Modul ke: Desain Struktur Organisasi: Kewenangan dan Pengendalian Fakultas Pasca Sarjanan Dr. Ir. Sugiyono, Msi. Program Studi Magister Manajemen www.mercubuana.ac.id Source: Jones, G.R.2004. Organizational Theory, Design, and Change. Fourth Ed. Pearson, New Jersey.
Kewenangan: Bagaimana dan Mengapa Diferensiasi Vertikal Terjadi Hierarki mulai muncul ketika organisasi mengalami masalah dalam koordinasi dan memotivasi karyawan Pembagian kerja dan spesialisasi membuat sulit untuk menentukan seberapa baik yang dilakukan individu Hampir tidak mungkin untuk menilai kontribusi individu terhadap kinerja ketika karyawan bekerja sama. Untuk mengatasi koordinasi dan motivasi masalah, organisasi dapat: Meningkatkan jumlah manajer untuk memantau, mengevaluasi, dan kinerja karyawan Meningkatkan jumlah tingkatan dalam hierarki manajerial, sehingga membuat kewenangan pada hierarki yang lebih tinggi 2
lanjutan Ukuran dan tinggi keterbatasan Organisasi tinggi: sebuah organisasi dimana hierarki memiliki banyak tingkat relatif terhadap ukuran organisasi Organisasi Flat: sebuah organisasi yang memiliki beberapa tingkat dalam hierarki relatif terhadap ukurannya 3
Gambar 5.1: Flat dan Tinggi Organisasi 4
Gambar 5.2: Hubungan Antara Ukuran Organisasi dan Tingkat Hierarki 5
Gambar 5.3: Jenis Hierarki Manajerial 6
Gambar 5.4: Hubungan Antara Ukuran Organisasi dan Ukuran Komponen Manajerial 7
lanjutan Masalah dengan hierarki tinggi: Masalah komunikasi: komunikasi membutuhkan waktu lebih lama dan kemungkinan akan terdistorsi Informasi dapat dimanipulasi untuk melayani kepentingan manajer sendiri Masalah Motivasi: ketika hierarki meningkat, perbedaan relatif dalam kewenangan yang dimiliki manajer di setiap tingkat menurun, seperti halnya tanggung jawab daerah mereka Tanggung jawab dan wewenang kurang bisa mengurangi motivasi Peningkatan biaya birokrasi: manajemen biaya 8
Lanjutan Masalah Hukum Parkinson Berpendapat bahwa jumlah manajer dan hierarki didasarkan pada dua prinsip Seorang manajer ingin memperbanyak bawahan, bukan saingan Manajer membuat pekerjaan satu sama lain Pekerjaan berkembang sehingga mengisi waktu yang tersedia 9
lanjutan Jumlah ideal tingkat hierarki ditentukan oleh: Prinsip rantai minimal perintah: suatu organisasi harus memilih jumlah minimum tingkat hierarki konsisten dengan tujuan dan lingkungan di mana ia beroperasi Jauhkan organisasi sedatar mungkin Rentang kendali: langsung mengelola jumlah bawahan manajer 10
lanjutan Faktor-faktor yang menentukan rentang yang tepat dari pengawasan Kebanyakan faktor penting adalah ketidakmampuan manajer untuk mengawasi peningkatan jumlah bawahan memadai Tampaknya ada batas untuk berapa lebar rentang seorang manajer pengawasan Tergantung pada kompleksitas dan keterkaitan tugas bawahan Kompleks dan berbeda tugas - rentang kecil pengawasan Tugas-tugas rutin dan setara (misalnya, produksi massal) - rentang besar kontrol 11
Gambar 5.7: Faktor-faktor yang Mempengaruhi Bentuk Hierarki 12
Pengendalian: Faktor yang Mempengaruhi Bentuk Hierarki Diferensiasi horizontal: sebuah organisasi yang dibagi menjadi subunit memiliki banyak hierarki yang berbeda, bukan hanya satu Setiap fungsi atau divisi memiliki hierarki sendiri Diferensiasi horizontal adalah cara utama organisasi dalam mempertahankan pengawasan atas karyawan tanpa meningkatkan jumlah tingkat hierarkis 13
Lanjutan Sentralisasi: dengan desentralisasi, pengawasan langsung manajerial kurang dibutuhkan Otoritas didelegasikan kepada tingkat yang lebih rendah Desentralisasi tidak menghilangkan kebutuhan bagi banyak tingkat hierarki dalam organisasi yang besar dan kompleks Membantu struktur yang relatif tinggi untuk menjadi lebih fleksibel dan mengurangi jumlah pengawasan langsung yang dibutuhkan Standardisasi: mengurangi kebutuhan untuk tingkat manajemen karena aturan dan SOP pengganti pengawasan langsung Mendapatkan kontrol atas karyawan dengan membuat perilaku dan tindakan mereka lebih mudah diprediksi 14
Prinsip-prinsip Birokrasi Hierarki dirancang Max Weber, sehingga hierarki efektif mengalokasikan pengambilan keputusan otoritas dan kontrol atas sumber daya Birokrasi: bentuk struktur organisasi dimana orang dapat bertanggung jawab atas tindakan mereka, karena mereka diwajibkan untuk bertindak sesuai dengan aturan dan prosedur standar operasi 6 prinsip birokrasi yang mendasari struktur organisasi yang efektif 15
lanjutan Prinsip satu dan dua menetapkan peran organisasi sebagai komponen dasar dari struktur organisasi Prinsip satu: birokrasi didasarkan pada konsep otoritas rasional-legal Otoritas Rasional-hukum: otoritas seseorang memiliki karena posisinya dalam suatu organisasi Hirarki harus didasarkan pada kebutuhan tugas, bukan pada kebutuhan pribadi Sikap dan keyakinan Rakyat tidak memainkan bagian dalam bagaimana birokrasi beroperasi Prinsip dua: peran Organisasi diadakan atas dasar kompetensi teknis, bukan karena status sosial, kekerabatan, atau faktor keturunan 16
lanjutan Tiga prinsip selanjutnya menentukan bagaimana proses diferensiasi harus dikontrol Prinsip tiga: tanggung jawab tugas dan pengambilan keputusan otoritas Peran dan hubungannya dengan peran lain dalam organisasi harus secara jelas ditentukan secara Sebuah pola yang jelas dan konsisten diferensiasi vertikal dan horizontal adalah fondasi bagi efektivitas organisasi Konflik peran: ketika dua atau lebih orang memiliki pandangan yang berbeda dari apa yang orang lain harus melakukan, dan sebagai hasilnya, membuat tuntutan yang saling bertentangan pada orang itu Peran ambiguitas: ketidakpastian yang terjadi bagi seseorang yang tugas atau wewenang tidak jelas 17
lanjutan Prinsip empat: organisasi peran dalam birokrasi adalah sedemikian rupa sehingga masing-masing kantor yang lebih rendah dalam hierarki berada di bawah kontrol dan pengawasan kantor yang lebih tinggi Organisasi harus diatur secara hierarki sehingga orang dapat mengenali rantai komando Prinsip lima: aturan, prosedur operasi standar, dan norma-norma harus digunakan untuk mengontrol perilaku dan hubungan di antara peran dalam sebuah organisasi Aturan dan SOP adalah petunjuk yang menentukan serangkaian tindakan yang dimaksudkan ditulis untuk mencapai akhir yang diberikan Norma yang tidak tertulis Aturan, SOP, dan norma-norma mengklarifikasi harapan masyarakat dan mencegah kesalahpahaman 18
lanjutan Prinsip enam: tindakan administratif, keputusan, dan aturan harus dirumuskan dan dituangkan secara tertulis Struktur birokrasi memberikan organisasi dengan memori Sejarah Organisasi tidak dapat diubah Ketika aturan dan keputusan tertulis, mereka menjadi pemandu resmi dengan cara organisasi bekerja 19
Keuntungan dari Birokrasi Ini menjabarkan aturan-aturan dasar untuk merancang sebuah hirarki organisasi yang efisien mengontrol interaksi antara anggota organisasi Peran masing-masing orang dalam organisasi jelas dijabarkan dan mereka dapat bertanggung jawab Peraturan tertulis mengenai reward and punishment karyawan mengurangi biaya penegakan dan mengevaluasi kinerja karyawan Ini memisahkan posisi dari orang tersebut Ini memberikan orang dengan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan mereka dan meneruskannya pada penerus mereka 20
Masalah Birokrasi Manajer gagal untuk benar mengontrol perkembangan hierarki organisasi Anggota organisasi datang untuk mengandalkan terlalu banyak pada aturan dan prosedur operasi standar (SOP) untuk membuat keputusan Overreliance tersebut membuat mereka tidak responsif terhadap kebutuhan pelanggan dan stakeholder lainnya 21
Manajemen dengan Tujuan Manajemen dengan tujuan (MBO): sistem evaluasi bawahan pada kemampuan mereka untuk mencapai tujuan organisasi tertentu atau standar kinerja dan untuk memenuhi anggaran operasi Langkah 1: tujuan dan sasaran spesifik ditetapkan pada setiap tingkat organisasi Langkah 2: Manajer dan bawahan mereka bersama-sama menentukan tujuan bawahan Langkah 3: Manajer dan bawahan mereka secara berkala meninjau kemajuan bawahan menuju tujuan pertemuan 22
Pengaruh Organisasi Informal Pengambilan keputusan dan koordinasi sering terjadi di luar saluran dirancang secara resmi sebagai orang berinteraksi Aturan dan norma kadang-kadang muncul dari interaksi orang, bukan dari aturan cetak biru resmi Manajer perlu mempertimbangkan struktur formal ketika mereka melakukan perubahan karena dapat mengganggu norma-norma informal yang bekerja Organisasi informal dapat meningkatkan kinerja organisasi 23
IT, Pemberdayaan, dan Tim Mandiri Penggunaan teknologi informasi (TI) membuat lebih mudah membandingkan biaya yang efektif merancang struktur untuk mengontrol bawahan berdasarkan: Pemberdayaan Penggunaan tim IT memberikan orang dengan informasi yang mereka butuhkan di semua tingkatan IT mendorong desentralisasi dan penggunaan tim 24
lanjutan Pemberdayaan: proses pemberian wewenang untuk membuat keputusan penting dan bertanggung jawab atas hasil mereka karyawan Swakelola tim: kelompok kerja self-lead yang terdiri dari orang-orang yang bersama-sama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tim menyelesaikan tujuannya Tim lintas fungsional: kelompok karyawan dari seluruh fungsi yang berbeda organisasi yang diberdayakan untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan kegiatan penciptaan nilai 25
Terima Kasih Dr. Ir. Sugiyono, MSi.