30 3.2 Analisis sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Prosedur Pembuatan Progres Biaya dan Waktu Proyek yang Sedang Berjalan Adapun prosedur pembuatan progres biaya dan waktu untuk mengendalikan sebuah proyek kontruksi yang biasa digunakan pada umumnya adalah sebagai berikut : a. Direktur memberikan data proyek kepada manajer lapangan. b. Manajer lapangan akan mengadakan pengawasan terhadap pekerjaan sesuai dengan data proyek dari direktur perusahaan. c. Dari hasil pengawasan dilapangan, manajer lapangan akan membuat laporan keuangan menggunakan ms.excel dan laporan progres kerja menggunakan kurva S d. Laporan keuangan akan diberikan kepada bendahara sedangkan laporan progres kerja akan diberikan kepada direktur. e. Dari laporan keuangan yang ada, bendahara akan memeriksa dan membuat progres keuangan menggunakan kurva_s yang diberikan kepada direktur. f. Manajer lapangan juga akan mendata proyek pertahun anggaran secara keseluruhan kemudian data tersebut akan diberikan kepada direktur sebagai laporan data proyek pertahun anggaran. g. Dari laporan progres keuangan dan laporan progres waktu, maka direktur akan mengadakan pengendalian terhadap proyek yang ada dan menentukan langkah-langkah yang akan diambil.
31 Untuk penggambaran yang lebih jelasnya telah diuraikan dalam flowmap berjalan pembuatan progres biaya dan waktu proyek yang dapat dilihat sebagai berikut : BENDAHARA MANAJER LAPANGAN DIREKTUR Data Proyek Data proyek Mengawas dan membuat catatan perkembangan proyek Data Proyek Laporan biaya pekerjaan Catatan perkembangan pekerjaan Periksa biaya dan buat progres biaya Membuat Laporan pekerjaan dan laporan biaya pekerjaan Progres waktu Laporan biaya pekerjaan Progres Biaya Laporan pekerjaan Catatan perkembangan pekerjaan Buat progres waktu kerja Progres Biaya Laporan biaya pekerjaan Laporan Pekerjaan Progres waktu Progres biaya Progres waktu Memeriksa dan melakukan pengendalian pada proyek Progres biaya Progres waktu Gambar 3.1 Flowmap berjalan Pembuatan Progres Biaya dan Waktu 3.3 Analisis Dokumen 3.3.1 Dokumen Masuk Dalam dokumen input pada pembuatan progress biaya dan waktu proyek kontruksi ini terdapat beberapa blanko atau form yang harus diisi oleh
32 perusahaan yaitu : a. Data Proyek Dalam form Data proyek ini ada beberapa field yang harus diisi oleh manajer lapangan perusahaan jasa kontruksi antara lain diuraikan sebagai berikut: 1. Nomor kontrak yaitu nomor kontrak sebagai kode proyek dari perusahaan tersebut. 2. Nama Proyek, merupakan nama dari proyek kontruksi yang akan dikerjakan 3. Lokasi, merupakan tempat dimana proyek kontruksi tersebut akan dikerjakan 4. Tahun anggaran, merupakan tahun pelaksanaan proyek kontruksi tersebut 5. Departement atau instansi, merupakan instansi yang mengadakan proyek kontruksi tersebut, instan si bisa dari pemerintahan maupun swasta. 6. Kontraktor pelaksana, merupakan kontraktor yang memenangkan proyek kontruksi tersebut dan bertugas mengerjakan proyek tersebut dan bertanggung jawab atas anggaran yang ada hingga pekerjaan selesai pada tahun anggaran tersebut. 7. Konsultan supervisi merupakan perusahaan konsultan yang akan mendampingi kontraktor pelaksana dan akan mengawasi jalannya
33 proyek tersebut. 8. Nomor SPMK, merupakan nomor surat perintah mulai kerja dari instansi yang mengadakan proyek tersebut 9. Tanggal Kontrak, merupakan tanggal SPMK dikeluarkan atau merupakan tanggal surat perintah mulai kerja dimana proyek tersebut harus segera dimulai. 10. Tanggal Akhir Kontrak, merupakan tanggal berakhirnya masa kontrak, dimana waktu pekerjaan telah selesai. 11. Nilai Kontrak, merupakan total anggaran proyek yang telah ditentukan oleh instansi dan akan digunakan dalam proyek yang dikerjakan 12. Waktu pekerjaan, merupakan total waktu pengerjaan proyek Tersebut mulai dari tanggal SPMK dikeluarkan, hingga tanggal berakhirnya SPMK. a. Indikator perhitungan earned value Form ini berfungsi untuk mengetahui indikator yang digunakan dalam pengendalian Proyek. pada form ini ada beberapa field yang harus diisi oleh manajer pelaksana sesuai dengan data proyek yang ada dilapangan. Data-data ini akan dipakai sebagai dasar perhitungan progres proyek dalam pengendalian biaya dan waktu proyek pada periode selanjutnya, field-field tersebut antara lain : 1. Nomor kontrak yaitu nomor kontrak sebagai kode proyek dari perusahaan tersebut.
34 2. Nama Proyek, merupakan nama dari proyek kontruksi yang akan dikerjakan. 3. Nilai Kontrak, merupakan total anggaran proyek yang telah ditentukan oleh instansi dan akan digunakan dalam proyek yang dikerjakan 4. Waktu pekerjaan, merupakan total waktu pengerjaan proyek Tersebut mulai dari tanggal SPMK dikeluarkan, hingga tanggal berakhirnya SPMK. 5. BCWS ( Budgeted Cost Of Work Schedulle), menggambarkan anggaran rencana sampai pada periode tertentu terhadap volume rencana proyek yang akan dikerjakan 6. BCWP ( Budgetes Cost of Work Performed ), menggambarkan anggaran rencana proyek pada periode tertentu terhadap apa yang telah dikerjakan pada volume pekerjaan actual, atau BCWP ini merupakan biaya pekerjaan yang seharusnya keluar sesuai dengan pekerjaan yang terealisasi. 7. ACWP ( Actual Cost of Work Performed ), menggambarkan anggaran aktual yang dihabiskan untuk pelaksanaan pekerjaan pada keadaan volume pekerjaan aktual 3.3.2 Dokumen Keluaran a. Grafik Progres Biaya dan Waktu proyek Fungsi : sebagai dasar dalam mengendalikan biaya dan waktu
35 sebuah proyek Sumber : Manajer pelaksana Rangkap : 2 Item : Nama Proyek, Nilai Kontrak, Waktu kontrak, Waktu terpakai,bcwp, BCWS, ACWP, Perkiraan jadwal penyelesaian proyek (ECD), perkiraan biaya penyelesaian proyek (EAC) dan grafik Earned Value. b. Keterangan Grafik Earned Value Fungsi : sebagai Keterangan dan penjelasan dari grafik earned value. Sumber : Manajer Pelaksana Rangkap : 2 Item : Nama Proyek, Tahun Anggaran, Lokasi Proyek, Nilai c. Laporan Data Proyek Kontrak, Waktu Kontrak, Waktu Terpakai, BCWS, BCWP, ACWP, ECD dan EAC. Fungsi Sumber : sebagai Laporan kepada direktur dan sebagai arsip : Manajer pelaksana Rangkap : 2 Item : Nomor Kontrak, Nama proyek, Lokasi, Tahun Anggaran, Departemen/Instansi, Nilai Kontrak, Waktu Proyek.
36 3.4 Analisis Metode Earned Value Dalam penentuan kinerja proyek dengan cara earned value atau nilai hasil, informasi yang ditampilkan berupa indikator dalam bentuk kuantitatif, yang menampilkan informasi progres biaya dan jadwal proyek. Indikator ini menginformasikan posisi kemajuan proyek dalam jangka waktu tertentu serta dapat memperkirakan proyeksi kemajuan proyek pada periode selanjutnya. Berbekal indikator BCSW, BCWP, dan ACWP, pengukuran kinerja biaya dan waktu untuk metode earned value menggunakan tiga jenis indikator sebagai nilai kumulatif biaya dan fungsi waktu, yang terintegrasi dalam satu tampilan. 3.5 Contoh Kasus Pengendalian Progres Biaya Dan Waktu Proyek Kontruksi Dengan Menggunakan Metode Earned Value Telah dijelaskan sebelumnya pada bab I latar belakang bahwa Suatu proyek pada saat pelaporan dinyatakan memiliki kemajuan yang melampaui target yang direncanakan, tetapi belum tentu proyek tersebut telah dikerjakan sesuai dengan anggaran yang dialokasikan untuknya. Apabila proyek tersebut dikerjakan secara tidak efisien sehingga biaya per unitnya melebihi anggaran, maka pada suatu saat proyek tersebut dapat terhenti karena kekurangan biaya meskipun pada mulanya kemajuannya lebih cepat dari jadwal. Oleh karena itu dalam memantau dan mengendalikan kegiatan proyek perlu dipakai metode yang dapat meng-cover permasalahan diatas yaitu teknik nilai hasil ( earned
37 value ),namun metode ini masih sangat jarang diaplikasikan dalam pengendalian proyek di Indonesia. Metode earned value ini sangat memudahkan perhitungan progress biaya dan waktu dan sangat membantu manajer lapangan dalam pengendalian sebuah proyek. Untuk lebih jelasnya maka dapat dilihat pada contoh kasus dalam tabel 3.1 yaitu barchat pada proyek AtoZ yang menunjukan alokasi anggaran biaya perminggu selama periode waktu 12 minggu yang ditunjukkan dengan diagram bagan balok dan baseline pada minggu ke-6 sebagai batasan waktu untuk monitor dan evaluasi. Task A B C D E F Budget (RP) 27900000 83700000 37200000 93000000 37200000 139500000 Minggu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 4650000 4650000 4650000 4650000 4650000 4650000 13950000 13950000 13950000 1395000013950000 13950000 9300000 9300000 9300000 9300000 18600000 18600000 18600000 1860000018600000 18600000 18600000 27900000 2790000027900000 27900000 27900000 G 37200000 9300000 9300000 9300000 930000 0 H 27900000 13950000 13950000 I J TOTAL 83700000 111600000 67890000 13950000 13950000 13950000 13950000 1395000013950000 9300000 9300000 9300000 9300000 9300000 9300000 9300000 9300000 9300000 9300000 9300000 9300000 BCWS 2790000027900000 37200000 69750000 88350000 11625000 83700000 83700000 604 500 00 46500000 18600000 186000 00 BCWP 1395000 1395000023250000 55800000 3720000046500000 0 ACWP 16275000 18600000 30225000 60450000 55800000 74400000 AKTUAL SISA PEK. Tabel 3.1 Barchat Proyek AtoZ Monitoring Baseline di minggu ke-6
38 Dari table 3.1 diatas diagram batang hitam menunjukkan volume pekerjaan aktual yang sudah dilakukan dijumlahkan kebawah, sedangkan untuk diagram batang yang terputus-putus, volume pekerjaan BCWP tidak dijumlahkan karena pekerjaannya belum dilakukan atau sebagai sisa pekerjaan. Untuk mendapatkan nilai BCWS6th dan BCWP6th perminggu dilakukan penjumlahan kebawah dari minggu ke-1 hingga batas tolak ukurnya/baseline. Missal pada minggu ke-1 BCWS adalah RP.27.900.000, karena dari data lapangan progress bobot pekerjaan hanya 50%, maka nilai BCWP adalah Rp. 13.950.000 dan seterusnya pada minggu berikutnya. Sedangkan untuk ACWP didapat dari biaya aktual proyek. Misal, denganb bobot penyelesaian pekerjaan sebesar 50%, biaya aktual sesungguhnya dikalkulasi ternyata harus dikeluarkan Rp. 16.275.000 lebih besar dari BCWP. Untuk membuat kurva S dengan 3 indikator BCWS, BCWP dan ACWP, nilai dalam bentuk biaya ketiganya dikumulatifkan, lalu di-plot pada sumbu y dan sumbu x sebagai durasi proyeknya. BCWS adalah rencana biaya dan volume, sedangkan BCWP adalah realisasi volume pekerjaan dalam bentuk biaya dan ACWP adalah biaya aktual yang sesungguhnya dari penyelesaian aktual volume pekerjaan. Pada minggu ke-6 dari table 3.1 diatas setelah dihitung biaya kumulatif masing-masing indicator, kemudian dilakukan identifikasi masalah terhadap penjadwalan waktu dan biaya, dengan melakukan perhitungan seperti berikut : 1. BCWS12th atau rencana anggaran biaya total proyek
39 = Rp. 678.900.000 2. BCWS pada akhir minggu ke-6 ( cost rencana dan volume rencana) BCWS6th = Rp. 27.900.000 + Rp. 27.900.000 + Rp. 37.200.000 + Rp. 69.750.000 + Rp. 88.350.000 + Rp. 116.250.000 = Rp. 367.350.000 3. BCWP pada akhir minggu ke-6 ( cost rencana dan volume aktual ) BCWP6th = Rp. 13.950.000 + Rp.13.950.000 + Rp.23.250.000 + Rp. 55.800.000 + Rp. 37.200.000 + Rp.46.500.0000 = Rp. 190.650.000 4. ACWP pada akhir minggu ke-6 ( cost aktual dan volume aktual ) laporan pembiayaan aktualnya adalah sebagai berikut : ACWP6th = Rp. 16.275.000 + Rp. 18.600.000 + Rp. 30.225.000 + Rp. 60.450.000 + Rp. 55.800.000 + Rp. 74.400.000 = Rp. 255.750.000 Kinerja jadwal proyek Penyimpangan jadwal
40 SV = BCWP6th BCWS6th Rp. 190.650.000 Rp. 367.350.000 = - Rp. 176.700.000 < 0 Indeks Kinerja jadwal SPI = BCWP6th / BCWS6th = Rp.190.650.000/ Rp. 367.350.000 = 0,5189 < 0 Kesimpulan : jadwal aktual lebih lambat dari jadwal rencana ( schedule overrun) Kinerja biaya proyek Penyimpangan biaya CV = BCWP6th ACWP6th = Rp. 190. 650.000 Rp. 255.750.000 = - Rp. 65.100.000 < 0 Indeks kinerja biaya CPI = BCWP6th/ ACWP6th = Rp. 190.650.000/ Rp. 255.750.000 = 0, 745 < 1 Kesimpulan : Pembiayaan aktual melampaui anggaran rencana ( cost overrun) Untuk pengendalian proyek maka akan dilakukan perhitungan untuk
41 memperkirakan waktu yang akan dipakai dalam penyelesaian proyek dan besarnya biaya yang akan dikeluarkan. 1. Perkiraan Jadwal Penyelesaian Proyek ECD = ( Sisa waktu / SPI ) + waktu terpakai = ( 12 6 ) / 0,5189 + 6 = 17,6 minggu 2. Perkiraan Biaya Penyelesaia Proyek EAC = ( Sisa anggaran/ SPI) + ACWP6th = ( Total Biaya BCWP6th) / CPI + ACWP6th = ( Rp. 678.900.000 Rp. 190.650.000)/0,745 + Rp. 255.750.000 = Rp. 911. 121.000 3. Nilai Hasil ( Earned Value) Dari grafik kinerja proyek pada gambar 2.2, earned value pada minggu ke-6 adalah BCWP6th = Rp. 190.650.000, berlebih sebesar Rp. 255.750.000 Rp. 190.650.000 = Rp 65.100.000 pada biaya aktualnya dan deficit sebesar Rp. 367.350.000 Rp. 190.650.000 = Rp. 176.700.000 dari rencana anggaran biaya.
42 Biaya ( x Rp. 1.000.000 ) 100 80 60 BCWSTotal = Rp.678.900.000 Rp.911.121.000 40 20 BCWS Rp. 367.350.000 Rp. 255.750.000 ACWP BCWP Rp. 190.650.000 6 12 17 Gambar 3.2 Grafik Earned Value Pada gambar 3.2 diatas, kurva BCWS adalah kurva anggaran rencana dimana pada akhir proyek, bila sesuai rencana, maka anggaran total proyek adalah sebesar Rp.678.900.000 dengan durasi proyek selama 12 minggu. Dari penjadwalan yang dilakukan sesuai dengan keadaan aktual, pada minggu ke-6 teridentifikasi bahwa kurva BCWP berada dibawah kurva BCWS, sehingga dapat disimpulkan bahwa proyek mengalami keterlambatan ( schedule overrun). Kurva ACWP berada diatas kurva BCWP, karena itu pembiayaan aktual proyek melebihi biaya yang dianggarkan ( cost overrun ). Nilai hasil pada baseline minggu ke-6 sebesar Rp. 190.650.000 sehingga terdapat berlebih sebesar Rp. 65.100.000 pada biaya aktual dan deficit Rp. 176.700.000 dari rencana anggran biaya.
43 Bila keadaan ini tidak diantisipasi, kondisi proyek akan bertambah parah, di mana waktu penyelesaian serta biaya yang dibutuhkan makin besar. Oleh karena itu, dilakukan usaha untuk memprediksi progres proyek dimasa datang. Caranya dengan menghitung nilai ECD, yaitu perkiraan penyelesaian proyek dimana durasinya bertambah dari rencana 12 minggu menjadi 17,6 minggu ( schedule overrun ). Perhitungan peningkatan biaya akhir proyek yaitu nilai EAC, semula biaya direncanakan Rp. 678.900.000 bertambah menjadi Rp. 911.121.000 ( cost overrun ). Hasil ini menunjukkan kerugian bagi kontraktor, jika irama kerja tidak berubah dan tidak ada usaha pengulangan, maka dapat diramalkan seberapa terlambatnya proyek serta seberapa besar penambahan biaya yang akan ditanggung. 3.6 Analisis Kelemahan Sistem Hasil dari analisis sistem yang sedang berjalan dalam pembuatan progres biaya dan waktu pada sebuah proyek menunjukkan bahwa pengelolaan data secara manual akan menyebabkan beberapa kelemahan antara lain : 1. Tidak adanya wadah penyimpanan data proyek secara khusus sehingga dokumen data proyek tidak tersusun rapi dan mudah hilang. 2. Rumitnya proses pembuatan laporan kegiatan proyek sehingga mengakibatkan lambatnya proses pembuatan progres waktu dan biaya. 3. Progres kerja yang dibuat hanya bisa menampilkan kurva biaya dan waktu secara terpisah, hal ini menyebabkan sulitnya pengendalian biaya dan waktu sebuah proyek kontruksi.
44 3.7 Analisis Kebutuhan Ssistem Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi, dan kebutuhan pengguna. 3.7.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada Aplikasi pengendalian progres biaya dan waktu proyek kontruksi adalah dengan menggunakan bahasa Visual Basic 2008 dan Microsoft Access 2003 sebagai database. Setelah menganalisa proses pengendalian biaya dan waktu proyek kontruksi ini, maka dapat diambil sebuah kesimpulan mengenai kebutuhan perangkat lunak yang akan dikembangkan untuk menunjang proses pengendalian proyek kontruksi yang lebih efisien, diantaranya adalah: a. Perangkat lunak yang akan dikembangkan harus dapat melakukan proses penginputan, penghitungan, pengeditan, penyimpanan, dan pencetakan data. b. Perangkat lunak yang akan dikembangkan harus memiliki interface yang user friendly. c. Perangkat lunak yang akan dikembangkan harus dapat memberikan informasi dengan cepat dan tepat. d. Perangkat lunak yang akan dikembangkan harus dapat menjamin keamanan data yang tersimpan.
45 3.7.2 Analisis Pengguna Sistem Pada Aplikasi pengendalian biaya dan waktu proyek kontruksi dengan metode earned value ini dirancang dan dibangun untuk digunakan dalam pengendalian biaya dan waktu sebuah proyek kontruksi. Aplikasi yang dibuat akan digunakan oleh Manajer lapangan. 3.7.3 Analisis Kebutuhan Pengguna Sebuah sistem dibangun sudah semestinya harus tepat guna. Artinya sebuah sistem harus sesuai dengan kebutuhan pengguna yang membutuhkan sistem tersebut. Adapun manfaat dari membangun Aplikasi Pengendalian Progres biaya dan waktu Proyek dengan Metode Earned Value ini adalah: 1.. Membantu user mengendalikan biaya dan waktu proyek 2. Mempermudah pekerjaan user dalam penginputan, penghitungan, pengeditan, dan pencetakan data, progres serta laporan. 3. User dapat dengan mudah memperoleh informasi dengan menu Hitung. Adapun kebutuhan pengguna antara lain : 1 Dibutuhkan pembatasan hak akses, sehingga hanya Admin saja yang akan menggunakan aplikasi ini. 2 Media penyimpanan data proyek merupakan database. 3 Dibutuhkan laporan data pekerjaan proyek kontruksi yang sedang di- Kerjakan dilapangan sebagai inputan untuk menghitung progress biaya dan waktu proyek tersebut.