BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA DAN PENERIMAAN KAS PADA PT PRIMA JABAR STEEL Dalam bab ini penulis membahas mengenai pelaksanaan audit operasional pada PT Prima Jabar Steel. Pembahasan tersebut dibatasi pada fungsi penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas. Dalam melaksanakan audit operasional diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal sehingga pada akhirnya dapat mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan. Pelaksanaan audit operasional atas penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas harus dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapan-tahapan yang dilakukan oleh penulis dalam melaksanakan audit operasional ini antara lain survei pendahuluan dan penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen. Penulis juga akan menyusun audit program yang merupakan kumpulan dari prosedur audit yang akan dijalankan untuk mencapai tujuan audit. IV.1. Tujuan Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas Tujuan pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas pada PT Prima Jabar Steel, yaitu: 1. Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan perusahaan sudah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. 50
2. Untuk menilai apakah kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas perusahaan sudah efisien dan efektif. 3. Untuk mendeteksi kelemahan dalam kegiatan penjualan, piutang usaha dan kegiatan penerimaan kas perusahaan dan mengembangkan rekomendasi sehingga dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. IV.2. Program Kerja Audit Program kerja pemeriksaan atas fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas adalah sebagai berikut: 1. Survei Pendahuluan, tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi umum tentang auditan, mengenai operasi auditan khususnya penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas. 2. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen, tujuannya adalah untuk mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian manajemen dan dampaknya bagi perusahaan serta mengembangkan TAO (Tentative Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective). 3. Pengembangan hasil temuan dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi. IV.3. Survei Pendahuluan Survei pendahuluan merupakan langkah awal yang harus dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai kegiatan usaha perusahaan. Dalam survei pendahuluan dapat diperoleh informasi mengenai kegiatan penjualan sebagai sumber 51
pendapatan perusahaan, bagaimana pencatatan dan pengelolaan piutang dilakukan dan bagaimana proses penerimaan kas pada PT Prima Jabar Steel. Prosedur pemeriksaan 1. Mengumpulkan data dan informasi mengenai struktur organisasi perusahaan, uraian tugas bagian yang terkait dengan fungsi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas serta prosedur penjualan, penagihan dan penerimaan kas. 2. Mempelajari struktur organisasi dan job description perusahaan. 3. Melakukan wawancara terhadap pejabat perusahaan, yaitu dengan Manajer Pemasaran dan Manajer Akuntansi dan keuangan serta bagian terkait lainnya. 4. Mempelajari prosedur proses penjulan kredit, penagihan piutang dan penerimaan kas. 5. Mengamati pelaksanaan fungsi penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas yang berjalan dalam perusahaan perusahaan. Hasil pemeriksaan Dalam melaksanakan survei pendahuluan, penulis memperoleh beberapa informasi mengenai kondisi dan keadaan perusahaan secara fisik, yaitu: 1. Kondisi kantor dan pabrik cukup memadai. Kantor pusat dan pabrik PT Prima Jabar Steel berada di alamat yang sama yaitu di Jl. Rawa Gelam III No. 1, Kawasan Industri Pulogadung Jakarta Timur. 2. Hasil produksi PT Prima Jabar Steel berupa konstruksi di bidang mekanikal baik untuk industri, gedung, bangunan dan sarana infrastruktur yang berupa piping sanitary, tank, air pressure piping, dust collector dan alat-alat general construction lainnya. 52
3. Setiap bulan PT Prima Jabar Steel dapat menerima 3 sampai dengan 4 proyek besar. 4. Jumlah karyawan PT Prima Jabar Steel adalah 300 orang tenaga kerja termasuk 100 orang engineers. 5. Luas pabrik PT Prima Jabar Steel adalah 7000m 2. IV.4. Penelaahan dan Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen Tahap penelahaan dan pengujian sistem pengendalian manajemen bertujuan untuk mengevaluasi dan menguji efektivitas dari pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan. Prosedur pemeriksaan Dalam tahap ini penulis menggunakan suatu daftar pertanyaan mengenai pengendalian intern yaitu internal control questionnaires (ICQ). Daftar pertanyaan untuk pengendalian intern atas fungsi penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas pada PT Prima Jabar Steel adalah sebagai berikut: PT PRIMA JABAR STEEL INTERNAL CONTROL QUESTIONNAIRES PENJUALAN KREDIT PIUTANG USAHA PENERIMAAN KAS No. Pertanyaan Y T TR Penjualan 1. 2. Apakah perusahaan membuat target penjualan? Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian 53
potongan yang jelas dan tertulis? 3. Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan (sales order) dari pembeli? 4. Apakah order pembelian dari langganan disetujui oleh staf yang berwenang mengenai harga, syarat kredit dan syarat lainnya? 5. Apakah digunakan order form yang bernomor urut tercetak (prenumbered)? 6. Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada Delivery Order? 7. Apakah Delivey Order? a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered)? b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi? c. Barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan delivery order? 8. Apakah faktur penjualan? a. Terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak (prenumbered)? b. Bagian akuntansi cukup mengawasi urutan faktur? c. Bagian akuntansi memeriksa ketepatan: - Jumlah kuantitas yang dikirim? - Harga? 54
- Perhitungan? - Syarat kredit? 9. Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan? 10. Apakah fungsi penjualan terpisah dari: - Bagian keuangan? - Bagian akuntansi? 11. Apakah perusahaan selalu melakukan survei terhadap pelanggan yang baru melakukan transaksi pertama kali dengan perusahaan? 12. Apakah bagian yang berwenang selalu melakukan pengecekan kapasitas produksi sebelum menyetujui order? 13. Apakah penyelesaian proyek atau pesanan pelanggan selalu diselesaikan tepat waktu? 14. Apakah perusahaan selalu melakukan pengecekan fisik barang sebelum dikirim? 15. Apakah pengiriman barang selalu disetujui oleh pihak yang berwenang? 16. Retur penjualan: a. Apakah harus mendapatkan persetujuan yang berwenang? b. Apakah barang yang dikembalikan dibukukan 55
dalam: - Kartu gudang? - Kartu persediaan? 17. Apakah bagian penagihan terpisah dari fungsi 18. 19. akuntansi? Apakah dibuat laporan penjualan bulanan? Apakah terdapat pengawasan terhadap pelaksanaan prosedur penjualan oleh internal auditor? 20. 21. 22. 23. 24. Apakah prosedur penjualan cukup efisien? Piutang Usaha Apakah dibuat kartu piutang? Bila ya: a. Apakah secara bulanan atau kuartalan diadakan pencocokan saldo perkiraan control (buku besar piutang) dengan kartu piutang? b. Apakah dilakukan pengamanan yang cukup terhadap kartu piutang? c. Apakah hanya orang tertentu yang memegangnya? Apakah dibuat analisa umur piutang atau laporan aging schedule secara periodik? Apakah catatan piutang di-update setiap hari? Apakah perkiraan piutang perlangganan secara periodik diteliti mengenai: 56
a. Pelanggan yang sering terlambat? b. Bukti adanya pelunasan sebagian? 25. Apakah setiap bulan dikirimkan rekening Koran (statement of account) kepada pelanggan? 26. 27. 28. 29. 30. 31. Apakah untuk penagihan dibuatkan bukti kuitansi? Bila ya: a. Apakah kuitansi tersebut memiliki nomor urut tercetak? b. Apakah kuitansi dibuat setelah diperiksa terlebih dahulu ke masing-masing saldo piutang? c. Apakah bagian akuntansi memperhatikan urutan nomornya? Apakah piutang yang telah dihapuskan masih tetap dilakukan usaha-usaha penagihannya? Apakah bukti untuk penagihan atas piutang yang telah dihapuskan, diamankan untuk mencegah penyalahgunaan? Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang penghapusan piutang? Apakah surat pernyataan piutang dibuat oleh orang yang tidak menangani catatan penerimaan kas? Apakah surat pernyataan piutang dikirimkan oleh orang yang tidak berhubungan dengan bagian 57
piutang? 32. Apakah faktur dan surat jalan diikutsertakan dalam melakukan penagihan piutang? 33. Apakah penerimaan berupa cek mundur/giro diberikan ke bagian akuntansi? 34. Apakah hasil penagihan langsung diserahkan kepada kasir dalam waktu yang tidak terlalu lama dan dalam jumlah yang seharusnya diterima? 35. Apakah pelanggan melunasi hutangnya dengan cek/giro selalu tepat waktu? 36. Apakah pelanggan yang tidak melunasi putang pada saat jatuh tempo dikenakan sangsi pinalti? 37. Apakah dibuat penyisihan atas piutang yang tidak dapat ditagih? 38. Apakah sering dilakukan perputaran jabatan pada bagian accounting A/R? 39. 40. Penerimaan Kas Apakah digunakan kuitansi khusus perusahaan? Apakah penagih piutang (collector) membuat suatu daftar cek dan uang tunai yang diterima? Bila ya: a. Apakah satu copy diberikan kepada bagian akuntansi? 58
b. Apakah daftar tersebut dicocokkan oleh bagian akuntansi dengan kuitansi? 41. Apakah hasil penerimaan dari penagihan piutang disetorkan secara utuh ke bank paling lambat keesokan harinya? 42. Apakah penyetoran dilakukan oleh pegawai yang bukan memegang buku piutang? 43. Apakah total yang tertera pada bukti setoran dicocokkan dengan transaksi debet pada buku bank 44. 45. 46. 47. yang bersangkutan? Apakah tugas kasir terpisah dari pembukuan piutang? Apakah perusahaan membuat rekonsiliasi bank secara bulanan? Apakah orang yang membuat rekonsiliasi melihat kelengkapan semua giro berdasarkan nomor urutnya? Apakah bukti penerimaan giro bernomor urut tercetak (prenumbered)? IV.5. Program Pemeriksaan Fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas IV.5.1. Prosedur Pemeriksaan atas Penerimaan Pesanan Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah semua pesanan dari pelanggan sudah ditangani menurut prosedur yang telah ditetapkan perusahaan, mulai dari tahap awal penerimaan pesanan sampai dengan pemenuhan pesanan tersebut. 59
Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan informasi mengenai kebijakan dan prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan baik yang dilakukan secara tertulis maupun tidak tertulis. 2. Lakukan pengamatan terhadap prosedur penerimaan pesanan. 3. Periksa apakah setiap pesanan dilengkapi dengan surat pesanan dari pelanggan dan periksa apakah data yang diperlukan sudah terjamin kelengkapannya, seperti: a. Ruangan untuk paraf pihak yang berwenang atau bertanggung jawab atas transaksi tersebut. b. Nomor dan tanggal surat pesanan. c. Nama barang, jenis barang, harga dan jumlah yang dipesan. d. Tanggal pengiriman pesanan. 4. Periksa dan tentukan jumlah transaksi pesanan dari pelanggan untuk mengetahui adanya pesanan yang sudah dipenuhi dan yang belum atau baru sebagian pesanan yang dipenuhi. 5. Tentukan jumlah kerugian perusahaan yang terjadi atas kerugian potensial dari penyimpangan tersebut. 6. Tentukan pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut. 7. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan ditemukan bahwa perusahaan telah cukup baik dalam menangani penerimaan pesanan dari pelanggan. Hal ini terbukti dari PT Prima Jabar Steel menggunakan order form yang bernomor urut tercetak (prenumbered) dan setiap pesanan yang telah disetujui harus dilengkapi dengan purchase order dari pelanggan. 60
Hal yang kurang mendapat perhatian perusahaan dalam proses penerimaan pesanan adalah perhitungan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pesanan pelanggan yang dilakukan oleh estimator. Jumlah karyawan di bagian ini terbatas, yaitu hanya ada 2 orang estimator. Perhitungan yang kurang tepat tersebut akan menyebabkan pesanan pelanggan tidak dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan pengiriman barang tidak sesuai waktu yang telah disepakati dalam kontrak yang telah disepakati bersama. Sebaiknya perusahaan menambah karyawan di bagian estimator sehingga perhitungan yang dilakukan untuk proses produksi akan lebih akurat. IV.5.2. Prosedur Pemeriksaan atas Persetujuan Kredit Tujuan Pemeriksaan 1. Untuk mengetahui apakah perusahaan mempunyai kebijakan dan prosedur tertulis mengenai pengelolaan piutang dan penagihannya. 2. Untuk mengetahui apakah semua penjualan secara kredit telah mendapatkan persetujuan kredit dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 3. Untuk mengetahui apakah kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan jangka waktu pelunasan piutang tersebut sudah cukup baik dan dapat meningkatkan kolektivitas piutang perusahaan. Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan dan pelajari dengan cermat pedoman prosedur persetujuan kredit dan batas kredit yang ditetapkan perusahaan. 2. Periksa apakah persyaratan pelanggan telah diidentifikasikan dengan jelas. 61
3. Periksa apakah setiap sales order yang dibuat telah mendapatkan persetujuan kreditnya dari pihak yang berwenang. 4. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan Prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan mengharuskan bagian pemasaran untuk memeriksa status kredit pelanggan untuk menilai apakah pelanggan tersebut layak untuk diberikan kredit atau tidak. Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur persetujuan kredit ditemukan bahwa perusahaan tidak melakukan survei terhadap pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan perusahaan. Perusahaan tidak mempunyai persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan baru. Seharusnya perusahaan melakukan survei terhadap pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan perusahaan dan menentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan baru karena pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan perusahaan tidak mempunyai sejarah dengan perusahaan sehingga perusahaan tidak dapat memeriksa status kredit dari pelanggan tersebut. IV.5.3. Prosedur Pemeriksaan atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah pembuatan surat jalan dan faktur sudah sesuai dengan sales order yang ada. Prosedur Pemeriksaan 1. Pelajari dengan seksama setiap ketentuan pelaksanaan prosedur pembuatan surat jalan dan faktur. 62
2. Periksa apakah surat jalan dan faktur tersebut dibuat berdasarkan sales order yang telah diotorisasi dan di dalam sales order tersebut terdapat beberapa hal, yaitu: - Nama pemesan. - Jumlah pesanan pelanggan. - Harga yang tercantum pada faktur. - Tanggal pembuatan surat jalan dan faktur. 3. Periksa apakah pemberian nomor pada surat jalan dan faktur tersebut telah sesuai dengan sebagaimana mestinya. 4. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur pembuatan surat jalan dan faktur ditemukan bahwa surat jalan dan faktur penjualan dibuat berdasarkan surat pesanan atau purchase order yang diterima dari pelanggan. Perusahaan juga menggunakan surat jalan dan faktur yang bernomor urut tercetak (prenumbered), hal ini dapat memudahkan perusahaan jika sewaktu-waktu surat jalan dan faktur tersebut diperlukan untuk pemeriksaan. IV.5.4. Prosedur Pemeriksaan atas Pengiriman Pesanan Tujuan Pemeriksaan 1. Untuk mengetahui apakah pesanan yang dikirimkan sesuai dengan surat jalan dan faktur penjualan yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 2. Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan dikirimkan dengan tepat waktu dan diterima pelanggan dalam keadaan yang baik. 63
Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan dan pelajari dengan teliti ketentuan mengenai prosedur pengiriman pesanan yang berjalan di perusahaan. 2. Periksa apakah pengiriman yang dilakukan telah sesuai dengan surat jalan dan faktur penjualan. 3. Periksa apakah surat jalan tersebut diotorisasi oleh kepala gudang sebagai bukti bahwa barang telah dikeluarkan dari gudang dan telah siap untuk dikirimkan. 4. Periksa apakah surat jalan ditandatangani oleh pelanggan sebagai tanda bahwa pesanan telah diterima. 5. Periksa apakah pesanan dikirimkan kepada pelanggan dengan tepat waktu. 6. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur pengiriman ditemukan bahwa surat jalan dan faktur penjualan diikutsertakan dalam pengiriman barang tersebut. Berdasarkan pemeriksaan tersebut diketahui bahwa penyelesaian proyek atau pesanan pelanggan tidak selalu dilakukan dengan tepat waktu. Hal ini disebabkan oleh kurang tepatnya perhitungan penyelesaian proyek yang dilakukan oleh estimator. Penyerahan pesanan yang tidak selalu tepat waktu juga disebabkan karena pengiriman bahan baku dari supplier yang sering terlambat. Kedua hal ini menyebabkan terhambatnya proses produksi perusahaan yang akhirnya mengakibatkan penyelesaian pesanan pelanggan tidak tepat waktu. 64
IV.5.5. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Piutang Tujuan Pemeriksaan 1. Untuk mengetahui apakah pencatatan piutang telah sama dengan jumlah pesanan yang dipesan oleh pelanggan. 2. Untuk mengetahui apakah ada kesalahan pencatatan piutang. Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan dan pelajari dengan teliti mengenai prosedur pencatatan piutang perusahaan. 2. Periksa apakah pencatatan piutang di perusahaan jumlahnya telah sama dengan jumlah yang terdapat pada purchase order yang dibuat pelanggan. 3. Periksa dokumen yang mendukung timbulnya piutang (faktur penjualan, memo kredit, dan dokumen lainnya). 4. Periksa apakah bagian piutang membuat daftar piutang dan mengirimkan tagihan ke pelanggan secara rutin. 5. Teliti jika terdapat perbadaan saldo antara perusahaan dan pelanggan. 6. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur pencatatan piutang ditemukan bahwa perusahaan tidak mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik. Surat pernyataan piutang hanya dikirimkan jika ada keraguan atas saldo piutang yang menurut perusahaan cukup material. Seharusnya perusahaan mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada setiap pelanggannya, sehingga pelanggan akan dapat melunasi hutangya tepat waktu. 65
Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur pencatatan piutang tersebut juga diketahui bahwa perusahaan tidak membuat penyisihan atas piutang yang tidak tertagih. Hal ini akan mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian yang cukup material. Seharusnya perusahaan membuat penyisihan atas piutang yang tidak tertagih sehingga perusahaan dapat terhindar dari kerugian yang material. IV.5.6. Prosedur Pemeriksaan atas Penagihan Piutang Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah piutang telah dibayar dengan tepat waktu dan sebagaimana mestinya. Prosedur Pemeriksaan 1. Dapatkan dan pelajari dengan teliti ketentuan mengenai prosedur penagihan piutang. 2. Periksa apakah setiap faktur dan invoice telah dikirimkan sesuai waktu yang telah ditentukan. 3. Periksa apakah pelanggan dikenakan sangsi oleh perusahaan atas keterlambatan pembayaran hutangnya. 4. Periksa apakah tanda terima pembayaran baik yang berupa uang, giro, cek maupun bukti pelunasan telah diterima sebagaimana mestinya. 5. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur penagihan piutang ditemukan bahwa perusahaan tidak mempunyai kebijakan pemberian sangsi atas keterlambatan pembayaran piutang oleh pelanggan-pelanggannya. Hal ini menyebabkan banyak 66
pelanggan yang tidak melakukan pembayaran piutang dengan tepat waktu. Berdasarkan sampel yang penulis lakukan terhadap 10 kwitansi yang diterima perusahaan dari pelanggannya ditemukan bahwa sekitar 3 lembar kwitansi atau sebesar 30% tanggal pembayarannya telah melebihi jatuh tempo pembayaran. Jangka waktu keterlambatan antara 3 sampai 4 bulan. Perusahaan seharusnya menetapkan kebijakan tentang pembayaran piutang oleh pelanggannya sehingga dapat meningkatkan kolektivitas piutang perusahaan. IV.5.7. Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas Tujuan Pemeriksaan 1. Untuk menilai apakah penerimaan kas dari hasil penagihan telah dicatat sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 2. Untuk menilai apakah pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut sudah berjalan dengan efektif. Prosedur Pemeriksaan 1. Periksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dipostingkan ke akun yang benar. 2. Periksa apakah bagian penagihan, bagian piutang dan bagian penerimaan kas dipisahkan. 3. Periksa apakah kas, giro, dan cek yang diterima langsung disetorkan ke bank pada hari itu juga atau paling lambat keesokan harinya dan jumlah uang yang disetor sama dengan jumlah uang yang ditagih. 4. Periksa apakah pencatatan penerimaan kas dibuat berdasarkan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh bagian piutang. 67
5. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan. Hasil Pemeriksaan Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas diketahui bahwa semua hasil penerimaan kas yang berasal dari penagihan telah dicatat sesuai dengan faktur penjualan dan bukti penerimaan kas. Berdasarkan pemeriksaan tersebut juga diketahui adanya pemisahan fungsi antara bagian piutang dengan bagian penerimaan kas. IV.6. Hasil dan Temuan Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit, Piutang Usaha dan Penerimaan kas Berdasarkan hasil wawancara, penggunaan internal control questionnaires (ICQ), dan program pemeriksaan atas penjualan kredit, piutang usaha dan penerimaan kas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern perusahaan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari: 1. Penjualan selalu berdasarkan order penjualan yang telah diotorisasi oleh Manajer Pemasaran. 2. Digunakan formulir-formulir yang cukup memadai, misalnya: - Bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh pihakpihak yang berkepentingan. - Nama formulir sudah tercantum dengan jelas. Hal ini mempermudah untuk mengidentifikasikannya. - Tembusan dari setiap formulir sudah memiliki warna yang berbeda sehingga mempermudah pendistribusian antara bagian di perusahaan. 68
3. Setiap pengiriman barang didasarkan pada delivery order sehingga menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pejabat yang berwenang. 4. Bagian akuntansi melakukan rekonsiliasi bank setiap bulan sehingga perusahaan dapat melakukan koreksi dengan segera jika terjadi kesalahan. 5. Perusahaan telah melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab, hal ini dapat dilihat dari adanya pemisahan tugas antara bagian piutang dan bagian penagihan. Walaupun sistem pengendalian intern perusahaan sudah cukup baik, bukan berarti tidak terdapat kelemahan-kelemahan dalam pelaksanaan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan, yaitu: 1. Penyelesaian proyek tidak selalu tepat waktu. Perusahaan sering terlambat menyelesaikan pesanan pelanggan antara 2 sampai 3 minggu dari perjanjian yang telah disepakati bersama. Seharusnya penyelesaian proyek atau pesananan pelanggan harus dilakukan secara tepat waktu sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama dalam kontrak penjualan. Penyelesaian proyek atau pesanan pelanggan yang tidak tepat waktu disebabkan barang yang diproduksi tidak selesai tepat waktu seperti yang telah dihitung sebelumnya oleh estimator. Jumlah karyawan di bagian ini terbatas yaitu hanya ada 2 orang estimator sehingga dapat terjadi kesalahan dalam menghitung waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi. Selain itu pengiriman bahan baku yang dibutuhkan perusahaan untuk proses produksi dari supplier sering terlambat. Hal ini akan mengurangi kepuasan pelanggan terhadap perusahaan. Pelanggan akan merasa kecewa dan di masa mendatang akan mencari perusahaan lain untuk 69
memenuhi kebutuhannya. Jika pelanggan pada akhirnya memutuskan kerjasama dengan perusahaan maka hal ini dapat merugikan perusahaan. Sebaiknya perusahan menambah karyawan di bagian estimator sehingga estimator dapat menghitung dengan tepat waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi dan memperhitungkan hal-hal yang dapat menghambat proses produksi ke dalam perhitungan waktu yang dibutuhkan untuk proses produksi. Perhitungan yang dilakukan estimator harus lebih dari 1 kali agar dapat diandalkan kebenarannya. Selain itu perusahaan sebaiknya membuat kriteria dalam pemilihan supplier dalam hal ketepatan waktu penyerahan barang yang dipesan sehingga produksi dapat selesai dengan tepat waktu. 2. Perusahaan tidak melakukan penelitian terhadap konsumen baru. Perusahaan tidak melakukan penelitian terhadap konsumen yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan perusahaan. Seharusnya setiap pelanggan baru yang melakukan transaksi secara kredit dengan perusahaan harus dinilai kemampuannya untuk melunasi kreditnya dalam jangka panjang. Hal ini disebabkan karena perusahaan berpendapat bahwa kebijakan yang mengharuskan pelanggan untuk membayar 20% dari nilai kontrak sebagai uang muka sebelum pesanan pelanggan diproduksi sudah cukup baik dan bagian pemasaran menganggap dengan melakukan penelitian terhadap konsumen yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan perusahaan dapat menyulitkan perusahaan untuk mencari pelanggan baru. Dengan melakukan penelitian terhadap pelanggan membuat pelanggan tersebut merasa bertele-tele dan dapat membuat pelanggan tidak jadi melakukan kerja sama dengan perusahaan. 70
Hal ini akan menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan sewaktu melakukan penagihan kepada pelanggan dan perusahaan akan mengalami kerugian karena adanya pelanggan yang tidak melunasi piutangnya tepat waktu dan pada akhirnya tidak membayar piutangnya kepada perusahaan. Sebaiknya perusahaan melalui bagian piutang harus membuat kebijakan dan persyaratan mengenai pelanggan baru yang harus dipenuhi sebelum menyetujui order, sehingga jumlah pelanggan yang sering terlambat melunasi piutangnya dapat berkurang. Salah satu persyaratan yang dapat diterapkan untuk pelanggan baru yaitu adanya kebijakan mengenai bank garansi. Bank Garansi adalah jaminan pembayaran yang diberikan kepada pihak penerima jaminan (perusahaan), apabila pihak yang dijamin (pelanggan) tidak dapat memenuhi kewajiban. Selama jangka waktu bank garansi belum berakhir, simpanan giro atau deposito yang dijadikan jaminan lawan akan dibekukan oleh bank dan jika pada akhirnya pihak terjamin ternyata cidera janji (wanprestasi), pihak penerima jaminan dapat mengajukan tuntutan (claim) kepada bank, sehingga perusahaan sebagai penerima jaminan tidak akan menderita kerugian bila pihak yang dijamin melalaikan kewajiban karena penerima jaminan akan mendapat ganti rugi (pembayaran) dari bank. 3. Perusahaan tidak mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada pelanggan. Bagian piutang tidak mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada setiap debiturnya. Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan cara memeriksa secara periodik ketelitian dan kebenaran catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak di luar perusahaan. Untuk 71
dapat mengecek ketelitian catatan piutang perusahaan secara periodik perusahaan harus membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang kepada setiap debiturnya minimal 2 (dua) bulan sekali sehingga debitur dapat mengetahui besar hutangnya pada perusahaan. Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan data yang dimiliki telah mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya. Hal ini dapat menimbulkan keterlambatan pembayaran piutang perusahaan, penumpukkan penagihan kepada pelanggan dan tidak dibayarnya piutang kepada perusahaan. Jika hal tersebut terjadi maka akan sangat merugikan perusahaan dan kelangsungan hidup perusahaan di masa yang akan datang dapat terganggu. Sebaiknya perusahaan melalui bagian piutang mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada pelanggan minimal 2 (dua) bulan sekali dengan mencantumkan saldo piutang beserta rincian faktur. Dengan dikirimnya surat pernyataan piutang secara periodik kepada pelanggan akan memberikan keuntungan kepada perusahaan yaitu catatan piutang yang memiliki tingkat keandalan yang tinggi dan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan. 4. Tidak dibuatnya penyisihan atas piutang yang tidak dapat ditagih Perusahaan tidak membuat penyisihan atas piutang yang tidak tertagih dan ada beberapa pelanggan piutangnya tidak tertagih selama hampir 1 tahun. Piutang harus disajikan dalam laporan keuangan dengan nilai tunai yang dapat direalisasi, sebesar jumlah bruto tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat diterima. Sebagian besar perusahaan menetapkan jumlah piutang dagangnya yang diestimasikan menjadi tidak tertagih. Beberapa piutang pasti tidak akan dapat ditagih sehingga perusahaan dapat membentuk penyisihan piutang tidak tertagih agar perusahaan dapat terhindar dari kerugian yang material. 72
Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa pelanggan mampu membayar setiap piutangnya sehingga penyisihan atas piutang tidak perlu dibentuk. Dengan tidak dibuatnya penyisihan atas piutang yang tidak tertagih akan mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian yang cukup material dan piutang yang tercantum dalam laporan keuangan belum tentu dapat terealisasi sepenuhnya dan jumlah piutang yang disajikan dalam neraca menjadi overstated. Di dalam neraca perusahaan memang akan tercantum jumlah yang besar dalam piutang tetapi hal ini menujukkan bahwa perusahaan tidak mempunyai kebijakan yang baik dalam hal pemberian kredit. Hal tersebut juga akan mempengaruhi cash flow perusahaan. Perusahaan sebaiknya membuat penyisihan atas piutang yang tidak tertagih agar dapat dilakukan penilaian atas piutang sehingga perusahaan dapat meminimalkan kerugian dengan adanya penyisihan atas piutang yang tidak dapat tertagih dan dapat mengetahui pelanggan yang tingkat kolektibilitasnya kurang baik. Estimasi jumlah piutang yang tidak tertagih bisa didasarkan pada jumlah penjualan untuk keseluruhan periode fiskal atau jumlah piutang dagang yang dimiliki perusahaan pada akhir periode dikalikan dengan persentase tertentu. 5. Pelanggan tidak dikenakan sangsi atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo. Perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai pemberikan sangsi atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo. Berdasarkan sampel yang penulis lakukan terhadap 10 kuitansi yang diterima perusahaan dari pelanggannya ditemukan bahwa sekitar 3 lembar kuitansi atau sebesar 30% tanggal pembayarannya telah melebihi jatuh tempo pembayaran. Jangka waktu keterlambatan antara 3 sampai 4 bulan. 73
Seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan sangsi atas keterlambatan pembayaran piutang yang berupa denda keterlambatan pembayaran. Hal ini disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa tanpa ada kebijakan tersebut, meskipun pembayaran sering melebihi jatuh tempo tetapi selama pelanggan tetap melakukan pelunasan atas hutangnya hal tersebut masih bisa diterima oleh perusahaan. Hal ini akan menyebabkan banyak pembayaran dari pelanggan yang melebihi jatuh temponya, tertunggaknya piutang perusahaan dan ada kemungkinan piutang tersebut tidak dapat tertagih oleh perusahaan. Perusahaan sebaiknya menetapkan kebijakan untuk pemberian sangsi kepada pelanggan atas keterlambatan pelunasan hutangnya. Perusahaan sebaiknya memberikan sangsi berupa denda kepada pelanggan yang terlambat melunasi piutangnya. Dengan penetapan kebijakan ini diharapkan tidak ada lagi keterlambatan pembayaran dari pelanggan dan pelanggan membayar hutangnya tepat waktu sehingga dapat meningkatkan kolektivitas piutang perusahaan. 6. Tidak ada kebijakan mengenai perputaran jabatan. Perusahaan tidak melakukan perputaran jabatan. Karyawan yang bekerja di bagian piutang yang tugasnya melakukan penginputan ke dalam kartu piutang selama 3 tahun dilakukan oleh orang yang sama demikian juga dengan bagian lainnya. Perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin dapat menjaga independensi karyawan dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persengkongkolan di antara karyawan dapat dihindari. 74
Perusahaan menganggap bahwa perputaran jabatan dapat mempersulit kegiatan operasi perusahaan. Perusahaan juga menganggap karyawan yang ada dapat dipercaya karena merupakan karyawan lama. Tidak adanya perputaran jabatan dapat membuat karyawan untuk melakukan persekongkolan dan kecurangan dalam menjalankan tugasnya. Selain itu para karyawan dapat merasakan kejenuhan dalam bekerja. Perusahaan sebaiknya melakukan perputaran jabatan untuk menghindari terjadinya persekongkolan dan kecurangan dan seandainya terjadi kecurangan diharapkan dapat diungkap oleh karyawan lainnya. 7. Tidak adanya internal auditor yang independen. Perusahaan tidak memiliki bagian internal audit yang independen untuk melaksanakan pemeriksaan terhadap laporan keuangan dan pelaksanaan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Berdasarkan pengendalian intern yang baik, harus ditunjuk seorang yang independen yang memiliki otoritas untuk melakukan penilaian atas kebijakan manajemen dan untuk menilai apakah prosedur yang telah ditetapkan perusahaan telah dilakukan sebagaimana mestinya. Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh para staff sudah cukup dikoreksi dan diperiksa oleh masing-masing atasannya. Pemeriksaan yang dilakukan oleh seorang yang tidak independen misalkan bagian akuntansi dapat menyebabkan diragukannya kebenaran dari laporan yang dibuat karena data-data yang ada dapat dimanipulasi dan akhirnya merugikan perusahaan. Dengan tidak adanya internal audit di dalam perusahaan maka perusahaan tidak dapat 75
mengetahui apakah kegiatan operasional perusahaan telah sesuai dengan kebijakankebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Perusahaan sebaiknya membentuk bagian internal audit yang bertugas untuk membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya, sehingga kebijakan yang ada benar-benar dapat terkendali. 8. Perusahaan tidak mempunyai kebijakan yang memadai dalam hal penjualan kredit terutama dalam proses penagihan piutang perusahaan. Di dalam perusahaan tidak terdapat kebijakan yang memadai untuk mendukung kegiatan penjualan kredit terutama dalam proses penagihannya. Perusahaan memang tidak mempunyai masalah untuk mencari dan mendapatkan pelanggan, tetapi perusahaan tidak mempunyai kebijakan yang memadai ketika masuk pada tahap penagihan piutang. Perusahaan seharusnya memiliki kebijakan yang cukup untuk setiap kegiatan operasionalnya agar semua kegiatan dapat diawasi dan dikendalikan oleh manajemen perusahaan dan dari kebijakan tersebut manajemen perusahaan dapat mengevaluasi apakah kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan dengan efektif, efisien dan ekonomis. Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap hal tersebut dapat menyebabkan perusahaan kesulitan untuk mendapatkan dan mempertahankan pelanggan. Hal ini akan menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan ketika harus melakukan penagihan piutang kepada pelanggan, akibatnya banyak pelanggan yang terlambat membayar piutangnya, tertunggaknya piutang perusahaan, banyak pelanggan 76
yang melunasi piutangnya lewat dari jatuh tempo dan mengakibatkan jumlah yang dilaporkan dalam neraca menjadi overstated. Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan-kebijakan yang memadai untuk setiap kegiatan operasinya agar perusahaan terhindar dari kerugian yang material. Penulis juga menyarankan agar perusahaan melakukan pemeriksaan khusus atau audit investigasi yang difokuskan pada penanganan piutang perusahaan. Tujuannya untuk mengetahui apakah ada kecurangan dalam penanganan piutang perusahaan. 77