BAB 2 KONSEP DASAR CORPORATE EVENT 2.1 Learning Outcomes Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan memahami konsep dasar corporate event (CE), yang mencakup: pengertian manajemen even, Pengertian CE, Tujuan Penyelenggaraan CE, Jenis dan Bentuk CE, Kebutuhan CE, Mengidentifikasi Kebutuhan CE 2.2 Pengertian Manajemen Even Untuk memahami pengertian dari manajemen even, ada baiknya terlebih dahulu memahami pengertian manajemen. Ada beberapa pendekatan untuk memahami pengertian manajemen. Dalam sub bab ini akan dibahas dua pendekatan, yaitu pendekatan dari arti kata dan pendekatan secara proses. Manajemen bisa diterjemahkan dari bahasa Inggris management, yang merupakan kata benda. Kata kerjanya adalah to manage, yang artinya mengelola. Terkait dengan kata mengelola, akan timbul pertanyaan dan jawaban sebagai berikut: Tabel 1.1 Pertanyaan dan Jawaban Mengelola Sebuah Kegiatan Pertanyaan Jawaban a. Apa yang dikelola? Sumber daya kegiatan, yang meliputi Manusia, Money, Material, Methode, Machines, Measurement, Environment b. Siapa yang mengelola? Pemilik sumber daya, yaitu para pengelola c. Mengapa mereka Karena ingin mewujudkan tujuan mengelola? d. Dimana mengelolanya? Mereka mengelola di organisasinya e. Kapan mengelolanya? Dalam suatu kurun waktu yang telah ditetapkan f. Bagaimana Melalui suatu proses pengelolaan untuk mengelolanya? mewujudkan tujuan yang telah ditentukan 10
sebelumnya, secara efektip dan efisien. Pengertian manajemen dari pendekatan proses adalah seperti jawaban pertanyaan terakhir pada table di atas, yaitu suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, secara efektip dan efisien. Adapun proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan adalah: a. merencanakan, yaitu merencanakan kebutuhan sumberdaya yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan kegiatan. b. mengorganisir, yaitu menentukan organisasi pelaksana kegiatan,yang meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pelaksana kegiatan. c. melaksanakan, yaitu melaksanakan kegiatan sesuai dengan tugas dan tanggung-jawab masing-masing dengan menggunakan sumber daya sesuai dengan yang sudah direncanakan. d. mengevaluasi kegiatan, yaitu mencocokkan hasil yang sudah diperoleh dalam melaksanakan kegiatan dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, secara efektip dan efisien. Maksudnya adalah untuk mengetahui apakah hasil yang diperoleh sudah sesuai dengan tujuan yang direncanakan (efektip), dengan menggunakan sumber-daya yang seminimal mungkin (efisien). Setelah memahami pengertian manajemen, sekarang akan dibahas pengertian even. Secara singkat even dapat diartikan sebagai acara. Menurut Any Noor (2009:7) definisi dari event adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia, baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu. Dari definisi di atas, dapat diketahui bahwa even adalah: merupakan sebuah kegiatan dilakukan secara individu atau kelompok terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama 11
diselenggarakan untuk tujuan tertentu melibatkan lingkungan masyarakat diselenggarakan pada waktu tertentu. Mengingat even adalah merupakan suatu kegiatan, tentunya pengertian manajemen dapat diterapkan pada even. Dengan demikian pengertian manajemen even secara singkat dapat diartikan sebagai pengelolaan suatu acara. Sehingga akan timbul pertanyaan dan jawaban sebagai berikut: Tabel 1.2 Pertanyaan dan Jawaban Mengelola Sebuah Acara Pertanyaan Jawaban a. Apa yang dikelola? Sumber daya sebuah acara, yang meliputi manusia pada lingkungan masyarakat tertentu, uang, material, metode, sarana, ukuran atau tata-nilai yang terikat secara adat, budaya, tradisi, agama, dan Lingkungan masyarakat tertentu. b. Siapa yang mengelola? Individu (perorangan) atau kelompok (organisasi) c. Mengapa mereka Karena ingin mewujudkan tujuan mengelola? d. Dimana mengelolanya? Lingkungan masyarakat tertentu e. Kapan mengelolanya? Dalam suatu kurun waktu yang telah ditetapkan f. Bagaimana mengelolanya? Melalui suatu proses pengelolaan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, secara efektip dan efisien. Kemudian jika diterangkan dengan pendekatan proses, manajemen even adalah suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, secara efektip dan efisien. Adapun tahapan prosesnya adalah: a. merencanakan, yaitu merencanakan kebutuhan sumberdaya yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan melalui penyelenggaraan sebuah acara. b. mengorganisir, yaitu menentukan organisasi pelaksana sebuah acara,yang meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pelaksana suatu acara. 12
c. melaksanakan, yang melaksanakan suatu acara sesuai dengan tugas dan tanggung-jawab masing-masing dengan menggunakan sumber daya sesuai dengan yang sudah direncanakan. d. mengevaluasi kegiatan, yaitu mencocokkan hasil yang sudah diperoleh dalam melaksanakan suatu acara secara efektip dan efisien, dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 2.3 Pengertian Corporate Event (CE) Dari Tabel 1.2 diketahui bahwa yang mengelola sebuah acara atau even adalah individu (perorangan) atau kelompok (organisasi). Dengan demikian yang dimaksud dengan corporate event adalah suatu acara yang dikelola atau diselenggarakan oleh atau untuk sebuah organisasi. Tentunya acara ini diselenggarakan dalam rangka mewujudkan tujuan sebuah organisasi. 2.4 Tujuan Penyelenggaraan CE Seperti telah disebutkan pada pembahasan sebelumnya bahwa suatu acara yang diselenggarakan oleh subuah organisasi adalah dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi tersebut. Jadi jelaslah bahwa tujuan penyelenggaraan corporate event adalah membantu mewujudkan tujuan organisasi. Baik itu tujuan jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang. Tujuan jangka pendek biasanya dijangkau dalam waktu 1 tahun. Tujuan ini diwujudkan melalui program kerja tahunan. Kemudian tujuan jangka menengah biasanya dijangkau dalam waktu 5 tahun. Tujuan ini diwujudkan secara bertahap melalui program kerja tahunan. Selanjutnya tujuan jangka panjang akan dijangkau dalam waktu lebih dari 5 tahun. Tujuan ini tercermin pada visi dan misi organisasi. Dengan demikian penyelenggaraan corporate event sebenarnya lebih banyak difungsikan untuk membantu mewujudkan program kerja tahunan. Namun tidak tertutup kemungkinan secara tidak langsung membantu mewujudkan tujuan jangka menengah dan jangka panjang. 2.5 Jenis dan Bentuk corporate event Pengelompokkan jenis corporate events dapat dilakukan berdasarkan pendekatan-pendekatan sebagai berikut: 13
a. Berdasarkan fungsi yang ada pada organisasi, antara lain dapat dikelompokkan menjadi: Even Marketing, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam rangka mewujudkan tujuan dari fungsi marketing. Contoh acara yang masuk dalam kelompok ini adalah launcing product, mengikuti pameran untuk meningkatkan penjualan, dan berbagai acara promosi produk. Even Personalia, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam rangka mewujudkan tujuan dari fungsi personalia. Contoh acara yang masuk dalam kelompok ini adalah pelatihan karyawan, mengikuti bursa tenaga kerja, outbond untuk meningkan kerja sama karyawan. 14
Even Kelembagaan, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam rangka mewujudkan tujuan dari fungsi kelembagaan. Contoh acara yang masuk dalam kelompok ini adalah pelantikan pejabat, penanda-tanganan MoU, dan pisah-kenal pimpinan. Even Kehumasan, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam rangka mewujudkan tujuan dari fungsi kehumasan. Contoh acara yang masuk dalam kelompok ini adalah mengikuti pameran pembangunan, menyelenggarakan kegiatan social, dan pemberian penghargaan kepada relasi kerja. 15
b. Berdasarkan tingkat formalitas penyelenggaraannya, dapat dikelompokkan menjadi: Acara Formal, yaitu acara yang memiliki aturan dan prosedur yang baku, yang harus diikuti oleh semua yang terlibat dalam acara tersebut. Acara ini memiliki susunan acara yang pasti, menggunakan bahasa resmi atau formal, dan menggunakan busana yang sesuai dengan ketentuan. Contoh acara ini adalah Upacara Peringatan Ulang Tahun Kemerdekaan, Upacara Pelantikan Pejabat, dan Wisuda. Acara Semi Formal, yaitu acara yang memiliki aturan dan prosedur yang tidak terlalu baku atau resmi. Acara ini memiliki susunan acara yang terstruktur, menggunakan bahasa yang tidak terlalu resmi tetapi masih dengan bahasa yang baik dan sopan, dan menggunakan 16
busana yang kadang ditentukan dan kadang bebas. Contoh acara ini adalah malam pentas seni, peresmian kantor baru, dan ulang tahun perusahaan. Acara Tidak Formal,yaitu yang memiliki susunan acara tertentu, tetapi tidak terlalu diatur tentang penggunaan bahasa dan tata busananya. Contoh acara ini adalah lomba-lomba, talk show,ulang tahun karyawan. c. Berdasarkan waktu pelaksanaan, antara lain dapat dikelompokkan menjadi: Acara Rutin, yaitu acara yang diselenggarakan secara rutin dalam periode waktu tertentu, misalnya setiap setahun sekali, seperti rapat tahunan, ulang-tahun organisasi, dan Rapat kerja penyusunan anggaran. 17
(Sumber: http://www.fkm.undip.ac.id, 30 Maret 2011, 12:27:49) Acara Tidak Rutin, yaitu acara yang diselenggarakan tidak tergantung pada periode waktu yang tetap. Acara ini diselenggarakan terkait dengan adanya sesuatu yang biasanya tidak direncanakan sebelumnya. Contoh acara ini misalnya menerima tamu kunjungan dari organisasi lain, siaran pers terkait kejadian khusus di organisasi. d. Berdasarkan pihak yang terlibat dalam acara itu, antara lain dapat dikelompokkan menjadi: B to B (Buiness to Business) Events, adalah acara yang diselenggarakan untuk mempertemukan para pelaku bisnis, biasanya untuk membangun jaringan bisnis baru atau mengembangkan jaringan bisnis yang sudah ada. Contoh acara ini misalnya Pameran Dagang (Trade Show) 18
(infomoneter.com)-pulp & Paper Asia 2013 hari ini resmi dibuka oleh Wakil Menteri Perdagangan Bayu Krisnamurthi. Pulp & Paper Asia adalah pameran pulp, kertas, dan board terbesar di Indonesia ditujukan bagi para profesional di industri pulp dan kertas yang mencari informasi mengenai mesin, peralatan, service, dan supplier serta perkembangan teknologi terbaru. Selain itu di pameran business-to-business ini para peserta dan pengunjung juga dapat melihat peluang pengembangan pasar dan jaringan bisnis di tingkat regional maupun internasional. B to C (Buiness to Customers) Events, adalah acara yang diselenggarakan untuk mempertemukan para pelaku bisnis dengan konsumennya, biasanya acara ini diselenggarakan untuk memperkenalkan produk baru dan sekaligus ada target terjadinya transaksi. Contoh acara ini adalah pameran produk dan bazaar. 19
Pameran Produk Halal (Sumber: dakwatuna.com/2013/04/05) B to G (Buiness to Government) Events, adalah acara yang diselenggarakan untuk mempertemukan para pelaku bisnis dengan pemerintah, acara ini diselenggarakan agar para pelaku bisnis tertarik untuk menginvestasikan modalnya untuk menjalankan bisnis pada wilayah pemerintahan tertentu. Bisa bersifat lokal, nasional, bahkan international. Contoh acara ini adalah Gathering antara Walikota dengan Pelaku Bisnis di daerahnya. Tatap Muka Walikota Menado dengan Pemilik resort membicarakan penanganan sampah (Sumber: http://www.manadotoday.com, 27 Mei 2013) 20
G to G (Government to Government) Events, adalah acara yang diselenggarakan untuk mempertemukan para Kepala Pemerintahan, agar terjadi kerja-sama bisnis antar pemerintah. Contoh acara ini adalah Asia-Pasific Economic Converence (APEC) 2013 di Bali, yang membahas kerjasama ekonomi secara komprehensip di kawasan Asia-Pasifik. (Sumber: www.indonesia.travel, 2013) 2.6 Latihan pemahaman konsep dasar corporate event Lihat RENCANA TUGAS ke 1 21