PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN DAN PENJUALAN PERLENGKAPAN PERTANIAN SECARA TUNAI PADA TOKO SIHAN TANI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Galih Wahyu Prabowo 10.12.4508 Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
1
DESIGNING PURCHASE PROGRAM AND FARM EQUIPMENT SALEN ON CASH PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN DAN PENJUALAN PERLENGKAPAN PERTANIAN SECARA TUNAI PADA TOKO SIHAN TANI Galih Wahyu Prabowo Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT Information technology-based information systems have been widely used by companies or organizations in creating a flow of information that is accurate and timely. Recognizing the variety of benefits that can be achieved from the use of technology based information systems particularly in promoting smooth flow of information within an organization. Shop Sihan Farmers engaged in the purchase and sale of agricultural equipment began using information-based information systems as support in improving service purchase and sale of agricultural equipment. Manun along with the growing amount of the purchase and sale of agricultural supplies to consumers continues to increase, while the data processing system that is used is not computerized, and the system of organizing data is still fragmentary. This is why the existing system is not able to provide optimal information to help the decisionmaking process. In addition, the ease and comfort factor in the activity data have not been met by the current system. To handle the above problems, it can be done by utilizing the role of computerbased information systems sales to petrify facilitate the sale and purchase of data processing. The data were collected through observation, interviews, to the terkain with this research. The software used in this information system is Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000 Database using. Keywords: Sales Information System, VB 6.0, SQL Server 2000 2
1. Pendahuluan Perkembangan perangkat keras komputer dengan segala kecanggihannya membawa dampak positif dan negatif dalam dunia bisnis informasi. Dampak positif dari adanya komputer adalah proses data dan informasi yang menjadi tulang punggung dunia bisnis dapat dilakukan dengan cepat, tepat waktu, dan akurat. Sedangkan dampak negatifnya adalah timbulnya kejahatan penyelewengan dari penggunaan perangkat keras tersebut. Akan tetapi, terlepas dari semua itu bahwa kemajuan teknologi komputer yang dapat mendukung pengolahan informasi menjadi alat pemicu persaingan dunia bisnis dan ekonomi yang semakin kompetitif. Untuk mendukung berjalannya suatu sistem yang baik pada suatu perusahaan, diperlukan suatu aplikasi pemrograman secara komputerisasi guna menunjang sistem yang sudah ada. Komputerisasi merupakan alternatif yang tepat untuk dipilih, karena dengan menggunakan komputer sebagai media pengolahan data dapat membantu pemakai dalam mengolah data yang besar dengan kecepatan dan ketelitian yang tinggi. Dari pengamatan dan riset penulis pada Toko Sihan Tani, yaitu sebuah usaha perdagangan yang menyediakan perlengkapan pertanian yang kegiatan utamanya adalah membeli barang dagang untuk dijual kembali dengan harapan untuk mendapatkan keuntungan atau laba tanpa melakukan perubahan terhadap barang tersebut Oleh karena itu, penulis mencoba untuk membuat sebuah model rancangan program pengolahan data pembelian dan penjualan yang menyediakan perlengkapan pertanian dengan judul Perancangan Program Pembelian dan Penjualan Secara Tunai Pada Toko Sihan Tani. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi. Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut : a. harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat b. harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan c. harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. 3
2.2 Siklus Informasi Data merupakan bentuk informasi yang masih mentah yang belum jelas dapat dipakai untuk pengambilan keputusan. Data diolah melalui suatu proses menjadi informasi, penerina kemudian menerima informasi untuk mengambil keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Silkus ini menurut John Burch disebut dengan siklus informasi (informatian cycle). Proses (Model) Data (Input) Informasi (output) Data (ditangkap) Basis Data Penerima Hasil Keputusan Keputusan Tindakan Gambar 2.1 Siklus Informasi 2.2.1 Kualitas Informasi Menurut Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, mengemukakan bahwa kualitas Informas tardiri darii: a. Akurat (Accurate) b. Tepat pada Waktunya (Time Lines) c. Relevan (Relevance) 2.2.2 Nilai Informasi Menurut Jogiyanto dalam bukunya yang berjudul, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu sistem dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam perusahaan. 4
2.2.3 Komponen Sistem Informasi Stair menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut : a. Hardware : Software :. b. Database : c. Communication d. Human : e. Procedure : 2.3 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi. Informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatam manajemen. Menurut Kertahadi (1995, Al Fattah 2007) Sistem informasi manajemen adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. 2.4 Konsep Penjualan Menurut Himayati (2008, hal 123) Penjualan adalah suatu transaksi yang bertujuan untuk mendapatkan suatu keuntungan, dan merupakan suatu jantung dari suatu perusahaan. Penjualan atau menjual berarti suatu tindakan untuk menukar barang atau jasa dengan uang, dengan cara mempengaruhi orang lain agar mau memiliki barang yang ditawarkan sehingga kedua belah pihak mendapatkan keutungan dan kepuasan. 2.4.1 System Development Life Cycle (SDLC) Menurut Turban (2003), System Develpoment Life Cycle (SDLC) atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah metode pengembangan sistem tradisional yang digunakan sebagaian besar organisasi saat ini. Tahapan-tahapan dalam metode SDLC adalah: Implementasi Sistem Testing dan Perawatan Sistem Perancangan Sistem Analisis Sistem Gambar 2.2 Tahapan SDLC 5
2.4.2 Struktur Organisasi Pemilik / Manajer Karyawan bagian penjualan Karyawan bagian stok barang Gambar 2.7 Struktur Organisasi Tugas masing-masing dari struktur organisasi adalah sebagai berikut: a. Pemilik /Manager Pemimpin sekaligus pemilik toko yang bertugas mengambil keputusan tertinggi dan terahir serta bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengawasan bawahannya. b. Karyawan bagian panjualan Bertugas melayani pelanggan bengan baik. c. Karyawan bagian stok barang Bertugas mengolah data stok barang sehingga tahu yang mana barang harus di restok kembali. 3. Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Analisis terhadap kelemahan sistem lama bertujuan untuk memperlihatkan masalah atau kendala yang terjadi dalam sistem lama. Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menganalisis sistem, salah satunya adalah analisis PIECES yaitu terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan. a. Analisis Kinerja (Performance) Analisis kenerja merupakan kemampuan untuk menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga mampu mencapai terget sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi yang dihasilkan dan waktu pelayanan yang digunakan oleh sistem. 6
Tabel 3.1 Analisis kinerja No Faktor Hasil Analisis 1 Jumlah Produksi 2 Waktu Pelayanan Setiap harinya pelayanan pelanggan membutuhkan waktu sekitar 8-10 menit untuk satu pelanggan. Banyak waktu terbuang saat mencari barang yang diminta oleh pelanggan karena saat stok di depan habis harus mencari di gudang yang penyusunanya kurang teratur, juga saat tidak tahu letak barang harus bertanya langsung kepada manajer. b. Analisis Informasi (Information) Evaluasi penting dilakukan pada sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat agar dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan. Tabel 3.2 Analisis Informasi No Faktor Hasil Analisis 1 Akurat Kurang keakuratan data berkas, membuat terjadinya kesalahan dalam pencatatan data dan penghungan harga barang. 2 Relevan Informasi data dan informasi yang disajikan tidak tersusun dengan rapi dan tidak sesuai dengan yang diinginkan 3 Tepat Waktu Pencatatan semua data barang dan data transaksi penjualan toko yang masih bersifat manual menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilhan laporan keuangan lebih lama dan kurang tertata dengan baik. c. Analisis Ekonomi (Ecomonic) Analisis ekonomi merupakan suatu penilaian sistem atas hasil yang akan di dapat dari sistem yang dikembangkan, akan meningkat atau menurun. Tabel 3.3 Analisis Ekonomi No Faktor Hasil Analisis 7
1 Biaya Semua biaya pengeluaran untuk pembelian buku nota, alat tulis, dan kertas sangat besar setiap bulannya. Pengolahan data barang membutuhkan waktu yang lama sehingga mengeluarkan biaya operasional yang tinggi. d. Analisis Keamanan (Security) Sistem keamanan yang akan digunakan pada sistem yang dikembangkan haruslah mampu mengamankan data dari kerusakan seperti membuat back up data, serta mampu melindungi sistem akses yang tidak diijinkan yaitu memasang kata kunci yang hanya diketahiu pemilik hak akses. Tabel 3.4 Analisis Kemanan No Faktor Hasil Analisis 1 Keamanan terhadap hak akses Tidak adanya hak akses pada laporan dan dokumen serta diletakkan ditempat terbuka membuat orang lain dapat membaca atau mengakses informasi perusahaan. e. Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi yang dikembangkan pada sistem digunakan untuk menghindari pemborosan sumberdaya yang ada dengan cara memaksimalkan penggunaan sumber daya yang ada seperti manusia, informasi, waktu, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data. Tabel 3.5 Analisis Efisiensi No Faktor Hasil Analisis Sumber daya yang digunakan Penggunaan kertas serta alat tulis yang digunakan sebagai alat pencatatan data. f. Analisis Pelayanan (Sevice) Peningkatan pelayanan pada sistem yang dikembangkan mampu memberikan ketepatan dalam pengolahan data, kehandalan dalam mengolah masukan dan keluaran yang dihasilkan. Memiliki kemampuan dalam menangani masalah yang terjadi di luar kenormalan. Kemudahan penggunaan sistem untuk mengkoordinasi aktifitas agar dapat mencapai tujuan dan sasaran. 8
Tabel 3.6 Analisis Pelayanan No Faktor Hasil Analisis 1 Proses Pelayanan Pelayanan pada konsumen kurang memuaskan karena transaksi penjualan masih lambat, dimana masih banyak antrian saat ramai pengunjung, serta saat pembelian stok habis harus mencari data stok dan membuat supplier menunggu lama 3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari analisis kebutuhan sistem ini adalah memahami kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut. 3.2.2 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Serta berisi informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh system. Ketika sistem dijalankan oleh operator. 1. Sistem dapat melakukan login. 2. Sistem dapat melakukan proses retur pembelian. 3. Sistem dapat melakukan proses retur penjualan. 4. Sistem dapat melakukan proses penjualan. 5. Sistem dapat melakukan laporan data barang. 6. Sistem dapat melakukan laporan laporan data supplier. 7. Sistem dapat melakukan laporan pembelian barang. 8. Sistem dapat melakukan laporan retur pembelian barang. 9. Sistem dapat melakukan laporan penjualan barang. 10. Sistem dapat melakukan laporan retur penjualan barang. 11. Sistem dapat melakukan laporan nota penjualan barang. Ketika sistem dijalankan oleh pemilik(owner). 1. Sistem dapat melakukan login. 2.Sistem dapat melakukan penambahan data Karyawan. 3. Sistem dapat melakukan laporan data supplier. 5. Sistem dapat melakukan laporan data barang semua. 9
6. Sistem dapat melakukan laporan data barang masuk. 7. Sistem dapat melakukan laporan data barang keluar. 7. Sistem dapat melakukan laporan penjualan. 8. Sistem dapat melakukan laporan pembelian. 9. Sistem dapat melakukan laporan retur retur pembelian barang. 10. Sistem dapat melakukan laporan retur penjualan barang. 11. sistem dapat melakukan penambahan daftar login. 3.2.3 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem yang akan dibuat, antara lain: 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) 3. Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware) 3.3 Relasi Antar Tabel Pembuatan relasi antar tabel ditunjukan untuk mengetahui hubungan antar tabel yang ditandai dengan primary key serta foreign key. 3.4 Perancangan Sistem Gambar 3.1 Relasi antar tabel Perancangan sistem merupakan persiapan dan rancangan secara rinci pada sistem baru yang nantinya akan diterapkan. Perancangan sistem pada umumnya bertujuan untuk memberikan gambaran umum kepada pengguna, terutama pada sistem yang telah dibuat. Rancangan mengidentifikasikan komponen-komponen yang akan 10
digunakan dalam sistem yang akan dibuat untuk mempermudah pengguna bukan pemrogram. 3.5 Perancangan Database 3.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan database adalah tahapan untuk memetakan model konseptual ke model basis data yang akan dipakai, bisa berupa model relasional, hirarki atau jaringan. Perancangan database tujuanya adalah untuk mendefinisikan isi atau struktur dati tiaptiap file yang telah didefinisikan pada desain dan Entity Relationship Diagram ini menggambarkan hubungan antar entitas, ERD dari sistem ini sebagai berikit: 3.5.2 Flowchart sistem Flowchart ini menggambarkan aliran pengilahan data pada aplikasi penjualan secara tunai pada toko Sihan Tani, sebagai berikut tampilannya: 11
Gambar 3.4 Flowchart Sistem 12
3.5.3 Data Flow Diagram 3.5.3.1 DFD Level 1 Gambar 3.5 DFD Level 1 13
4. Manual Prorgam Manual program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem informasi windows. Fungsi dari manual program adalah memberikan keterangan berupa tampilan program yang sudah jadi agar user dapat mengenal program aplikasi. Dengan perencanaan manual program seperti ini diharapkan pemgolahan pemasukan data akan lebih sempurna. Adapun bentuk manual program dan alur proses pengolahan data adalah sebagai berikut. 4.1 Form Login Pada saat pertama kali program dijalankan maka akan muncul form login yaitu menu untuk memberikan hak akses bagi pengguna aplikasi. Gambar 4.1Form Login Didalam form login ini terdapat pengaman atau proteksi program dan pembatasan pengguna program. Jadi hak akses yang dapat digunakan pada form login ini hanya hak akses yang terdaftar pada form pengguna di dalam sistem ini. Untuk bisa masuk ke dalam sistem atau aplikasi ini, pengguna harus mengisikan username dan password serta level dengan benar kemudian tekan enter atau klik masuk, untuk membuka form utama. 4.2 Menu Utama Menu utama merupakan satu bagian dari program yang berfungsi untuk membuka form-form yang ada di program ini. Dimana didalamnya terdapat beberapa file menu dan sebagaimana fungsinya. 14
Gambar 4.2 Form Menu Utama File, pada bagian menu File terdapat beberapa data seperti, Data barang, Data Karyawan, Data supplier, Pengguna. Transaksi, Menu Transaksi untuk memanpilkan kegiatan yang dilakukan toko seperti Pembelian, Penjualan, Retur pembelian, Retur penjualan. Laporan, menu laporan ini menampilkan laporan Supplier, Barang terdiri dari Semua, Stok minimum, Barang masuk, Barang keluar, Penjualan, Pembelian, Retur pembelian, Retur penjualan. User, menu user terdiri dari menu Pengaturan, Pengguna, About Program, dan About me. Setelah masuk dengan form login maka menu utama yang akan muncul untuk memberikan pilihan menu dan hak akses pada pengguna. 4.3 Form Barang Form ini digunakan untuk memasukkan data barang yang ada di dalam Toko dalam proses pengolahan data barang. Untuk memasukkan data baru maka dengan mengklik tombol tambah kemudian mengisi data dan kemudian mengklik tombol simpan. Selain itu juga ada tombol ubah untuk mengubah nama jumlah barang, tombol hapus untuk menghapus daftar barang, tombol cetak untuk mencetak daftar barang sebagai laporan kepada pemilik toko. 15
Gambar 4.3 Form Menu Barang 4.4 Form Laporan Barang Form ini berfungsi untuk mencetak data barang dengan jumlah semua stok barang, laporan barang masuk, dan laporan barang keluar. Gambar 4.4 Form input laporan barang masuk Gambar 4.5 Laporan barang masuk 16
4.5 Nota Penjualan Pada saat transaksi telah selesai di inputkan, maka pengguna bisa langsung mencetak nota penjualan ini merupakan bukti pembayaran yang di hasilkan oleh sistem untuk diberikan kepada pelanggan. Gambar 4.6 Nota penjualan 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari bab-bab sebelumnya dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut. 1. Data diperoleh dari pengamatan saat melakukan transakdi penjualan di Toko Sihan Tani. Karena transaksi masih dilakukan dengan manual, membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan pembayaran barang. 2. pengolahan data setelah pengamatan, pengolahan data menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram) yang menunjukkan informasi yang dimuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antara antar entitas yang menunjukkan hubungan antar data. 3. hasil pengamatan yang dapat disimpulkan menjadi 11 pengolahan tabel, yang dibuat dalam bentuk DFD. Mulai dari DFD level 1, yang menggambarkan pola pengolahan data secara keseluruhan. Sedangkan DFD Level 2 menggambarkan pola pengolahan data secara mandiri tiap tabelnya sampai menjadi laporan informasi. 17
5.2 Saran-saran Sistem informasi Toko Sihan Tani ini masih banyak kekurangan, yang mungkin dapat disempurnakan lagi pada penelitian-penelitian berikutnya. Beberapa saran yang dapat penulis berikan agar sistem ini lebih baik lagi adalah sebagai berikut. 1. Diharapkan pengembangan dengan menambahkan sistem akuntansi misalnya buku besar, laba bersih, laporan laba rugi, dan lainnya. 2. Diharapkan dapat dikembangkan untuk beberapa komputer dalam satu jaringan berupa client server. 3. Laporan penjualan barang di toko dapat berupa diagram grafik, supaya dapat menjadi pembanding penjualan barang bulan lalu, dan sekarang. 4. Pengembangan dengan menambahkan fitur backup database dalam aplikasi, agar pengguna lebih mudah mengamankan database toko. 5. Tampilan aplikasi hendakya dibuat menjadi lebih menarik lagi. 18
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Himayati. 2008. Eksplorasi Zahir Accounting.Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. MH, Jogiyanto. 1999. Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Rumawan, Uus. 2007. Konsep dan Implementeasi Visual Basic. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Sismoro, Heri. 2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma dan Pemrograman Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Sutabri, Tata,S.Kom.MM. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Biodata Penulis Galih Wahyu Prabowo memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. 19