Organizational Theory & Design

Transkripsi

1 Modul ke: Organizational Theory & Design Komponen Organisasi Fakultas PASCA FEB Dr. Adi Nurmahdi MBA Program Studi MM

2 Pengertian Organisasi ORGANISASI =ORGANON (YUNANI) = ALAT. Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya The Executive Functions mengemukakan bahwa : Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih James D. Mooney mengatakan bahwa : Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama Menurut Dimock, organisasi adalah : organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan

3 Dari pengertian organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi harus memiliki EMPAT unsur dasar, yaitu : => Orang-orang (sekumpulan orang), => Kerjasama, =>Tujuan yang ingin dicapai, => Kepemimpinan Jadi organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.

4 Pengertian Organisasi Organisasi mencakup dua segi : 1. Organisasi sebagai wadah, lembaga atau kelompok fungsional ketika proses manajemen berlangsung. 2. Organisasi sebagai wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar manusia secara efektif sehingga dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugasnya dan memberikan kondisi lingkungan tertentu untuk pencapaian tujuan. 4

5 Prinsip-Prinsip Organisasi Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas. Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit mempunyai tujuan memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain. Prinsip Skala Hirarkhi. Organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan sampai pelaksana, sehingga mempertegas pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

6 Prinsip-Prinsip Organisasi Prinsip Pendelegasian Wewenang. Mempunyai kemampuan menjalankan pekerjaannya, seperti pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi pengambilan keputusan, hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi. Prinsip Pertanggungjawaban. Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan. Prinsip Pembagian Pekerjaan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7 Prinsip-Prinsip Organisasi Prinsip Keseimbangan. Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh koperasi di suatu desa terpencil, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti Palembang. Prinsip Fleksibilitas Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya. Prinsip Kepemimpinan. Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi.

8 Bentuk-bentuk Organisasi Berdasarkan suatu jumlah pemegang pimpinan organisasi, ada 2 bentuk pokok : 1. Bentuk Tunggal Bentuk ini biasanya terdapat pada organisasi yang masih sederhana. Pimpinan berada di satu orang, kekuasan, pengawasan dan tanggung jawab. Kebaikannya masalah dapat diputuskan cepat. 2. Bentuk Komisi Organisasi yang mempunyai pipmpinan berupa sebuah dewan yang terdiri dari beberapa orang. Bentuk ini banyak dipakai organisasi yang mempunyai tugas membuat peraturan atau pertimbangan. 8

9 Bentuk-bentuk Organisasi Berdasarkan sifatnya organisasi dibagi menjadi 2 : 1. Organisasi informal, yaitu keseluruhan hubungan serta interaksi perorangan dan penggolongan ke dalam kelompok yang lebih kecil dari anggota organisasi itu. 2. Organisasi formal, yaitu suatu bentuk perkumpulan yang dibentuk secara sadar dan mempunyai tujuan tertentu, yang di dalamnya tercakup sistem kerja sama dari dua orang atau lebih. Contoh : partai politik, perkumpulan sosial, perusahaan, sekolah,dll. 9

10 Bentuk-bentuk Organisasi Berdasarkan Tujuannya: 1. Organisasi Publik 2. Organisasi Privat

11 Organisasi Publik Istilah publik berasal dari bahasa Latin of people (yang berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. Organisasi publik adalah tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya.

12 Organisasi Privat Istilah privat berasal dari bahasa Latin set apart (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan pada hal hal yang terpisah dari masyarakat secara umum. Organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.

13 Perbedaan Org Publik-Privat NO Indikator Organisasi Publik Organisasi Privat 1 Tujuan Non laba laba 2 Produk yang dihasilkan Publics goods Privat goods 3 Cara pengambilan demokratis Strategis bisnis keputusan 4 Ukuran kinerja Social welfare efisiensi 5 Misi organisasi melakukan untung rugi kebaikan 6* Sumber Pendanaan ( Biasanya )APBN/D* Pribadi/bersama

14 Pengorganisasian Pengorganisasian yaitu suatu proses penyesuaian struktur organisasi dengan tujuan, sumber daya dan lingkungannya. Struktur organisasi yaitu susunan dan hubungan antar komponen- komponen, bagian dan posisi Struktur organisasi merinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan tingkat spesialisasi dari suatu pekerjaan, serta menunjukkan hierarki dan struktur wewenang organisasi dan memperlihatkan hubungan pelaporannya. 14

15 Konsep Dasar Pengorganisasian Dalam fungsi pengorganisasian, Pemimpin mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi dan lingkungan yang melingkupinya sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.

16 Langkah-langkah Proses Pengorganisasian Ernest Dale dalam Stoner James, A.F. langkah proses pengorganisasian : 1. Perincian pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Pembagian kerja ke dalam aktivitasaktivitas yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok. 16

17 Langkah-langkah Proses Pengorganisasian 3. Mengelompokkan aktivitas yang sama secara logis menjadi departemen-departemen dan skema kerja sama. 4. Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam kesatuan yang harmonis. 5. Membantu efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas. 17

18 Proses Pengorganisasian Perincian Pekerjaan Pembagian Pekerjaan Departementalisasi Koordinasi Pekerjaan Monotoring dan Reorganisasi 18

19 Fungsi Pengorganisasian Kejelasan ekspektasi kerja Menghindari overlapping kerja-tugas Mengetahui arus aktivitas kerja Menentukan saluran2 komunikasi Mekanisme koordinasi

20 Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing) Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work) Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization) Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy) Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)

21 Aspek Koordinasi dan Tiga Variasi Ketergantungan Antara Unit-unit Organisasi Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan usaha bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan. Kebutuhan terhadap koordinasi bergantung pada jenis tugas yang dilakukan sub unit yang melakukannya. Bila tugas-tugas itu membutuhkan arus informasi antar unit, maka yang terbaik adalah tingkat koordinasi yang tinggi. 21

22 Tiga Ketergantungan antar Unit-unit Organisasi Menurut James D. Thompson dalam Stoner James A.F., sebagai berikut : 1. Ketergantungan yang dikelompokan (pooled interdependence). Ketergantungan ini terjadi bila unit-unit organisasi tidak saling tergantung untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari, tetapi sering bergantung pada prestasi dengan kelangsungan hidup seluruh organisasi. 22

23 23 Tiga Ketergantungan antar Unit-unit Organisasi 2. Ketergantungan sekuensial (sequential interdependence). Suatu unit organisasi harus melakukan aktivitasnya terlebih dahulu sebelum unit lain dapat bertindak. 3. Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence). Unit-unit yang saling behubungan memberi dan menerima kegiatan sehari-hari dan aliran informasi yang terjadi akan timbal balik.

24 PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI Menurut Prof. Komaruddin dalam Kamus Ensiklopedia Manajemen : Struktur Organisasi adalah suatu susunan yang terdiri atas fungsi-fungsi dan hubunganhubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Winardi dalam bukunya Teori Organisasi & Pengorganisasian Struktur suatu Organisasi adalah spesifikasi dari aktivitas-aktivitas kerja serta menunjukkan bagaimana fungsi atau aktivitas-aktivitas yang berbeda berkaitan satu sama lain dalam suatu organisasi tersebut.

25 PENGERTIAN Wisnu dan Nurhasanahdalam bukunya Teori Organisasi, Struktur Organisasi adalah suatu sistem formal tentang hubungan tugas dan wewenang yang mengendalikan bagaimana tiap individu bekerjasama dan mengelola segala sumber daya yang ada untuk mewujudkan tujuan organisasi Robbins dalam bukunya Teori Organisasi Struktur Organisasi, mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

26 STRUKTUR Organisasi Organisasi dilihat dari sudut lalu lintas kekuasaan dan tanggung jawab serta hubungan kerja pada kesatuan-kesatuan administrasi organisasi tersebut, yaitu : 1. Bentuk line (lurus/hierarki) 2. Bentuk staf atau fungsional 3. Bentuk gabungan staf dan line 4. Bentuk organisasi sistem panitia 26

27 Bentuk Line Organisasi line/hierarki, bentuk kekuasaan dan tanggung jawab berjalan dari pipmpinan sampai bawah, yaitu para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan organisasi. Organisasi bersifat langsung, lalu lintas kekuasaan berlangsung secara vertikal. Tipe organisasi ini masih kecil dan sederhana sehingga hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan dilaksanakan secara langsung (face to face). 27

28 Bentuk Staf Bentuk organisasi staf ini disebut juga organisasi fungsional. Pada bentuk ini kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi yang merupakan bidang keahliannya. Sebaliknya, ahli-ahli itu mempunyai kekuasaan mengenai bidang keahliannya terhadap setiap pejabat di kesatuan manapun, tetapi tidak berhak memerintah secara langsung,wewenangnya memberi saran dan nasihat. 28

29 Bentuk Gabungan Staf dan Line Organisasi ini disusun dalam bentuk lurus/line, tetapi di pihak lain diadakan pejabat-pejabat ahli, yaitu untuk memberikan nasihat dan bantuan terhadap kesatuankesatuan tertentu. Tiap pejabat ahli memimpin suatu kesatuan mengenai fungsi tertentu, tetapi tidak mempunyai kekuasaan untuk langsung memerintah para pekerja atau meminta tanggung jawab mereka. 29

30 Bentuk Organisasi Sistem Panitia Panitia adalah sekelompok orang yang siap sebagai suatu kelompok yang mendapat kepercayaan untuk beberapa hal tertentu. Panitia dapat didirikan untuk waktu terbatas atau waktu tidak terbatas. Kedudukan panitia tergantung dari tugasnya. Bila sebagai penasihat, ia berperan sebagai staf. Bila sebagai pemimpin, misalnya menentukan keputusan, maka ia berkedudukan sebagai line. 30

31 Bentuk Line MANAGER (Pemimpian) Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan Mesin Bahan Pabrik Promosi Penjualan Anggaran Administrasi Buruh Buruh 31

32 Bentuk Staf PIMPINAN (Direktur) Bagian Bagian Bagian Bagian Perdagangan Urusan Teknik Perencanaan Kepegawaian Proyek A Proyek B Proyek C 32

33 Bentuk Staf&line MANAGER Kepala Bagian X Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Y R.C. I.C. T.C. D.C. G.B. S.B. INS R.B. KARYAWAN 33

34 Faktor-faktor Penentu Struktur Organisasi Faktor-faktor penentu struktur organisasi menurut Alfred D. Chandler : 1. Teknologi Bentuk teknologi yang digunakan suatu perusahaan akan mempengaruhi organisasi di perusahaan tersebut. 2. Manusia Membuat keputusan para manajer dipengaruhi oleh kebutuhan mereka dan kecenderungan lingkungan kerjanya. 3. Ukuran dan Struktur Ukuran dan organisasi secara menyeluruhan atau sub unitnya mempengaruhi organisasi bila ukurannya membesar dicapai suatu titik ketika perusahaan terpaksa melakukan desentralisasi pengambilan keputusan. 34

35 Lima Unsur yang Digunakan Kerangka Menganalisis Struktur Organisasi 1. Spesialisasi aktivitas Pembagian kerja dan departementisasi, spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi dan penyatuan tugas-tugas ke dalam unit kerja. 2. Standarisasi aktivitas Prosedur untuk menjamin kelayakdugaan (predictability) aktivitas sehingga sama dan konsisten. 3. Koordinasi aktivitas Prosedur mengintegrasikan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi. 4. Hierarki dan struktur wewenang Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada lokasi kekuasaan atau wewenang pengambilan keputusan. 5. Ukuran unit kerja mengacu pada ruang lingkup kegiatan dan jumlah pegawai dalam suatu kelompok kerja. 35

36 BENTUK PIRAMIDA 36

37 37 BENTUK HORIZONTAL

38 38 BENTUK VERTIKAL

39 ORGANISASI MATRIKS GENERAL MANAGER Riset dan Pengembangan Pengendalian Kualitas Uji dan Jaminan Administrasi Kontrak Pembelian Manufaktur Rekayasa Manajer Proyek A Kelompok Riset dan Pengembangan Kelompok Pengendalian Kualitas Kelompok Tes dan Jaminan Kelompok Kontrak Administrasi Kelompok Pembelian Kelompok Manufaktur Kelompok Rekayasa Manajer Proyek B Kelompok Riset dan Pengembangan Kelompok Pengendalian Kualitas Kelompok Tes dan Jaminan Kelompok Kontrak Administrasi Kelompok Pembelian Kelompok Manufaktur Kelompok Rekayasa Manajer Proyek C Kelompok Riset dan Pengembangan Kelompok Pengendalian Kualitas Kelompok Tes dan Jaminan Kelompok Kontrak Administrasi Kelompok Pembelian Kelompok Manufaktur Kelompok Rekayasa 39

40 Teori Organisasi Teori Organisasi Klasik Teori Organisasi Neo Klasik Teori Organisasi Modern

41 Teori Organisasi Klasik Konsep organisasi telah berkembang sejak abad 17 (tahun 1800 an) Konsep itu sekarang dikenal dengan sebagai teori klasik (classical Theory)=Teori Tradisional Beberapa bagian dari teori klasik ini telah ada semenjak ribuan tahun yang lalu seperti pada era mesir, China, romawi, persie

42 Organisasi dalam teori klasik Organisasi sangat tersentralisasi Tugas-tugas organisasi terspesialisasi Menekankan pada mata rantai perintah Penggunaan disiplin aturan dan supervisi ketat supaya organisasi lebih efisien Teori klasik memberikan petunjuk mekanistik struktural yang kaku bukan kreativitas (organik)

43 Aliran Teori Klasik Teori Birokrasi Teori Administrasi Teori Menejemen Ilmiah

44 Teori Birokrasi Pelopor teori birokrasi adalah Max Weber Pembagian kerja jelas Hierarki Wewenang Program Rasional Sistem prosedur Sistem aturan impersonal

45 Teori Administrasi Pelopornya adalah Henry Fayol Pembagian kerja Wewenang dan Tanggugjawab Disiplin Kesatuan perintah Kesatuan pengarahan Mendahulukan kepentingan umum Balas jasa Ada 14 Prinsip-kaidah Sentralisasi Rantai skalar Aturan (order) Keadilan Keanggengan personalia Inisiatif Semangat korp

46 Fungsi Kegiatan Administrasi Perencanaan (planning) Pengorganisasian (Organizing) Pemberian Perintah (Commanding) Pengkoordinasian (coordinating) Pengawasan (controlling) (fayol menekankan pada struktur organisasi yang terspesialisasi fungsional)

47 Teori Menejemen Ilmiah Pelopornya adalah F.Winslow Taylor Ilmu Ilmiah bukanlan seperangkat aturan yang kaku Menciptakan harmoni bukan perpecahan Saling kerjasama bukan individualisme Hasil maksimal (pembagian kerja/specialisasi untuk efisiensi)

48 Teori Neoklasik dalam Organisasi Teori neoklasik bukan teori baru Teori neoklasik muncul dgn mengusulkan perubahan pada teori klasik, sejak diperkenalkan ilmu pengetahuan perilaku manusia

49 Perubahan dalam Teori Neoklasik Pembagian kerja: memerlukan partisipasi dalam pengambilan keputusan, perluasan kerja, menejemen bottom up) Proses skalar dan fungsional (kapasitas-wewenang) Struktur Organisasi (perbedaan tugas, perbedaan umur dan pendidikan, perbedaan sikap Rentan kendali (rentang pendek butuh pengawasan ketat, rentang luas memerlukan pendelegasianmengurangi pengawasan

50 Teori Organisasi modern Dikembangkan sejak tahun 1950 an Teori modern melihat bahwa organisasi bukanlah suatu sistem tertutup yang berkaitan dgn lingkungan yang stabil Organisasi adalah sistem terbuka yang selalu menyesuaikan diri dgn lingkungan Inti pembahasan teori modern terletak pada interaksi dinamis antar proses-bagian-fungsi organisasi maupun dgn organiasi lain dan lingkungannya Kerja organisasi adalah sangat kompleks, dinamis, multi level, multi variabel, multi dimensional

51 Perbedaan Klasik dan Modern T. Klasik memusatkan pada analisa dan deskripsi organiasasi (spesialisasi-fungsi) Membicarakan konsep koordinasi, skalar (hierarkis) dan vertikal T. Modern menekankan pada perpaduan (sintesis) dan perancangan (desain) Banyak variabel yang dipertimbangkan (perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, komunikasi, motivasi dl

52 3 Unsur Sistem organisasi Modern Unsur struktur yang bersifat Makro Unsur proses yang juga bersifat makro Unsur perilaku angota organisasi yang bersifat mikro

53 Pendekatan-Pendekatan Organisasi Pendekatan proses (perencanaanpengawasan) Pendekatan Keperilakuan (staff sebagai manusia bukan mesin) Pendekatan Kuantitatif/matematis Pendekatan Sistem Pendekatan situasional

54 Terima Kasih Dr. Adi Nurmahdi MBA