BAB II LANDASAN TEORI Definisi Program Aplikasi Pelayanan administrasi Kependudukan

Transkripsi

1 8 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Program Aplikasi Pelayanan administrasi Kependudukan Program Aplikasi adalah suatu program komputer yang dibuat untuk mengerjakan atau menyelesaikan masalah-masalah khusus. (Kamus Lengkap Dunia Komputer, 2002, hal : 12) Pelayanan adalah perihal/cara melayani; usaha melayani kebutuhan orang lain dengan memperoleh imbalan uang/jasa; kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang/jasa. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 571) Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; Usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan; Kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan pemerintah; Kegiatan kantor dan tata usaha.(kamus Besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 8) Kependudukan adalah hal-hal/sifat-sifat sebagai penduduk; urusan mengenai penduduk.(kamus besar Bahasa Indonesia, 1996, hal: 245). Yang dimaksud dengan Kelurahan sebagaimana yang disebutkan dalam UU No , pasal 1 ayat (6) adalah: Kelurahan adalah suatu wilayah yang ditempati oleh sejumlah penduduk yang mempunyai

2 9 Jadi dapat disimpulkan bahwa Program Aplikasi Pelayanan Administrasi Kependudukan adalah suatu program komputer yang dapat menyelesaikan masalah atau mengerjakan tugas dalam melayani kebutuhan orang lain untuk kegiatan yang berkaitan dengan urusan mengenai penduduk pada organisasi pemerintahan terendah langsung dibawah Camat Konsep Flow Of Document (FOD) Flow Of Document (FOD) merupakan Bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem (Jogiyanto,1999,hal: ). Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem, bagan alur digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut: a. Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer. Gambar 2.1. Simbol Dokumen b. Kegiatan Manual Menunjukkan pekerjaan manual. Gambar 2.2. Simbol Kegiatan Manual

3 10 c. Proses Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. d. Arsip Gambar 2.3. Simbol Proses Operasi Komputer Menunjukkan simpanan dokumaen atau arsip. e. Arus Menunjukkan arus dari proses. Gambar 2.4. Simbol Arsip f. Penjelasan Gambar 2.5. Simbol Arus Menunjukkan penjelasan dari suatu proses. g. Penghubung Gambar 2.6. Simbol Penjelasan Menunjukkan penghubung kehalaman yang masih sama atau kehalaman lain. Gambar 2.7. Simbol Penghubung

4 Konsep Data Flow Diagram (DFD) Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) atau DFD adalah Suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk mengambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Walaupun nama diagram ini menekankan pada data, situasinya justru sebaliknya penekanannya ada pada proses. (McLeod, 1995, hal 403) terdiri dari empat simbol-simbol DFD yaitu : 1. Elemen-elemen lingkungan Elemen-elemen lingkungan berada diluar batas sistem. Elemen-elemen ini menyediakan bagi sistem input data dan menerima output data dan informasi. Semua arus dipandang sebagai data. Nama Terminator digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen lingkungan, yang menandai titik-titik berakhir sistem. Terminator digambarkan dalam DFD dengan suatu kotak atau segi empat. Tiap simbol terminator diberi label nama elemen lingkungannya. Gambar 2.8. Simbol Terminator 2. Proses Proses adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dengan lingkaran. Tiap simbol proses diidentifikasikan dengan label.

5 12 Teknik pembuatan label yang paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan objek, tetapi anda dapat juga menggunakan nama sistem atau program komputer. Gambar 2.9. Simbol Proses 3. Arus Data Arus data terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis yang bergerak dari satu titik atau proses ke titk atau proses yang lain. Tanda panah digunakan untuk menggambarkan arus itu. Panah tersebut dapat digambar sebagai garis lurus atau garis lengkung. Gambar Simbol Arus Data 4. Penyimpanan Data Jika data diperlukan karena suatu sebab, maka digunaka penyimpanan data. Dalam istilah DFD, prenyimpanan data (data store) adalah suatu penampungan. Data store digambarkan dengan garis sejajar. Gambar Simbol Penyimpanan Data

6 Leveled DFD Istilah diagram arus data bertingkat (Leveled DFD), digunakan untuk menggambarkan hirarki dari berbagai diagram yang digunakan untuk mendokumentasikan suatu sistem (McLeod, 1995, hal 409) yaitu : 1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari proses dan menggambarkan hubungan terminator dengan sistem yang mewakili suatu proses. 2. Diagram Zero Diagram Zero adalah Diagram tingkat menengah yang menggambarkan proses-proses utama dalam sistem, yang terdiri dari sistem, hubungan entity, proses, data flow dan data store. 3. Diagram Details Diagram Detail adalah diagram tingkat paling rendah. Pada diagram ini digambarkan proses-proses yang sudah tidak dapat dipecah kembali Pengertian Database Pengertian database yaitu Kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan instansi (Hariyanto,1996,hal 1).

7 14 Dalam konsep database, secara tradisional mengorganisasikan data dalam suatu hirarki data terurut dari atas ke bawah yang terdiri dari berkas (file), rekaman (record) dan elemen data. 1. Berkas (file) adalah suatu kumpulan rekaman data (record) yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu. Berkas dapat dikatakan sebagai seluruh rekaman yang sejenis disusun menjadi sebuah berkas (file). 2. Rekaman (record) adalah gabungan dari semua elemen data yang saling berhubungan. Rekaman biasa disebut dengan istilah tupel atau baris. 3. Elemen Data adalah unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti. Istilah lain untuk elemen data adalah field, kolom, item dan atribut Entitas Relationship Diagram Entitas Relationship Diagram (ERD) adalah Suatu penyajian data dengan menggunakan Entitas dan hubungannya. ERD dapat mengambarkan hubungan antar entity dengan jelas dan mengambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity sehingga mudah dimengerti oleh pemakai. komponen-komponen ERD, yaitu : A. Entitas (Entity) Entity adalah sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata, dimana informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan. Simbol untuk entity adalah persegi panjang.

8 15 Gambar Simbol Entity B. Hubungan (Relationship) Relationship adalah asosiasi yang terjadi antara satu atau lebih entity. Hubungan digambarkan dengan bentuk belah ketupat. Tiap belah ketupat diberi label kata kerja. Gambar Simbol Relationship C. Attribute Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship, yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Simbol attribute adalah bentuk Oval atau elips. Gambar Simbol Atribut D. Cardinality Ratio Cardinality Ratio adalah batasan yang menjelaskan jumlah keterhubungan satu entity dengan entity lainnya. Jenis Cardinality Ration (Elmasri,1989,hal 40-47) antara lain:

9 16 1. One to one relationship (1 : 1) Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu, atau dapat pula sebaliknya file kedua dengan file pertama adalah satu berbanding satu. 2. One to many relationship (1 : M / M : 1) Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu.. 3. Many to many relationship (M : N / N : M) Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak atau dapat pula di balik file kedua dengan file pertama banyak berbanding banyak Tingkatan dari relationship Tingkatan dari relationship menyatakan jumlah entity yang berpartisipasi dalam suatu relationship (date,1995,hal 10) terbagi menjadi: 1. Unary degree (tingkat satu)

10 17 2. Binary degree (tingkat dua) 3.Ternary degree (tingkat tiga) Gambar Simbol Unary degree Gambar Simbol Binary degree Gambar Simbol Tinary degree 2.6. Normalisasi Pengertian Normalisasi menurut Dr. EF. Codd yaitu pengelompokkan elemen data dalam suatu table yang menyatakan entitas dari relationship sehingga database menjadi mudah dimodifikasi (Jogiyanto,1993,hal 403). Beberapa bentuk dari normalisasi, yaitu:(harianto,1996,hal24-26) 1. Bentuk normal pertama (1NF/ First Normal Form) Bentuk normal pertama yaitu tidak mempunyai set atribut yang berulangulang atau atribut yang bernilai ganda. 2. Bentuk normal kedua (2NF/ Second Normal Form)

11 18 Bentuk normal kedua harus memenuhi normal pertama dan setiap atributnya penuh pada primery key. 3. Bentuk normal ketiga (3NF/ Third Normal Form) Bentuk normal ketiga harus memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan tidak tergantung secara transitif pada primery key. Ada beberapa jenis kunci dalam Normalisasi yaitu: a. Kunci Kandidat (Candidate Key) Candidat Key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity. b. Kunci Primer (Primary Key) Primary key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. c. Kunci Alternatif (Alternate Key) Alternate key adalah Candidat Key yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerap kali Alternate Key dipakai sebagai kunci pengurutan dalam laporan misalnya. d. Kunci Tamu (Foreign Key)

12 19 Foreign key adalah satu atribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukkan ke induknya. Foreign Key ditempatkan pada entity anak dan sama dengan primery key dihubungkan (relation). e. Kunci campuran (Composite Key) Composite Key adalah jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu attribute Mengenal Microsoft Access 2002 Microsoft access merupakan program aplikasi basis data (database) yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Dengan menggunakan Microsoft Access dapat merancang, membuat dan mengelola database dengan cara mudah. Microsoft access 2002 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2002 merupakan pengembangan dari microsoft Access sebelumnya yang dikonsentrasikan agar program aplikasi database ini lebih mudah dipakai, lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya, dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfatkan fasilitas-fasilitas yang terdapat pada intranet dan internet Memulai Access 2002 Pada bagian ini penulis menerangkan cara menjalankan Access 2002 dengan langkah berikut ini:

13 20 1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar 2. Pilih Menu Program dan klik Microsoft access. Lihat Gambar Gambar Cara Memulai Access Mengenal dan Membuat Database pada Access 2002 Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan kasus tertentu. Database pada Access 2002 terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro dan modul yang semuanya berhubungan atau saling terkait. Tables, berupa tabel kumpulan data yang berhubungan dengan topik tertentu dan merupakan komponen utama dari sebuah database. Tabel mengorganisasikan data ke dalam kolom-kolom (dinamakan field) dan baris-baris (dinamakan record). Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.

14 21 Forms, digunakan untuk mempermudah menampilkan data, mengisi data dan mengubah data yang ada di dalam tabel, mencari data dan mencetaknya. Reports, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Dapat mencetak sebuah laporan yang telah dikelompokan, dihitung subtotal dan total datanya berdasarkan kriteria tertentu. Macros, untuk mengotomatisasikan perintah-perintah yang sering digunakan dalam mengolah data. Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database sesuai dengan kebutuhan. Module ini berisi kode Visual Basic for Applications untuk menangani event (peristiwa) dalam Access Pengertian Yang Berkaitan Dengan Kependudukan a) Penduduk ialah penduduk dalam matranya dalam diri pribadi, anggota keluarga, anggota masyarakat, warga Negara dan himpunan kuantitas yang bertempat tinggal di suatu tempat dalam batas wilayah Negara pada waktu tertentu. b) Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah kartu bukti diri (Legitimasi) bagi setiap penduduk dalam wilayah Negara Republik Indonesia. c) Kartu Keluarga (KK) adalah kartu yang memuat data kepala keluarga dan semua anggota keluarga. d) Keluarga adalah sekelompok orang yang mendiami sebagian atau seluruh bangunan yang bertempat tinggal baersama dan makan dari satu dapur yang

15 22 tidak terbatas pada orang-orang yang memepunyai hubungan darah saja; Seseorang yang mendiami sebagian atau seluruh bangunan yang mengurus keperluan hidupnya sendiri. e) Kepala Keluarga ialah orang yang bertempat tinggal dengan orang lain yang memepunyai hubungan darah maupun tidak, yang bertanggung jawab dalam keluarga itu; Laki-laki atau perempuan yang berstatus kawin atau janda/duda yang mengepalai suatu keluarga, yang anggotanya antara lain terdiri atas istri/suami dan anak; Kepala kesantrian, asrama, rumah piatu dan lain-lain dimana beberapa orang yang bertempat tinggal bersama-sama. f) Anggota Keluarga ialah mereka yang tercantum dalam kartu keluarga yang secara kemasyarakatan menjadi tanggung jawab kepala keluarga. g) Perpindahan ialah perubahan tempat tinggal tanpa memeperhitungan jarak atau pun lamanya tinggal. h) Pindah dan datang ialah perubahan tempat tinggal dari tempat lama ke tempat baru untuk menetap.