocacy Funding Informal relationship Posi ve (+), Strongly Posi ve (++) Nega ve (-), Strongly Negative (- -) Neutral (+/-)
1.Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki; 2.Secara aktif berdiskusi, bertanya dan melaporkan perkembangan implementasi proyek perubahan kepada coach minimal satu minggu sekali. 3.Merujuk pada milestones yang telah ditargetkan dlm pelaksanaan proyek sbg dasar pencapaian target perubahan
4.Mengumpulkan dokumen kegiatan yang dapat dijadikan bukti dalam evaluasi dan untuk pelengkap laporan kegiatan; 5.Menggerakkan seluruh stakeholder terkait dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi proyek perubahan; 6.Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan dlm proses implementasi.
7. Menyusun laporan proyek perubahan secara utuh, mulai dari rancangan proyek perubahan sampai dengan hasil/capaian dari implementasi proyek perubahan. 8. Menyerahkan laporan implementasi proyek perubahan kepada penyelenggara satu hari sebelum seminar.
No Tanggal Coaching Substansi yg dilaporkan / dikonsultasikan Media komunikasi Hasil coaching Paraf Coach
1. Lapor Mentor 2. Perbaiki RPP : c. Masukkan catatan hasil Seminar RPP 3. RPP yang sudah diperbaiki kirim ke Badiklat / Coach lewat jasa Pos 4. Memimpin Perubahan a. Laksanakan kegiatan jangka pendek dengan meperhatikan milestone, output dan arahkan kepada pencapaian tujuan b. Laporkan kegiatan secara mingguan (minimal 1 x dalam seminggu, misal setiap hari Jum at)
4. Memimpin Perubahan a. Jangan membuka halaman baru b. Lampiran gunakan DOCS (jangan gunakan WinRAR) c. Semua dokumen disimpan d. Respon balik Coach seminggu satu kali e. Coach akan memberi petunjuk lewat Portal f. Buat Kertas Kerja Lap Impl Proyek Prerubahan g. Siapkan video untuk paparan 5. Memasuki Tahap ke 5, dengan penuh percaya diri dan bangga sebagai Pemimpin Perubahan
Oleh: Tim Widyaiswara Diklatpim Tk II Provinsi Jawa Tengah 2017 21
1. Judul 2. Tujuan dan Manfaat 3. Ruang Lingkup 4. Milestone 5. Struktur Organisasi Pelaksanaan 6. Hasil Pelaksanaan ProPer 7. Penyelesaian Kendala dan Masalah 8. Kesimpulan 9. Rekomendasi 10. Lampiran
1. Judul Nama ProPer ditulis sama dengan nama yang ada di Rancangan ProPer 2. Tujuan dan Manfaat Manfaat : a. Untuk peningkatan kinerja organisasi dalam rangka mendukung Reformasi Birokrasi di Instansi b. Untuk perbaikan / peningkatan Pelayanan Publik c. Manfaat bagi stakeholders / pengguna 3. Ruang Lingkup sama dengan yg di Ranc ProPer
4. Milestone Tahapan dan capaian antara menuju pada tujuan ProPer, ditulis sama dengan yang ditulis pada Rancangan ProPer, kecuali ada perubahan / perbaikan 5. Struktur Organisasi Pelaksanaan Penjelasan tentang pembagian tugas dan kewenangan pada Tim Efektif dalam rangka melaksanakan kegiatan ProPer beserta mekanisme kerja dan akuntabilitas masing2 kelompok kerja
6. Hasil Pelaksanaan Merupakan persandingan antara rencana kegiatan (beserta schedule pelaksanaan) dan realisasi, bersama keterangan permasalahan yang ada selama masa pelaksanaan). Realisasi bisa ditulis mencakup : a. Nama kegiatan b. Kapan dan dimana dilaksanakan kegiatan tsb c. Stakeholders yang terlibat d. Uraian hasil capaian Implementasi ProPer e. Permasalahan yang ada f. Foto pendukung bukti kegiatan (1 atau 2 saja)
7. Penyelesaian Kendala dan Masalah Laporan tentang usaha-usaha penyelesaian kendala dan masalah utama yang telah dilakukan selama melaksanakan ProPer 8. Kesimpulan: Penjelasan tentang status pelaksanaanproper per tanggal seminar (tahapan mana yang sudah dan belum selesai) termasuk penjelasan tentang kendala apa yang akan dihadapi kedepan
9. Rekomendasi a. Penjelasan tentang saran-saran untuk menyelesaikan ProPer sampai dengan tujuan ProPer tercapai. b. Dalam saran-saran tsb kemungkinan dapat berupa usulan untuk memodifikasi langkah2 tahapan selanjutnya berdasarkan pengalaman melaksanakan ProPer selama Laboratorium Kepemimpinan c. Dalam rekomendasi perlu dikonfirmasi kembali dukungan sumberdaya yang diperlukan guna penyelesaian ProPer
10. Lampiran Semua bukti pendukung, misal : surat, daftar hadir, resume, bukti dukungan stakeholder, kuesioner, pretest, modul / slide paparan, sertipikat, regulasi, hasil (hasil studi kelayakan, hasil studi banding, hasil sosialisasi) MoU, peta, foto, poster, banner, dll.
Cover dibuat yang bagus / cantik Buat Prakata Buat daftar isi, tabel, diagram, skema, peta, lampiran, dll Buat Daftar Pustaka Buat Biodata ringkas 29
Bahan seminar diserahkan kepada penyelenggara sehari sebelum pelaksanaan seminar; Bahan seminar berupa kertas kerja Peserta juga menyerahkan soft copy Laporan Implementasi Proper; Dalam seminar, alokasi waktu 45 menit tiap peserta, diawali dengan presentasi peserta selama 15 menit yang menekankan pada implementasi proper; Mentor, Coach dan Narasumber/Penguji yang hadir diharapkan sama seperti yang hadir saat seminar rancangan proper.
Tahun 2016, proses e-learning harus sudah berjalan Presentasi Lap Hasil Laboratorium Kepemimpinan wajib menggunakan video, yang berisi : a) Resume saat Membangun Komitmen Bersama b) Capaian Implementasi ProPer, c) Pengalaman Kepemimpinan (Lesson Learned / Leadership Experience / Leadership Exercise )
Dilaksanakan dalam forum angkatan pada sesi terakhir dalam jadwal diklatpim; Tujuan evaluasi kepemimpinan adalah untuk berbagi pengalaman / best practices kepemimpinan diantara sesama project leader; Tiap kelompok diwakili seorang presenter yang memaparkan best practices kepemimpinan dalam melaksanakan proper. Selain itu, masing-masing Peserta membuat tulisan Pengalaman Kepemimpinan (Lesson Learned), dimasukkan kedalam Laporan Impl ProPer
SELAMAT MENGIMPLEMENTASIKAN PROYEK PERUBAHAN SEMOGA SUKSES.
Terima Kasih 18:19