LAPORAN AKHIR KEMAHIRAN NILAI, SIKAP, ETIKA DAN PROFESIONALISME HHHC9401 Set 5 Sesi 2 2013/2014 NAMA PELAJAR NOMBOR MATRIK JAWATAN NO. KELULUSAN PROJEK NAMA PROGRAM : NURUL AMIRA BINTI MOHAMAD SALLEH : A145067 : SETIAUSAHA : DN00822/2013 : PESAN ABANG DAN KAKAK KEPADA ADIK (PAKKA) TARIKH MULA MERANCANG : 21 NOVEMBER 2013 TARIKH PROGRAM TEMPAT PROGRAM ANJURAN : 4 6 APRIL 2014 (JUMAAT AHAD) : SEKOLAH MEN. KEB. ABU BAKAR AL- BAQIR, BAGAN SERAI, PERAK : BIRO PEMBANGUNAN AKADEMIK DAN INOVASI KOLEJ RAHIM KAJAI, UKM 1.0 Pengenalan Program yang telah saya sertai dan memegang jawatan sebagai setiausaha ini ialah Program Pesan Abang dan Kakak kepada Adik (PAKKA). Program Pesan Abang Kakak Kepada Adik (PAKKA) ini merupakan program tahunan Biro Pembangunan Akademik dan Inovasi Kolej Rahim Kajai yang diadakan setiap tahun. Objektif Program PAKKA adalah untuk menjalin dan mengeratkan hubungan silaturahim dalam kalangan ahli jawatankuasa program dengan peserta Program PAKKA. Selain itu, program ini juga diharapkan dapat menaikkan semangat adik-adik angkat untuk berusaha menuju ke menara gading dengan mengambil contoh daripada abang dan kakak angkat. Secara keseluruhannya, program ini telah mematangkan diri saya dari pelbagai sudut termasuklah pembelajaran kemahiran nilai etika, sikap dan profesionalisme di samping banyak pengalaman berharga yang telah saya perolehi hasil mengikuti program ini.
2.0 Saya berjaya mematuhi nilai-nilai dan sikap yang baik sepanjang perancangan dan pelaksanaan program Dalam pelaksanaan perancangan bagi memenuhi syarat HP4 ini, saya telah berjaya mematuhi nilai-nilai, sikap dan etika yang baik sepanjang perancangan dan pelaksanaan program serta memberi sepenuh komitmen dalam kelancaran Program PAKKA. Antara nilai yang saya maksudkan termasuklah nilai amanah dan patuh kepada setiap arahan yang diberi, nilai keikhlasan dalam melaksanakan tugasan serta nilai dedikasi dan tekun ketika mengerjakan tugas dengan bersungguh-sungguh dan sabar. Selain itu, saya juga belajar mengenai sikap pengurusan masa yang cekap, sikap yakin terhadap kemampuan diri, mematuhi etika bermesyuarat, mematuhi etika berpakaian yang sopan bersesuaian dengan aktiviti, tujuan dan tempat, serta mengamalkan sikap yang baik sepanjang pelaksanaan program Sungguhpun demikian, terdapat pelbagai lagi nilai-nilai, sikap dan etika yang telah saya perolehi hasil pembelajaran daripada program PAKKA yang telah saya terapkan di dalam diri saya. 2.1 Nilai amanah dan patuh kepada setiap arahan yang diberi Sepanjang perancangan dan pelaksanaan program ini, saya telah patuh dan amanah kepada arahan yang diberi kerana bagi saya segala urusan yang dipertanggungjawabkan hendaklah ditunaikan serta dilaksanakan sebaik mungkin. Sebagai contoh, saya yang memegang jawatan setiausaha apabila diamanahkan oleh ketua pengarah untuk membuat minit mesyuarat, maka sejurus setelah selesai mesyuarat, saya akan patuh dan terus membuat minit mesyuarat setibanya pulang ke bilik di kolej. Selain itu juga, apabila saya diamanahkan oleh ketua projek program untuk menghantar surat-surat atau borang yang telah diisi ke JPPel, maka saya akan mencari ruang masa yang sesuai ketika tiada kuliah untuk pergi ke JPPel dan menghantar surat-surat, laporan aktiviti dan borang tersebut. 2.2 Nilai keikhlasan dalam melaksanakan tugasan Dalam pelaksanaan sesuatu tugasan, seharusnya kita perlu berniat ikhlas kerana sesungguhnya setiap perbuatan itu dimulai dengan niat. Dalam hal ini, saya telah mempunyai niat yang betul semasa melaksanakan tugasan. Apabila saya dilantik menjadi seorang setiausaha kepada sebuah program, maka saya berniat agar segala komitmen yang bakal saya sumbangkan dapat memperbaiki diri saya serta melancarkan pelaksanaan organisasi dalam program ini. Melalui program ini, saya menyedari bahawa apabila kita ikhlas melakukan
sesuatu perkara, secara tidak langsung membuatkan diri kita mempunyai lebih komitmen terhadap tugasan yang diamanahkan. 2.3 Nilai dedikasi dan tekun ketika mengerjakan tugas dengan bersungguh-sungguh dan sabar Dalam melaksanakan sesuatu tugasan, perkara utama yang harus diutamakan secara berterusan ialah nilai dedikasi dan tekun dalam mengerjakan sesuatu tugas dengan bersungguh-sungguh, sabar serta minat yang mendalam sehingga tugasan tersebut selesai dengan sempurna. Sebagai contoh, saya sebagai setiausaha diamanahkan untuk membuat surat-surat misalnya surat permohonan kelulusan, surat jemputan, surat memohon sumbangan dana, surat kepada pihak luar dan sebagainya. Setelah itu, surat-surat tersebut harus saya dapatkan tanda tangan Pengetua Kolej sebagai sokongan dan pengesahan. Sungguhpun demikian, tidak semua surat yang saya hantar kepada beliau diterima kerana terdapat sedikit kesalahan yang harus saya perbaiki. Oleh hal yang demikian, saya akan menaip semula suratsurat tersebut. Dalam hal ini, saya menyedari bahawa saya harus belajar menerima kritikan daripada pihak lain terhadap kesalahan dan pembetulan yang saya lakukan. Saya juga menyedari bahawa nilai dedikasi dan tekun ini dapat mengelakkan diri saya daripada melakukan kesilapan semasa menjalankan tugasan. Secara tidak langsung, sifat komited ini dapat menyumbang ke arah terhasilnya mutu kerja atau khidmat yang cemerlang. 2.4 Sikap pengurusan masa yang cekap Melalui program ini, perkara yang saya pegang ialah mengenai pengurusan masa kerana pengurusan masa yang cekap dapat membantu meringankan beban tugas di samping memudahkan segala urusan kerja. Umum diketahui bahawa tugas seorang setiausaha bukanlah mudah tetapi rumit kerana melibatkan pelbagai jenis surat dan pelbagai pihak untuk berurusan seperti pihak Pejabat Pendidikan Daerah Negeri Perak bagi permohonan mengadakan program berbentuk motivasi di sekolah di kawasan Bagan Serai Perak, pihak syarikat-syarikat untuk memohon sumbangan dana, pihak pengetua kolej untuk memohon pengesahan surat, pihak JPpel untuk kelulusan sesuatu surat, pihak IM4U bagi urusan sumbangan dana, pihak Pengetua Sekolah Men. Keb. Abu Bakar Al-Baqir iaitu tempat kami melaksanakan program, pihak Ahli Parlimen Bagan serai untuk urusan perasmian majlis serta beberapa pihak yang lain lagi. Perkara berurusan dengan pelbagai pihak ini menjadikan saya melatih diri untuk menguruskan masa kerana sebagai seorang pelajar, saya juga mempunyai komitmen sebagai seorang pelajar bagi menyiapkan tugasan-tugasan yang diberikan oleh
pensyarah, pembentangan di dalam kuliah, perbincangan bersama rakan sekumpulan, persediaan menjawan kuiz-kuiz dan ujian-ujian pertengahan semester dan juga masa untuk mengulangkaji pelajaran. Oleh hal yang demikian, saya telah berjaya menguruskan masa dengan baik dengan membuat jadual waktu belajar dan menyempurnakan tugas sebagai seorang setiausaha tanpa memudaratkan aktiviti pembelajaran saya di dalam kuliah. Saya juga bertanya kepada pensyarah dan rakan-rakan sekiranya ada perkara yang saya kurang faham. Dengan demikian, saya dapat melaksanakan segala tugas dengan cekap dan komited. 2.5 Yakin terhadap kemampuan diri Saya juga yakin terhadap kemampuan diri sendiri. Apabila saya dilantik menjadi seorang setiausaha, maka saya harus mengasah bakat dan memperbaiki kelemahan diri saya untuk menjadi seorang setiausaha yang lebih baik berbanding sebelumnya kerana sebelum memasuki UKM, saya juga pernah memegang jawatan setiausaha beberapa kali ketika menguruskan kelab dan unit beruniform sebelum ini. Selain itu, apabila saya diamanahkan untuk berjumpa dan berurusan dengan pihak tertentu, saya yakin terhadap diri saya untuk berbincang dengan baik serta berkesan. Dalam pada itu juga, sikap yakin ini juga tidak membataskan diri saya untuk bertanya kepada pihak-pihak atasan yang lebih berpengalaman. Sebagai contoh, dalam menaip surat rasmi kepada orang-orang atasan, terlebih dahulu saya akan meminta senior yang lebih arif untuk menyemaknya terlebih dahulu sebelum surat tersebut saya hantar kepada pengetua kolej untuk mendapatkan pengesahan. 2.6 Mematuhi etika bermesyuarat Antara contoh etika yang saya patuhi termasuklah ketika etika bermesyuarat. Ketika bermesuarat, seharusnya kita mengikhlaskan niat dalam perbincangan yang dilaksanakan. Selain itu juga, pilihan tempat dan masa yang sesuai juga adalah dititikberatkan. Sebagai contoh, waktu lewat petang adalah tidak sesuai untuk melaksanakan mesyuarat kerana kebanyakan ahli sudah keletihan. Dalam pada itu juga, ketika menghadiri mesyuarat, semua ahli harus menepati masa tanpa sebarang kelewatan. Jika mengalami sebarang kecemasan dan mengakibatkan kelewatan, maka individu terbabit haruslah memberitahu kepada ahli majlis tertinggi. Selain itu, dalam pelaksanaan mesyuarat juga wajar dihadkan keahlian mesyuarat kepada ahli yang perlu sahaja. Perbincangan juga harus terfokus dan tidak menyeleweng pada perkara yang tidak berkaitan. Para ahli juga perlulah mengemukakan pandangan dan sekiranya ingin memberikan teguran haruslah menegur dengan penuh berakhlak. Selain itu,
sekiranya ingin meninggalkan mesyuarat haruslah meminta izin terlebih dahulu kepada lembaga ahli mesyuarat agar kelihatan lebih sopan dan penuh beretika. 2.7 Mematuhi etika berpakaian yang sopan bersesuaian dengan aktiviti, tujuan dan tempat Selain itu, saya juga telah mengamalkan etika berpakaian yang sopan ketika pelaksanaan mencari dan memohon sumbangan dana daripada pihak orang awam di sepanjang Jalan Tuanku Abdul Rahman, Kuala Lumpur. Etika pakaian yang dikenakan adalah sopan dan kemas bagi menampilkan imej pelajar UKM yang beretika. Pemakaian kad matrik juga adalah diwajibkan bagi menunjukkan identiti pihak kami. Selain itu, adab dan tuturcara sosial yang harmonis juga adalah dititikberatkan ketika memohon sumbangan dana daripada orang awam agar dapat berkomunikasi secara sopan dan berkesan. 2.8 Mengamalkan sikap yang baik sepanjang pelaksanaan program Dalam pada itu, saya juga telah mengamalkan sikap dan etika yang baik sepanjang pelaksanaan program ini. Antaranya, saya memastikan pakaian yang dipakai adalah bersesuaian dan sopan sepanjang aktiviti program bagi menunjukkan contoh yang baik kepada para peserta. Saya juga memastikan diri agar mematuhi arahan yang mewajibkan para fasilitator memakai tanda nama sepanjang program tersebut bagi menunjukkan identiti diri sebagai fasilitator program. Saya juga berjaya mendisiplinkan diri agar menepati masa. 3.0 Saya Berjaya Mengasah Kemahiran Profesionalisme Selain itu, saya yang memegang jawatan sebagai setiausaha juga berkebolehan melaksanakan tugasan secara berintegriti, amanah dan membuat keputusan secara bijaksana berdasarkan etika dan profesionalisme. Dalam hal ini, secara tidak langsungnya saya telah belajar untuk lebih bersikap profesional dalam membuat penilaian tentang perkara yang melibatkan individu lain dan persekitaran seperti ketika berurusan dengan pihak-pihak tertentu bagi tujuan surat-menyurat dan berhubung dengan pihak penaja untuk memohon sumbangan dana dan tajaan. 3.1 Mengasah kemahiran profesionalisme dengan melatih diri saya untuk bersikap amanah dan berintegriti dalam merancang setiap tugasan Sepanjang perancangan pelaksanaan program ini, saya sebagai setiausaha telah melatih diri untuk bersikap amanah dan berintegriti dalam merancang tugasan terutamanya apabila
melibatkan penyediaan kertas kerja program, penyediaan pelbagai jenis surat berkaitan program, merangka dalam perbincangan awal bersama Ahli Majlis Tertinggi program berkenaan pelaksanaan aktiviti program, merancang agenda mesyuarat, mencatat minit-minit mesyuarat, bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod dan fail berkaitan, memberi taklimat dan memaklumkan kepada semua ahli berkenaan perancangan program, memastikan semua aktiviti yang dirancang berjalan dan dilaksanakan mengikut perancangan serta menyiapkan laporan akhir aktiviti program untuk diserahkan kepada pihak Jabatan Perkhidmatan Pelajar (JPPel), Pusat Islam UKM (penaja), One Malaysia for Youth (im4u) (penaja) dan untuk simpanan sistem fail pihak kolej. 3.2 Kemahiran profesionalisme telah membuktikan kecekapan diri saya dengan keberhasilan kualti kerja dan pengurusan masa yang bertepatan Dalam hal ini juga, saya secara tidak langsungnya telah membuktikan kecekapan diri dalam merancang tugasan dengan baik melalui keberhasilan kualiti kerja dan pengurusan masa yang bertepatan kerana dapat menyiapkan surat-surat mengikut tempoh yang dikehendaki seperti surat memohon kelulusan, surat pelepasan kuliah bagi pelajar yang mengikuti program ini, pakej penajaan, surat memohon sumbangan dana kepada 51 buah syarikat dan beberapa pihak tertentu seperti Yang Amat Berhormat Adun Johol, Menteri Belia dan Sukan Negeri Sabah, Kerajaan Negeri Perak, Yayasan Cemerlang dan lain-lain lagi serta surat jemputan perasmian pembukaan kepada Y.B. Dr. Haji Noor Azmi Bin Ghazali, Ahli Parlimen Bagan Serai, surat makluman perjalanan bas kepada Unit Kenderaan UKM serta surat pengeluaran wang kepada pihak bendahari UKM serta beberapa jenis surat yang lain lagi. 3.3 Kemahiran profesionalisme telah memupuk sikap akauntabiliti dalam diri saya dan sikap tanggungjawab dalam merancang tugasan Selain itu, program ini juga telah melatih diri saya untuk memupuk sikap akauntabiliti dan tanggungjawab dalam merancang tugasan. Umumnya, akauntabiliti adalah tanggungjawab seseorang terhadap tugas-tugas yang telah diamanahkan oleh pihak atasan di dalam sesebuah organisasi. Pada pendapat saya, rasa tanggungjawab terhadap kerja yang diberikan adalah amat penting kerana melalui rasa tanggungjawab, seseorang individu akan membuat keputusan dengan lebih berhati-hati bagi mengelak diri daripada melakukan sebarang kesilapan. Keadaan ini secara tidak langsung telah membantu diri saya untuk meningkatkan tahap produktiviti kerja dan mencapai objektif utama di dalam sesebuah organisasi. Sebagai contoh, dalam proses surat-menyurat, nombor rujukan yang ditaip di ruang atas kanan kepala
surat adalah perlu berhati-hati dan betul penggunaanya format kodnya. Oleh itu, sistem fail, surat rasmi dan komunikasi rasmi melalui media elektronik harus dilaksanakan dengan berhati-hati dan penuh etika dan profesionalisme. 3.4 Program ini telah melatih diri saya untuk menjadi seorang setiausaha yang profesionalisme Program ini juga secara tidak langsung telah melatih diri saya untuk menjadi seorang setiausaha yang professional. Pada pandangan saya, setiausaha yang baik ialah setiausaha yang tahu peranannya dan senang untuk berurusan dengan orang ramai. Oleh hal yang demikian, melalui pemupukan kelebihan ini, saya berhasil untuk membina keyakinan, kredibiliti dan kemampuan diri dalam melaksanakan tugasan. Sebagai contoh, melalui proses surat-menyurat saya mampu mengendalikan komputer dengan cekap seperti kemahiran menaip dan sistem fail. Selain itu, saya juga menjadi mahir dalam berkomunikasi seperti apabila perlu berhubung dengan pihak-pihak luar bagi urusan pelaksanaan program. Saya juga mampu melatih diri bersikap professional dengan mempraktikkan langkah-langkah pengurusan mesyuarat dengan baik. 4.0 Penutup Secara keseluruhannya, dapat saya katakan bahawa program seperti ini telah banyak mematangkan diri saya dengan hasil pembelajaran yang insaniah termasuklah dari sudut nilai, sikap, etika dan profesionalisme. Dalam hal ini, saya berpendapat bahawa, nilai, sikap dan etika adalah sangat penting dalam kehidupan seseorang untuk dijadikan sebagai panduan dalam melakukan tugasan. Tegasnya, etika adalah penting bagi membataskan perkara-perkara yang dibolehkan. Dalam pada itu, etika juga dapat menjaga kepentingan sesama manusia dan alam sekitar serta mampu mengekalkan keseimbangan dan bersederhana. Kemahiran profesionalisme juga menjadikan diri saya lebih komited dalam menyempurnakan sebarang tugasan dan amanah yang diberikan. Laporan disediakan oleh : NURUL AMIRA BINTI MOHAMAD SALLEH A145067