Aplikasi Permintaan Alat Tulis Kantor Berbasis Web pada Energi Mega Persada User Guide Priskila. S 1301054215 Anita - 1301054442 Jessita. W 1301055060
Contents Untuk User... 4 Log In... 4 Memesan Barang... 5 Mengecek Pesanan... 7 Untuk Manager... 8 Menyetujui Permintaan... 8 Memesan Barang... 9 Untuk GSS Administrator... 11 Log In... 11 Mengecek Pesanan... 12 Memasukkan Barang Baru... 13 Memperbarui Data Barang... 14 Menghapus Barang... 15 Mengecek Stock Card Barang... 15 Mengecek Permintaan Masuk... 15 Mengecek Pemesanan Kembali... 16 Memasukkan Pemesanan Kembali Baru... 17 Memasukkan Vendor Baru... 18 Melihat Laporan... 18 Untuk GSS Coordinator... 21 Log In... 21 Mengecek Pesanan... 22 Memasukkan Barang Baru... 23 Memperbarui Data Barang... 24 Menghapus Barang... 25 Mengecek Stock Card Barang... 25 Mengecek Permintaan Masuk... 25 Menyetujui Permintaan... 26 Mengecek Pemesanan Kembali... 27 2
Menyetujui Pemesanan Kembali Baru... 28 Memasukkan Pemesanan Kembali Baru... 28 Memasukkan Vendor Baru... 28 Melihat Laporan... 29 Untuk GSS Storage... 32 Log In... 32 Mengecek Permintaan yang Harus Disiapkan... 33 Mengubah Status Permintaan... 34 Mengecek Pemesanan Kembali... 34 Memasukkan Data Pemesanan Kembali yang Telah Diantar (Penerimaan Barang)... 35 3
Untuk User Log In 1. Langkah pertama, User harus Log In ke dalam aplikasi. 4
Memesan Barang 2. Halaman Home untuk user berisi daftar barang yang dapat diminta user kepada GSS. Pada halaman ini juga terdapat tautan ke halaman Cart pada bagian kiri, tautan ke halaman Request dan Logout pada bagian kanan atas. 3. Pada daftar barang user dapat melihat ID barang, nama, deskripsi dan jumlah yang dimiliki oleh GSS. 4. Untuk memesan, user dapat memasukkan jumlah yang ingin diminta pada bagian Quantity lalu tekan tombol Add to Cart. Untuk barang yang telah menyentuh jumlah 0 atau habis, tombol Add to Cart tidak tersedia. 5. User dapat melihat daftar barang yang ingin diminta pada halaman Cart. Halaman Cart dapat diakses melalui icon cart di bagian kiri halaman untuk user. 5
6. Pada halaman cart, user dapat mengubah jumlah barang yang ingin diminta atau menghapus barang yang telah dimasukkan ke cart. 7. Jika user sudah selesai memilih barang, user harus menekan tombol Request untuk melanjutkan permintaan. 8. Setelah menekan tombol Request, user akan masuk ke halaman Form Request. Di halaman ini user harus memasukkan alasan permintaan barang dan menekan tombol Send Request untuk melanjutkan. 9. Di tahap selanjutnya akan muncul pop up window yang memungkinkan user untuk mencetak atau menyimpan form permintaannya. Pada tahap ini permintaan telah masuk. 6
Mengecek Pesanan 10. User dapat mengecek permintaan yang dilakukan pada halaman Request. 11. Pada halaman ini terdapat informasi mengenai daftar permintaan-permintaan yang telah dilakukan oleh user. User juga dapat melihat detail permintaan dengan menekan tautan Detail yang ada di setiap permintaan. 7
Untuk Manager Menyetujui Permintaan 1. Halaman Home untuk manager berisi daftar permintaan barang yang dilakukan oleh divisi yang dipimpinnya. Terdapat juga tautan ke halaman Cart, Stationary dan untuk Logout. 2. Untuk menyetujui permintaan manager dapat menekan tautan Detail pada permintaan yang ingin diubah statusnya. 8
3. Detail permintaan akan muncul setelah tautan Detail ditekan. Terdapat informasi tentang user yang memesan, tanggal pemesanan, daftar barang yang dipesan dan jumlahnya. Untuk menyetujui, manager dapat menekan tautan Approve. Memesan Barang 4. Manager juga dapat memesan barang pada halaman Stationary. Pada halaman ini terdapat daftar barang yang dapat dipesan. Pada daftar barang user dapat melihat ID barang, nama, deskripsi dan jumlah yang dimiliki oleh GSS. 5. Untuk memesan, manager dapat memasukkan jumlah yang ingin dipesan pada bagian Quantity lalu tekan tombol Add to Cart. Untuk barang yang telah menyentuh jumlah 0 atau habis, tombol Add to Cart tidak tersedia. 6. Manager dapat melihat daftar barang yang ingin dipesan pada halaman Cart. Halaman Cart dapat diakses melalui icon cart di bagian kiri halaman untuk manager. 7. Pada halaman cart, user dapat mengubah jumlah barang yang ingin dipesan atau menghapus barang yang telah dimasukkan ke cart. Jika user sudah selesai memilih barang, user harus menekan tombol Request untuk melanjutkan permintaan. 8. Setelah menekan tombol Request, user akan masuk ke halaman Form Request. Di halaman ini user harus memasukkan alasan permintaan barang dan menekan tombol Send Request untuk melanjutkan. 9
9. Manager dapat menyimpan atau mencetak form permintaannya. 10. Permintaan yang dilakukan oleh manager akan langsung masuk ke bagian GSS, tidak lagi memerlukan persetujuan manager divisi. 10
Untuk GSS Administrator Log In 1. Langkah pertama, GSS Administrator harus Log In ke dalam aplikasi. 11
2. Halaman Home untuk GSS Administrator berisi daftar permintaan yang telah disetujui oleh manager divisi dan daftar pemesanan kembali yang belum disetujui oleh GSS Coordinator. Terdapat tautan ke halaman Stationary, Request, Reorder, Report dan tautan untuk Logout. Mengecek Pesanan 3. Administrator dapat menekan salah satu pesanan dalam daftar, yang mana merupakan tautan ke halaman detail pesanan tersebut. Administrator dapat mengecek daftar barang yang dipesan, jumlah yang dipesan dan mengisi jumlah yang disetujui untuk diberikan oleh GSS pada halaman detail. 12
Memasukkan Barang Baru 4. Untuk memasukkan barang baru, administrator dapat masuk ke halaman Stationary. Pada halaman ini terdapat daftar barang yang disediakan GSS. Terdapat ID barang, nama, stok barang yang dimiliki, harga, tipe, jumlah maksimum dan minimum barang. 5. Terdapat tautan untuk Update, Delete dan tautan untuk melihat Stock Card untuk setiap barang. Tekan tautan Insert New Product yang ada dibagian kanan atas halaman Stationary untuk menambahkan barang baru. 13
6. Halaman Insert Product akan muncul setelah tautan insert ditekan. Pada halaman ini, administrator dapat memasukkan data barang baru. Memperbarui Data Barang 7. Untuk memperbarui data barang yang ada, administrator dapat menekan tautan Update pada barang yang ingin diperbarui. Setelah itu administrator akan masuk ke halaman Update Product. 14
8. Administrator dapat memperbarui semua data barang, kecuali jumlah maksimum dan minimum barang. Hanya GSS Coordinator yang dapat memperbarui data tersebut. 9. Tekan tombol Update untuk memperbarui data barang. Menghapus Barang 10. Administrator dapat menekan tautan Delete yang ada pada tiap barang dalam daftar barang halaman Stationary untuk menghapus barang yang ada. Mengecek Stock Card Barang 11. Untuk mengecek kartu stok barang, administrator dapat menekan tautan Stock Card yang ada pada setiap informasi barang di daftar barang halaman Stationary. 12. Pada halaman Stock Card berisi sejarah perubahan stok barang sejak pertama kali barang tersebut dimasukkan. Terdapat kolom tanggal dan deskripsi yang berisi keterangan tentang perubahan jumlah stok barang. Kolom In, Out dan Adjustment berisi jumlah barang yang ditambahkan, dikurangi atau dirubah. Kolom Remain berisi sisa barang yang ada saat itu. Mengecek Permintaan Masuk 13. Daftar permintaan masuk dapat dilihat di halaman Request oleh administrator. Administrator dapat melihat daftar permintaan berdasarkan status permintaan karena pada halaman Request untuk administrator, yang dapat ditampilkan semua pesanan dalam status apapun. 15
14. Detail permintaan dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada barang. Mengecek Pemesanan Kembali 15. Administrator dapat mengecek pemesanan kembali barang yang habis ke vendor pada halaman Reorder. Pada halaman ini berisi daftar permintaan kembali dan terdapat tautan untuk memasukkan permintaan kembali dan vendor baru. 16
16. Detail pemesanan kembali dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada daftar permintaan kembali. Memasukkan Pemesanan Kembali Baru 17. Tekan tautan Insert New Reorder pada halaman Reorder untuk memasukkan permintaan kembali baru. Pada halaman Insert Reorder ini terdapat daftar barang yang telah memasuki jumlah minimumnya. Barang barang tersebut adalah barang yang dapat dipesan kembali kepada vendor. 17
18. Administrator akan memasukkan jumlah barang yang akan dipesan dan menekan tombol Insert Reorder. Pemesanan kembali akan masuk dan menunggu persetujuan GSS Coordinator. Memasukkan Vendor Baru 19. Dari halaman Reorder tekan tautan Insert New Vendor untuk memasukkan vendor baru. Administrator dapat memasukkan data vendor baru pemenang tender lalu menekan tombol Insert. Melihat Laporan 20. Laporan seputar permintaan alat tulis kantor dapat diakses melalui halaman Report. Pada halaman ini akan muncul tautan untuk tiga laporan, yaitu: laporan barang yang telah menyentuh 18
stok minimum, laporan bulanan untuk barang yang paling banyak diminta, laporan bulanan untuk divisi yang paing banyak melakukan permintaan. 19
20
Untuk GSS Coordinator Log In 21
1. Langkah pertama, GSS Coordinator harus Log In ke dalam aplikasi. 2. Halaman Home untuk GSS Coordinator sama seperti administrator; Berisi daftar permintaan yang telah disetujui oleh manager divisi dan daftar pemesanan kembali yang belum disetujui oleh coordinator. Terdapat tautan ke halaman Stationary, Request, Reorder, Report dan tautan untuk Logout. Mengecek Pesanan 3. Coordinator dapat menekan salah satu pesanan dalam daftar, yang mana merupakan tautan ke halaman detail pesanan tersebut. Coordinator dapat mengecek daftar barang yang dipesan, jumlah yang dipesan dan mengisi jumlah yang disetujui untuk diberikan oleh GSS pada halaman detail. 22
Memasukkan Barang Baru 4. Untuk memasukkan barang baru, coordinator dapat masuk ke halaman Stationary. Pada halaman ini terdapat daftar barang yang disediakan GSS. Terdapat ID barang, nama, stok barang yang dimiliki, harga, tipe, jumlah maksimum dan minimum barang. 5. Terdapat tautan untuk Update, Delete dan tautan untuk melihat Stock Card untuk setiap barang. Tekan tautan Insert New Product yang ada dibagian kanan atas halaman Stationary untuk menambahkan barang baru. 23
6. Halaman Insert Product akan muncul setelah tautan insert ditekan. Pada halaman ini, coordinator dapat memasukkan data barang baru. Memperbarui Data Barang 7. Untuk memperbarui data barang yang ada, coordinator dapat menekan tautan Update pada barang yang ingin diperbarui. Setelah itu coordinator akan masuk ke halaman Update Product. 24
8. Coordinator dapat memperbarui semua data barang. Tekan tombol Update untuk memperbarui data barang. Menghapus Barang 9. Coordinator dapat menekan tautan Delete yang ada pada tiap barang dalam daftar barang halaman Stationary untuk menghapus barang yang ada. Mengecek Stock Card Barang 10. Untuk mengecek kartu stok barang, coordinator dapat menekan tautan Stock Card yang ada pada setiap informasi barang di daftar barang halaman Stationary. 11. Pada halaman Stock Card berisi sejarah perubahan stok barang sejak pertama kali barang tersebut dimasukkan. Terdapat kolom tanggal dan deskripsi yang berisi keterangan tentang perubahan jumlah stok barang. Kolom In, Out dan Adjustment berisi jumlah barang yang ditambahkan, dikurangi atau dirubah. Kolom Remain berisi sisa barang yang ada saat itu. Mengecek Permintaan Masuk 12. Daftar permintaan masuk dapat dilihat di halaman Request oleh coordinator. Coordinator hanya dapat melihat daftar permintaan yang memiliki status Waiting GSS Approval. 25
13. Detail permintaan dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada barang. Menyetujui Permintaan 14. Untuk menyetujui permintaan masuk, coordinator dapat masuk ke halaman Detail Request dari tautan di halaman Request. Setelah mengecek atau mengubah jumlah barang yang disetujui, tekan tautan Approve untuk menyetujui permintaan tersebut. 26
Mengecek Pemesanan Kembali 15. Coordinator dapat mengecek pemesanan kembali barang yang habis ke vendor pada halaman Reorder. Pada halaman ini berisi daftar permintaan kembali dan terdapat tautan untuk memasukkan permintaan kembali dan vendor baru. 16. Detail pemesanan kembali dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada daftar permintaan kembali. 27
Menyetujui Pemesanan Kembali Baru 17. Dari halaman Reorder, tekan tautan Detail pada permintaan kembali yang akan disetujui, lalu tekan tautan Approve untuk menyetujui. Memasukkan Pemesanan Kembali Baru 18. Tekan tautan Insert New Reorder pada halaman Reorder untuk memasukkan permintaan kembali baru. Pada halaman Insert Reorder ini terdapat daftar barang yang telah memasuki jumlah minimumnya. Barang barang tersebut adalah barang yang dapat dipesan kembali kepada vendor. 19. Administrator akan memasukkan jumlah barang yang akan dipesan dan menekan tombol Insert Reorder. Pemesanan kembali akan masuk dan menunggu persetujuan GSS Coordinator. Memasukkan Vendor Baru 20. Dari halaman Reorder tekan tautan Insert New Vendor untuk memasukkan vendor baru. Administrator dapat memasukkan data vendor baru pemenang tender lalu menekan tombol Insert. 28
Melihat Laporan 21. Laporan seputar permintaan alat tulis kantor dapat diakses melalui halaman Report. Pada halaman ini akan muncul tautan untuk tiga laporan, yaitu: laporan barang yang telah menyentuh stok minimum, laporan bulanan untuk barang yang paling banyak diminta, laporan bulanan untuk divisi yang paing banyak melakukan permintaan. 29
30
31
Untuk GSS Storage Log In 1. Langkah pertama, GSS Storage harus Log In ke dalam aplikasi. 32
1. Halaman Home untuk GSS Storage berisi daftar permintaan dari user yang telah disetujui oleh GSS Coordinator dan harus disiapkan oleh GSS Storage serta daftar pemesanan kembali yang belum dikirimkan oleh vendor. Selain itu terdapat tautan ke halaman Request, Reorder dan tautan untuk Logout. Mengecek Permintaan yang Harus Disiapkan 2. Untuk mengecek permintaan yang harus disiapkan, GSS Storage dapat masuk ke halaman Request. Pada halaman ini terdapat daftar permintaan dengan status Approved. 33
3. Detail dari permintaan yang harus disiapkan dapat dilihat denga menekan tautan Detail yang ada pada daftar permintaan di halaman Request. Mengubah Status Permintaan 4. Setelah barang selesai disiapkan, GSS Storage dapat mengubah status permintaan menjadi Complete dengan menekan tautan Complete yang terdapat pada Detail Request. Mengecek Pemesanan Kembali 5. Untuk mengecek pemesanan kembali yang belum dikirim, GSS Storage dapat membuka halaman Reorder 34
6. Detail tentang pemesanan kembali dapat dilihat dengan menekan tautan Detail pada daftar pemesanan kembali. Memasukkan Data Pemesanan Kembali yang Telah Diantar (Penerimaan Barang) 7. Untuk memasukkan data pemesanan kembali yanh telah diantarkan oleh vendor, GSS Storage dapat masuk ke halaman Product Admission melalui tautan Admission yang ada pada halaman Detail Reorder. 35
8. Pada halaman Reorder Admission GSS Storage dapat memasukkan nomer invoice yang dating bersama barang yang dipesan kembali ke vendor. Nomer pemesanan kembali, vendor dan jumlah barang telah diambil dari database. Tekan tombol Insert Admission untuk memasukkan data penerimaan barang dan menambah stok barang. 36