BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH Prosedur dan sistem kerja pada umumnya memiliki peranan penting di setiap instansi pemerintahan maupun badan-badan swasta untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Prosedur itu sendiri adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Sedangkan sistem kerja merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Dalam penyusunan prosedur dan sistem kerja harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas disini artinya bahwa prosedur dan sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Sedangkan fleksibilitas merupakanbahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.
Tidak semua perusahaan mampu mencapai tujuan yang telah ditentukan pada saat pendirian awal perusahaan.hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya pelaksanaan prosedur dan sistem kerja pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu, organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu menjalankan prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja. Setiap badan usaha mengharapkan pegawai maupun perusahaan yang memiliki prosedur dan sistem kerja yang baik agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Prosedur dan sistem kerja di FakultasEkonomidanBisniskhususnya di Bagian Tata Usaha sangatlah dibutuhkan untuk menunjang kegiatan yang efektif. Dengan prosedur dan system kerja yang terarah seluruh pegawai akan menyelesaikan tugasnya dengan tepat waktu dan bekerja dengan efektivitas. Kemungkinan untuk pegawai yang dating tidak tepat waktu akan berkurang, sehingga mereka bekerja jam kerja yang telah ditentukan. Prosedur dan sistem kerja, haruslah disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta sifat dari tugas atau pekerjaan. Dalam penyusunan prosedur kerja dan sistem kerja yang baik, perlu diperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Oleh karena itu, prosedur kerja dan sistem kerja harus mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari pimpinan, baik mengenai personalia,
maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan. Prosedur dan sistem kerja yang baik dapat membantu para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. Dengan adanya prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis pekerjaan, tahapan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas. Pelaksanaan prosedur dan sistem kerja harus dilakukan secara efisien yang artinya, usaha tersebut mampu memberikan hasil yang maksimal baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya. Mengingat pentingnya peranan prosedur kerja dan sistem kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. B. PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni Bagaimana prosedur dan sistem kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara?.
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN 1. TUJUAN PENELITIAN Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur kerja, dan sistem kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 2. MANFAAT PENELITIAN Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan bagi penulis pada bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b. Sebagai bahan referensi bagi penulis-penulis lain yang tertarik pada objek yang sama. 2. Bagi Instansi a. Memberikan bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam melaksanakan kegiatan prosedur dan sistem kerja dengan efisien pada masa yang akan datang. b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan prosedur dan sistem kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi Penulis yang Akan Datang Penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya. D. JADWAL PENELITIAN DAN SISTEMATIKA PENULISAN 1. JADWAL PENELITIAN Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini : Tabel 1.1 JADWAL PENELITIAN DAN PENYUSUNAN TUGAS AKHIR No. Kegiatan Minggu Ke 1 2 3 1. Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan Sumber :Penulis(2015) Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 9 Februari sampai dengan 27 Februari 2014 di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. SUMBER DATA Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian : a. Data Primer Data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dapat diperoleh dengan melakukan wawancara dengan pegawai di Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. b. Data Sekunder Data sekunder merupakan jenis data yang dikumpulkan dari buku literatur seperti buku-buku bacaan, dan tulisan-tulisan serta hasil-hasil yang berhubungan dengan topik yang dibahas. 3. SISTEMATIKA PENULISAN Berikut merupakan sistematika penulisan yang akan disajikan pada penulisan Tugas Akhir ini : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan, manfaat penelitian, jadwal penelitian serta sistematika penulisan dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi. BAB II: PROFIL INSTANSI Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, deskripsi kerja, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
BAB III: PEMBAHASAN Dalam bab ini menjelaskan hasil Tugas Akhir mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir. Pembahasan berupa pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat prosedur dan sistem kerja pada Bagian Tata Usaha di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang membangun bagi Fakultas Ekonomi danbisnisuniversitas Sumatera Utara