MANAJEMEN ORGANISASI INDUSTRI Nur Istianah,ST.,MT.,M.Eng
Pengertian Organisasi Chester I. Barnard system kerjasama antara dua orang atau lebih James D. Mooney bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama Dimock perpaduan secara sistematis daripada bagianbagian untuk membentuk suatu kesatuan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan
Unsur dasar Organisasi Orangorang Kepemi mpinan Organisasi Kerjasa ma Tujuan
Prinsip-Prinsip Organisasi Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas. Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit mempunyai tujuan memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain. Prinsip Skala Hirarkhi. Organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan sampai pelaksana, sehingga mempertegas pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
Prinsip-Prinsip Organisasi Prinsip Pendelegasian Wewenang. Mempunyai kemampuan menjalankan pekerjaannya, seperti pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi pengambilan keputusan, hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi. Prinsip Pertanggungjawaban. Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan. Prinsip Pembagian Pekerjaan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.
Prinsip-Prinsip Organisasi Prinsip Keseimbangan. Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh koperasi di suatu desa terpencil, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti Palembang. Prinsip Fleksibilitas Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya. Prinsip Kepemimpinan. Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi.
Bentuk-bentuk Organisasi Berdasarkan suatu jumlah pemegang pimpinan organisasi, ada 2 bentuk pokok : 1. Bentuk Tunggal Bentuk ini biasanya terdapat pada organisasi yang masih sederhana. Pimpinan berada di satu orang, kekuasan, pengawasan dan tanggung jawab. Kebaikannya masalah dapat diputuskan cepat. 2. Bentuk Komisi Organisasi yang mempunyai pipmpinan berupa sebuah dewan yang terdiri dari beberapa orang. Bentuk ini banyak dipakai organisasi yang mempunyai tugas membuat peraturan atau pertimbangan. 7
Bentuk-bentuk Organisasi Berdasarkan sifatnya organisasi dibagi menjadi 2 : 1. Organisasi informal, yaitu keseluruhan hubungan serta interaksi perorangan dan penggolongan ke dalam kelompok yang lebih kecil dari anggota organisasi itu. 2. Organisasi formal, yaitu suatu bentuk perkumpulan yang dibentuk secara sadar dan mempunyai tujuan tertentu, yang di dalamnya tercakup sistem kerja sama dari dua orang atau lebih. Contoh : partai politik, perkumpulan sosial, perusahaan, sekolah,dll. 8
Bentuk-bentuk Organisasi Berdasarkan Tujuannya: 1. Organisasi Publik: tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya. 2. Organisasi Privat: organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.
Perbedaan Org Publik-Privat NO Indikator Organisasi Publik Organisasi Privat 1 Tujuan Non laba laba 2 Produk yang dihasilkan Publics goods Privat goods 3 Cara pengambilan demokratis Strategis bisnis keputusan 4 Ukuran kinerja Social welfare efisiensi 5 Misi organisasi melakukan kebaikan 6* Sumber Pendanaan ( Biasanya )APBN/D* untung rugi Pribadi/bersama
Pengorganisasian Pengorganisasian yaitu suatu proses penyesuaian struktur organisasi dengan tujuan, sumber daya dan lingkungannya. Struktur organisasi yaitu susunan dan hubungan antar komponen- komponen, bagian dan posisi Struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan tingkat spesialisasi dari suatu pekerjaan, serta menunjukkan hierarki dan struktur wewenang organisasi dan memperlihatkan hubungan pelaporannya. 11
Proses Pengorganisasian Perincian Pekerjaan Pembagian Pekerjaan Departementalisasi Koordinasi Pekerjaan Monotoring dan Reorganisasi 12
Fungsi Pengorganisasian Kejelasan ekspektasi kerja Menghindari overlapping kerja-tugas Mengetahui arus aktivitas kerja Menentukan saluran2 komunikasi Mekanisme koordinasi
Empat Pilar Pengorganisasian pembagian kerja (division of work) Pengelompok an Pekerjaan (Departmental ization) penentuan relasi (hierarchy) penentuan mekanisme (coordination)
Aspek Koordinasi dan Tiga Variasi Ketergantungan Antara Unit-unit Organisasi Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan usaha bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan. Kebutuhan terhadap koordinasi bergantung pada jenis tugas yang dilakukan sub unit yang melakukannya. Bila tugas-tugas itu membutuhkan arus informasi antar unit, maka yang terbaik adalah tingkat koordinasi yang tinggi. 15
Tiga Ketergantungan antar Unit-unit Organisasi Menurut James D. Thompson dalam Stoner James A.F., sebagai berikut : Ketergantungan yang dikelompokan (pooled interdependence). 2. Ketergantungan sekuensial (sequential interdependence). 3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence). 16
STRUKTUR Organisasi 1. Bentuk line (lurus/hierarki) 2. Bentuk staf atau fungsional 3. Bentuk gabungan staf dan line 4. Bentuk organisasi sistem panitia 17
Bentuk Line Organisasi line/hierarki, bentuk kekuasaan dan tanggung jawab berjalan dari pipmpinan sampai bawah, yaitu para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan organisasi. Organisasi bersifat langsung, lalu lintas kekuasaan berlangsung secara vertikal. Tipe organisasi ini masih kecil dan sederhana sehingga hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan dilaksanakan secara langsung (face to face). 18
Bentuk Staf Bentuk organisasi staf ini disebut juga organisasi fungsional. Pada bentuk ini kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi yang merupakan bidang keahliannya. Sebaliknya, ahli-ahli itu mempunyai kekuasaan mengenai bidang keahliannya terhadap setiap pejabat di kesatuan manapun, tetapi tidak berhak memerintah secara langsung,wewenangnya memberi saran dan nasihat. 19
Bentuk Gabungan Staf dan Line Organisasi ini disusun dalam bentuk lurus/line, tetapi di pihak lain diadakan pejabat-pejabat ahli, yaitu untuk memberikan nasihat dan bantuan terhadap kesatuan-kesatuan tertentu. Tiap pejabat ahli memimpin suatu kesatuan mengenai fungsi tertentu, tetapi tidak mempunyai kekuasaan untuk langsung memerintah para pekerja atau meminta tanggung jawab mereka. 20
Bentuk Organisasi Sistem Panitia Panitia adalah sekelompok orang yang siap sebagai suatu kelompok yang mendapat kepercayaan untuk beberapa hal tertentu. Panitia dapat didirikan untuk waktu terbatas atau waktu tidak terbatas. Kedudukan panitia tergantung dari tugasnya. Bila sebagai penasihat, ia berperan sebagai staf. Bila sebagai pemimpin, misalnya menentukan keputusan, maka ia berkedudukan sebagai line. 21
Bentuk Line MANAGER (Pemimpian) Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Mesin Bahan Pabrik Promosi Penjualan Anggaran Administrasi Buruh Buruh 22
Bentuk Staf PIMPINAN (Direktur) Bagian Bagian Bagian Bagian Perdagangan Urusan Teknik Perencanaan Kepegawaian Proyek A Proyek B Proyek C 23
Bentuk Staf&line MANAGER Kepala Bagian X Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Y R.C. I.C. T.C. D.C. G.B. S.B. INS R.B. KARYAWAN 24
Faktor-faktor Penentu Struktur Organisasi Faktor-faktor penentu struktur organisasi menurut Alfred D. Chandler : 1. Teknologi Bentuk teknologi yang digunakan suatu perusahaan akan mempengaruhi organisasi di perusahaan tersebut. 2. Manusia Membuat keputusan para manajer dipengaruhi oleh kebutuhan mereka dan kecenderungan lingkungan kerjanya. 3. Ukuran dan Struktur Ukuran dan organisasi secara menyeluruhan atau sub unitnya mempengaruhi organisasi bila ukurannya membesar dicapai suatu titik ketika perusahaan terpaksa melakukan desentralisasi pengambilan keputusan. 25
Lima Unsur yang Digunakan Kerangka Menganalisis Struktur Organisasi 1. Spesialisasi aktivitas Pembagian kerja dan departementisasi, spesifikasi tugastugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi dan penyatuan tugas-tugas ke dalam unit kerja. 2. Standarisasi aktivitas Prosedur untuk menjamin kelayakdugaan (predictability) aktivitas sehingga sama dan konsisten. 3. Koordinasi aktivitas Prosedur mengintegrasikan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi. 4. Hierarki dan struktur wewenang Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada lokasi kekuasaan atau wewenang pengambilan keputusan. 5. Ukuran unit kerja mengacu pada ruang lingkup kegiatan dan jumlah pegawai dalam suatu kelompok kerja. 26
BENTUK PIRAMIDA 27
BENTUK HORIZONTAL 28
BENTUK VERTIKAL 29
ORGANISASI MATRIKS GENERAL MANAGER Riset dan Pengembangan Pengendalian Kualitas Uji dan Jaminan Administrasi Kontrak Pembelian Manufaktur Rekayasa Manajer Proyek A Riset dan Pengembangan Pengendalian Kualitas Tes dan Jaminan Kontrak Administrasi Pembelian Manufaktur Rekayasa Manajer Proyek B Riset dan Pengembangan Pengendalian Kualitas Tes dan Jaminan Kontrak Administrasi Pembelian Manufaktur Rekayasa Manajer Proyek C Riset dan Pengembangan Pengendalian Kualitas Tes dan Jaminan Kontrak Administrasi Pembelian Manufaktur Rekayasa 30
THANKS FOR YOUR ATTENTION The best person is one give something useful always