PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI UNIVERSITAS KANJURUHAN MALANG Ninik Indawati * *Universitas Kanjuruhan Malang, Ketua Pusat Penjaminan Mutu Abstract Perkembangan pendidikan tinggi menunjukkan semakin tingginya tuntutan peningkatan kualitas. Hal ini tercermin dalam kinerja organisasi secara keseluruhan, baik dalam indikator kinerja secara internal maupun eksternal. Keadaan ini menuntut perguruan tinggi untuk terus melakukan peningkatan kualitas dari waktu ke waktu (continuous quality improvement). Untuk memfasilitasi upaya peningkatan kualitas tersebut maka penerapan sistem penjaminan mutu menjadi suatu kebutuhan bagi perguruan tinggi. Peraturan Pemerintah No.19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan pasal XV yang menyatakan: bahwa setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan nonformal wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan, ditunjang dengan munculnya kebijakan pemerintah yang baru, yaitu dengan terbitnya Permen Dikti No.49/2014 tentang Standar Nasional Pendidikan, serta Permen No. 50/2014 tentang Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi. Dengan adanya aturan itulah, maka salah satu achievement terbaik dari Universitas Kanjuruhan Malang adalah telah terimplementasikannya Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada tahun 2006 dan implementasi ISO 9001:2008 pada bagian pelayanan. Secara umum penjaminan mutu didefinisikan sebagai proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak-pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan (DIKTI, 2003). Penjaminan mutu, dalam konteks pendidikan tinggi dianggap berhasil dalam melaksanakan sistem penjaminan mutu, apabila perguruan tinggi yang bersangkutan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya. Disamping itu, keberhasilan penjamin mutu ditunjukkan pula oleh kemampuan perguruan tinggi untuk memenuhi kebutuhan stakeholders dalam aspek kemasyarakatan (societal needs), kebutuhan dunia kerja (industrial needs), dan kebutuhan profesional (professional needs). Keadaan tersebut mendorong Universitas Kanjuruhan Malang untuk bergerak pada berbagai tingkat manajemen pendidikan untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu dengan berbagai pendekatan dan model yang sesuai dengan karakteristik organisasi yang ada. Ada dua faktor pendorong dalam penerapan SPMI Universitas Kanjuruhan Malang yang terdiri dari faktor pendorong internal dan faktor pendorong eksternal. Faktor internal yaitu pada tahun 2008 dan 2009 Dikti telah melakukan Evaluasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) terhadap seluruh
perguruan tinggi, dan berdasar hasil tersebut dihasilkan 68 dan 58 perguruan tinggi yang memiliki praktik baik (good practices) dalam SPMI. Salah satu perguruan tinggi di Indonesia yang memiliki praktik baik adalah Universitas Kanjuruhan Malang. Hal lain yang mendasari komitmen untuk melaksanakan sistem penjaminan mutu pada sisi internal adalah pencapaian visi Universitas Kanjuruhan Malang Menjadi Perguruan Tinggi yang unggul pada tahun 2025. Faktor eksternal yaitu dengan adanya peraturan perundang-undangan dan permen yang telah disebutkan diatas. Pendekatan Universitas Kanjuruhan Malang Pada SPMI. Tidak terdapat pendekatan yang seragam pada setiap perguruan tinggi/universitas dalam menyusun sistem penjaminan mutunya. Beberapa universitas menggunakan top-down model dan yang lain menggunakan pendekatan yang bersifat bottom-up. Salah satu alasan keberagaman tersebut adalah budaya organisasi yang berbeda. Universitas Kanjuruhan Malang menggunakan gabungan pendekatan yang ada. Model top-down dilaksanakan melalui penetapan Kebijakan Mutu Akademik dan Standar Mutu Akademik yang berlaku umum untuk setiap unit kerja, fakultas dan program studi. Universitas Kanjuruhan Malang menyusun dan menetapkan Pedoman Mutu yang menjadi kerangka umum upaya pencapaian sasaran mutu, serta mengembangkan berbagai Pedoman Prosedur yang diperlukan bagi peningkatan efektifitas dan efisiensi aktivitas ditingkat universitas. Hal ini dilakukan dalam rangka memonitor upaya pencapaian kinerja universitas dalam mendesain mekanisme audit mutu akademik yang dilakukan secara berjenjang yaitu Universitas, Fakultas, dan Program Studi. Namun demikian, model top-down ini akan berhasil jika seluruh komponen di universitas memiliki komitmen dan partisipasi yang besar dalam pelaksanaan penjaminan mutu. Oleh karena itu, pendekatan bottom-up juga digunakan dengan maksud untuk memberikan fleksibilitas bagi unit kerja, fakultas dan program studi dalam menetapkan kebijakan mutu dan standar mutu yang lebih tinggi sesuai dengan keadaan masing-masing, dan aras terakhir adalah Instruksi Kerja merupakan dokumen yang menjelaskan tahapan kegiatan yang harus dilalui oleh anggota organisasi secara mandiri dalam menyelesaikan pekerjaan. Fakultas diberikan keleluasaan meningkatkan kesadaran dan partisipasi sebagai komponen universitas dalam pelaksanaan aktivitas penjaminan mutunya. Program-program harus didesain sedemikian rupa sehingga diharapkan kesadaran tentang pentingnya peningkatan kualitas dan partisipasi diantara dosen dan tenaga kependidikan serta mahasiswa meningkat. Perpaduan pendekatan dimaksud diharapkan akan memberikan hasil yang optimal dalam rangka peningkatan kualitas pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat secara berkesinambungan. Mekanisme penjaminan mutu internal pada tingkat universitas dilaksanakan dengan kerangka Plan- Do-Check/Evaluate-Action/Improve Pada tahap perencanaan (Plan), mekanisme yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Perencanaan (Plan), perencanaan program mengedepankan prinsip efektifitas, efisiensi, dan akuntabilitas. Indikator kinerja disusun dalam kerangka sistem penjaminan mutu dan menjadi bagian dari standar mutu atau tujuan mutu setiap unit. Standar dan sasaran mutu akan dilihat upaya pencapaiannya, melalui mekanisme monitoring dan evaluasi di setiap unit yang bersangkutan, di samping melalui audit mutu internal. Pelaksanaan program atau aktivitas dilakukan dengan menggunakan koridor Kebijakan Akademik, Standar Akademik, Pedoman Akademik, Pedoman Mutu, dan Pedoman Prosedur. 2. Kebijakan Akademik disusun dan disahkan oleh Senat sebagai rujukan arah pengembangan kualitas akademik. 3. Pimpinan Universitas di bawah koordinasi Rektor menyusun Pedoman Akademik dan Standar Akademik sebagai representasi upaya pemenuhan visi universitas dengan merujuk pada Kebijakan Akademik. 4. Pusat Penjaminan Mutu (PPM) menyusun Pedoman Akademik yang menunjukkan hubungan antara Kebijakan Akademik, Standar Akademik atau tujuan mutu (quality objectives), tujuan institusi, serta berbagai prosedur dan organisasi yang dibutuhkan. Pedoman mutu berfungsi untuk mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengarahkan berbagai aktivitas dalam rangka mencapai Standar Akademik atau tujuan mutu (quality objectives). 5. Unit kerja yang terkait menyusun dan mengembangkan Pedoman Prosedur, yaitu dokumen tertulis yang menjelaskan berbagai tahapan yang harus dilalui dalam satu aktivitas tertentu. Unit kerja juga dapat mengembangkan berbagai instruksi kerja dan dokumen pendukung lainnya sesuai dengan kebutuhan di tingkat Universitas Kanjuruhan Malang.
Pada tahap pelaksanaan (Do), mekanisme yang berjalan berkaitan dengan penjaminan mutu, setiap unsur dan pelaksana universitas menjalankan program kerja sesuai dengan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT). Pada tahap pengevaluasian (Check/Evaluate), setiap unsur diwajibkan untuk melakukan fungsi monitoring dan evaluasi secara internal dalam rangka pengendalian mutu program kerja. Pada tahap tindakan perbaikan (Action/Improve), setiap unsur wajib untuk menyusun rencana tindak lanjut sebagai hasil monitoring dan evaluasi. Hasil dari monitoring dan evaluasi serta rencana tindak lanjut tersebut wajib dilaporkan secara berkala kepada Rektor melalui laporan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Dalam rangka meningkatkan pencapaian kepatuhan (Compliance degree) pada Standar Akademik universitas, maka fakultas dan program studi diaudit oleh universitas (dalam koordinasi PPM) berdasarkan Pedoman Prosedur AMI SPMI oleh auditor internal yang ditunjuk oleh rektor melalui surat penugasan. Dalam SPMI Universitas Kanjuruhan Malang, organisasi yang bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas adalah Komisi Penjaminan Mutu (KPM). KPM dibentuk dengan Surat Keputusan Rektor. KPM memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai berikut: 1. Bersama pimpinan fakultas mengkoordinasikan aktivitas penjaminan mutu internal di tingkat fakultas; 2. Bersama pimpinan fakultas dan unsur fakultas lainnya menyusun sistem dokumentasi mutu yang terdiri atas (a) Kebijakan Akademik fakultas, (b) Standar Akademik fakultas, (c) Pedoman Akademik fakultas, (d) Pedoman Prosedur fakultas, (f) borang dan dokumen pendukung lainnya, KPM juga bertanggung jawab dalam pengelolaan seluruh dokumen mutu diatas. 3. Mendukung pimpinan fakultas dan unsur fakultas lainnya dalam menjalankan aktivitas dan program kerja dalam rangka pencapaian standar mutu; 4. Melakukan komunikasi internal kepada personil penjaminan mutu terkait efektifitas pelaksanaan program kerja di tingkat fakultas dan program studi 5. Menjamin sistem penjaminan mutu di tingkat fakultas dan program studi berjalan dengan baik 6. Bersama pimpinan fakultas dan program studi mengkoordinasikan tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas dan program studi Mekanisme penjaminan mutu internal di tingkat fakultas dilaksanakan dengan merujuk pada Plan- Do-Check/Evaluate-Action/Improve. Pada tahap perencanaan (Plan), mekanisme yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Kebijakan Akademik fakultas disusun dan disahkan oleh pimpinan fakultas dengan memperhatikan pertimbangan (nantinya) Senat Fakultas dan dengan merujuk pada Kebijakan Akademik Universitas. Kebijakan Akademik ini merupakan rujukan arah pengembangan kualitas akademik fakultas. Oleh karena itu Kebijakan Akademik harus mencakup capaian (milestone) akademik, yang dijabarkan dalam Standar Akademik fakultas. 2. Pimpinan fakultas dibawah koordinasi Dekan menyusun Pedoman Akademik sebagai representasi upaya pemenuhan visi fakultas dengan merujuk pada Kebijakan Akademik Universitas dan Pedoman Akademik Universitas. 3. Pimpinan fakultas bersama dengan Komisi Penjaminan Mutu (KPM) menyusun dan mengembangkan Pedoman Prosedur, yaitu dokumen tertulis yang menjelaskan berbagai tahapan yang harus dilalui dalam satu aktivitas tertentu. Fakultas dapat mengembangkan berbagai pedoman prosedur dan dokumen pendukung lainnya sesuai dengan kebutuhan di tingkat fakultas. 4. Pimpinan fakultas bersama Komisi Penjaminan Mutu (KPM) menyusun visi, misi, dan tujuan serta menterjemahkannya kedalam Rencana Strategis dan Rencana Operasional. 5. Pimpinan fakultas bersama Komisi Penjaminan Mutu menyusun Rencana Mutu, Sasaran Mutu dan melakukan monitoring dan analisis pencapaian Sasaran Mutu fakultas setiap semester.
Pada tahap pelaksanaan (Do), mekanisme yang berjalan berkaitan dengan penjaminan mutu akademik. Setiap unsur pelaksana fakultas menjalankan program kerja sesuai dengan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT). Pada tahap pelaksanaan kegiatan ini, Komisi Penjaminan Mutu (KPM) diwajibkan untuk melakukan fungsi monitoring dan evaluasi secara internal dalam rangka pengendalian mutu program kerja. Laporan monitoring dan evaluasi dibuat oleh Gugus Kendali Mutu (GKM) pada tingkat program studi dilaporkan kepada Komisi Penjaminan Mutu (KPM) pada tingkat fakultas untuk selanjutnya di tindaklanjuti dalam rapat pembahasan hasil monev yang dihadiri oleh pimpinan fakultas (Dekan dan Wakil Dekan), pimpinan program studi (Kaprodi dan Sekretaris Prodi), Komisi Penjaminan Mutu (KPM), dan Gugus Kendali Mutu (GKM). Pada tahap pengevaluasian (Check/Evaluate), setiap unsur diwajibkan untuk melakukan fungsi monitoring dan evaluasi secara internal dalam rangka pengendalian mutu program kerja. Pada tahap tindakan perbaikan (Action/Improve), pimpinan fakultas menyusun rencana tindak lanjut sebagai respon dari hasil monitoring dan evaluasi. Hasil dari monitoring dan evaluasi serta rencana tindak lanjut tersebut wajib dilaporkan secara berkala (setiap semester) kepada Rektor melalui laporan RTM. Dalam rangka meningkatkan pencapaian kepatuhan (Compliance degree) pada Standar Akademik universitas, maka fakultas diaudit oleh universitas (dalam koordinasi PPM) berdasarkan Pedoman Prosedur AMI SPMI oleh auditor internal yang ditunjuk oleh rektor melalui surat penugasan. Pada tingkat program studi, organisasi yang bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik adalah Gugus Kendali Mutu (GKM). GKM dibentuk berdasarkan Surat Tugas Rektor. GKM memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Bersama pimpinan program studi mengkoordinasikan aktivitas penjaminan mutu akademik di tingkat program studi; Bersama pimpinan program studi menyusun Spesifikasi Program Studi dan Instruksi Kerja serta dokumen pendukung; Bersama pimpinan program studi memonitor penyusunan dokumen Evaluasi Diri dan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) Bersama pimpinan program studi melakukan persiapan untuk kepentingan akreditasi atau reakreditasi; Membantu pimpinan program studi dalam aktivitas dan program kerja dalam rangka pencapaian standar mutu; Mekanisme penjaminan mutu internal di tingkat program studi dilaksanakan dengan merujuk pada kerangka Plan-Do-Check/Evaluate-Action/Improve. Pada tahap perencanaan (Plan), mekanisme yang dilakukan oleh program studi adalah sebagai berikut: 1. Menetapkan visi, misi, dan tujuan serta menterjemahkannya dalam Rencana Strategis dan Rencana Operasional. 2. Menyusun dan menetapkan Spesifikasi Program Studi. 3. Menyusun dan mengembangkan sistem pembelajaran berpedoman pada spesifikasi program studi. 4. Menyusun dan mengembangkan dokumen Instruksi Kerja dan dokumen pendukung lainnya dalam rangka pelaksanaan aktivitas akademik. Dokumen yang disusun harus merujuk pada Pedoman Prosedur dan Pedoman Mutu di tingkat fakultas. 5. Menyusun Rencana Mutu, Sasaran Mutu dan melakukan monitoring dan analisis pencapaian Sasaran Mutu program studi setiap semester. Pada tahap pelaksanaan (Do), mekanisme yang berjalan berkaitan dengan penjaminan mutu akademik di tingkat program studi adalah melaksanakan program kerja sesuai dengan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) disamping melaksanakan aktivitas pembelajaran berpedoman pada spesifikasi program studi. Pada tahap pelaksanaan, Gugus Kendali Mutu (GKM) diwajibkan untuk melakukan fungsi monitoring dan evaluasi secara internal dalam rangka pengendalian mutu program kerja dan pembelajaran. Oleh karena itu Gugus Kendali Mutu (GKM) wajib menyusun laporan monitoring dan evaluasi yang harus diketahui oleh ketua program studi untuk selanjutnya di serahkan kepada Komisi Penjaminan Mutu (KPM). Laporan monitoring dan evaluasi tersebut selanjutnya di tindaklanjuti dalam rapat pembahasan hasil monev yang dihadiri oleh pimpinan fakultas (Dekan dan Wakil Dekan), pimpinan program studi (Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi),
Komisi Penjaminan Mutu (KPM), dan Gugus Kendali Mutu (GKM). Pada tahap pengevaluasian (Check/Evaluate), setiap unsur diwajibkan untuk melakukan fungsi monitoring dan evaluasi secara internal dalam rangka pengendalian mutu program kerja. Pada tahap tindakan perbaikan (Action/Improve), Ketua Program Studi menyusun rencana tindak lanjut sebagai respon dari hasil monitoring dan evaluasi. Hasil dari monitoring dan evaluasi serta rencana tindak lanjut tersebut wajib dilaporkan secara berkala/setiap semester kepada Dekan. Dalam rangka meningkatkan pencapaian kepatuhan (Compliance degree) pada Standar Akademik fakultas, maka program studi diaudit oleh fakultas (dalam koordinasi PPM) berdasarkan Pedoman Prosedur AMI SPMI oleh auditor internal yang ditunjuk oleh rektor melalui surat penugasan. Ninik Indawati, Ketua Pusat Penjaminan Mutu, Universitas Kanjuruhan Malang, 081252469964, email : n.indawati@yahoo.com