88 Tabel 3.4 Timeline Schedule Gambaran Proses Organisasi Gambar 3.8 Organization Relationship Map
89 Daftar Proses End-to-End Pembentukan program studi baru Pembentukan program studi baru ini dikoordinir oleh Rektor dan pelaksanaannya melalui Tim Pembentukan program studi baru yang dibentuk. Perancangan kurikulum untuk jurusan/program studi baru Kegiatan perancangan kurikulum untuk program studi baru yang telah dibentuk didukung bagian marketing dan kegiatan peer review dengan pengguna lulusan dan dunia industri. Perubahan kurikulum untuk jurusan/program studi lama Paling sedikit 2 tahun sekali dilakukan perubahan kurikulum untuk jurusan/program studi lama yang diusulkan oleh Kepala Jurusan. Penyusunan materi kuliah Dalam penyusunan materi kuliah ini dilakukan evaluasi terhadap kualifikasi SME, content SAP dan MP serta pembuatan CO dan multimedianya. Pembuatan dan Pengawasan Proyek Multimedia Proses pembuatan proyek multimedia yang dilakukan oleh unit IDC ini dilaksanakan hanya jika ada permintaan untuk pembuatan multimedianya.
90 Perancangan / perubahan materi kuliah Dalam proses ini terdiri dari 3 kegiatan yang akan dilakukan secara bersamaan yaitu Proses Penentuan Text Book, Proses Pembuatan Silabus, dan Proses Pembentukan Mata Kuliah. Pembuatan Soal Ujian Proses ini dimulai dari mengadakan rapat pembuatan soal dan menentukan dosen pembuat soal ujian sesuai kualifikasi dosen pembuat soal sampai dengan proses honor pembuat soal. Perancangan pedoman (katalog, buku panduan mahasiswa, buku panduan dosen) Perancangan pedoman ini mengevaluasi dari pedoman-pedoman tahun sebelumnya dan memperbaiki/menambahkan hal-hal yang diperlukan. Kegiatan ini dilakukakan setiap tahun. Pengadaan dan pengendalian Instructor Manual (IM) Instructor Manual (IM) ini diperoleh dari publisher textbook yang dipakai yang kemudian akan diarsip dan jika ada permintaan dari dosen, maka akan di-copy-kan untuk dosen tersebut. Penutupan jurusan/program studi Penutupan jurusan/program studi ini dilakukan jika terdapat usulan dan laporan lisan oleh Dekan dan persetujuan dari yayasan serta lembaga pemerintah.
3.3 Technology Foundation Gambaran dan Blue Print Arsitektural Teknologi Informasi Gambar 3.9 Arsitektural Teknologi Informasi
92 Gambar di atas menunjukkan arsitektur informasi yang digunakan pada BINUS University. Semua stakeholder mengakses front end systemmelalui PC/notebook,handphone (mobile phone), PDA, kios informasi, telepon (voice), dan report/documents. Front end system berhubungan dengan Backend system (ERP Education) melalui jaringan, baik jaringan internet, intranet, dan INHERENT. Infrastruktur jaringan ini meliputi infrastruktur data, infrastruktur SMS, dan infrastruktur voice. Semua database dan aplikasi disimpan dalam server. Penentuan Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan Tabel 3.5 Peralatan dan teknologi yang sedang dipakai di BINUS University Aplikasi Teknologi SAP/MP Editor Addflow BinusMaya Visual Studio 2005 CMS dan Forum BinusMaya Visual Studio 2003 Front End BinusMaya Visual Studio 2005 Visual Basic 6.0 (Aplikasi) SQL Server 2000 (Database) Cystal Report 8.5 (Reporting) Komponen-komponen yang digunakan yaitu : Sheridan Infragistic
93 Tabel 3.6 Peralatan dan teknologi yang sedang dipakai di BINUS International dan BINUS S2 Aplikasi CMS dan Forum Access BINUS Teknologi Visual Studio 2003 International Front End BINUS International Visual Studio 2008 CMS, Forum, dan Front End S2 Visual Studio 2008 BinusMaya Identifikasi Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan di BINUS University yaitu : Sistem Dukungan Pengajaran (DuPeng) SAP/MP Editor (digunakan oleh dosen untuk membuat Satuan Acara Perkuliahan/Materi Perkuliahan) Web Content Management System (Web CMS) Tabel 3.7 Sistem yang sedang berjalan di BINUS International dan BINUS S2 BINUS International Sistem Dukungan Pengajaran (DuPeng) yang terdapat dalam ABIOS (Aplikasi BINUS BINUS S2 Sistem Dukungan Pengajaran (DuPeng) yang terdapat dalam AS2 (Aplikasi S2) International Operational Support).
94 BINUS International Sistem Content Management System (CMS) yang terdapat dalam Access BINUS International. BINUS S2 Sistem Content Management System (CMS) yang terdapat dalam Magister Online S2 Canonical Data and Data Sources Dictionary Gambar 3.10 Canonical Data Model
95 Portofolio Fungsionalitas (Bisnis Awal) Tabel 3.8 Portofolio Fungsionalitas (Bisnis Awal) No Proses Bisnis Unit Parameter / Business Services 1. Proses pembentukan program studi baru 2. Proses perancangan kurikulum untuk jurusan / program studi baru Rektorat Rektorat Jurusan Create_SK_Pembentukan_Tim Print _SK_Pembentukan_Tim Create_proposal_pembentukan_prog ram studi_baru Update_Proposal_pembentukan_pro gram studi_baru Create_laporan_&proposal_pengaju an Update_status_Program_Studi_Baru Save Create_SK_Tim_Perancangan_Kuri kulum Create_kurikulum Get_daftar_distribusi_mata_kuliah Get_mata_kuliah_prasyarat Save
96 No Proses Bisnis Unit Parameter / Business Services 3. Proses perubahan kurikulum untuk jurusan/program studi lama 4. Proses penyusunan materi kuliah Jurusan Rektorat Jurusan SRSC IDC Jurusan SME LRC CC GET_review_kurikulum Create_SK_Tim_Perancangan_Kuri kulum Create_kurikulum Create_course_description Update_kurikulum Save Get_daftar_mata_kuliah Get_daftar_mata_kuliah_program_st udi Create_daftar_Status_pembuatan_re visi_matakuliah Create_memo_ketidaksesuaian Create_Surat_Tugas_dan_kelengkap an Create_Penugasan_dosen_pembuat_ SAP_dan_MP Create_SAP_dan_MP Get _SAP_dan_MP Update_SAP_dan_MP Create_CO
97 No Proses Bisnis Unit Parameter / Business Services Create_Multimedia_Project_Creatio n_&monitoring_procedure Create_laporan_status_MCL HITUNG_honor Save Upload_SAP_dan_MP Penentuan Tim Proyek Teknis yang Dibutuhkan Project Manager Tugas : 1. Mengelola manajemen proyek. 2. Mengelola portofolio aplikasi. 3. Mengelola pembagian aplikasi untuk mengisi kebutuhan terhadap penggunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis. 4. Memastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data. 5. Menjaga hubungan baik dengan pemilik (stakeholder). 6. Mengelola perencanaan proyek, dan memonitor proses yang ada dan memasukan ke dalam cakupan proyek. 7. Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna. 8. Mengelola timeline schedule agar tetap waktu yang diharapkan. 9. Mengelola tim proyek.
98 10. Mendefinisikan, menganalisa dan menyelesaikan masalah. 11. Menyiapkan presentasi untuk manajemen. 12. Menetapkan status proyek. 13. Menyelesaikan konflik. 14. Menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek. 15. Melakukan proses kontrol dan pengawasan proyek. 16. Menyusun laporan akhir pelaksanaan kegiatan analisa dan perancangan sistem dan melaporkannya kepada manajemen. 17. Melakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek. Business Analyst Tugas: 1. Melakukan survey kebutuhan informasi dengan berbagai cara seperti: Memperlajari bisnis dan standar operasional Wawancara Kuisioner 2. Bersama dengan System Designer menyusun dokumen kebutuhan bisnis/sistem. 3. Memeriksa kembali kesesuaian sistem yang dirancang oleh System Designer dengan dokumentasi kebutuhan bisnis/sistem. 4. Menyusun laporan status perkembangan kegiatan untuk dilaporkan kepada Project Manager.
99 5. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas. 6. Menyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada pimpinan. System Analyst Tugas : 1. Mengumpulkan informasi untuk penganalisaan dan evaluasi sistem yang sudah ada maupun untuk rancangan suatu sistem. 2. Riset, perencanaan, instalasi, konfigurasi, troubleshoot, pemeliharaan, dan upgrade perangkat keras, perangkat lunak, serta sistem pengoperasian. 3. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap prosedur bisnis yang ada maupun yang sedang diajukan atau terhadap kendala yang ada untuk memenuhi keperluan data processing. 4. Mempersiapkan flow chart dan diagram yang menggambarkan kemampuan dan proses dari sistem yang digunakan. 5. Melakukan riset dan rekomendasi untuk pembelian, penggunaan, dan pembangunan hardware dan software. 6. Memperbaiki berbagai masalah seputar hardware, software, dan konektivitas, termasuk di dalamnya akses pengguna dan konfigurasi komponen.
100 7. Memilih prosedur yang tepat dan mencari dukungan ketika terjadi kesalahan, panduan yang ada tidak mencukupi, atau timbul permasalahan besar yang tidak terduga. 8. Mencatat dan memelihara laporan tentang perlengkapan perangkat keras dan lunak, lisensi situs dan server, serta akses dan security pengguna. 9. Instal, konfigurasi, dan upgrade seluruh peralatan komputer, termasuk network card, printer, modem, mouse dan sebagainya. 10. Mampu bekerja sebagai bagian dari tim, misalnya dalam hal jaringan, guna menjamin konektivitas dan keserasian proses di antara sistem yang ada. 11. Mencatat dan menyimpan dokumentasi atas sistem. 12. Melakukan riset yang bersifat teknis atas sistem upgrade untuk menentukan feasibility, biaya dan waktu, serta kesesuaian dengan sistem yang ada. 13. Menjaga kerahasisaan informasi yang diproses dan disimpan dalam jaringan. 14. Mendokumentasikan kekurangan serta solusi terhadap sistem yang ada sebagai catatan untuk masa yang akan datang. System Designer Tugas:
101 1. Membantu Business/System Analyst dalam memperoleh kebutuhan informasi. 2. Membantu Business/System Analyst dalam penyusunan dokumen kegiatan analisa seperti: i. Rich picture ii. Dokumen kebutuhan bisnis/pengguna 3. Membuat rancangan sistem. 4. Menghadiri undangan rapat anggota tim proyek. 5. Menyusun laporan status perkembangan kegiatan perancangan untuk dilaporkan kepada Pimpinan Business/System Analyst. 6. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas. System Architect Tugas: 1. Memastikan IT selalu melaporkan dan memberikan dukungan untuk melayani praktek pembuatan service catalogue dalam organisasi. 2. Memastikan service catalogue selalu jelas, singkat, dan diperbaharui. 3. Memungkinkan untuk kemudahan dalam pencarian dan pemakaian service.
102 Database designer Tugas: 1. Merancang database yang terstruktur. 2. Memastikan database yang ada saling berhubungan dengan relationship yang benar. Network Specialist Tugas: 1. Merancang sistem jaringan komputer. 2. Memastikan seluruh komputer terhubung ke server. Application developer (programmer) Tugas : 1. Kode, pengujian dan atasi masalah memanfaatkan program yang sesuai hardware, database, pemrograman dan teknologi. 2. Perbaiki data dan format produk akhir. 3. Mempertahankan dan memodifikasi program. 4. Membuat perubahan yang disetujui oleh aliran grafik revisi. 5. Mengembangkan program rinci logika dan coding perubahan. 6. Uji dan mengembangkan program modifikasi. 7. Menulis program baru menggunakan kode spesifikasi yang diusulkan.
103 8. Menganalisa kinerja program dan mengambil tindakan untuk memperbaiki kekurangan berdasarkan konsultasi dengan pengguna. 9. Berdiskusi dengan pengguna untuk mendapatkan kebutuhan perubahan atau modifikasi program yang sudah ada. 10. Menulis dan mempertahankan program dokumentasi. 11. Menjaga kerahasiaan mengenai informasi pemrosesan, penyimpanan atau pengaksesan. 12. Mendokumentasikan masalah program dan resolusi untuk referensi di masa mendatang. System Testing Tugas: 1. Memastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan fungsional dari suatu organisasi. 2. Memastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan sistem dari suatu organisasi. 3. Berkerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas 4. Melakukan pengujian error. 5. Membuat laporan hasil pengujian sistem.
104 System Documentation Tugas: 1. Bekerja sama dengan anggota tim lainnya dalam menyelesaikan tugas. 2. Menyusun dokumentasi hasil analisa, perancangan dan usulan rekomendasi ICT. 3.4 Business Process Management Foundation Definisi pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder) dalam proyek Stakeholder yang dimaksud adalah semua pihak yang berkepentingan terhadap BINUS University. Oleh karena itu, yang termasuk dalam stakeholder yaitu: o Mahasiswa Mahasiswa berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal mendapatkan pelayanan berupa pendidikan. o Dosen Dosen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan yang didapatkan dari mengajar di BINUS University. o Orang tua Orang tua berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas pelayanan yang diterima oleh anak-anak mereka yang bertindak selaku mahasiswa di BINUS University. o Pimpinan (management)
105 Management berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan dan pengakuan yang didapatkan dari keberhasilan dan perkembangan dari BINUS University sendiri. o Staf yang berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan yang mereka dapatkan dari bekerja di BINUS University dan memberikan pelayanan kepada customer. Karyawan atau staf dalam bidang Academic Management dan Content Preparation yaitu : Rektor/executive director Kepala Jurusan Dekan Dosen Subject Matter Expert Manager IDC Staf IDC Manager AOC Staf AOC Manager SRSC Staf SRSC Head of School Material Support Staff Program Director o Pemerintah
106 Pemerintah berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas lulusan yang dihasilkan oleh BINUS University dalam hubungannya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia. Adapun pihak pemerintah yang terkait yaitu : - Kopertis III - DIKTI o Industri Industri berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas lulusan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga kerja yang kompeten. o Asisten Asisten berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan dan pengalaman yang didapatkan dari mengajar di BINUS University. Harapan pihak-pihak yang berkepentingan yang disetujui dan didokumentasikan Harapan pihak-pihak yang berkepentingan dalam proyek ini yaitu sebagai berikut : 1. Podcast Technology Penggunaan teknologi ini untuk membantu mahasiswa yang berhalangan hadir kuliah tetapi dapat mengikuti perkuliahan dengan cara mengakses
107 internet dan menstreaming video yang berisi tentang materi yang diajarkan di kelas karena di setiap kelas memiliki kamera masing-masing yang merekam kegiatan perkuliahan di kelas. 2. SAP/MP Editor by Web Fasilitas ini berguna untuk memudahkan dosen untuk meng-upload SAP/MP yang telah dibuat di manapun dan kapanpun tanpa harus datang ke kampus untuk memberikannya kepada pihak IDC. Fasilitas ini juga menggantikan software SAP/MP Editor yang selama ini diberikan dalam bentuk CD, sekarang akan digabung di dalam Web CMS yang saat ini telah ada. 3. Learning Object Applications Aplikasi ini dimaksudkan untuk mengefisiensikan waktu dan tenaga dalam hal pembuatan peta distribusi mata kuliah yang selama ini dibuat oleh pihak SRSC secara manual dengan membutuhkan konsentrasi dan ketelitian yang lebih serta membantu pembuatan peta distribusi mata kuliah ini menjadi lebih mudah dipahami sepenuhnya oleh mahasiswa dan ditampilkan pada BinusMaya masing-masing mahasiswa. 4. Intelligence Curriculum Distribution Applications Aplikasi ini dimaksudkan untuk lebih meningkatkan kualitas perkuliahan Off-Class (OFC) dengan memberikan penilaian langsung oleh sistem terhadap penguasaan materi oleh mahasiswa dan tugas yang dikerjakannya. Dengan adanya aplikasi ini, maka dosen dapat memonitor
108 sejauh mana penguasaan materi perkuliahan oleh mahasiswa pada saat perkuliahan Off-Class tersebut. Process Selection Matrix Gambar 3.11 Process Selection Matrix
109 Daftar Proses Bisnis yang Teridentifikasi Process Worth Matrix Tabel 3.9 Process Worth Matrix Proses Asset Liability Proses pengajuan proposal ke pemerintah Proses perancangan silabus & kurikulum Proses review kurikulum Proses pembuatan SAP & MP Proses perancangan Silabus & Materi Kuliah Verifikasi dan perbaikan panduan sebelumnya Usulan dan laporan lisan Program Studi dari Dekan Proses pembuatan Instructional Manual Proses pembuatan multimedia Proses pembuatan soal ujian Proses yang Diprioritaskan untuk Tahap Elaborasi o SAP/MP Editor by Web o Learning Object Applications o Intelligence Curriculum Distribution Applications o Podcast Technology Manajemen Proyek (Rancangan Awal Perencanaan Proyek) Project charter document
110 Berikut adalah gantt chart dari analisa dan perancangan ERP Education (Studi Kasus pada Bidang Academic Management and Content Preparation) Gambar 3.12 Gantt Chart pembuatan BPM Dokumen Lingkup Proyek Tujuan dari proyek BPM dalam bidang Academic Management and Content Preparation ini adalah untuk membuat proses-proses yang sudah ada berjalan menjadi lebih baik (menjadi lebih efisien, lebih efektif, meningkatkan kualitas, mengurangi biaya). Ruang lingkup dari proyek ini meliputi operasional dari bidang Academic Management and Content Preparation. Tahap-tahap yang dilakukan dalam analisis dan perancangan ERP Education ini adalah : Tahap 1 : Organization Foundation Phase Pada tahap ini, membahas tentang aspek internal dari organisasi yaitu kekuatan, kelemahan, kompetensi, dan keterbatasan dari organisasi. Kemudian juga dibahas dari sisi aspek eksternal organisasi yaitu kompetisi organisasi dan dampak terhadap lingkungan, visi & misi organisasi, serta
111 tujuan dan sasaran organisasi tersebut. Disamping itu juga disertakan struktur organisasi dan nama unit & deskripsi umum dari organisasi, yang dilengkapi dengan penjelasan masing-masing unit. Pada tahap ini juga dijelaskan strategi apa yang harus digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, strategi implementasinya, dan pemilihan strategi. Selanjutnya dijelaskan tentang kontek model bisnis nya, mulai dari pelanggan, produk & pelayanan, pemasok, sampai rekan kerja sama. Kemudian dijelaskan juga pembeda utama organisasi dan sumber daya apa saja yang dimiliki organisasi. Dan yang terakhir dari tahap ini dijelaskan strategi pembeda utamanya. Tahap 2: Process Foundation Phase Tahap ini menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan untuk dapat dikembangkan dan digunakan dalam menjalankan proyek. Dalam fase ini, arsitektur proses yang telah ada saat ini mungkin berubah karena semakin banyaknya masalah yang dicakup, semakin rinci model proses yang dicakup, dan semakin banyak proses tambahan dari unit-unit bisnis yang ada. Tahap ini menghasilkan gambaran keseluruhan proses bisnis yang sedang berjalan, timeline schedule arsitektur awal proyek, gambaran hubungan antar unit terkait, dan gambaran arsitektur yang disetujui serta didokumentasikan
112 Tahap 3: Technology Foundation Phase Dasar teknologi berisi mengenai gambaran sistem yang sedang berjalan serta teknologi dan tools yang dibutuhkan oleh BINUS University untuk melayani semua stakeholder. Selain sistem, teknologi, dan tools yang dibutuhkan, disajikan pula relasi antar entitas data dari unit-unit yang terkait sesuai studi kasus masing-masing kelompok. Dasar teknologi juga menyajikan Portfolio fungsionalitas (bisnis awal) yang berisi bisnis fungsional yang dibuat berdasarkan user interface dari sistem yang digunakan oleh setiap proses bisnis dari masing-masing unit. Untuk mendukung dasar teknologi ini, perlu ditentukan tim proyek teknis yang berisi aktor-aktor yang dibutuhkan secara teknis dalam proyek ini serta job description yang merupakan rincian tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari masing-masing aktor. Tahap 4: BPM Foundation Phase Merupakan platform dimana proyek BPM dijangkau, dibuat dan diadakan. Fase ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, namun juga melengkapi langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat proyek sukses. Tahap 5: Elaboration Phase Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan transactional information, transactional data, direct labor, IT cost dan overheads yang didapatkan
113 melalui observasi, investigasi, analisis dan wawancara terhadap user. Selain itu, juga dilakukan analisa proses dengan metrics analysis dan people capability matrics, yang menitikberatkan pada redesign, memberikan usulan prioritas yang dimungkinkan melalui tahapan leaving the process, improving, amalgamating with other process, redesigning, total improvement, outsourcing dan insourcing. Tahap 6: Improvement Phase Fase ini merupakan tahap pengembangan terhadap sistem, dimana bertujuan untuk mengubah dari sistem yang lama ke sistem yang baru atau melakukan modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan kebutuhan atau proses bisnis saat ini, yang sesuai dengan pengembangan- pengembangan tahap elaboration. Tahap 7: People and Technology Development Phase Fase Pengembangan Manusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan dalam pengembangan. Se-otomatis apapun proses bisnis dan sebaik apapun struktur organisasi, manusialah yang menjalankan dan membuat proses itu berjalan dengan efektif dan efisien. Pengembangan teknologi dilakukan untuk menyediakan fleksibilitas yang cukup untuk mengatasi perubahan pada bisnis dan proses bisnis, dengan
114 cara integrasi system internal, otomatisasi proses bisnis, dan kolaborasi dengan entitas internal. Tahap 8: Deployment Phase Fase ini merupakan penindaklanjutan dari pengembangan tahap-tahap sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam kegiatan operasional. Fase ini terdiri dari kegiatan pemilihan strategi implementasi (deployment), pelatihan terhadap calon pengguna sistem baru (staf) agar dapat menjalankan sistem tersebut dengan baik sekaligus melakukan pengujian terhadap penerimaan (dukungan) mereka terhadap penggunaan sistem baru tersebut. Tahap 9: Benefit And Realization Phase Fase ini sangat penting untuk dilakukan, karena sebuah proyek belum benarbenar selesai walaupun sistem yang dikembangkan sudah mulai berjalan. Perlu ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis, menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Setelah itu lakukan pengawasan lebih lanjut terhadap proyek untuk memastikan bahwa semua aktivitas manfaat yang telah ditetapkan dapat direalisasikan dan tersedianya struktur pengendalian yang cocok yang dibutuhkan untuk mencapai manfaat tersebut. Pada fase ini pula perlu dilakukan feedback dan perbandingan antara kasus bisnis awal dengan hasil aktual dari proyek yang dikembangkan. Sehingga
115 dapat dilakukan perbaikan ataupun perubahan yang perlu terhadap keadaan berjalan untuk mencapai hasil yang maksimal. Tahap 10: Continuous Improvement Phase Merupakan salah satu fase yang penting karena dalam tahap ini dijelaskan aspek-aspek pendukung yang dibutuhkan agar pengembangan sistem dapat tetap berjalan seiring dengan perkembangan dan perubahan bisnis. Untuk itu harus dipastikan pula bahwa kelangsungan pengembangan proses tersebut menjadi bagian dari bisnis itu sendiri. Selain itu harus dipastikan juga bahwa investasi dalam tiap proyek harus dapat di-maintain dan dikembangkan. Proses harus secara berkesinambungan ditingkatkan dan didesain ulang, apabila sebaliknya maka akan menjadi kurang optimal. Strategi komunikasi awal Ada beberapa hal yang biasa dilakukan di BINUS University dalam membagikan knowledge kepada seluruh staff, misalnya dengan cara: - Bidang yang dapat dibantu oleh Direktorat Teknologi Informasi BINUS University meliputi penyediaan, pembuatan, pelatihan dan jasa konsultasi untuk akses jaringan (infrastruktur), sistem informasi/aplikasi (web based atau desktop application), content e-learning, video dan animasi. - Melakukan sharing knowledge yang dapat diadakan secara periodic mingguan, yang dikenal dengan istilah CSK/Create Sharing Knowledge.
116 - Penggunaan media BINUS Highlight melalui e-mail untuk setiap user dalam unit. Analisis resiko awal Analisis resiko yang akan terjadi pada harapan-harapan para stakeholder sehingga mengakibatkan kegagalan yaitu : 1. Proses peng-upload-an SAP/MP yang cukup lambat karena ukuran file yang besar. Antisipasi terhadap resiko ini yaitu dengan disediakan fasilitas untuk memperkecil ukuran file dalam Web SAP/MP tersebut sehingga ketika dosen ingin meng-upload, dosen dapat menggunakan fasilitas tersebut dahulu lalu mengirimkannya sehingga tidak memakan waktu yang lama. 2. Aplikasi-aplikasi yang dikembangkan tidak dapat berjalan maksimal karena mahasiswa belum terbiasa menggunakan aplikasi tersebut dan menemukan kesulitan. Antisipasi terhadap resiko ini yaitu dengan mengadakan simulasi untuk mahasiswa dan melakukan sosialisasi melalui BinusMaya bahwa adanya aplikasi yang mendukung perkuliahan Off-Class ini. 3. Aplikasi-aplikasi yang dikembangkan tidak dapat berjalan maksimal karena karyawan belum terbiasa menggunakan aplikasi tersebut dan menemukan kesulitan. Antisipasi terhadap resiko ini yaitu dengan mengadakan simulasi untuk karyawan dan melakukan sosialisasi dan
117 simulasi pengoperasian aplikasi untuk membuat peta distribusi mata kuliah ini. 4. Banyaknya mahasiswa yang absen untuk perkuliahan karena berpikir bahwa ada teknologi merekam perkuliahan. Antisipasi terhadap resiko ini yaitu dengan mengurangi batas maksimum absen dari masing-masing jumlah SKS mata kuliah dan harus adanya pengawasan ketat dari dosen terhadap kehadiran mahasiswa di kelas (absen panggil). Selain itu, resiko yang akan terjadi yaitu terlalu banyaknya mata kuliah yang ada pada semua jurusan tetapi tidak semua mata kuliah tersebut perlu dan bisa direkam. Antisipasi terhadap resiko ini yaitu dengan adanya penentuan kualifikasi mata kuliah yang sangat memerlukan podcast technology.