BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1. Riwayat Perusahaan PT. Langitan Segi Putera merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang pegadaian. PT. Langitan Segi Putera berdiri pada tanggal 15 Februari 2010 dan berlokasi di Grand Plaza B/10, Jalan Merdeka, Kota Tangerang. Pegadaian PT. Langitan Segi Putera berbeda dengan pegadaian dari pemerintah. Pegadaian dari pemerintah hanya menerima gadai untuk jenis dan merek barang tertentu. Sedangkan pegadaian PT. Langitan Segi Putera menerima hampir semua jenis dan merek barang elektronik, meliputi telepon genggam, laptop, handycam, televisi, monitor LCD, kamera digital, dan lemari es. Selain itu, pegadaian PT. Langitan Segi Putera juga menerima gadai untuk BPKB kendaraan bermotor, emas, dan barang berharga lainnya. Visi PT. Langitan Segi Putera adalah menjadi salah satu grup usaha yang diperhitungkan di Indonesia, dengan ruang lingkup berbagai usaha jasa. Misi PT. Langitan Segi Putera adalah memperkuat unit usaha simpan pinjam. 3.2. Struktur Organisasi Perusahaan 3.2.1. Struktur Organisasi 45

46 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Langitan Segi Putera 3.2.2. Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Director a) Bertanggung jawab terhadap perencanaan perusahaan, meliputi proses bisnis, visi, dan misi dari perusahaan b) Bertanggung jawab dalam keseluruhan sistem dalam perusahaan c) Bertanggung jawab kepada pemegang saham dengan membuat laporan kinerja perusahaan d) Pengambil keputusan tertinggi dalam perusahaan e) Menentukan kebijakan-kebijakan dalam perusahaan f) Menetapkan tugas dan wewenang bagi masing-masing karyawan g) Memimpin dan mengendalikan kegiatan dalam perusahaan

47 2. Assistant Director a) Mengambil peran Director ketika Director berhalangan b) Membantu pengambilan keputusan oleh Director 3. Branch Coordinator a) Mengurus ijin karyawan yang ada dalam cabang yang dipimpinnya b) Mengawasi sistem dan kinerja karyawan dalam suatu cabang 4. Debt Collector a) Menagih tunggakan dari pelanggan sesuai permintaan perusahaan 5. Finance and Administrator a) Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang kas perusahaan b) Membuat laporan harian dan bulanan perusahaan c) Memproses klaim atas biaya operasional perusahaan d) Memproses permohonan ijin karyawan di kantor cabang 6. Customer Service a) Melayani pelanggan secara langsung b) Memproses permohonan transaksi pelanggan c) Membantu penaksiran harga barang gadai 7. Warehouse a) Mengawasi keluar masuknya barang dari dan ke dalam gudang b) Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh barang yang ada dalam gudang

48 8. Marketing a) Melakukan promosi untuk menarik pelanggan 3.3. Prosedur yang Sedang Berjalan 3.3.1. Prosedur Pegadaian Barang Berharga 1. Pelanggan membawa barang berharga yang akan digadai ke PT. Langitan Segi Putera. 2. Customer Service menentukan nilai barang yang digadai berdasarkan pedoman harga barang gadai yang berlaku di PT. Langitan Segi Putera. 3. Setelah kesepakatan disetujui oleh kedua belah pihak, Customer Service membuat nota transaksi yang ditandatangi oleh pelanggan. 4. Nota transaksi tersebut kemudian diberikan kepada Finance and Administrator. 5. Finance and Administrator melakukan pengecekan ulang terhadap nota transaksi tersebut. 6. Jika nota transaksi dinyatakan valid, Finance and Administrator memberikan sejumlah uang sebesar nominal yang ada dalam nota transaksi dari kas perusahaan ke Customer Service, dan melakukan pencatatan transaksi ke dalam file excel. 7. Customer Service menukarkan nota transaksi dan sejumlah uang sebesar nominal yang ada dalam nota transaksi tersebut dengan barang yang digadaikan oleh pelanggan, dipotong dengan biaya

49 administrasi yang telah ditetapkan sebelumnya oleh kedua belah pihak. 8. Customer Service menyerahkan barang gadai kepada Warehouse. 9. Warehouse menyimpan barang gadai ke dalam gudang dan mencatat barang gadai yang diterimanya dari Customer Service ke dalam file excel. 3.3.2. Prosedur Pegadaian BPKB Kendaraan (Motor, Mobil) 1. Pelanggan membawa BPKB beserta kendaraan yang akan digadai ke PT. Langitan Segi Putera. 2. Customer Service menentukan nilai BPKB yang digadai berdasarkan pedoman harga barang gadai yang berlaku di PT. Langitan Segi Putera. 3. Customer Service mengecek kecocokan nomor mesin dan BPKB kendaraan yang digadai oleh pelanggan. 4. Setelah kesepakatan disetujui oleh kedua belah pihak, Customer Service membuat nota transaksi yang ditandatangi oleh pelanggan. 5. Nota transaksi tersebut kemudian diberikan kepada Finance and Administrator. 6. Finance and Administrator melakukan pengecekan ulang terhadap nota transaksi tersebut. 7. Jika nota transaksi dinyatakan valid, Finance and Administrator memberikan sejumlah uang sebesar nominal yang ada dalam nota

50 transaksi dari kas perusahaan ke Customer Service, dan melakukan pencatatan transaksi ke dalam file excel. 8. Customer Service menukarkan nota transaksi dan sejumlah uang sebesar nominal yang ada dalam nota transaksi tersebut dengan BPKB kendaraan yang digadaikan oleh pelanggan, dipotong dengan biaya administrasi yang telah ditetapkan sebelumnya oleh kedua belah pihak. 9. Customer Service menyerahkan BPKB kendaraan kepada Warehouse. 10. Warehouse menyimpan BPKB kendaraan ke dalam gudang dan mencatat BPKB kendaraan yang diterimanya dari Customer Service ke dalam file excel. 3.3.3. Prosedur Pelunasan Barang Berharga Sistem Jatuh Tempo 1. Pelanggan yang ingin melunasi barang yang telah digadaikannya sebelumnya datang ke PT. Langitan Segi Putera. 2. Customer Service mengecek nominal uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan untuk melunasi barang gadainya. Nominal uang tersebut terdiri dari harga barang gadai ditambah dengan bunga. 3. Bunga ditentukan berdasarkan selisih antara tanggal gadai dan tanggal pelunasan yang dilakukan oleh pelanggan. Untuk pelunasan yang dilakukan dalam jangka waktu 0-15 hari, dikenakan bunga sebesar 5%. Sedangkan untuk pelunasan yang dilakukan dalam jangka waktu 16-30 hari, bunga yang dibebankan sebesar 10%.

51 4. Bila pelunasan dilakukan dalam jangka waktu lebih dari 30 hari (diberikan toleransi keterlambatan selama 3 hari), maka pelanggan akan dikenakan denda sebesar 5%. 5. Bila dalam waktu 30 hari ditambah 3 hari toleransi keterlambatan itu pelanggan belum dapat melakukan pelunasan, maka pelanggan tidak dapat lagi melunasi barang gadainya dan PT. Langitan Segi Putera berhak menjual barang gadai tersebut kepada pelanggan lain. 6. Setelah Customer Service menerima pelunasan oleh pelanggan, Customer Service memberikan uang pelunasan tersebut kepada Finance and Administrator. 7. Finance and Administrator mencatat transaksi pelunasan barang gadai ke dalam file excel, lalu meminta Warehouse untuk mengeluarkan barang gadai dari gudang untuk kemudian diserahkan kepada pelanggan. Warehouse juga mencatat transaksi keluarnya barang gadai dari gudang tersebut. 8. Dalam jangka waktu tersebut, pelanggan juga dapat melakukan perpanjangan untuk barang gadainya. 9. Apabila pelanggan ingin melakukan perpanjangan untuk barang gadainya, maka pelanggan dianggap melunasi barang gadai dan kemudian melakukan transaksi gadai yang baru. Sehingga untuk melakukan perpanjangan, maka pelanggan akan dikenakan biaya administrasi kembali. 10. Perpanjangan tanggal jatuh tempo hanya dapat dilakukan maksimal tiga kali untuk setiap barang gadai.

52 3.3.4. Prosedur Pelunasan BPKB Kendaraan dengan Sistem Jatuh Tempo 1. Pelanggan yang ingin melunasi BPKB kendaraan yang telah digadaikannya sebelumnya datang ke PT. Langitan Segi Putera. 2. Customer Service mengecek nominal uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan untuk melunasi BPKB kendaraannya. Nominal uang tersebut terdiri dari harga BPKB kendaraan ditambah dengan bunga. 3. Bunga ditentukan berdasarkan selisih antara tanggal gadai dan tanggal pelunasan yang dilakukan oleh pelanggan. Untuk pelunasan yang dilakukan dalam jangka waktu 0-15 hari, dikenakan bunga sebesar 5%. Sedangkan untuk pelunasan yang dilakukan dalam jangka waktu 16-30 hari, bunga yang dibebankan sebesar 10%. 4. Bila pelunasan dilakukan dalam jangka waktu lebih dari 30 hari (diberikan toleransi keterlambatan selama 3 bulan), maka pelanggan akan dikenakan denda sebesar 2%. 5. Bila dalam waktu 30 hari ditambah 3 bulan toleransi keterlambatan itu pelanggan belum dapat melakukan pelunasan, maka pelanggan tidak dapat lagi melunasi BPKB kendaraannya dan PT. Langitan Segi Putera berhak menyita dan menjual kendaraan yang telah digadai tersebut kepada pelanggan lain. 6. Dalam jangka waktu tersebut, pelanggan dapat melakukan perpanjangan untuk BPKB kendaraannya.

53 7. Apabila pelanggan ingin melakukan perpanjangan untuk BPKB kendaraannya, maka pelanggan dianggap melunasi BPKB kendaraan tersebut dan kemudian melakukan transaksi gadai yang baru. Sehingga untuk melakukan perpanjangan, maka pelanggan akan dikenakan biaya administrasi kembali. 8. Perpanjangan tanggal jatuh tempo hanya dapat dilakukan maksimal tiga kali untuk setiap BPKB kendaraan. 3.3.5. Prosedur Pelunasan Dengan Sistem Angsuran 1. Pelanggan diwajibkan untuk membayar angsuran per bulan sebanyak 6 kali untuk melunasi BPKB kendaraan yang digadaikannya. 2. Pelanggan melakukan pembayaran dengan datang ke PT. Langitan Segi Putera. 3. Customer Service akan menerima pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan kemudian menyerahkan uang pembayaran tersebut kepada Finance and Administrator. 4. Apabila pelanggan membayar lebih dari batas waktu yang ditentukan, dikenakan denda sebesar Rp. 3.000,00 per hari keterlambatan. 5. Finance and Administrator akan mencatat pembayaran tersebut ke dalam file excel.

54 6. Jika pelanggan tidak melakukan pembayaran sebanyak tiga bulan berturut-turut, maka PT. Langitan Segi Putera berhak menyita dan menjual kendaraan tersebut. 3.3.6. Prosedur Penjualan Barang Gadai yang Telah Jatuh Tempo 1. Setiap akhir minggu, Warehouse akan mengecek tanggal jatuh tempo dari setiap barang gadai yang ada di dalam gudang. 2. Jika ada barang gadai yang telah jatuh tempo dan sudah tidak dapat dilunasi lagi oleh pelanggan, PT. Langitan Segi Putera berhak untuk menjual barang gadai tersebut kepada pelanggan lain. 3. Hasil penjualan barang tersebut akan diserahkan kepada Finance and Administrator yang akan mencatat pemasukan kas tersebut ke dalam file excel. 3.3.7. Prosedur Pembelian Barang dari Pembeli secara Langsung 1. Pelanggan yang ingin menjual barang berharganya datang ke PT. Langitan Segi Putera. 2. Customer Service akan menaksir harga yang cocok untuk barang yang akan dibeli dari pelanggan. 3. Setelah kedua belah pihak setuju dengan harga barang tersebut, Customer Service membuat nota transaksi pembelian. 4. Nota transaksi tersebut kemudian diberikan kepada Finance and Administrator.

55 5. Finance and Administrator melakukan pengecekan ulang terhadap nota transaksi tersebut. 6. Jika nota transaksi dinyatakan valid, Finance and Administrator memberikan sejumlah uang sebesar nominal yang ada dalam nota transaksi dari kas perusahaan ke Customer Service, dan melakukan pencatatan transaksi ke dalam file excel. 7. Customer Service menukarkan nota transaksi dan sejumlah uang sebesar nominal yang ada dalam nota transaksi tersebut dengan barang yang dijual oleh pelanggan. 8. Customer Service menyerahkan barang berharga kepada Warehouse. 9. Warehouse menyimpan barang berharga ke dalam gudang dan mencatat barang berharga yang diterimanya dari Customer Service ke dalam file excel. 3.3.8. Prosedur Penjualan Hasil Pembelian Barang dari Pelanggan 1. Barang berharga hasil pembelian secara langsung dari pelanggan dapat langsung dijual oleh PT. Langitan Segi Putera kepada pelanggan lain. 2. Hasil penjualan barang tersebut akan diserahkan kepada Finance and Administrator yang akan mencatat pemasukan kas tersebut ke dalam file excel.

56 3.3.9. Prosedur Peminjaman Uang Tanpa Jaminan dari Pelanggan 1. Pelanggan yang ingin meminjam uang dapat datang ke PT. Langitan Segi Putera. 2. Customer Service menegosiasikan kesepakatan pinjaman uang dengan pelanggan. 3. Setelah kesepakatan pinjaman telah disetujui oleh kedua belah pihak, Customer Service akan membuat tabel pinjaman sesuai dengan pinjaman uang yang dilakukan oleh pelanggan. 4. Customer Service akan meminta sejumlah uang sebesar pinjaman yang dilakukan oleh pelanggan kepada Finance and Administrator. 5. Finance and Administrator akan mencatat transaksi pinjaman tersebut ke dalam file excel. 6. Pelanggan melunasi pinjamannya dengan membayar angsuran setiap hari kerja (Senin-Sabtu) sebesar angsuran yang telah disepakati sebelumnya. 7. Jika pelanggan tidak dapat membayar angsurannya pada hari tertentu, maka pembayaran angsurannya itu akan diakumulasikan pada hari berikutnya dan tidak mendapatkan denda. 8. Denda hanya berlaku apabila pelanggan tidak membayar angsuran selama tiga hari berturut-turut. Denda yang dikenakan ditentukan berdasarkan kesepakatan pada awal perjanjian peminjaman.

57 3.4. Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram) 3.4.1. Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks PT. Langitan Segi Putera

58 3.4.2. Diagram Nol Gambar 3.3 Diagram Nol PT. Langitan Segi Putera

59 3.5. Permasalahan yang Dihadapi 1. Sering terjadi kesalahan pencatatan data transaksi yang menyebabkan kerugian yang tidak sedikit. Kesalahan pencatatan data transaksi ini disebabkan oleh pencatatan yang masih dilakukan secara manual ke dalam file excel sehingga dapat terjadi kesalahan dalam penginputan data. 2. Kesulitan dalam melacak dan memperbaiki kesalahan penyimpanan data. 3. Kesulitan dalam melihat daftar barang yang ada di gudang dikarenakan penyimpanan data yang tidak teratur di dalam file excel. 4. Kesulitan dalam melihat daftar barang gadai yang sudah jatuh tempo dan boleh dijual. Karena pengecekan tanggal jatuh tempo dari barang gadai dilakukan setiap seminggu sekali, barang yang seharusnya telah dapat dijual masih tersimpan di dalam gudang. 5. Kesulitan dalam menjaga keamanan data karena data transaksi dalam file excel dapat diubah secara bebas oleh karyawan perusahaan. 6. Kesulitan dalam mencocokkan/menyesuaikan data antara data di bagian Finance and Administrator dan di bagian Warehouse. Hal ini disebabkan karena penginputan data barang dilakukan sebanyak dua kali, di bagian Finance and Administrator dan juga di bagian Warehouse, sehingga tidak adanya integrasi antara kedua data tersebut. 3.6. Alternatif Pemecahan Masalah 1. Dirancang suatu basis data yang dapat meliputi seluruh data transaksi PT. Langitan Segi Putera sehingga data lebih terintegrasi dalam suatu sistem.

60 2. Dikembangkan suatu sistem aplikasi berbasis desktop untuk membantu sistem pegadaian PT. Langitan Segi Putera. 3. Dirancang fitur untuk memberikan notification/alert kepada karyawan mengenai barang gadai yang telah jatuh tempo dan siap untuk dijual.