SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (SIPUS) PANDUAN BAGI ADMINISTRATOR Disampaikan oleh: Rasiman PADA PELATIHAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN, 2008
DAFTAR ISI 1. Tentang SIPUS... 3 2. Menjalankan SIPUS... 3 3. Login... 3 4. Ganti Password... 4 5. Logout... 4 6. Keluar... 5 7. Sistem... 5 7.1 Unit Perpustakaan... 5 7.2 Operator... 6 7.3 Grup Operator... 7 7.3.1 DBA... 8 7.3.2 Sirkulasi... 8 7.3.3 Pengolahan... 9 7.3.4 OPAC... 9 7.3.5 Keanggotaan...10 7.3.6 Tamu...10 7.3.7 Pengadaan...11 7.3.8 Manajemen Koleksi...11 8. Setting...11 8.1 Kategori Sirkulasi Anggota...11 8.2 Fakultas...13 8.3 Program Studi...13 8.4 Perguruan Tinggi...14 8.5 Bahasa...14 8.6 Frekuensi...14 8.7 Golongan...15 8.8 Jenis...15 8.9 Asal...15 8.10 Rumpun...16 8.11 Badan...16 8.12 Penyedia...16 8.13 Setting Awal...17 8.14 Hari Libur...18 SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 2
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN (SIPUS) PANDUAN BAGI ADMINISTRATOR 1. Tentang SIPUS Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 disingkat SIPUS v3.0 merupakan sistem informasi yang digunakan untuk mengelola informasi perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sub modul pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, OPAC, sampai dengan pengelolaan laporan (report). 2. Menjalankan SIPUS Untuk menjalankan SIPUS, double click pada icon SIPUS di Desktop Anda, maka akan muncul seperti Gambar-1 (Menu Login) di bawah ini. 3. Login Login bertujuan untuk membedakan pengguna (operator) SIPUS sesuai dengan fungsinya masing-masing. Login digunakan oleh operator untuk memulai menjalankan sistem (SIPUS). Untuk setiap operator sudah ditentukan dan ditetapkan User Id dan Password untuk dapat melakukan login sesuai dengan fungsinya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan seorang operator dalam melakukan login. Gambar-1: Menu Login 1) Masukkan User Id pada bagian Login. 2) Masukkan Password pada bagian Password. 3) Pilih Unit sesuai dengan Unit dimana Anda terdaftar sebagai operator. 4) Tekan tombol (button). 5) Setelah melakukan Login dan berhasil dengan baik, maka akan muncul tampilan Halaman atau Menu Utama. 6) Nama operator aktif serta unit perpustakaan akan ditampilkan pada bagian bawah Menu Utama SIPUS. SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 3
User: Rasiman di Perpustakaan Universitas Gambar-2: Menu Utama SIPUS 4. Ganti Password Menu Ganti Password dipergunakan untuk mengganti password operator. Demi keamanan dianjurkan untuk mengganti password secara periodik. Untuk mengganti Password, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Pilih Menu Sistem -> Ganti Password 2) Selanjutnya akan tampil Form Ganti Password seperti gambar Ganti Password 3) Masukkan data Password Lama pada bagian Password Lama 4) Masukkan data Password Baru pada bagian Password Baru 5) Tekan tombol untuk menyimpan perubahan, atau tombol Batal untuk membatalkan penggantian Password. 5. Logout Gambar-3: Menu Ganti Password Logout digunakan untuk memutuskan koneksi database sistem (SIPUS). Dianjurkan kepada operator untuk melakukan logout jika ingin meninggalkan sistem dalam SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 4
waktu yang relatif lama. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga penggunaan sistem oleh orang yang tidak berwenang. Untuk melakukan logout, langkah-langkahnya sebagai berikut: Pilih Menu Sistem -> Logout 6. Keluar Menu Keluar digunakan untuk mengakhiri sistem (SIPUS). Untuk Keluar dari sistem, langkah-langkahnya sebagai berikut: Pilih Menu Sistem -> Keluar, atau dapat juga pilih tombol Gambar-4: Menu Logout dan Keluar 7. Sistem Fungsi utama sistem adalah untuk mengatur penggunaan sistem, seperti unit perpustakaan, operator, dan grup operator. 7.1 Unit Perpustakaan Menu Unit Sistem digunakan untuk menambah, mengedit, dan/atau menghapus nama perpustakaan yang tergabung dalam SIPUS. Untuk Menambah unit sistem, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih Menu Sistem -> Unit Perpustakaan 2) Klik tombol Tambah 3) Masukkan nama perpustakaan pada bagian Nama Perpustakaan 4) Masukkan deskripsi pada bagian Deskripsi 5) Tekan tombol Simpan untuk menyimpan, atau tombol Batal untuk membatalkannya. SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 5
Untuk Mengedit unit sistem, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih Menu Sistem -> Unit Perpustakaan 2) Klik atau pilih Nama Perpustakaan yang ada 3) Klik tombol Edit 4) Lakukan perubahan data seperlunya 5) Tekan tombol Simpan untuk menyimpan, atau tombol Batal untuk membatalkan perubahan. Untuk Menghapus unit sistem, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih Menu Sistem -> Unit Perpustakaan 2) Klik atau pilih Nama Perpustakaan yang ada 3) Klik tombol Hapus 7.2 Operator Menu Operator berisi daftar data operator yang mengelola SIPUS. Di samping itu juga berfungsi untuk mengelompokkan operator tersebut ke dalam modul Grup. Pada menu ini disediakan fasilitas Tambah, Edit dan Hapus data Operator. Untuk menambah data Operator, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih Menu Sistem -> Operator 2) Tekan tombol Tambah 3) Masukkan Nama Operator, pada field Nama Operator 4) Masukkan Alamat, pada field Alamat 5) Masukkan Nomor Telepon, pada field Telp 6) Pilih Status Aktif (True/False) 7) Masukkan Nama Login, pada field Login 8) Masukkan Password, pada field Password 9) Pilih Operator Grup 10) Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data yang telah diisikan. Untuk mengedit data Operator, lakukan langkah-langkah berikut : 1) Pilih data operator yang akan diedit pada Tabel Daftar Operator. 2) Tekan tombol Edit, data modul secara otomatis akan ditampilkan sesuai dengan fieldfieldnya masing-masing. Lakukan perubahan yang diperlukan. 3) Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan. SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 6
Untuk menghapus data operator, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih data modul yang akan dihapus pada Tabel Daftar Operator. 2) Tekan tombol Hapus. Maka akan muncul pesan: Apakah Anda akan menghapus data ini... 3) Pilih tombol Yes untuk menghapus data modul, atau tekan tombol No untuk membatalkan penghapusan data. 7.3 Grup Operator Menu Grup Operator berisi daftar grup beserta hak aksesnya. Pada menu ini disediakan fasilitas Tambah, Edit dan Hapus data Grup Operator. Ada beberapa Grup Operator yang telah tersedia yaitu: DBA, Sirkulasi, Pengolahan, OPAC, Keanggotaan, Tamu, Pengadaan, dan Manajemen Koleksi. Masing-masing Grup Operator memiliki hak akses berbeda sesuai dengan yang telah ditentukan. Untuk menambah data Grup Operator, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih Menu Sistem -> Grup 2) Tekan tombol Tambah 3) Masukkan Nama Grup, pada field Nama Group 4) Masukkan keterangan, pada field Keterangan 5) Tentukan Hak Akses pada bagian Fasilitas dan Status (Tidak/Ya) 6) Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data yang telah diisikan. Untuk mengedit data Grup Operator, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih Menu Sistem -> Grup 2) Pilih data Grup Operator yang akan diedit pada Tabel Daftar Grup Operator. 3) Tekan tombol Edit, data modul secara otomatis akan ditampilkan sesuai dengan fieldfieldnya masing-masing. Lakukan perubahan yang diperlukan. 4) Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan. SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 7
Untuk menghapus data Group Operator, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih Menu Sistem -> Grup 2) Pilih data modul yang akan dihapus pada Tabel Daftar Grup Operator. 3) Tekan tombol Hapus. Maka akan muncul pesan: Apakah Anda akan menghapus data ini... 4) Pilih tombol Yes untuk menghapus data modul, atau tekan tombol No untuk membatalkan penghapusan data. 7.3.1 DBA 7.3.2 Sirkulasi SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 8
7.3.3 Pengolahan 7.3.4 OPAC SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 9
7.3.5 Keanggotaan 7.3.6 Tamu SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 10
7.3.7 Pengadaan 7.3.8 Manajemen Koleksi 8. Setting Fungsi utama Setting adalah untuk mengatur penggunaan sistem, seperti pegaturan Kategori Sirkulasi Anggota, Fakultas, Program Studi, Perguruan Tinggi, Bahasa, Frekuensi, Golongan, Jenis, Asal, Rumpun, Badan, Penyedia, Setting Awal, dan Hari Libur. Fungsi ini hanya dapat diakses oleh operator yang memiliki hak akses DBA. 8.1 Kategori Sirkulasi Anggota Menu Kategori Sirkulasi Anggota dipergunakan untuk melakukan pengaturan data Sirkulasi per Kategori Anggota. Untuk menambah Kategori Sirkulasi Anggota, lakukan langkah-langkah berikut: SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 11
1) Pilih Setting -> Kategori Sirkulasi Anggota 2) Tekan tombol Tambah 3) Selanjutnya akan tampil halaman Tambah Kategori Sirkulasi 4) Masukkan Kategori pada bagian Nama Kategori 5) Tentukan Nilai kategori Sirkulasi 6) Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data yang telah diisikan. Untuk mengedit Kategori Sirkulasi Kategori, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih data Sirkulasi Kategori yang akan diedit pada Tabel Daftar Kategori. 2) Tekan tombol Edit, data modul secara otomatis akan ditampilkan sesuai dengan fieldfieldnya masing-masing. Lakukan perubahan yang diperlukan. 3) Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan. Untuk menghapus Kategori Sirkulasi Kategori, lakukan langkah-langkah berikut: 1) Pilih data modul yang akan dihapus pada Tabel Daftar Sirkulasi Kategori 2) Tekan tombol Hapus. Maka akan muncul pesan: 3) Pilih tombol Yes untuk menghapus data modul, atau tekan tombol No untuk membatalkan penghapusan data. Mahasiswa Diploma/S1 Mahasiswa S2/S3, Dosen, dan Karyawan SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 12
8.2 Fakultas 8.3 Program Studi SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 13
8.4 Perguruan Tinggi 8.5 Bahasa 8.6 Frekuensi SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 14
8.7 Golongan 8.8 Jenis 8.9 Asal SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 15
8.10 Rumpun 8.11 Badan 8.12 Penyedia SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 16
8.13 Setting Awal SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 17
8.14 Hari Libur SIPUS: Panduan Bagi Administrator - 18