Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit pada CV. Marina Jaya Oleh : Yasmine Shahnaz Khairunnisa Pembimbing : Dr. Singgih Jatmiko, S.Si, M.Sc
PENDAHULUAN Latar Belakang Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan hal yang penting karena penjualan memiliki peranan penting dalam menjaga kelangsungan hidup suatu perusahaan. Penjualan menjamin kegiatan operasional perusahaan, dengan adanya transaksi penjualan setiap harinya, karyawan dituntut untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik. Namun jika karyawan yang bekerja memiliki tugas ganda dalam pekerjaannya, ini dapat menyebabkan karyawan tidak dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik dalam pencatatan, perhitungan, penyajian informasi, dan tugas-tugas lainnya. Untuk mengantisipasi hal ini diperlukan adanya sistem komputerisasi akuntansi yang baik dimana transaksi penjualan kredit yang dikerjakan secara manual dapat digantikan dengan komputer yang terprogram untuk mencatat transaksi dan memprosesnya, serta menyajikan informasi yang dihasilkan. Data yang diproses secara komputerisasi dapat mengurangi terjadinya human error dan juga dapat menghemat waktu. Hal ini dapat memberikan dampak positif bagi perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu pekerjaan akuntansi menjadi lebih mudah dan praktis serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam penyusunan laporan keuangan.
PENDAHULUAN (lanjutan) Rumusan Masalah: 1. Bagaimana penerapan sistem penjualan kredit yang sedang berjalan pada CV. Marina Jaya? 2. Bagaimana efektivitas penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya? 3. Bagaimana alternatif rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya? Batasan Masalah: 1. Menganalisis sistem penjualan kredit yang sedang berjalan pada CV. Marina Jaya dengan menggunakan bagan alir dokumen (flowchart). 2. Merancang sistem informasi akuntansi penjualan kredit dengan menggunakan Use Case Diagram, Activity Diagram, DFD, ERD dan pembuatan database tahap awal berupa pembuatan tabel dan atribut pada CV. Marina Jaya. Tujuan Penelitian: 1. Untuk mengetahui dan menganalisis penerapan sistem penjualan kredit yang sedang berjalan pada CV. Marina Jaya. 2. Untuk mengidentifikasi efektivitas penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya. 3. Untuk membuat alternatif rancangan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya.
Metodologi Penelitian Objek Penelitian Objek penelitian ini adalah CV. Marina Jaya yang beralamat di Jalan Telkom No. 1, Kelurahan Dumuhung, Kecamatan Tahuna Timur, Sulawesi Utara. Usaha ini bergerak dalam bidang jual beli sepeda motor baru dan bekas. Data / Variabel Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif yang digunakan untuk menganalisis. Data kualitatif adalah data penelitian yang bukan angka, yang sifatnya tidak dapat dihitung, berupa informasi atau penjelasan yang didasarkan pada pendekatan teoritis dan penilaian logis. Berdasarkan sumbernya, jenis data yang digunakan pada penelitian ini adalah data primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari sumber aslinya dan tidak melalui perantara. Penelitian ini menggunakan variabel yaitu Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit CV. Marina Jaya. Teknik Analisis dan Perancangan Untuk analisis sistem, penulis menggunakan bagan alur berupa flowchart Sistem Akuntansi untuk menganalisis masalah dengan cara mendeskripsikan penerapan Sistem Informasi Akuntansi. Untuk desain sistem, penulis mulai merancang sistem dengan membuat permodelan proses, yaitu Use Case Diagram, Activity Diagram, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD). Selanjutnya dibuat normalisasi data untuk perancangan database.
PEMBAHASAN Analisis Bagian Terkait Bagian Marketing terdapat kerangkapan fungsi. Hal ini mengakibatkan pengendalian internal perusahaan kurang baik. Pada Bagian Marketing seharusnya bertugas menerima order penjualan dari pembeli dan melaporkannya kepada fungsi-fungsi yang terkait. Dari hasil analisis, mengusulkan untuk adanya penambahan bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit CV. Marina Jaya, yaitu Bagian Kredit untuk mengotorisasi permohonan kredit pembeli. Analisis Dokumen Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit CV. Marina Jaya adalah Formulir Permhonan Kredit, Surat Order Penjualan, Surat Pengiriman, Surat Jalan, dan Faktur Penjualan. Dokumen yang sudah ada pada perusahaan kurang mencukupi untuk informasi yang dibutuhkan oleh seluruh bagian yang terlibat dalam perusahaan. Penulis mengusulkan untuk menambah rangkapan Formulir Permohonan Kredit menjadi 3 lembar dan juga membuat Surat Persetujuan Kredit yang berguna untuk mengotorisasi kredit yang diberikan. Analisis Prosedur Pada prosedur yang sudah dijalankan perusahaan terdapat beberapa kekurangan, seperti tidak adanya Bagian Kredit yang bertugas untuk mengotorisasi permohonan kredit yang diajukan pembeli yang apabila permohonan kredit terpenuhi maka Bagian Kredit membuat Surat Persetujuan Kredit. Kemudian kurangnya rangkapan Formulir Permohonan Kredit dalam Sistem Penjualan Kredit.
PEMBAHASAN Analisis Pencatatan dan Pelaporan Catatan akuntansi dan pelaporan yang digunakan CV. Marina Jaya adalah dengan menggunakan Buku Penjualan dan Jurnal. Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan masih menggunakan sistem manual. Sistem manual memiliki kelemahan, yaitu faktor human error. Penulis menyarankan agar perusahaan menggunakan sistem penjualan kredit yang terkomputerisasi agar seluruh data disimpan kedalam satu arsip yang memungkinkan untuk dibuka kembali. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat membantu dalam pencatatan dan menghasilkan pelaporan yang cepat, tepat dan akurat. Analisis Kebutuhan Informasi 1. Sebaiknya diperlukan manajemen penyimpanan data yang lebih baik lagi agar dapat mempermudah dalam penyimpanan dan pengaksesan data kembali secara cepat sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 2. Sistem penjualan kredit yang dilengkapi dengan fasilitas keamanan bagi user yang berhak saja, seperti administrator. 3. Sistem penjualan kredit dapat menghitung pendapatan yang harus diterima oleh perusahaan yang dihitung secara bulanan dengan cara terotomatisasi. 4. Penghitungan piutang pelanggan yang harus dibayar. 5. Sistem dapat menghasilkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
PEMBAHASAN Use Case Diagram Penjualan Kredit CV. Marina Jaya
Activity Diagram Pembuatan Formulir Penjualan Kredit
Activity Diagram Pembuatan Surat Persetujuan Kredit
Activity Diagram Pembuatan Surat Order Penjualan dan Surat Pengiriman
Activity Diagram Pembuatan Surat Pengantar Gudang
Activity Diagram Pembuatan Faktur Penjualan
Activity Diagram Pembuatan Jurnal Penjualan
Activity Diagram Pembuatan Laporan Penjualan
Activity Diagram Melihat Seluruh Laporan
PEMBAHASAN (lanjutan) Diagram Konteks Penjualan Kredit CV. Marina Jaya
Diagram Zero Penjualan Kredit CV. Marina Jaya PEMBELI order Faktur 1 Proses Pembuatan FPK Data Pembeli Data Pembeli Data Persediaan FPK Data Piutang 2 Proses Pembuatan SPK Data Pembeli Data Jual Kredit Data Jual Kredit F. Piutang SPK F. Pembeli F. Rekening 3 Proses Pembuatan SOP & SP Data Pembeli Data Persediaan Data Jual Kredit F. Persediaan F. Jurnal Data Rekening 4 SOP & SP Proses Pembuatan SPG Data Persediaan Data Persediaan Data Pembeli F. Jual Kredit Data Jurnal Data Jurnal Data Piutang Data Piutang 5 SPG Proses Pembuatan FP FP Data Pembeli Data Jual Kredit Data Jual Kredit Data Jual Kredit Data Jual Kredit 6 Data Persediaan Proses Pembuatan JP 7 JP Proses Pembuatan LP LP DIREKTUR Data Persediaan
Diagram Level Diagram Level 1 Proses 1 Proses Pembuatan FPK 1 FPK 2.1p Proses Validasi Data 2 2.2p Proses Pencetakan SPK SPK 3 Data Piutang Data Pembeli F. Pembeli F. Piutang Data Piutang Diagram Level 1 Proses 2 Proses Pembuatan SPK
Diagram Level (lanjutan) Diagram Level 1 Proses 3 Proses Pembuatan SOP & SP 4.1p 4.2p 3 Proses Validasi Data 4 Proses Pencetakan SPG 5 Data Persediaan Data Pembeli F. Pembeli F. Persediaan Data Persediaan Diagram Level 1 Proses 4 Proses Pembuatan SPG
Diagram Level (lanjutan) Diagram Level 1 Proses 5 Proses Pembuatan FP 5 FP 3.1p Proses Validasi Data 6 3.2p Proses Pembuatan Jurnal JP 7 Data Rekening Data Persediaan Data Jual Kredit Data Jurnal F. Jurnal F. Persediaan F. Jual Kredit Data Jurnal F. Rekening Diagram Level 1 Proses 6 Proses Pembuatan JP
Diagram Level (lanjutan) Diagram Level 1 Proses 7 Proses Pembuatan LP
Entity Relational Diagram ERD
Normalisasi Data Bentuk Tidak Normal Kode_brg Nama_brg Harga Kuantitas No_pembeli Nama_pembeli Alamat No_telp No_SOP No_pembeli Tgl_transaksi Kode_brg Tgl_jatuh_tempo Jangka_waktu Kuantitas No_pembeli Nama_pembeli Alamat No_jurnal Tgl_transaksi No_pembyran No_rek Debit Kredit No_rek Nama_rek
Normalisasi Data Bentuk Normal Kesatu (lanjutan) Kode_brg Nama_brg Harga Kuantitas No_pembeli Nama_pembeli Nama_jalan No_rumah Kode_pos Kota No_telp No_pembeli Nama_pembeli Alamat_pembeli Tgl_transaksi Total _piutang Jml_pembyran Tgl_jatuh_tempo No_SOP No_pembeli Tgl_transaksi Kode_brg Tgl_jatuh_tempo Jangka_waktu Kuantitas No_jurnal Tgl_transaksi Keterangan No_pembyran No_rek Debit Kredit No_rek Nama_rek
Normalisasi Data Bentuk Normal Kedua (lanjutan) Persediaan Kode_brg* Nama_brg Harga Kuantitas Penjualan Kredit No_SOP* No_pembeli* Tgl_transaksi Kode_brg Tgl_jatuh_tempo Jangka_waktu Kuantitas Pembeli No_pembeli* Nama_pembeli Nama_jalan No_rumah Kode_pos Kota No_telp Piutang No_pembeli* Nama_pembeli Alamat_pembeli Tgl_transaksi Total_piutang Jml_pembyran Tgl_jatuh_tempo Jurnal No_jurnal Tgl_transaksi Keterangan No_pembyran* No_rek* Debit Kredit Rekening No_rek* Nama_rek Saldo
Bagian Marketing Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Bagian Kredit 1 pembeli x FPK 2 FPK 1 FPK 1 Mengakses data pembeli Mencocokan FPK 1 dan FPK 2 Melihat history payment FPK 1 FPK 2 Memeriksa status kredit pembeli N pembeli tidak Ketentuan kredit terpenuhi ya FPK 1 FPK 1 x N N x x FPK 1 Memeriksa status kredit pembeli Mengakses data transaksi Membuat SPK dan menyimpan data Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi Mencetak SPK sebanyak 2 lembar SPK 1 SPK 2 FPK 1 3 N
Bagian Gudang Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Bagian Pengiriman
Bagian Penagihan Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Bagian Keuangan Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Pimpinan Perusahaan Kegiatan manual Kegiatan yang sudah terkomputerisasi
Perbandingan sistem yang sedang berjalan dengan rancangan sistem yang diusulkan Sistem Penjualan Kredit CV. Marina Jaya Pencatatan atas transaksi-transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi kesalahan dan kekeliruan yang disebabkan oleh human error pada saat proses pencatatan. Dokumen yang digunakan masih sederhana dan ditulis secara manual serta adanya ketidaklengkapan dokumen. Sistem pengendalian internal pada CV. Marina Jaya terdapat kerangkapan tugas pada Bagian Marketing. Rancangan Sistem yang Diusulkan Pencatatan transaksi sudah terkomputerisasi sehingga kesalahan dan kekeliruan dapat diminimalisir dan dihindari. Dokumen disimpan secara komputerisasi lalu dicetak agar lebih rapi dan mudah ditemukan jika dokumen dibutuhkan. Sistem pengendalian internal mengusulkan agar dilakukan pemisahan tugas antara Bagian Marketing dan Bagian Kredit.
PENUTUP Kesimpulan: Berdasarkan hasil analisis sistem penjualan kredit yang telah dilakukan pada CV. Marina Jaya, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem pengarsipan yang dilakuakan masih secara manual. Hal ini dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan pencatatan penerimaan dana dan informasi yang disajikan menjadi kurang akurat, informasi yang dibutuhkan tidak tersedia secara cepat dan tepat. Sistem akuntansi penjualan kredit CV. Marina Jaya berjalan kurang efektif dikarenakan sistem tersebut kurang sesuai dengan standar sistem akuntansi yang telah ditetapkan karena memiliki kelemahan dalam prosedur penjualan kredit yaitu pada beberapa prosedur bagian ditangani oleh bagian yang sama. Setelah memperhatikan kelemahan sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada CV. Marina Jaya, maka dilakukan perancangan yang terdiri dari pembuatan use case diagram, activity diagram, DFD, ERD, normalisasi data, hingga tahapan perancangan dokumen dan database. Saran: 1. Dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit CV. Marina Jaya perlu menerapkan sistem terkomputerisasi yang lebih memadai agar pengolahan data menjadi lebih akurat dan menghasilkan informasi yang optimal dan berguna bagi semua pihak. 2. Perlu diadakan uji coba (trial) terhadap perancangan sistem yang telah dibuat agar pengguna sistem dapat mengoperasikan sistem dengan baik. 3. Melakukan sosialisasi dan pelatihan terhadap pengguna sehingga pengguna dapat beradaptasi dengan sistem yang telah terkomputerisasi.