Lampiran Surat Bupati Rokan Hilir Nomor : 800/BK-PM/2015/ Tanggal : PETUNJUK TEKNIS PELAKSANAAN PENDATAAN ULANG PEGAWAI NEGERI SIPIL SECARA ELEKTRONIK PEMERINTAH KABUPATEN ROKAN HILIR TAHUN 2015 I. PENDAHULUAN Pendataan ulang Pegawai Negeri Sipil secara elektronik (e-pupns) Nasional merupakan kegiatan pemutakhiran data PNS yang dilakukan secara online. Dasar hukum dari pelaksanaan e-pupns ini adalah Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2015 tentang Aparatur Sipil Negara, Sedangkan untuk pedoman teknisnya tertuang dalam Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 tahun 2015 tentang Pedoman Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil secara Elektronik Tahun 2015. Sesuai surat edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor K 26-30/V 77-4/99 tanggal 27 Juli 2015 perihal Implementasi e-pupns, pelaksanaan e-pupns secara Nasional dimulai dari tanggal 1 September 2015 sampai dengan 31 Desember 2015 dan diawali dengan kegiatan sosialisasi dan pelatihan implementasi aplikasi e-pupns selama bulan Agustus 2015. e-pupns merupakan suatu sistem yang dibangun dengan teknologi berbasis web dan dapat diakses menggunakan web browser melalui alamat : http://pupns.bkn.go.id II. JADWAL PELAKSANAAN E-PUPNS PEMERINTAH KABUPATEN ROKAN HILIR Untuk kelancaran pelaksanaan e-pupns, Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir menetapkan jadwal sebagai berikut: a. Setting Sistem e-pupns Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir tanggal 1-5 September 2015; b. Registrasi dan Entry data e-pupns oleh pengguna (PNS/CPNS) Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir tanggal 10 September s/d 31 November 2015; c. Proses Verifikasi Registrasi oleh Petugas SKPD masing-masing tanggal 10 September s/d 5 Desember 2015; d. Proses Verifikasi Level 1 oleh Petugas SKPD masing-masing tanggal 10 September s/d 7 Desember 2015; e. Proses Verifikasi Level 2 oleh Petugas BKD Kabupaten Rokan Hilir tanggal 10 September s/d 15 Desember 2015; Hal 1 dari 8
f. Proses Verifikasi Level 3 oleh Petugas Kanreg XII BKN/BKN tanggal 10 September s/d 31 Desember 2015; III. ALUR KERJA SISTEM e-pupns A. PENDAFTARAN PENDATAAN ULANG PEGAWAI NEGERI SIPIL Tahap 1 1. PNS melakukan registrasi untuk memperoleh nomor registrasi yang akan digunakan untuk pengisian formulir e-pupns 2015. Kunjungi website resmi https://pupns.bkn.go.id. Klik Register dan lanjutkan dengan klik Daftar; Isi form Registrasi dan penetapan password. Lanjut dan cetak Tanda Bukti Pendaftaran PUPNS 2015. Contoh hasil cetakan bukti registrasi yang diperoleh PNS: Hasil cetakan Tanda Bukti Pendaftaran PUPNS 2015: Lembar bagian atas, dikirim bersamaan dengan dokumen berkas ke Petugas Verifikator SKPD (Lihat ketentuan dalam bagian II. Kelengkapan Dokumen); Lembar bagian bawah, dipegang oleh PNS; Hal 2 dari 8
2. Untuk dapat melanjutkan pengisian data, Petugas Verifikasi Registrasi SKPD meng aktif kan permohonan registrasi PNS tersebut. B. PENGISIAN DATA PNS Tahap 2 1. PNS mulai melakukan entry data dengan cara: Klik Login atau Klik Register kemudian Klik Masuk; Ketik Kode Register dan password yang telah diperoleh; 2. Lakukan proses entry data dengan aplikasi e-pupns yang terdiri atas: Data Utama PNS; Data Posisi PNS; Data Riwayat PNS, terdiri dari 6 kelompok data sebagai berikut: Riwayat Golongan; Riwayat Pendidikan; Riwayat Diklat Struktural; Riwayat Diklat Fungsional (Pendidikan Teknis Formal/Non Formal); Riwayat Jabatan; Data Keluarga (meliputi data ayah/ibu/istri/suami/anak); Data untuk PNS Guru (hanya diisi oleh PNS Guru), Data untuk PNS Dokter (hanya diisi oleh PNS Dokter) dan, Data stakeholder (memuat data BPJS Kesehatan/ASKES dan tanggapan PNS atas BAPERTARUM dan Kartu Pegawai Elektronik). Untuk pengisian data, tombol utama yang tersedia antara lain: Klik Jika data sesuai dengan seharusnya; Klik x Jika data belum sesuai, isi pada kolom yang tersedia. Klik ubah, untuk melakukan perubahan dan penambahan data; Klik hapus, untuk membuang data yang dirasa salah/tidak perlu; 3. Klik Kirim untuk melanjutkan ke proses Verifikasi Level 1 (Petugas SKPD). 4. Cetak bukti pengisian data e-pupns untuk dilampirkan dalam dokumen pengukung yang akan dikirim ke petugas verikator level1/level2/level3. Hal 3 dari 8
Contoh hasil cetakan bukti pengisian data e-pupns: Catatan : a. PNS mempersiapkan dokumen pendukung sebelum melakukan entry data secara lengkap dan tersusun; b. Semua tab dalam entry, harus diisi atau diperiksa; c. Selama PNS belum melakukan klik Kirim maka proses entry ini dapat dilakukan berulang-ulang, sampai data yang diisi telah sesuai dengan kondisi data kepegawaian dan dirasa lengkap; d. Setelah PNS melakukan klik Kirim, maka proses data aka diteruskan ke Verifikator Level 1 (SKPD). Namun Verifikator Level 1 dapat mengembalikan proses entry atau turun status/rollback jika PNS membutuhkan proses entry data kembali. e. PNS dapat memantau keseluruhan proses pemutakhiran data dan progress data masing-masing melalui system e-pupns. C. VERIFIKASI DATA PNS PADA TINGKAT SKPD, BKD KABUPATEN ROKAN HILIR DAN KANREG XII BKN/BKN Tahap 3 1. Data akan dikirim ke inbox Verifikator Level1 di SKPD; 2. PNS mengirim dokumen pendukung sebanyak 3 (tiga) rangkap kepada pengelola kepegawaian SKPD masing-masing; 3. Dokumen pendukung ini menjadi pedoman bagi Verifikator Level 1 untuk melakukan verifikasi data yang dikirim; Hal 4 dari 8
4. Setelah selesai proses verifikasi selesai, Petugas Verifikator Level 1 dapat melakukan klik Kirim untuk melanjutkan ke proses verifikasi oleh BKD Kabupaten Rokan Hilir; Tahap 4 1. Data akan dikirim ke inbox Verifikator Level2 di BKD Kabupaten Rokan Hilir; 2. Pengelola Kepegawaian SKPD mengirim dokumen pendukung sebanyak 2 (dua) rangkap ke BKD Kabupaten Rokan Hilir; 3. Dokumen pendukung ini menjadi pedoman bagi Verifikator Level 2 untuk melakukan verifikasi data yang dikirim; 4. Setelah selesai proses verifikasi selesai, Petugas Verifikator Level 2 dapat melakukan klik Kirim untuk melanjutkan ke proses verifikasi oleh Kanreg XII BKN/BKN Pusat; Tahap 5 1. Data yang membutuhkan verifikasi lanjutan akan terkirim ke inbox Verifikator Level 3 di Kantor Regional XII BKN/BKN Pusat. 2. BKN Pusat/Regional melakukan verifikasi data yang terkirim. 3. BKD Kabupaten Rokan Hilir akan mengirim dokumen pendukung sebanyak 1 (satu) rangkap ke Kanreg XII BKN/BKN; 4. Dokumen pendukung ini menjadi pedoman bagi Verifikator Level 3 untuk melakukan verifikasi data yang dikirim; IV. DOKUMEN PENDUKUNG e-pupns PNS yang telah mengisi data melalui system e-pupns, mengirim kelengkapan dokumen pendukung sebagai berikut: 1. Cetakan Tanda Bukti Pengisian Data e-pupns; 2. Cetakan Tanda Bukti Pendaftaran PUPNS 2015; 3. Surat Pernyataan yang telah diisi dan ditandatangani (ukuran kertas folio); 4. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk/KTP (ukuran kertas folio); 5. Fotokopi Kartu Pegawai (ukuran kertas folio); 6. Fotokopi Kartu Pegawai Elektronik (ukuran kertas folio); 7. Fotokopi Nomor Peserta Wajib Pajak/NPWP (ukuran kertas folio); 8. Fotokopi Kartu BPJS/ASKES (ukuran kertas); 9. Fotokopi SK Pengangkatan sebagai CPNS (ukuran kertas folio); 10. Fotokopi SK Pengangkatan sebagai PNS (ukuran kertas folio); Hal 5 dari 8
11. Fotokopi SK Pindah (jika PNS mutasi ke lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir, ukuran kertas folio); 12. Fotokopi SK Kenaikan Pangkat (dari SK KP pertama s/d SK KP terakhir, ukuran kertas folio); 13. Fotokopi Ijazah (dari Sekolah Dasar s/d Pendidikan Terakhir yang diakui BKN, ukuran kertas folio); 14. Fotokopi SK Jabatan Struktural (mulai dari Jabatan Struktural yang pertama s/d Jabatan Struktural Terakhir yang pernah/sedang diduduki, ukuran kertas folio); 15. Fotokopi Sertifikat Diklat Struktural (mulai dari Diklat Struktural Adum/Pimpinan Tingkat I s/d Struktural Pimpinan Tingkat I yang pernah diikuti, ukuran kertas folio); 16. Fotokopi Sertifikat Diklat Jabatan (Fungsional) Formal atau Non Formal (Lampirkan sertifikat Diklat Jabatan Teknis Fungsional atau diklat peningkatan kompetensi yang pernah diikuti, ukuran kertas folio); 17. Khusus Fungsional Guru, dokumen tambahan yang harus dilengkapi; a. Fotokopi Surat Keputusan/Keterangan Riwayat Guru (ukuran kertas folio); b. Fotokopi Surat Keputusan/Keterangan Riwayat Mengajar (ukuran kertas folio); 18. Fotokopi Surat Keputusan/Keterangan Bidang Profesi/Jenis Dokter (ukuran kertas folio); 19. Daftar Riwayat Hidup Dokter (ukuran kertas folio); 20. Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 3 lembar (dengan pakaian PDH dan latar belakang merah) masing-masing ditempel pada lembar depan surat pernyataan; V. KETENTUAN PENYERAHAN DOKUMEN PENDUKUNG e-pupns 1. PNS mengisi Surat Pernyataan (terlampir); 2. Bagi yang berkas usulnya tidak memenuhi syarat karena terdapat kekurangan dari ketentuan diatas maka proses verifikasinya tidak akan dilanjutkan. 3. Untuk proses verifikasi, semua dokumen e-pupns dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dengan ketentuan; 1 rangkap untuk SKPD; 1 rangkap untuk BKD Kabupaten Rokan Hilir; 1 rangkap untuk Kanreg XII BKN/BKN Pusat; 4. Untuk memudahkan dalam proses verifikasi maka setiap rangkap dokumen pendukung ditempatkan dalam map tulang plastik (contoh map terlampir) dengan ketentuan warna sebagai berikut: Warna kuning untuk Golongan I; Warna hijau untuk Golongan II; Warna biru untuk Golongan III; Warna merah untuk Golongan IV; Hal 6 dari 8
SURAT PERNYATAAN Pasphoto Ukuran 4x6 (latar belakang merah) Nama :... NIP :... Pangkat/Gol :... Jabatan :... Sub Unit Kerja :... Unit Kerja :... Alamat Kantor :...... Dalam rangka Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Secara Elektronik Tahun 2015 bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir melalui http://pupns.bkn.go.id dengan ini menyatakan bahwa: 1. Akan memberikan informasi dengan sebenar-benarnya secara bertanggungjawab untuk kepentingan pendataan kepegawaian Nasional; 2. Akan melaporkan kepada pihak yang berwajib / berwenang apabila mengetahui ada indikasi penyalahgunaan dalam proses pelaksanaan kegiatan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Secara Elektronik Tahun 2015 bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hilir; 3. Apabila saya melanggar hal-hal yang dinyatakan dalam surat pernyataan ini, saya bersedia menerima sanksi administratif, digugat secara perdata dan/ata dilaporkan secara pidana. Bagansiapiapi, 2015 Yang membuat pernyataan, Materai 6000 Nama.. NIP. Hal 7 dari 8
Untuk keseragaman dokumen berikut contoh map tulang plastik: Tampak depan map plastik tulang Tampak dalam map plastik tulang Hal 8 dari 8