Modul ke: Komunikasi Organisasi Peranan Jaringan dalam Komunikasi Organisasi Fakultas FIKOM Reddy Anggara, S.Ikom., M.Ikom Program Studi PUBLIC RELATIONS www.mercubuana.ac.id
A. Peranan Jaringan dalam Komunikasi Organisasi Dalam pencapaian tujuan suatu organisasi perlu ada suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pemberi pesan ke penerima pesan. Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa (umum) digunakan. Di samping itu, komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lain.
beberapa kegiatan keorganisasian yang berkaitan dengan pertukaran informasi : Menetapkan Tujuan Membuat & Melaksanakan Keputusan Mengukur Hasil Merekrut & Mengembangkan Karyawan Berurusan dengan Publik Melakukan Negosiasi Berinteraksi dengan peraturan yang ada
7 peranan jaringan komunikasi yang bisa diidentifikasi. Tujuh peran tersebut yaitu: 1. Klik 1. Sebuah kelompok individu yang paling sedikit separuh dari kontaknya merupakan hubungan dengan anggota lainnya. 2. individu-individu harus mampu melakukan kontak satu dengan lainnya bahkan dengan cara tidak langsung. 3. mereka labih cenderung lebih suka melakukan komunikasi tatap muka meskipun harus menempuh jarak tertentu. (tidak berlaku bila kita berkomunikasi dengan orang yang tidak disukai) 2. Penyendiri (isolate/loners) Mereka hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan kelompok lainnya. 3. Jembatan (bridge) Seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Sebuah jembatan berlaku sebagai pengontak langsung antara 2 kelompok pegawai.
4. Jembatan (bridge) Seorang anggota klik yang memiliki sejumlah kontak yang menonjol dalam kontak antar kelompok, juga menjalin kontak dengan anggota klik lain. Penghubung (liason) 1. Orang yang mengaitkan 2 klik atau lebih tetapi ia bukan anggota salah 1 kelompok yang dihubungkan tersebut. 2. Penghubung mengaitkan satuan-satuan organisasi bersama-sama dan menggambarkan orang-orang yang bertindak sebagai penyaring informasi dalam organisasi. 5. Penjaga gawang (gate keepers) Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian (penyaringan) atas pesan apa yang boleh disampaikan pada anggota klik atau pesan mana yang sebaiknya tidak disampaikan pada anggota klik.
6. Pemimpin pendapat (opinion leader) 1. Orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka. 2. Mereka merupakan orang-orang yang mengikuti permasalahan dan mempercayai orang-orang lainnya untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi. 7. Kosmopolit 1. Individu yang melakukan kontak dengan dunia luar, dengan individuindividu di luar organisasi. 2. Kosmopolit menghubungkan para anggota dengan orang-orang dan peristiwa-peristiwa diluar batas-batas struktur organisasi. 3. Anggota organisasi yang aktif keluar biasanya lebih menyukai peran ini. Mereka memiliki kontak dengan sumber-sumber di luar organisasi dan bertindak sebagai saluran bagi gagasan baru yang akan diadopsi organisasi.
B. Mengelola Komunikasi dalam Organisasi memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya, manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut: Mengurangi Jumlah Pesan Memberi Instruksi yang jelas Mendelegasikan Tanggungjawab Melatih Para Penulis dan Pembicara
C. Meningkatkan Keterampilan Komunikasi keterampilan khusus yang diperlukan adalah: Membaca Mendengarkan Membuat atau melakukan percakapan yang menarik Melakukan wawancara Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil Berpidato dan melakukan presentasi Menulis surat, memo, dan laporan
D. Faktor Penghambat Keberhasilan Komunikasi Banyak faktot yang dapat menghambat komunikasi. Ig. Wursanto (1999) mengemukakan enam hambatan dalam komunikasi: 1. Rintangan yang bersifat teknis antara lain kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan oleh organisasi, kondisi fisik yang tidak memungkinkan untuk berkomunikasi, penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai. 2. Rintangan perilaku seperti pandangan apriori, prasangka yang didasarkan pada emosi, suasana otoriter, ketidakmauan untuk berubah, dan sifat yang egosentris. 3. Rintangan bahasa. Bahasa menunjukkan intelektualitas seseorang, sehingga sebagian orang mempergunakan bahasa yang tinggi, misalnya bahasa/istilah asing tanpa menghiraukan kemampuan orang yang diajak berbicara. Hal itu dapat menimbulkan salah pengertian.
4. Rintangan struktur. Rintangan yang disebabkan perbedaan tingkat dan pekerjaan. 5. Kadang-kadang seorang bawahan merasa malu atau takut (sungkanisme) apabila berhubungan dengan pimpinan yang menyebabkan komunikasi tidak dapat berjalah sesuai yang diharapkan. 6. Rintangan jarak atau rintangan geografis. Komunikasi lebih mudah apabila terjadi interaksi di suatu tempat yang tidak berjauhan. 7. Rintangan latar belakang. Setiap orang mempunyai latar belakang berbeda-beda (latar belakang sosial & pendidikan). Perbedaan itu dapat menimbulkan suatu gap dalam proses komunikasi.
Untuk menghindari rintangan struktur dapat melalui cara: 1. Pimpinan harus lebih terbuka (supel dan mau bergaul dengan bawahan, mengadakan open house kepada bawahan secara kontinu dan merata. 2. Harus ada keberanian pada diri sendiri. Bawahan harus mempunyai pandangan bahwa pimpinan juga manusia, sesama umat Tuhan, hanya berbeda tingkat kedudukannya dalam jenjang struktur organisasi. 3. Hubungan jangan terlalu formal. Hubungan antara atasan dan bawahan yang terlalu formal akan membuat suasana menjadi kaku. Dalam rangka pembinaan dan peningkatan moral (semangat kerja) pegawai, hubungan yang terlalu formal kurang dapat diterapkan. 4. Sebaliknya hubungan yang bersifat informal akan lebih berhasil, karena hubungan informal lebih bersifat hubungan dari hati ke hati, sehingga lebih bersifat familier.
Terima Kasih Reddy Anggara, S.Ikom., M.Ikom