BAB IV PEMBAHASAN Pemeriksaan Operasional merupakan suatu pemeriksaan atas kegiatan yang dilakukan dari sudut pandang manajemen dengan tujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitas dari setiap operasional dan menilai kinerja suatu fungsi dengan membandingkan dengan kebijakan operasi perusahaan dan tujuan perusahan. Pemeriksaan operasional yang dilaksanakan pada PT ISM Tbk Bogasari Flour Mills adalah pemeriksaan operasional terhadap pendistribusian untuk menilai kinerja suatu fungsi distribusi terhadap kebijaksanaan operasi serta prosedur perusahaan. Dalam pelaksanaannya, pemeriksaan operasional terhadap pendistribusian terbagi dalam beberapa tahap, yaitu tahap Survei Pendahuluan, tahap Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen, tahap Pemeriksaan lanjutan dan tahap Pelaporan. IV.1 Survei Pendahuluan Dalam survei pendahuluan, langkah pertama yang dilakukan adalah melakukan survei terhadap perusahaan yang menjadi obyek penelitian. Survei pendahuluan dilakukan dengan maksud untuk mengumpulkan informasi yang bersifat umum mengenai semua aspek penting yang ada di perusahaan. 53
Hal ini dilakukan untuk lebih mengenal tentang perusahaan dan untuk menentukan masalah yang perlu diteliti lebih mendalam serta mengetahui kekuatan maupun kelemahan yang ada dalam perusahaan, khususnya dalam hal kegiatan distribusi. Dalam melakukan pemeriksaan operasional terhadap pendistribusian produk pada PT ISM tbk Bogasari Flour mills berikut adalah langkah langkah dalam melakukan survei pendahuluan : 1. Melakukan pembicaraan pendahuluan dengan pihak direktur, manajer perdagangan dan manajer operasional umum serta menjelaskan tujuan dan cara pemeriksaan yang akan dilakukan. 2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai: a. Gambaran umum perusahaan, yaitu mengenai struktur organisasi perusahaan, uraian tugas masing masing bagian yang ada di perusahaan, sejarah singkat perusahaan dan kegiatan usaha perusahaan. b. Prosedur dan kebijakan yang ada di perusahaan terutama yang berhubungan dengan kegiatan distribusi. c. Mengumpulkan informasi tambahan yang diperlukan. 3. Melakukan wawancara dengan bagian penjualan, bagian distribusi dan bagian gudang untuk mengetahui kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan penulis juga melakukan wawancara dengan bagian personalia untuk memperoleh data mengenai gambaran umum perusahaan termasuk; sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi perusahaan. 54
4. Melakukan kunjungan baik ke kantor maupun ke gudang perusahaan untuk mengamati secara langsung kegiatan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan. 5. Mempelajari tahapan dalam kegiatan distribusi yang dilakukan PT ISM tbk Bogasari Flour Mills mulai dari penjualan, pengeluaran barang, pengiriman dan proses penagihan. 6. Mempelajari pengendalian intern kegiatan distribusi pada PT ISM tbk Bogasari Flour Mills untuk kemudian mengevaluasi pengendalian intern tersebut serta mendeteksi kelemahan kelemahan atas pengendalian yang ada. 7. Memberikan kuesioner yang berhubungan dengan kegiatan distribusi perusahaan. 8. Mengevaluasi hasil kuesioner, wawancara dan pengamatan yang telah dilakukan. 9. Membuat ikhtisar atas temuan - temuan yang diperoleh. Dari hasil survei pendahuluan yang telah dilakukan, penulis memperoleh data dan informasi antara lain : 1. Diperoleh informasi mengenai gambaran umum, latar belakang dan sejarah perusahaan baik lisan maupun tulisan. 2. Struktur organisasi yang diterapkan oleh PT ISM tbk Bogasari Flour Mills adalah struktur organisasi garis dimana kekuasaan mengalir langsung dari atasan kepada bawahan. 55
3. Uraian tugas dituangkan secara tertulis, sehingga setiap bagian dapat melaksanakan tugas sesuai dengan kebijakan yang tertulis tersebut. 4. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan secara langsung diketahui bahwa PT ISM tbk Bogasari Flour Mills telah memiliki fasilitas gudang yang memadai yaitu area gudang yang cukup luas, gudang telah dilengkapi alat alat keamanan seperti alarm, alat pemadam kebakaran, ventilasi dan semua persediaan yang ada telah diasuransikan. 5. Untuk setiap dokumen yang digunakan dalam kegiatan distribusi telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dokumen telah bernomor urut cetak. IV.2 Penelaahan dan Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen atas Kegiatan Distribusi Setelah melakukan evaluasi hasil kuesioner, wawancara dan pengamatan atas kegiatan distribusi pada PT ISM tbk Bogasari Flour Mills, penulis kemudian melakukan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern tersebut. Tujuannya adalah agar dapat ditarik suatu simpulan atas pelaksanaan pemeriksaan operasional atas kegiatan distribusi pada PT ISM tbk Bogasari Flour Mills. Dari hasil Internal Control Questionnaires yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa PT ISM tbk Bogasari Flour Mills memiliki sistem dan prosedur kegiatan atas distribusi yang cukup memadai, yaitu: 56
1. Kegiatan distribusi dilakukan oleh bagian pengiriman berdasarkan Surat Jalan dari bagian gudang. Setiap kegiatan distribusi barang selalu dilengkapi dengan formulir yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 2. Setiap transaksi penjualan, bagian penjualan membuat Surat Pesanan Penjualan yang telah diotorisasi oleh bagian penjualan. Hal ini berarti perusahaan telah memiliki sistem otorisasi pencatatan penjualan yang baik. 3. Barang yang akan dikirim selalu dibuatkan Bukti Pengeluaran Barang, sebagai bukti bahwa bagian gudang telah mengeluarkan barang sesuai dengan pesanan. 4. Adanya catatan catatan persediaan yang selalu dicocokkan dengan jumlah fisiknya, sedikitnya tiga kali dalam setahun. 5. Fasilitas gudang sudah memadai seperti adanya penerangan yang cukup, ventilasi, tersedianya alat pemadam kebakaran dan alarm. 6. Kegiatan distribusi dijalankan sesuai dengan anggaran yang telah disusun. 7. Adanya kerja sama yang baik antar karyawan bagian distribusi dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. 8. Saluran distribusi yang digunakan telah dapat memenuhi kebutuhan konsumen. 9. Komunikasi yang berjalan lancar dengan para distributor dalam keperluan distribusi. 57
Namun ada beberapa hal penting yang perusahaan perlu perhatikan yaitu: 1. Adanya pengiriman yang terlambat yang disebabkan perusahaan tidak memiliki safety stock dalam jumlah yang cukup. 2. Adanya retur penjualan yang diakibatkan karena barang yang dikirim rusak/ cacat. 3. Tidak adanya pemisahaan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian pengeluaran barang di bagian gudang. IV.3 Program Pemeriksaan Program pemeriksaan adalah suatu langkah (prosedur) yang harus dilakukan agar tujuan pemeriksaan yang telah ditetapkan tercapai. Program pemeriksaan harus flexible, dalam arti sesuai dengan kondisi dengan tidak meninggalkan prinsip, standar, dan teknik yang berlaku. Di dalam program pemeriksaan terdapat dua hal pokok : a. Tujuan Pemeriksaan (Audit Objective) b. Prosedur Pemeriksaan (Audit Procedures) Dengan adanya prosedur dalam program pemeriksaan operasional, maka dapat memberikan suatu petunjuk terinci mengenai kegiatan pemeriksaan yang dilakukan dan akan dapat mencapai suatu sasaran pemeriksaan yang telah ditentukan. 58
Berikut ini adalah program pemeriksaan atas kegiatan distribusi pada PT ISM tbk Bogasari Flour Mills, yaitu: 1. Pemeriksaan Prosedur Pengeluaran Barang Tujuan dilakukannya pemeriksaan atas prosedur pengeluaran barang adalah untuk menilai efektivitas atas prosedur pengeluaran barang oleh bagian gudang. Prosedur Pengeluaran Barang: 1. Lakukan wawancara dengan pihak terkait untuk mengetahui prosedur pengeluaran barang di perusahaan. 2. Pelajari dan evaluasi prosedur pengeluaran yang dilakukan untuk mengetahui apakah ada kemungkinan tidak efektif dan tidak efisien. 3. Periksa apakah setiap pengeluaran barang telah sesuai dengan order yang diberikan oleh bagian penjualan. 4. Periksa apakah setiap pengeluaran barang dari gudang selalu disertai dengan Surat Pengeluaran Barang yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 5. Periksa apakah terdapat pemisahan tugas antara bagian gudang, pengiriman dan pengeluaran. 6. Amati pelaksanaan yang dilakukan oleh pihak yang terkait. 7. Buat simpulan audit dengan memberikan saran dan rekomendasi serta mendiskusikan dengan pihak manajemen. 59
2. Pemeriksaan Prosedur Pengiriman Barang Tujuan dilakukannya pemeriksaan atas proses pengiriman barang adalah untuk menilai apakah proses pengiriman telah dilakukan secara efektif dan efisien dan untuk mengetahui apakah barang yang dikirim sesuai dengan permintaan dan telah lengkap dokumen pengirimannya. Prosedur Pemeriksaan Pengiriman Barang 1. Lakukan wawancara dengan pihak yang terkait dengan pengiriman barang untuk mengetahui prosedur pengiriman barang di perusahaan. 2. Pelajari dan evaluasi prosedur pengiriman yang dilakukan untuk mengetahui apakah ada kemungkinan tidak efektif dan tidak efisien. 3. Periksa apakah setiap pengiriman telah sesuai dengan surat pesanan penjualan yang diberikan oleh bagian penjualan. 4. Periksa apakah bagian pengiriman melakukan pemeriksaan antara barang yang disiapkan dengan bukti pengeluaran barang dan surat jalan dari bagian gudang. 5. Periksa apakah setiap pengiriman diawasi oleh bagian gudang dan diperiksa ulang serta telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 6. Periksa apakah terdapat pemisahaan tugas antara bagian penjualan, gudang, pengiriman dan penagihan. 7. Amati pelaksanaan yang dilakukan oleh pihak yang terkait. 8. Deteksi apakah terdapat kelemahan dalam mekanisme pengiriman produk perusahaan terkait dengan efisien dan efektif. 60
9. Buat simpulan audit dengan memberikan saran dan rekomendasi serta mendiskusikan dengan pihak manajemen. IV.4 Laporan atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi Dari hasil pemeriksaan yang dilakukan berdasarkan hasil wawancara, observasi dan kuesioner yang telah sesuai dengan program pemeriksaan terhadap pendistribusian produk, ditemukan beberapa kelemahan dalam pelaksanaan prosedur dan kebijakan yang dibuat oleh manajemen. Berikut ini disajikan hasil temuan dan rekomendasi yang dibuat berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan atas pendistribusian produk : 1. Pengiriman barang yang dilakukan tidak selalu tepat waktu. Distribusi merupakan bagian terpenting dalam memasarkan produk perusahaan. Distribusi yang berjalan tidak lancar akan berdampak pada terhambatnya konsumen dalam memenuhi kebutuhannya. Agar distribusi dapat selalu berjalan dengan lancar, maka perusahaan harus selalu mengontrol jalannya distribusi produk agar pengiriman dapat berjalan tepat waktu. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya diketahui bahwa pengriman barang oleh perusahaan ke pelanggan tidak selalu tepat waktu. Kebijakan perusahaan menetapkan bahwa pengiriman barang harus dilakukan perusahaan secara tepat waktu untuk menghindari ancaman keluhan dari pelanggan mengenai ketepatan pengiriman barang. Keluhan dari pelanggan tersebut akan dapat mempengaruhi 61
kondisi perusahaan baik dari segi financial perusahaan maupun dari segi management perusahaan. Terlambatnya pengiriman barang terjadi karena perusahaan tidak memiliki safety stock dalam jumlah yang memadai dalam mengatasi permintaan pelanggan. Pengiriman barang yang tidak tepat waktu akan berdampak pada menurunnya tingkat penjualan perusahaan dan juga dapat mengakibatkan hilangnya citra perusahaan di mata pelanggan yang dapat membuat pelanggan mencari supplier lain. Sebaiknya perusahaan memiliki safety stock dalam jumlah yang tepat untuk menghindari kekurangan persediaan. Selain itu, sebaiknya perusahaan melakukan suatu pemantauan yang efektif untuk menjamin ketepatan pengiriman baik dalam hal ketepatan waktu, kuantitas maupun kualitas produk. 2. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan bagian pengeluaran oleh bagian gudang. Di dalam struktur organisasi dijelaskan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam perusahaan. Namun dalam prakteknya ditemukan adanya perangkapan tugas antara bagian penerimaan barang dengan bagian pengeluaran oleh bagian gudang. Untuk menciptakan praktek yang sehat dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, maka bagian penerimaan harus terpisah dari bagian pengeluaran. Hal ini perlu dilakukan guna menghindari 62
perusahaan akan terjadinya penyimpangan dan kelalaian di dalam melaksanakan tugasnya. Penyebab dari masalah ini adalah karena perusahaan beranggapan bahwa dengan adanya penggabungan kedua bagian tersebut kegiatan operasional perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien serta juga tidak adanya suatu kebijakan yang mengharuskan bagian penerimaan terpisah dari bagian pengeluaran barang. Dengan adanya pelaksanaan tugas oleh satu bagian atau satu orang saja dalam menyelesaikan tugasnya dari awal hingga akhir, dapat memungkinkan terjadinya penyalahgunaan wewenang dan kecurangan kecurangan yang dapat merugikan perusahaan sehingga tidak terciptanya sistem pengendalian yang baik di perusahaan. Oleh karena itu sebaiknya bagian penerimaan terpisah dari bagian pengeluaran dalam arti pekerjaan tidak diselesaikan oleh satu orang saja untuk itu perusahaan perlu menunjuk satu orang yang mampu menangani salah satu fungsi tersebut. 3. Terdapatnya retur penjualan karena barang rusak atau cacat. Pelanggan mengeluh bahwa barang yang dikirim perusahaan telah rusak/ cacat dan meretur barang barang tersebut ke perusahaan untuk digantikan dengan barang dalam kondisi yang baik. Perusahaan menetapkan suatu kebijakan bahwa barang yang dikirim ke pelanggan harus dalam kondisi baik. Hal ini dilakukan untuk menghindari keluhan dari pelanggan akan kualitas barang perusahaan 63
dan juga untuk memberikan kesan kepada pelanggan akan mutu kualitas barang perusahaan. Penyebab masalah ini terjadi karena perusahaan kurang meningkatkan quality control sehingga barang yang sudah rusak ataupun cacat masih tetap dikirim ke pelanggan dan juga mungkin dapat disebabkan karena barang yang dikirim ke pelanggan rusak saat pengiriman. Dengan tidak adanya quality control maka memungkinkan penurunan tingkat penjualan perusahaan yang berakibat pada menurunnya laba perusahaan. Hal ini disebabkan karena pelanggan membatalkan pesanannya serta juga reputasi perusahaan di mata pelanggan menjadi tidak baik. Oleh karena itu sebaiknya perusahaan meningkatkan quality control sebelum pengiriman barang dilakukan, karena dengan adanya quality control maka jika ditemukan adanya barang yang rusak maka perusahaan dapat menggantinya dengan barang yang baru. 64