BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi yang semakin pesat telah mendorong perusahaan perusahaan untuk meningkatkan kinerja mereka agar dapat bertahan dalam persaingan yang semakin ketat. Oleh sebab itu, banyak perusahaan hendak mengimplementasikan berbagai macam piranti lunak untuk memperlancar proses bisnis mereka. Saat ini, piranti lunak merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan operasional berbagai perusahan, terutama untuk perusahaan yang memiliki skala menengah ke atas. Kondisi demikian, memicu terjadinya lonjakan permintaan terhadap piranti lunak. Beberapa permintaan akan kebutuhan piranti lunak dapat diajukan bersamaan dalam satu waktu, sementara sumber daya yang dimiliki sebuah perusahaan tentulah terbatas. Bila dipandang dari sudut pengguna, setiap permintaan yang mereka ajukan adalah penting untuk kelangsungan operasional perusahaan. Perusahaan akan menanggapi permintaan ini dengan menyusun proyek untuk pembangunan piranti lunak yang dikehendaki. Pihak perusahaan tentulah akan memprioritaskan proyek yang dianggap memberikan keuntungan tertinggi. Pembangunan piranti lunak tersebut dapat dilakukan oleh pihak internal perusahaan itu sendiri ataupun dengan menyewa jasa dari luar perusahaan. Namun, kedua pilihan pembangunan piranti lunak tersebut tentu memerlukan perencanaan terhadap anggaran, waktu, dan sumber daya lainnya yang mungkin diperlukan selama proyek piranti lunak tersebut berlangsung. 1
2 Setiap penanggung jawab proyek tentu akan berupaya untuk menyelesaikan setiap proyek dengan baik. Manajemen yang baik terhadap sebuah proyek akan menjadi kunci yang penting bagi kesuksesan proyek tersebut. Perkiraan akan biaya serta sumber daya yang diperlukan akan menjadi angka semata bila tidak diikuti dengan pengawasan yang baik. Jika tidak melakukan perencanaan terhadap estimasi biaya, sumber daya, waktu, dan hal lain yang behubungan dengan proyek tersebut, maka akan sulit untuk mengetahui masalah apa yang akan timbul di kemudian hari. Beberapa hal inilah yang akan dicakup dalam manajemen proyek. Bila perkiraan dan pengawasan dilakukan dengan baik, maka setiap masalah yang mungkin dapat timbul akan dapat diantisipasi dengan baik sehingga jalannya proyek tidak terhambat. Perencanaan proyek piranti lunak yang baik juga harus dapat mencakup analisa resiko yang baik. Estimasi mengenai biaya, sumber daya, waktu dan hal hal lain yang berhubungan dengan proyek merupakan suatu panduan dalam mencapai tujuan dan cara mencapainya. Sebuah proyek dapat dianggap berhasil bila dimulai dengan perencanaan yang baik dan pelaksanaan tahap tahap yang perlu dilalui. Selama berlangsungnya proyek, manajer proyek perlu melakukan pengawasan untuk memastikan proyek tetap berjalan pada jalurnya. Pengawasan juga diperlukan untuk mendeteksi masalah yang timbul secara dini. 1.2 Ruang Lingkup Pembahasan Manajemen Proyek pada PT.Intitrans Makmur Kencana dibatasi menurut cakupan sebagai berikut : 1. Estimasi biaya yang dibutuhkan sampai implementasi proyek.
3 2. Estimasi sumber daya manusia yang dibutuhkan sampai pelatihan proyek selesai dilaksanakan. 3. Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian proyek STIS. 4. Pembuatan model jaringan yang menggambarkan alur aktivitas berikut waktu yang diperlukan untuk penyelesaian masing masing aktivitas. 5. Penggambaran kegiatan dan perkembangan keseluruhan proyek secara sederhana dengan menggunakan Gantt Chart. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penyusunan dari skripsi ini adalah untuk merancang suatu perencanaan manajemen proyek Script Transportation Information System PT. Intitrans Makmur Kencana yang akan dilaksanakan oleh Screen Studio. Manfaat penulisan dari skripsi ini adalah : 1. Memberikan estimasi yang menyeluruh mengenai waktu, sumber daya, dan biaya dalam pelaksanaan proyek Script Transportation Information System PT.Intitrans Makmur Kencana yang akan dilakukan oleh Screen Studio. 2. Meminimalisasi kegagalan dan resiko dari proyek yang akan dilaksanakan. 3. Memberikan suatu panduan dalam melakukan perencanaan tahap pelaksanaan proyek. 1.4 Metodologi Penelitian Untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka penulis akan menggunakan beberapa metode yang mendukung dan lebih terarah serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Metode tersebut meliputi :
4 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dapat melalui beberapa tahapan. Tahapan tersebut meliputi : 1. Studi pustaka dengan membaca buku buku, artikel dari internet, dan berbagai literatur yang berkaitan dengan topik skripsi. Sumber informasi tersebut digunakan debagai landasan teori untuk mendukung pembahasan skripsi ini. 2. Studi lapangan ke Screen Studio. 3. Wawancara langsung dengan pihak - pihak yang berhubungan dengan proyek. 1.4.2 Metode Analisa Data Metode analisa data yang digunakan penulis mencakup beberapa metode di bawah ini, yaitu : 1. Metode Work Breakdown Structure (WBS) Dengan metode ini, penulis akan menganalisa dan menemukan aktivitas - aktivitas kritikal yang penting dalam proyek, sumber daya yang diperlukan untuk setiap aktivitas, beserta hasil yang akan diberikan dari setiap kegiatan tersebut. Kegiatan akan dipecah menjadi beberapa tingkat, dan setiap tingkat menggambarkan aktivitas yang semakin merinci. Dengan metode ini diharapkan untuk mendapatkan gambaran yang lebih mendalam mengenai proyek. 2. Program Evaluation and Review Technique (PERT)
5 Metode WBS, hanya merupakan dasar untuk perencanaan proyek. WBS dibuat sebelum keterkaitan antar aktivitas diidentifikasi, begitu pula dengan perkiraan lamanya sebuah aktivitas dilaksanakan. Metode PERT merupakan model jaringan untuk menggambarkan alur aktivitas sesuai dengan realita pelaksanaannya, berikut estimasi waktu yang diperlukan untuk masing masing aktivitas. Dengan PERT, penulis akan mendapatkan acuan untuk melaksanakan aktivitas yang memerlukan penyelesaian akivitas pendahulunya, sehingga penulis mampu memperkirakan alur prosedural pelaksanaan masing masing aktivitas yang telah diidentifikasi dalam WBS. 3. Critical Path Method (CPM) CPM merupakan metode deterministik untuk menghitung waktu yang diperlukan untuk penyelesaian proyek dengan menggunakan angka yang telah pasti. Pada metode PERT maupun CPM terdapat keunggulan dan kelemahan masing masing metode, sehingga penulis memutuskan untuk menggunakan kedua metode tersebut untuk memanfaatkan keunggulan dari masing masing pihak. Metode PERT digunakan untuk menghitung probabilitas tertinggi untuk penyelesaian sebuah proyek dengan waktu yang acak dan tidak pasti seperti realitanya. Namun, terkadang penghitungan dengan metode PERT dapat menjadi terlalu kompleks sehingga metode CPM digunakan untuk membantu pemahaman akan penghitungan waktu proyek, sebab metode CPM lebih sederhana dan mudah dipahami. 4. COCOMO
6 COCOMO merupakan metode estimasi untuk menghitung banyaknya usaha dan waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan software dengan berdasarkan pada data proyek sebelumnya. Metode ini akan memberikan perkiraan mengenai proyek saat ini dengan berdasarkan pada data historis proyek yang lalu. 1.5 Sistematika Penulisan Secara garis besar, pembahasan dalam skripsi ini dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu : BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan penulisan beserta manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan skripsi ini, metodologi penelitian yang digunakan dalam pengumpulan data data yang diperlukan, serta sistematika penulisan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini, dijelaskan mngenai teori teori dasar yang digunakan sebagai acuan dalam penyusunan skripsi ini. Teori teori dasar tersebut antara lain mengenai manajemen, proyek, manajemen proyek, faktor berhasil tidaknya suatu proyek atau Critical Success Factors (CSFs), landasan perhitungan waktu, biaya, dan banyaknya sumber daya yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu proyek. BAB 3 ANALISIS KEADAAN PERUSAHAAN DAN MASALAH
7 Pada bab ini, dijelaskan mengenai profil perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi proyek, tugas dan wewenang masing masing anggota dalam proyek. Selain itu, diuraikan juga mengenai kronologi proyek Script Transportation Information System, analisa kebutuhan PT.Intitrans Makmur Kencana, analisa proses bisnis yang berkaitan dengan perencanaan proyek, beserta analisa resiko untuk mengetahui resiko yang memiliki kemungkinan terbesar untuk terjadi dalam pelaksanaan proyek ini. BAB 4 PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK Pada bab ini diberikan usulan estimasi mengenai waktu, sumber daya, dan biaya terhadap proyek Script Transportation Information System, yang akan diprediksi dengan menggunakan metode metode yang telah diuraikan dalam metodologi penelitian. Selain metode metode tersebut, penghitungan juga dilakukan dengan piranti lunak Microsoft Project. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab terakhir dari penulisan skripsi ini, akan diberikan kesimpulan berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, beserta saran saran untuk mendukung kesimpulan yang ada.