MODUL PERKULIAHAN Aplikasi Komputer Ms. Excel 2010 Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Mata Kuliah Ciri Universitas (MKCU) 09 Abstract Modul ini menjelaskan tentang Aplikasi Microsoft Excel 2010. Kompetensi Diharapkan mahasiswa memahami dan mampu menggunakan aplikasi Microsoft Excel 2010. 1
MICROSOFT EXCEL 2010 (LANJUTAN) 5.6.1. Menyisipkan dan menghapus sel Pada saat Anda menyisipkan sebuah sel dalam Worksheet Ms.Excel, maka hasil penyisipan tersebut secara otomatis akan menggeser sel yang sebelumnya Anda pilih ke kanan dan ke bawah. Langkah-langkah untuk menyisipkan sel pada worksheet adalah sebagai berikut: 1. Pilih lokasi sel yang akan disisipkan 2. Klik tombol Insert pada tab Home, yang terletak pada group Cells, pilih perintah Insert Cells, untuk membuka kotak dialog Insert Gambar 5.38: Tombol Insert Cells dan Kotak dialog Insert Cells Beberapa pilihan dalam menyisipkan sel ke dalam worksheet adalah: Shift cells right, yang berfungsi untuk menyisipkan sel dan menggeser sel yang terpilih ke arah kanan Shift cells down, yang berfungsi untuk menyisipkan sel dan menggeser sel yang terpilih ke arah bawah Entire row, yang berfungsi untuk menyisipkan baris pada posisi sel aktif Entire column, yang berfuungsi untuk menyisipkan kolom pada posisi sel aktif 2
Shift Cell Right S hi ft C ell E nt ir e C Tabel yang akan di sisipkan Entire row Gambar 5.39: Ilustrasi Menyisipkan sel Pengertian menghapus sel berbeda dengan menghapus isi sel dengan cepat anda cukup menekan tombol Delet. Sedangkan untuk menghapus sel berarti sel beserta isi sel tersebut akan terhapus. Langkah-langkah untuk menghapus sel adalah sebagai berikut 1. Pilih sel-sel yang akan Anda hapus 2. Klik tombol Delete pada tabhome, yang terletak pada group Cells, pilih perintah Delete Sheet Rows atau Delete sheet Columns. Gambar 5.40: Tombol Delete Cells 3
Beberapa pilihan dalam menghapus sel ke dalam worksheet adalah: Delete Sheet Rows, yang berfungsi untuk menghapus baris pada posisi sel aktif Delete Sheet Columns yang berfungsi untuk menghapus kolom pada sel yang aktif Sel yang akan di Delete Delete Sheet Columns Delete Sheet Rows Gambar 5.41: Ilustrasi menghapus baris dan kolom 5.6.2. Mengubah Tinggi Baris dan Lebar Kolom Anda dapat menyesuaikan lebar kolom dan tinggi baris sesuai dengan kebutuhan. Anda juga dapat menentukan lebar default pada kolom-kolom suatu worksheet serta mengatur agar semua kolom yang ada pada worksheet memiliki lebar yang sama, kecuali untuk kolom yang pernah mengalami perubahan lebar kolom. 5.6.4.1. Mengubah Lebar Kolom Langkah termudah untuk mengubah lebar kolom adalah dengan menggeser garis batas kolom (grid) yang terletak pada sisi kanan judul kepala kolom sampai batas lebar yang diinginkan. Pada saat menggeser garis batas kolom, kotak petunjuk akan tampil untuk menunjukkan ukuran lebar kolom. 4
Tombol Select All Penunjuk ukuran lebar kolom Geser baris batas judul kolom bagian kanan untuk mengatur lebar kolom Gambar 5.42: Ilustrasi mengatur lebar kolom Untuk mengubah lebar kolom secara bersamaan, pilih beberapa judul kolom dan geser salah satu garis batas kanan judul kolom yang terpilih Gambar 5.43: Ilustrasi mengatur lebar kolomsecara bersamaan Untuk mengubah lebar semua kolom pada worksheet, klik tombol Select All dan geser salah satu garis batas judul kolom Gambar 5.44: Ilustrasi mengubah semua lebar kolom pada worksheet 5
Untuk membuat agar lebar kolom sesuai dengan ukuran panjang karakter dalam sel pada suatu kolom, lakukan klik dua kali pada posisi garis batas judul kolom tersebut. 5.6.4.2. Mengubah Tinggi Baris Langkah termudah untuk mengubah tinggi baris adalah dengan menggeser garis batas bawah judul baris sampai batas tinggi tertentu Geser garis baris untuk mengatur tinggi baris Gambar 5.45: Ilustrasi mengubah tinggi baris 5.6.4.3. Mengatur Lebar Kolom Default Langkah untuk mengatur lebar kolom default adalah sebagai berikut: 1. Klik tombol Format dalam tab Home group Cells, pilih perintah Default Width, sehingga kotak dialog Standard Width akan terbuka Gambar 5.46: Tombol Format dan kotak dialog Standard Width 6
2. Tentukan ukuran lebar kolom yang baru pada kotak dialog Standard Width, dan klik OK 3. Selain perintah tersebut, ada beberapa perintah lain dalam tombol Format yang juga harus Anda ketahui AutoFit Row Height, untuk menyesuaikan tinggi baris dengan tinggi data dalam sel atau range sel yang terpilih. AutoFit Column Width, untuk menyesuaikan lebar kolom dengan lebar data dalam sel atau range sel yang terpilih 5.7. Membangun Rumus dan Fungsi Dalam dunia kerja, terutama dalam pengolahan data angka, Ms. Excel merupakan salah satu program spreadsheet yang cukup dikenal banyak kalangan, terutama pengolahan data untuk memaksimalkan fasilitas fungsi yang disediakan oleh Ms.Excel.fungsi-fungsi ini dikelompokkan dalam beberapa kelompok untuk menyesuainkan jenis data yang dapat di olah. Microsoft Excel 2010 memiliki fungsi-fungsi yang hampir sama dengann fungsifungsi dalam Ms.Excel versi sebelumnya, diantaranya fungsi Automatic, Text, Logical, Database, dan lain sebagainya. 5.7.1. Prosedur Penulisan Rumus dan Fungsi Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum Anda membangun sebuah rumus dan fungsi pada Ms.Excel. Beberapa hal dasar tersebut akan sangat menentukan hasil yang didapat dalam penulisan rumus Ms.Excel. hal ini dikarenakan penulisan rumus diperlukan ketelitian yang cukup besar. Sebagai contoh, setiap awal penulisan rumus dalam Ms.Excel harus dimulai dengan tanda sama dengan ( = ) ataupun plus (+). Contoh lain penulisan tanda kutip/petik ganda ( ), yang digunakan untuk mengapit data yang bertipe teks. Apabila terdapat kesalahan dalam penulisan tanda ini, maka kemungkinan hasil perhitungan yang didapat tidak akan muncul. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan rumus dan fungsi Berikut adalah hal-hal yang harus Anda perhatikan dalam penulisan rumus: 7
Setiap rumus harus dawali dengan tanda sama dengan (=) atau tanda plus (+) Antara sel data dengan syarat yang diitentukan harus menggunakan operator pembanding. Berikut adalah tabel daftar operator matematika dan operator pembanding Tabel 5.1: Operator matematika dan operator pembanding Operator Keterangan Contoh aplikasi ( ) Mengelompokkan tingkat perhitungan =(10*2)-(12+3) =5 operasi matematika + Plus/Penjumlahan =2+3 =5 - Minus/kurang =2-3=1 * Perkalian =2*3 =6 / Pembagian =10/2=5 % Persen =100*50%=50 & Menggabung 2 data teks/rumus = Baik & Buruk = Sama dengan =IF(A1= Baik ; < Kurang dari =IF(A1<80; > Lebih dari =IF(A1>80; <= Kurang dari sama dengan =IF(A1<=80; >= Lebih dari sama dengan =IF(A1>=80; <> Tidak sama dengan =IF(A1<>80; Tanda kurung pengapit berupa kurung buka dan kurung tutup sebagai pembatas argumen harus berjumlah sama Argumen selalu diapit dengan tanda kurung Pemisahan argumen berupa tanda baca koma (,) atau titik koma (;), tergantung pada setting yang diterapkan dalam komputer Anda, dalam buku ini menggunakan bahasa Indonesia, sehingga menggunakan titik dua (;). Penulisan fungsi maksimal 1.024 karakter, termasuk tanda sama dengan (=), nama fungsi, tanda kurung, operator, argumen dan pemisah argumen. Perhatikan tanda baca yang digunakan pada rumus, karena tanda baca ini sangat menentukan benar atau salahnya penulisan sebuah rumus. Penulisan Rumus dan Fungsi Secara Manual Dalam penulisan rumus dan fungsi manual disini adalah penulisan semua rumus dan fungsi yang dilakukan secara manual atau satu per satu. Sebagai 8
contoh, ketika Anda akan menuliskan rumus yang menggunakan fungsi logica IF, maka Anda langsung mengetikkan =IF(pada sel tempat rumus) Penulisan Rumus dan Fungsi Menggunakan Wizard Ms.Excel menyediakan fasilitas penulisan fungsi dan rumus menggunakan langkah Wizard, berbeda dengan langkah manual, langkah ini dilakukan dengan menggunakan tombol perintah Insert Function pada tab Formulas. sebagai contoh, jika disajikan data sebagai berikut Gambar 5.47: Contoh penggunaan rumus dan fungsi menggunakan Wizard Dari gambar 5.47 contoh diatas, akan mencari total harga yang akan diselesaikan dengan menggunakan langkah wizard, dan hasilnya akan diselesaikan di sel D6. Letakkan kursor Anda pada sel D6, kemudian klik Insert Function, sehingga akan tampil kotak dialog Insert Function, yang akan Anda gunakan untuk memilih jenis fungsi. (lihat gambar 5.48) Gambar 5.48: Kotak dialog Insert Function 9
Pilih kategori pada bagian Orselect category kemudian pilih fungsi yang Anda inginkan pada bagian Select a function, pada penyelesaian contoh diatas menggunakan fungsi Sum, kemudian klik OK. Berikutnya akan muncul kotak dialog Function Arguments pada fungsi SUM untuk mengisikan syarat dan nilai soal yang akan dikerjakan. Gambar 5.49: Kotak dialog Function Argument SUM Pada bagian Number1 isikan dengan sel yang akan Anda jumlahkan nilainya yaitu D2:D5 Klik OK setelah Anda memasukkan sel yang akan dijumlahkan menggunakan fungsi SUM Array Array merupakan alat bantu perhitungan untuk menghasilkan beberapa nilai keluaran atau bekerja dalam sekelompok nilai. Formula array bekerja pada dua kumpulan nilai atau lebih yang disebut argument array untuk menghasilkan nilai keluaran. Argument adalah sebuah unit informasi atau input yang digunakan pada fungsi. Argumen dapat berupa tabel, nilai, alamat sel, formula, nama sel, atau fungsi lain yang diwakili dan diakhiri oleh tanda kurung yang dipisah tanda baca koma atau titik koma. Istilah lain dalam array adalah range array berupa blok sel yang memakai satu formula array yang sama, dan constant array berupa 10
daftar nilai konstanta yang ditata secara khusus sebagai argumen dalam formula array. Formula Array Gambar 5.50: Penggunaan Formula Array Penyelesaian kolom E dapat dilakukan menggunakan formula array dengan langkah sebagai berikut: Sorot range E2:E5 Ketik tanda = (sama dengan) Sorot range D2:D5 Sorot range C2:C5 Tekan tombol Ctrl+Shift+Enter Excel akan memasukkan formula array {=D2:D5*C2:C5} kemasing-masing sel pada range E2:E5. Formula array memerintahkan Ms.Excel menempatkan hasil D2 dikalikan sel C2 ke sel E2 dan seterusnya. Jika Anda perhatikan tanda { } yang tidak Anda ketik secara manual tetapi Ms.Excel menambahkan secara otomatis pada saat menekan Ctrl+Shift+Enter 5.7.2. Membaca Data sel Untuk membaca data pada Ms.Excel, digunakan cara untuk mengacu pada alamat sel dari data tersebut. Penulisan alamat sel dari data dapat dilakukan dengan 2 langkah, yaitu Menuliskan alamat sel secara manual 11
Dengan langkah ini Anda dapat mengetikkan secara langsung dari keyboard. Contoh: apabila Anda ingin menjumlahkan 2 data yang berada di sel A1 dan B1 dan hasilnya akan diletakkan di sel C1, maka pilih sel C1 dan ketikkan =A1+A2. Tekan Enter. Gambar 5.51: Pembacaan alamat sel dengan cara manual Dengan menggunakan langkah ini, apabila data berada di nomor baris yang cukup besar dan kolom yang cukup banyak, kemungkinan Anda akan kesulitan membaca alamat sel data tersebut. Menuliskan alamat sel dengan bantuan mouse Langkah ini sangat efektif apabila alamat sel memiliki jarah berdekatan.hal ini karena Anda tidak perlu menggulung lembar kerja terlalu jauh. Untuk melakukan langkah ini adalah: Pilih sel C1, kemudian ketik sama dengan (=) Klik sel A1 dengan menggunakan mouse, untuk mengambil alamat sel A1, kemudian ketik tanda plus (+) Gambar 5.52: Pengambilan Alamat sel dengan klik kiri pada mouse Klik kembali sel B2 dengan mouse sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar berikut: 12 Gambar 5.53: Pengambilan Alamat sel dengan klik kiri pada mouse
Tekan Enter untuk mengakhiri proses 5.7.3. Pesan Kesalahan Penulisan formula atau fungsi terkadang kurang lengkap atau salah, sehingga Ms.Excel tidak mengenalnya. Jika demikian Ms.Excel akan menampilkan beberapa pesan sesuai dengan jenis kemungkinan kesalahannya. Tabel berikut berisi daftar pesan yang ditampilkan jika terdapat kesalahan pada formula atau fungsi Tabel 5.2: Daftar pesan kesalahan penggunaan fungsi Pesasn #DIV/0! #NA #NAME? #NULL! #REF #VALUE Keterangan Rumus tersebut dibagi 0 (nol) atau sel kosong Ada kemungkinan salah satu argumen tidak ditulis Teks tidak dikenal oleh Ms.Excel Terdapat perpotongan antara dua range yang tidak saling berpotongan Alamat sel yang dijadikan refrensi terhapus Anda seharusnya memasukkan argumen bertipe teks, tetapi yang dimasukkan berupa numerik atau yang lainnya 5.7.4. Kategori Fungsi Jenis dan macam fungsi yang dapat Anda gunakan di Ms.Excel sangat banyak jumlahnya, akan tetapi tidak semua fungsi tersebut akan dibahas dalam buku ini. Fungsi-fungsi yang akan dibahas adalah fungsi-fungsi yang paling sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari secara umum. Berikut ini adalah kategori dan jenis fungsi yang paling sering digunakan serta penjelasan singkaat dari masing-masing fungsi tersebut Fungsi Logika, kategori fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertentu atau menguji kebenaran suatu kondisi berdasarkan syarat-syarat yang harus dipenuhi. 13
Fungsi Pengolahan Data Teks. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data dengan tipe teks Fungsi Matematika dan Trigonometri. Kategori fungsi ini digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan perhitungan matematika dan trigonometri Fungsi Statistika. Kategori fungsi ini digunakan untuk mengolah data statistik Fungsi pembacaan Tabel dan Acuan. Fungsi ini digunakan untuk mengisi data berdasarkan tabel lain atau membaca data dari sederetan data dengan acuan tertentu Fungsi Tanggal dan Waktu.Fungsi ini digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan data bertipe Tanggal dan Waktu Fungsi Keuangan. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan keuangan Fungsi Informasi. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data dengan memanfaatkan atau membaca informasi dari data itu sendiri Fungsi Engineering. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan pekerjaan tekhnik Fungsi Database. Fungsi ini digunakan untuk mengolah database atau datadata yang cukup besar Fungsi Getpivotdata. Fungsi ini digunakan untuk mengolah data dalam bentuk laporan PivotTable. 14