BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN CV. SUMBER HASIL 3. Sejarah Singkat Perusahaan CV. Sumber Hasil terletak di Jalan Godean km 5 no 03 Godean, Sleman 55292, Daerah Istimewa Jogjakarta. CV. Sumber Hasil bergerak dalam bidang hasil bumi. Perusahaan ini tidak memproduksi barang, tetapi hanya bertindak sebagai toko grosir dan suplier. Yang diperdagangkan adalah tepung terigu, gula pasir, minyak goreng, tepung tapioka, dan lain-lain. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2005 dengan nomor pokok wajib pajak 08.962.248.4-54.000 dan surat ijin usaha 503/2029/653/PK/Xl/2005. Biasanya barang yang sudah dibeli tidak dapat ditukar atau dikembalikan karena kebijakan perusahaan, tetapi terkadang ada barang yang dikembalikan karena perusahaan sudah membuat perjanjian dahulu dengan pelanggan dan karena salah barang karena kesalahan pencatatan pesanan. 3.2 Visi dan Misi CV. Sumber Hasil memiliki visi untuk menjadikan perusahaan sebagai perusahaan yang terkemuka dan ternama di Daerah Istimewa Jogjakarta.dalam hal kualitas produk dan kejujuran barang yang dijual serta memberikan pelayanan yang optimal bagi kepuasan pelanggan. Dalam pencapaian visi tersebut, adapun misi perusahaan sebagai berikut: - Memberikan pelayanan yang optimal bagi kepuasan pelanggan. - Memberikan barang yang sesuai dengan pesanan pelanggan - Meningkatkan kompetensi dan kesejahteraan karyawan - Memberikan harga yg kompetitif kepada pelanggan
53 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3. merupakan struktur organisasi yang ada pada CV. Sumber Hasil Direktur Penjualan Pembelian Gudang Akuntansi Sales person Pengiriman Kasir Kolektor Gambar 3. Struktur organisasi pada CV. Sumber Hasil Sumber ( CV. Sumber Hasil, 2005 ) 3.3. Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang 3.3.. Direktur Memilih dan mengangkat karyawan atau staf dan memberhentikannya. Menjaga hubungan baik dengan pemasok. Menentukan barang yang akan dijual dengan harga jualnya. Menerima dan mengevaluasi laporan-laporan dari bagian-bagian di bawahnya. Menentukan barang yang akan dibeli. 3.3..2 Penjualan Menerima pesanan pelanggan baik via sales, maupun telepon. Membuat sales order berdasarkan pesanan pelanggan. Membuat faktur penjualan berdasarkan pesanan. Membuat laporan penjualan kepada direktur.
54 Bagian penjualan membawahi sales person yang bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari pelanggan, memberitahukan kepada pelanggan mengenai proses sistem penagihan dan pembayaran, dan bertanggung jawab jika ada pelanggan yang tidak dapat melunasi hutangnya. 3.3..3 Akuntansi Membuat laporan penagihan untuk ditagihkan kepada pelanggan Membuat pelunasan atas hasil pembayaran pelanggan Membuat laporan piutang kepada direktur. Bagian Akuntansi membawahi:. Kasir Menerima hasil tagihan dari collector Melakukan pembayaran kepada pemasok Memegang kas kecil untuk operasional harian perusahaan. Menerima pembayaran dari penjualan tunai 2. Collector Melakukan penagihan atas hasil penjualan yang dilakukan oleh sales person. Menerima pembayaran pelanggan. Mendapatkan informasi mengenai proses penagihan dan pembayaran. 3.3..4 Gudang Menghitung stok barang Memberitahukan jika persediaan barang jadi di gudang habis atau tidak dapat memenuhi permintaan. Menerima barang dari pemasok.
55 Melakukan pengecekan terhadap barang dari pemasok Melakukan pencatatan terhadap barang yang keluar atau masuk dari gudang ke kartu persediaan Bagian Gudang membawahi bagian pengiriman yang bertugas untuk mengirim barang pesanan pelanggan. 3.3..5 Pembelian Membuat surat pemesanan barang membuat laporan pembelian untuk diberikan kepada direktur. Memesan barang kepada pemasok 3.4 Produk Perusahaan CV. Sumber Hasil menjual berbagai macam hasil bumi dari berbagai suplier, yaitu:. Gula pasir lokal (SUJ, MK, Kanigoro, dan lain-lain) dan non lokal (merk India,Matahari, dan lain-lain) 2. Tepung terigu ( produk Bogasari, Interflour, Sriboga) 3. Minyak goreng ( Sania, Gurih, Delfico, Sari Murni, dan lain-lain) 4. Gula jawa, beras, mie instan 5. Tepung tapioka, tepung beras, tepung ketan, tepung gaplek 3.5 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 3.5. Dokumen - Dokumen yang Digunakan pada Sistem Penjualan CV. Sumber Hasil Dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem penjualan CV. Sumber Hasil adalah
56. Faktur penjualan 2. Sales Order 3. Laporan penagihan 3.5.2 Unit Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan CV. Sumber Hasil Unit fungsi yang terkait dengan sistem penjualan CV. Sumber Hasil adalah. Bagian penjualan 2. Bagian gudang 3. Bagian akuntansi 4. Bagian Pengiriman 3.5.3 Prosedur Berjalan 3.5.3. Prosedur Penjualan Tunai Pelanggan memesan barang kepada bagian penjualan atau melalui sales person, kemudian bagian penjualan akan membuat faktur penjualan tiga rangkap dan memberikan faktur penjualan berwarna merah dan putih kepada bagian gudang, sedangkan yang berwarna kuning disimpan bagian penjualan sebagai arsip. Bagian gudang akan memberikan faktur penjualan berwarna merah ke bagian akuntansi untuk dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas. Kemudian faktur penjualan berwarna merah tersebut diberikan kepada kasir. Bagian gudang kemudian akan memberikan barang dan faktur penjualan berwarna putih kepada pelanggan. Secara garis besar, prosedur penjualan tunai yang terjadi dapat digambarkan seperti gambar dibawah ini.
57 Gambar 3,2 Prosedur Penjualan tunai pada CV. Sumber Hasil 3.5.3.2 Prosedur Penjualan kredit
58 3.5.3.2 Prosedur Penjualan kredit CV. Sumber Hasil melakukan transaksi penjualan secara tunai dan kredit.. Setiap pelanggan yang akan bertransaksi pertama kali harus mengisi kelengkapan data melalui sales person atau langsung ke bagian penjualan. Penjualan dimulai ketika pelanggan memesan barang via telepon, datang ke perusahaan atau melalui sales person yang berkeliling untuk menerima pesanan. Berdasarkan hasil pesanan tersebut, bagian penjualan akan membuatkan sales order, sales order dibuat dua rangkap, yang akan ditujukan ke bagian gudang untuk mengecek ketersediaan barang. Setelah melakukan pengecekan barang, jika barang tersedia, maka bagian gudang kemudian akan mengirim barang sesuai dengan jenis yang ada pada sales order, jika barang tidak tersedia maka pesanan akan ditunda. Kemudian bagian penjualan akan membuat faktur penjualan berdasarkan pesanan pelanggan yang akan dikirim. Faktur penjualan ini dibuat tercetak tiga rangkap, warna merah untuk pelanggan, warna kuning untuk arsip bagian penjualan dan warna putih untuk bagian akuntansi. Faktur penjualan berwarna putih digunakan untuk menagih dan akan ditukarkan dengan warna merah yang terdapat pada pelanggan apabila pelanggan sudah membayar. Kemudian yang berwarna merah disimpan oleh kasir. Perusahaan menerapkan prinsip harga yang sama bagi setiap pelanggan, di mana perusahaan tidak memberikan diskon meskipun pelanggan mengambil barang dalam jumlah yang besar. Bagi pelanggan yang melakukan pembelian barang secara kredit di perusahaan, sebelum menyetujui permohonan pesanan pelanggan, terlebih dahulu bagian penjualan akan menyerahkan pesanan pelanggan kepada bagian akuntansi untuk mengecek status kredit pelanggan apakah kredit pelanggan telah melewati batas atau
59 tidak (yang dinilai melalui faktur penjualan yang dikeluarkan). Jika status kredit pelanggan telah melewati batas kredit, maka bagian akuntansi akan memberitahukan ke bagian penjualan untuk membatalkan pesanan pelanggan, dan memberitahukan kepada pelanggan untuk melunaskan piutangnya yang terdahulu agar pesanan pelanggan yang berikutnya dapat diproses. Tetapi pengecekan kredit limit sering tidak dilakukan oleh bagian penjualan. Sales order tersebut dibuat tercetak dua rangkap dan di distribusikan ke gudang sebagai berikut: warna putih untuk disertakan sewaktu mengirim barang dan warna kuning untuk keperluan dokumentasi oleh bagian gudang untuk pencatatan ke kartu stok barang. Setelah barang diterima oleh pelanggan maka sales order warna putih yang telah ditanda tangani atau telah di bubuhi stempel oleh pelanggan tersebut akan diserahkan kembali ke bagian penjualan sebagai bukti barang sudah diantarkan dan diterima oleh pelanggan. Faktur penjualan berwarna merah diberikan kepada pelanggan sebagai tanda pelanggan tersebut memiliki piutang dan nantinya akan ditukarkan dengan warna putih ketika sudah membayar lunas.
60 Bagian Penjualan Bagian Akuntansi Bagian Gudang Bagian Pengiriman start pesanan via telpon atau sales pesanan pelanggan Mencatat pesanan pelanggan megecek batas kredit pesanan pelanggan pesanan pelanggan Tidak lewat batas kredit limit? Lewat batas membuat sales order dan faktur penjualan T Konfirmasi faktur penjualan 3 2 faktur penjualan 2 sales order pending 2 sales order (ttd) T 2 faktur penjualan T sales order (ttd) (ttdp) sudah ditanda tangan oleh pelanggan mengecek dan mempersiap kan barang sales order (ttd) sales order (ttd) pelanggan tanda tangan oleh pelanggan catat ke kartu stok kartu stok barang T finish Gambar 3.3 Prosedur Penjualan kredit pada CV. Sumber Hasil
6 Pada perusahaan ini tidak terdapat return barang, sebab barang yg diperdagangkan adalah bahan pokok yang habis dikonsumsi dan jika terlalu lama disimpan akan timbul kutu, busuk, basah, dan lain-lain. Pelanggan juga terkadang membeli barang dari perusahaan lain dan ini juga salah satu penyebab barang tidak boleh direturn, karena jika barang dari perusahaan lain yang rusak dan return ke CV. Sumber Hasil, maka akan terjadi kerugian. 3.5.3.3 Prosedur Penagihan Pada saat jatuh tempo, bagian akuntansi akan mengumpulkan faktur-faktur penjualan pelanggan yang telah jatuh tempo dan memberikannya kepada collector untuk di tagih kepada pelanggan. Sebelumnya bagian akuntansi akan membuatkan laporan tagihan dengan nomor urut tercetak dalam dua rangkap dan di distribusikan sebagai berikut: warna putih untuk diberikan kepada collector, dan warna merah untuk bagian akuntansi. Laporan penagihan ini sebagai bukti faktur pelanggan siapa saja yang akan ditagih dan berapa jumlahnya, sehingga collector tidak dapat menipu hasil tagihan. Pelanggan dapat membayarnya dalam bentuk uang tunai, giro, atau penyerahan bukti transfer. Uang tunai yang diterima akan diberikan kepada kasir untuk disimpan setelah dicek sesuai dengan laporan tagihan, bukti transfer akan disimpan dan nantinya akan dicocokkan dengan rekening bank. Pelanggan yang telah melunasi hutangnya akan diberikan faktur penjualan berwarna putih, dan faktur penjualan yang berwarna merah pada pelanggan, akan diberikan kepada collector sebagai bukti telah lunas. Collector akan memberikan laporan tagihan dan faktur penjualan berwarna merah kepada kasir. Kasir akan mencocokkan laporan tagihan dengan faktur penjualan berwarna merah dan kemudian akan memberikan laporan tagihan tersebut ke bagian akuntansi, sedangkan faktur penjualan berwarna merah, disimpan di kasir sebagai arsip. Setelah itu, bagian
62 akuntansi akan mencocokkan hasil yang diperoleh collector dengan laporan tagihan yang ada di bagian akuntansi, apakah sesuai atau tidak. Bagian akuntansi akan mencatatnya ke dalam kartu piutang pelanggan. Secara garis besar, prosedur penagihan yang terjadi dapat digambarkan seperti gambar 3.4 dibawah ini.
63 Bagian akuntansi Collector Kasir start Dari bagian penjualan Faktur penjualan Membuat laporan tagihan Laporan Penagihan 2 T 2 Laporan Penagihan Faktur Penjualan Laporan Penagihan Laporan Penagihan Faktur Penjualan Laporan Penagihan Pelanggan 2 Faktur Penjualan 2 Faktur Penjualan Laporan Penagihan T memban dingkan Catat ke kartu piutang Kartu piutang T finish Gambar 3.4 Flowchart prosedur penagihan
Gambar 3.5 Rich Picture Penjualan dan penagihan piutang 64
65 3.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan. Dokumen yang dipakai tidak bernomor urut tercetak Dokumen yang digunakan oleh perusahaan di antaranya adalah faktur penjualan, sales order tidak memiliki nomor urut tercetak. Seharusnya faktur penjualan dan sales order memiliki nomor urut tercetak. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak memiliki sistem yang secara otomatis memberi nomor urut tercetak pada faktur penjualan dan sales order. Akibatnya dokumen-dokumen tersebut dapat hilang, terselip dan tidak dapat diurutkan berdasarkan kejadian transaksi dan dokumen tidak reliable. 2. Pada saat penjualan tunai, pengarsipan dokumen tidak dilakukan oleh bagian gudang Bagian gudang hanya menerima informasi faktur penjualan untuk mencatat ke dalam kartu stok atas kegiatan transaksi penjualan. Seharusnya bagian gudang memiliki bukti dokumen sales order atau faktur penjualan untuk penjualan tunai. Hal ini dikarenakan sales order tidak dibuat pada saat penjualan tunai dan faktur penjualan yang berasal dari percetakan, hanya terdiri dari tiga rangkap. Akibatnya bagian gudang tidak memiliki bukti dokumen bahwa gudang telah melakukan pengeluaran barang untuk penjualan tunai. 3. Bagian penjualan tidak melakukan pengecekan stok barang dan limit kredit pada saat menerima pesanan. Pada saat terdapat pesanan, bagian penjualan langsung membuat sales order tanpa melakukan pengecekan stok barang dan kredit limit terlebih dahulu. Seharusnya, bagian penjualan melakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum membuat sales order. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak mempunyai sistem
66 untuk melakukan pengecekan stok barang dan kredit limit sebelum membuat sales order. Akibatnya pesanan tertunda karena tidak ada stok dan kredit limit melebihi batas yang ditentukan perusahaan. 4. Pengarsipan dokumen sales order tidak dilakukan oleh bagian pengiriman. Sales order yang merupakan dokumen internal, dijadikan surat kirim barang. Seharusnya sales order hanya digunakan sebagai acuan untuk membuat surat jalan. Hal ini dikarenakan tidak terdapat sistem untuk pembuatan surat jalan berdasarkan sales order. Akibatnya sales order dijadikan surat jalan dan tidak menjadi dokumen internal karena dibawa kepada pelanggan. 5. Tidak ada pengumpulan dan penyimpanan data Data tidak tersimpan dengan baik sehingga laporan yang harus dibuat tidak dapat dihasilkan sesuai dengan kebutuhan user. Seharusnya terdapat penyimpanan data yang baik sehingga dapat digunakan sesuai kebutuhan perusahaan. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak mempunya database untuk menyimpan data-data tersebut. Akibatnya perusahaan sering susah untuk mendapatkan data yang diinginkan dan data tidak reliable dan up to date. 6. Tidak dipakainya dokumen pendukung yang sesuai. Dokumen yang digunakan oleh perusahaan hanya sales order dan faktur penjualan. Seharusnya terdapat dokumen surat jalan untuk digunakan mengirim barang dan bukti penerimaan kas saat menerima kas hasil tagihan dari piutang pelanggan. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak memiliki sistem untuk mencetak surat jalan dan bukti penerimaan kas. Akibatnya sales order digunakan juga sebagai surat jalan dan penerimaan kas dicatat hanya berdasarkan faktur penjualan.
67 7. Kredit limit berdasarkan banyaknya faktur penjualan Kredit limit yang digunakan perusahaan berdasarkan banyaknya jumlah faktur penjualan. Faktur penjualan maksimal dua faktur per pelanggan. Seharusnya kredit limit berdasarkan nilai nominal rupiah dan bukan berdasarkan banyaknya faktur penjualan. Hal ini dikarenakan perusahaan selama ini melakukan hal tersebut dan tidak terjadi masalah. Akibatnya pelanggan tidak dapat bertransaksi sebelum satu faktur penjualan telah lunas. 3.7 Usulan Perbaikan Untuk Mengatasi Permasalahan. Dibuat sistem yang layar atau tampilan faktur penjualan dan sales order untuk nomor urut dibuat secara otomatis. 2. Dibuat sales order untuk penjualan tunai. Sales order dibuat dua rangkap untuk bagian pejualan dan bagian gudang. Sales order berwarna putih untuk bagian penjualoan dan yang berwarna kuning untuk bagian gudang digunakan untuk bukti bahwa gudang telah mengeluarkan barang sesuai dengan sales order. 3. Dibuat sistem penerimaan pesanan secara terkomputerisasi di mana sebelum membuat sales order, dilakukan pengecekan persediaan barang dan batas kredit. 4. Dapat dibuat surat jalan untuk disimpan oleh bagian pengiriman. Surat jalan dibuat tiga rangkap untuk bagian, pengiriman, gudang dan pelanggan sehingga bagian pengiriman memiliki bukti telah mengirim barang. 5. Dapat dibuat database dari transaksi penjualan yang terjadi sehingga semua data tersimpan dengan baik, dan perusahaan membutuhkan laporan yang tepat untuk dapat mengambil keputusan yang tepat pula. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat membuat laporan-laporan berikut:
68 a. Laporan penjualan per barang Laporan ini berisi informasi-informasi penjualan per barang untuk mengetahui jumlah per barang yang terjual b. Laporan penjualan barang keseluruhan Laporan ini berisi informasi penjualan barang secara keseluruhan untuk melihat barang yang paling laku terjual. c. Laporan penjualan per pelanggan Laporan ini berisi informasi-informasi pelanggan yang melakukan pemesanan barang. d. Laporan piutang per pelanggan Laporan ini berisi informasi mengenai daftar piutang per pelanggan yang ingin dilihat. e. Laporan pelunasan per perlanggan Laporan ini berisi informasi mengenai pelanggan yang telah melunasi piutangnya berdasarkan pelanggan yang di inginkan. f. Laporan analisis umur piutang Laporan ini berisi analisa piutang pelanggan yang telah lewat jatuh tempo dan berapa lama lewat jatuh temponya. g. Laporan pengiriman Laporan ini berisi informasi mengenai pengiriman barang kepada pelanggan yang telah terjadi. h. Laporan Kas masuk Laporan ini berisi informasi mengenai kas yang telah diterima oleh perusahaan dari pelanggan.
69 i. Laporan approve kredit per pelanggan Laporan ini berisi informasi mengenai per pelanggan yang over kredit limit dan diapprove kredit limitnya. j. Laporan approve kredit keseluruhan Laporan ini berisi informasi mengenai seluruh pelanggan yang telah over limit kredit dan diapprove kredit limitnya 6. Dibuat surat jalan dan bukti penerimaan kas. Surat jalan dibuat tiga rangkap untuk bagian pengiriman, pelanggan, dan bagian akuntansi. Bukti penerimaan kas dibuat tiga rangkap untuk bagian kasir dan bagian akuntansi serta untuk pelanggan. 7. Dibuat sistem di mana kredit limit berdasarkan nilai nominal rupiah dan yang menentukan besarnya kredit limit per pelanggan adalah kebijakan perusahaan.