BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Perkembangan lingkup bisnis yang semakin meluas menuntut setiap perusahaan untuk menghasilkan data dan informasi dalam jumlah banyak setiap harinya, oleh karena itu banyak perusahaan yang mulai beralih untuk menerapkan suatu sistem dan teknologi informasi ke dalam proses bisnisnya. Hal ini dilakukan untuk mendukung perusahaan agar terus berjalan dengan stabil, berkembang dengan baik, dan memiliki daya saing tersendiri. Salah satu sistem yang saat ini banyak digunakan adalah Enterprise Resource Planning (ERP) yang memiliki fungsi dasar untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakili area bisnis tertentu. ERP menangani beberapa proses bisnis yang digunakan secara modular pada umumnya, seperti proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan, pengapalan, tagihan, dan akuntansi perusahaan. Oleh karena itu ERP dapat membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen kualitas, manajemen produksi, dan manajemen sumber daya. Saat ini telah banyak penyedia jasa atau vendor yang mengembangkan sistem berbasis ERP, mereka berlomba-lomba meningkatkan keunggulan daya saing produknya masing-masing untuk dapat digunakan sebagai best practice di dalam perusahaan. Salah satu vendor terkemuka yang saat ini produknya telah digunakan lebih dari 100.000 pelanggan di seluruh dunia yaitu SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing). SAP berkembang dengan pesat karena dianggap 1
2 dapat membantu perusahaan atau organisasi dalam mengendalikan bisnisnya sehingga dapat meningkatkan efektivitas serta efisiensi dalam proses bisnis perusahaan. Selain itu, fungsi SAP yang menggunakan sistem transaksi real time dan dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan pengguna, merupakan salah satu nilai tambah yang membuat SAP semakin menarik. Mulai dikembangkan sejak tahun 1972, umumnya perusahaan yang mengimplementasi SAP memiliki tujuan untuk mengurangi jumlah biaya serta meminimalisir anggaran juga waktu yang akan dihabiskan jika melakukan pengembangan dan pengujian sistem secara in-house. SAP juga memiliki level integrasi yang tinggi di antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementor. PT. BFR adalah salah satu anak perusahaan terkemuka di Indonesia, yaitu PT. AI, Tbk. PT. BFR bergerak dalam bidang bisnis otomotif, khususnya authorized reseller, layanan purna jual, dan used car seller. PT. BFR mulai menggunakan SAP sejak tahun 2007, setelah SAP diimplementasikan pada client PT. AI, Tbk di tahun 2005. Salah satu modul yang digunakan adalah modul Sales and Distribution (SD) untuk menunjang kegiatan penjualan dan pendistribusian unit mobil. Kondisi modul SD saat ini sudah dalam tahap penggunaan yang baik, fungsi-fungsinya juga sudah digunakan ke dalam kegiatan proses bisnis rutin, hanya saja pada beberapa proses bisnis operasional modul SD dirasakan kurang optimal ketika melakukan analisa dan reporting untuk bagian marketing. Fitur-fitur yang ada juga tidak bisa digunakan secara maksimal dikarenakan keterbatasan biaya dan tenaga ahli yang kurang memberikan pengarahan tentang modul SAP-SD itu sendiri.
3 Berdasarkan masalah yang ada maka perlu diadakan evaluasi terhadap sistem SAP-SD yang ada pada PT. BFR. Evaluasi akan dilakukan dengan mengidentifikasi gap yang mungkin akan diperbaiki atau tidak. Sebagai hasilnya akan ada usulan, rekomendasi, dan solusi untuk peningkatan kinerja SAP pada modul SD, khususnya di bagian marketing. 1.2 RUANG LINGKUP Ruang lingkup dalam melakukan evaluasi terhadap aplikasi SAP modul Sales and Distribution pada PT. BFR dijabarkan dalam poin sebagai berikut : 1. Penelitian berfokus pada aplikasi SAP R/3 modul Sales and Distribution, namun dalam kaitannya dengan proses bisnis yang berjalan pada alur kegiatan penjualan dan distribusi unit mobil terdapat relasi atau interaksi dengan modul Material Management. Berikut area fungsional yang terkait dalam penulisan skripsi ini, yaitu: Sales and Distribution meliputi: - Sales Processing Mencakup proses penjualan ke pelanggan yang diawali dengan adanya Surat Pemesanan Kendaraan (SPK) dan kemudian akan dicatat dalam sistem dalam bentuk transaksi sales order. - Delivery Processing Mencakup proses pengiriman unit mobil ke lokasi pelanggan. Proses ini akan dicatat dalam bentuk transaksi delivery order.
4 - Billing Process Mencakup proses penagihan atas pembelian unit mobil kepada pelanggan atau leasing. Transaksi ini akan dibuatkan dengan menggunakan billing document. Material Management meliputi: - Purchase Processing Mencakup proses pembelian jasa atas proses pembuatan surat surat kendaraan seperti STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan), BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor), dan Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (TNKB) kepada birojasa yang merupakan vendor dari PT. BFR. Dalam hal ini dokumen yang akan dibuat adalah purchase order dan pengurusan faktur polisi, STNK dan BPKB. 2. Proses bisnis Sales and Distribution pada PT. BFR sejak SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) sampai dengan billing process dan pembuatan STNK, BPKB, dan TNKB. Tidak mencakup penjualan mobil bekas.
5 1.3 TUJUAN DAN MANFAAT 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisis dan mengevaluasi proses bisnis Sales and Distribution untuk penjualan unit mobil, yang dilaksanakan oleh PT. BFR. 2. Menganalisis dan mengevaluasi kinerja penggunaan modul Sales and Distribution untuk penjualan unit mobil, yang telah diimplementasikan oleh PT. BFR. 3. Merancang solusi dari hasil evaluasi yang dilakukan pada proses bisnis dan kinerja modul Sales and Distribution milik PT. BFR. 1.3.2 Manfaat Adapun manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Memberikan hasil penelitian berupa analisis mengenai proses bisnis yang sudah berjalan dengan baik dan proses bisnis yang perlu diperbaiki. 2. Memberikan rekomendasi dan membantu perusahaan dalam penggunaan fungsi dari modul Sales and Distribution pada aplikasi SAP R/3 yang digunakan.
6 1.4 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi yang penulis gunakan dalam penyusunan skripsi ini antara lain terdiri dari : 1. Metode Pengumpulan Data a) Studi kepustakaan, yaitu sumber-sumber bahan materi diperoleh dari berbagai buku, artikel, karya ilmiah dll yang didapat dari media cetak maupun elektronik. b) Observasi secara langsung terhadap proses bisnis Sales and Distribution pada PT. BFR. c) Kuesioner diberikan kepada para user yang menggunakan aplikasi SAP R/3 modul Sales and Distribution. d) Wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis Sales and Distribution pada PT. BFR. 2. Fit/Gap Analysis, yaitu teknik melakukan evaluasi terhadap area fungsional di dalam sebuah proyek bisnis ataupun proses bisnis, dimana teknik ini mengidentifikasikan komponen-komponen yang fit untuk proses bisnis dan menemukan solusi bila mendapati gap. 3. Rapid Application Development (RAD), yaitu metode yang digunakan untuk menjabarkan langkah-langkah dalam proses pengembangan aplikasi dengan menekankan pada siklus yang pendek, singkat dan cepat. 1.5 SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5 (lima) bab yang akan dibahas secara lengkap pada masing-masing bab. Adapun pembagian bab tersebut adalah sebagai berikut :
7 BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisikan tentang latar belakang penelitian, pembahasan ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini memberikan penjelasan tentang teori-teori umum dan khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu terkait dengan modul Sales and Distribution. BAB 3 ANALISIS PROSES BISNIS SERTA MODUL SAP SALES AND DISTRIBUTION YANG BERJALAN. Bab ini menguraikan tentang gambaran umum perusahaan, struktur organisasi perusahaan, analisa proses bisnis berjalan, gambaran tentang sistem aplikasi SAP modul Sales and Distribution yang dioperasikan pada perusahaan, serta permasalahan yang timbul selama penggunaan modul tersebut. BAB 4 EVALUASI DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan mengenai rencana dan pelaksanaan pengembangan terhadap analisa sistem ERP modul Sales and Distribution untuk optimalisasi penggunaan SAP di masa mendatang. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup dari penyusunan skripsi yang berisi tentang kesimpulan atas hasil penelitian yang dilakukan serta saran dari penulis yang dapat digunakan sebagai tindak lanjut dalam peningkatan kinerja perusahaan di masa mendatang.