BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p1), sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2001, p2) sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat yang berhubungan satu sama lainnya, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2 Pengertian Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p1), informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. 2.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p4), sistem informasi berbasis komputer merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. 7
8 Menurut Davis (1997, p68), sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena adanya suatu maksud, tujuan atau sasaran guna untuk memperkaya penyajian, atau mengungkap sesuatu yang penerimanya tidak atau tidak tersangka yang dapat mengurangi ketidakpastian dan mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan dalam suatu keputusan dan menjadi sebuah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan untuk saat ini dan yang akan mendatang. 2.4 Pengertian Penjualan Menurut Estes (1994, p122), penjualan adalah suatu perkiraan yang menunjukkan pendapatan dari penjualan barang untuk periode sampai dengan tanggal bersangkutan. Menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fress (1999, p240), penjualan adalah pendapatan dari penjualan barang dagang biasanya diidentifikasi pada buku besar.
9 2.5 Jenis-Jenis Penjualan 2.5.1 Penjualan Tunai Menurut Tuanakotta (2000, p210) penjualan tunai adalah perpindahan hak atas barang atau jasa yang disertakan kepada pelanggan dengan sistem tunai dan tidak berpengaruh terhadap piutang perusahaan. Menurut Mulyadi (2001, p445) penjualan tunai dilaksanakan perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. 2.5.2 Penjualan Kredit Menurut Drebin (1996, p121), penjualan kredit adalah penjualan harta benda tidak bergerak yang sering dilakukan berdasarkan rencana pembayaran yang ditangguhkan, dimana pihak penjual menerima uang muka (down payment) dan sisanya dalam bentuk pembayaran cicilan selama beberapa tahun. Menurut Mulyadi (2001, p202), dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
10 Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. 2.6 Retur Penjualan Menurut Estes (1994, p122), retur penjualan adalah penggantian kredit yang diberikan kepada pelanggan atas barang yang sebelumnya dijual, biasanya diperlukan sebagai perkiraan kontra atau lawan penjualan dan dikurangkan dari penjualan kotor, meski kadang diklasifikasikan sebagai beban penjualan. Menurut Mulyadi (2001, p226) retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. 2.7 Pengertian Piutang Menurut Niswonger, Warren, Reeve & Fress (1999, p324), piutang meliputi klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya.
11 Menurut Thomas (2000, p304), piutang adalah jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan atas penjualan barang dan jasa dalam kegiatan usaha normal. Piutang tersebut didukung oleh faktur penjualan atau dokumen lainnya selain jaminan tertulis formal, dan didalamnya dimuat jumlah yang diharapkan dapat ditagih pada tahun setelah tanggal neraca atau dalam siklus operasi perusahaan, mana yang lebih lama. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p265), piutang dagang adalah uang yang terhutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau jasa yang kita berikan padanya. 2.8 Piutang Tak Tertagih Menurut Niswonger, Warren, Reeve & Fress (1999, p36), piutang tak tertagih adalah beban operasi yang terjadi karena kegagalan menagih piutang. 2.9 Teori Khusus 2.9.1 Pengertian Perancangan Sistem Menurut Mulyadi (2001, p51), desain adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Tahap desain sistem dibagi menjadi lima tahap :
12 1. Desain sistem secara garis besar. 2. Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar. 3. Evaluasi sistem. 4. Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar. 5. Desain sistem secara rinci. 6. Penyusunan laporan final desain sistem secara rinci. 2.9.2 Alat Bantu Dalam Analisis Sistem Informasi 2.9.2.1 Bagan Aliran Dokumen (Document Flowchart) Menurut Mulyadi (2001, p60-p63), flowchart digunakan untuk melukiskan simbol-simbol standar oleh analisis sistem yang menggambarkan sistem tertentu. Berikut ini simbol-simbol standar dengan maknanya masingmasing : SIMBOL Dokumen KETERANGAN Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.
13 Dokumen dan tembusannya Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Catatan Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Penghubung pada halaman yang sama Simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Penghubung pada halaman yang berbeda Untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman dan menunjukkan kemana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Kegiatan manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual atau berbagai jenis kegiatan klerikal lainnya.
14 Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keterangan, komentar Simbol ini memungkinkan para ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan bagan alir. Arsip sementara Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya diambil kembali dari arsip tersebut dimasa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan pengurutan dokumen digunakan simbol berikut ini: A = menurut abjad; T = kronologis, menurut tanggal; N = menurut nomor urut Arsip permanen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi.
15 2.9.3 Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem Informasi 2.9.3.1 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram atau DFD) Menurut McLeod (2001, p590-592), diagram arus data (data flow diagram) atau DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan. DFD terdiri dari 4 simbol yaitu : SIMBOL KETERANGAN 1. Terminator Elemen-elemen lingkungan yang berada diluar sistem. Elemen-elemen ini menyediakan bagi sistem input data dan menerima output data sistem. 2. Proses Adalah sesuatu yang mengubah input menjadi ouput. 3. Arus Data Terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis yang bergerak dari satu titik atau proses ke titik atau proses yang lain. 4. Penyimpanan Data (Data Store) Adalah suatu penampungan data.
16 Jenis-jenis diagram arus data adalah sebagai berikut : a. Diagram Konteks Menempatkan sistem dalam konteks lingkungan. Diagram tersebut terdiri satu simbol proses yang menggambarkan seluruh sistem. b. Diagram Nol Menggambarkan proses-proses penting yang ada dalam suatu sistem informasi. c. Diagram Rinci Mendokumentasikan satu proses DFD secara lebih rinci. 2.9.3.2 Kamus Data (Data Dictionary) Menurut McLeod (2001, p582), kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan yang tertulis mengenai data yang berada didalam database. Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam kamus data adalah : SIMBOL KETERANGAN 1. = Artinya terdiri dari atau sama dengan. 2. + Artinya dan. 3. { } Artinya perulangan. 4. [ ] Artinya pilih salah satu. 5. ( ) Artinya opsional. 6. @ Artinya identifikasi field kunci data tersimpan. 7. Artinya pemisah dari alternatif. 8. * Artinya komentar.
17 2.9.3.3 Normalisasi Data Menurut McLeod (2001, p581), normalisasi adalah proses melakukan analisis data dan bertugas menyesuaikan data sehingga serupa dengan serangkaian bentuk-bentuk normal. Berikut ini adalah proses-proses normalisasi yang terdiri dari : 1. Bentuk normal pertama ( first normal form - 1NF) Hapuskan semua elemen yang berulang dalam suatu entitas. Jika data berada dalam 1NF, tidak ada elemen data yang muncul beberapa kali untuk satu entitas tertentu. Composite key adalah atribut-atribut identifier. 2. Bentuk normal kedua ( second normal form 2NF) Pastikan bahwa atribut descriptor bergantung pada seluruh composite key untuk identifikasi. Jika suatu entitas memiliki suatu composite key, pemberian nilai pada suatu atribut descriptor mungkin kedua atribut identifier dari composite key tersebut. 3. Bentuk normal ketiga ( third normal form 3NF) Pastikan bahwa nilai atribut tidak bergantung pada nilai atribut lain dalam entitas yang sama. 2.9.3.4 Spesifikasi File Merupakan daftar yang berisi penjelasan mengenai tabel-tabel yang dipergunakan. Pada spesifikasi file ini dijabarkan isi dari file-file yang
18 dipergunakan, yang dikenal dengan sebutan field. Dalam file database akan disebutkan dengan lebih rinci lagi mengenai komposisi suatu data, misalnya panjang field, kunci record dan organisasi file. 2.9.3.5 Spesifikasi Proses Spesifikasi proses merupakan suatu pernyataan mengenai cara yang ditempuh untuk mengarahkan aliran data input menjadi aliran data output, dimana modul-modul tersebut sudah dispesifikasi dan di organisir dalam suatu hirarki berkerja sama dan berkomunikasi untuk menyelesaikan pekerjaan. Spesifikasi proses dalam suatu modul disebut mini-spec. Mini-spec harus jelas, ringkas dan lengkap. Metode yang digunakan untuk penulisan mini-spec dapat dilakukan dengan cara : 1. Cara klasik, yaitu menggunakan teks (narasi). 2. Cara baru, yaitu menggunakan data : a. Linguistik, yaitu bahas tersusun dengan menggunkan Bahasa Indonesia Tersusun (BIT) dan Structured English (ST). Cara ini lazim digunakan karena dengan cara ini lebih mudah dimengerti dan mudah dalam penyusunannya. b. Nonlinguistik, yaitu menggunakan tabel tersusun dan diagram keputusan.
19 2.9.3.6 Bagan Terstruktur Bagan terstruktur adalah suatu tabel hirarki dengan panah yang menunjukkan diagram data dan pengendalian informasi diantara modul-modul. Berikut ini disajikan contoh penggunaan simbol-simbol dalam bagan terstruktur : SIMBOL KETERANGAN Modulen / modul Simbol ini adalah bentuk dari suatu modul. Connection Simbol ini digunakan untuk menghubungkan suatu modul dengan modul lainnya. Loop / perulangan Simbol ini digunakan untuk menunjukkan suatu perulangan dalam suatu modul. Decision / Keputusan Simbol ini digunakan untuk menunjukkan suatu penyeleksian modul. Coupel / kopel Simbol ini untuk menunjukkan suatu data atau elemen kontrol yang dikirim dari suatu modul ke modul lainnya, panah dengan lingkaran kosong menunjukkan data yang dikirimkan sedangkan dengan lingkaran diblok menunjukkan elemen kontrol yang dikirim.