61 BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT.Modern Putra Indonesia. Berikut ini sistem penjualan perusahaan yang akan dibahas oleh penulis adalah mengenai penjualan lokal. Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan adalah: a. Bagian Penjualan Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal permintaan, dan melakukan back order jika diketahui barang tidak tersedia kepada pelanggan. Dan mengirimkan surat order pengiriman kepada bagian pengiriman barang. a. Bagian Kredit Bagian ini berada dibawah bagian keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit kepada pelanggan. Jika terjadi penolakan kredit maka perlu dilakukan pengecekan status kredit sebelum bagian penjualan mengisi order penjualan. c. Bagian Gudang Dalam penjualan kredit, bagian ini bertangung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang telah dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang kepada bagian pengiriman.
62 d. Bagian Pengiriman Bagian ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas surat order pengiriman yang telah diterima dari bagian penjualan. Bagian ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pejabat yang berwenang. a. Bagian Akuntansi Dalam penjualan kedit, bagian akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat laporan penjualan. Disamping itu bagian ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan. Berikut ini akan dibahas mengenai prosedur penjualan yang selama ini dilakukan oleh PT. Modern Putra Indonesia. 1. Prosedur Pesanan Penjualan. Dalam prosedur pemesanan yang diawali dengan diterima permintaan barang (quotation) dari pelanggan yang berisi spesifikasi barang dan kuantitas barang yang diterima oleh bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan membuat dan mengirimkan surat penawaran harga barang kepada pelanggan, disini bagian penjualan mempunyai hak untuk menentukan: a. Harga barang dan negosiasi harga barang. b. Penetapan tanggal pengiriman. c. Menyelenggarakan pencatatan mengenai pelaksanaan setiap pesanan untuk mengetahui perkembangan tiap-tiap pesanan.
63 d. Menangani adanya pembatalan pesanan, pengiriman kembali (retur) barangbarang. Setelah disepakati oleh pelangan mengenai hal-hal berkaitan dengan pesanan, maka bagian penjualan meminta kepada pelanggan untuk mengirimkan PO (Purchase Order), dimana didalam rincian PO terdapat informasi mengenai : a. Jumlah dan spesifikasi jenis barang yang diinginkan. b. Harga barang. c. Sistem penjualan kredit atau tunai, jika kredit terdapat juga informasi mengenai term payment. Menggunakan sistem down peyment atau tidak. d. Tanggal pengiriman dan sistem pengiriman. Setelah PO diterima oleh pelanggan, oleh bagian penjualan dibuat rangkap 2 (dua) dan didistribusikan kepada: 1) Lembar 1 : Bagian akuntansi 2) Lembar 2 : Arsip 2. Prosedur Pembuatan Faktur. Setelah bagian akuntansi menerima Lembar ke-1, maka diteruskan dibuatkan faktur, surat jalan, kuitansi dan purchase order dari pelanggan, berdasarkan data-data yang ada dalam rincian purchase order. Setelah kelengkapan surat dibuat lalu didistribusikan: a) Lembar 1 untuk pelanggan. b) Lembar 2 untuk bagian accounting
64 Kemudian mengirim kelengkapan surat penagihan (faktur, PO, surat jalan, kuitansi) kepada pelanggan dan mengirimkan copy-nya kepada bagian accounting untuk arsip. Jika terjadi retur maka bagian penjualan menginformasikan kepada bagian accounting untuk membuat nota retur dibuat dua lembar: a) Lembar ke-1 untuk pelanggan. b) Lembar ke-2 untuk bagian accounting. Nota retur lembar ke-1 dikirim ke pelanggan dan lembar ke-2 dikirim ke bagian accounting sebagai dasar berkurangnya penjualan dan bertambahnya persediaan barang dan secara langsung mengurangi saldo piutang penjualan. 3. Prosedur Pengiriman Barang Setelah menerima perintah pengiriman dari bagian penjualan melalui bagian accounting, lalu mengirimkan barang beserta dokumen surat penagihan kepada pelanggan. 4. Prosedur Penagihan Piutang dan Penerimaan Uang. Bagian penagihan puitang di PT. Modern Putra Indonesia dilakukan juga oleh bagian kasir, penagihan dilakukan jika telah lewat dari waktu yang telah disepakati dan tertera pada faktur dan tercatat pada kartu piutang. Dan setiap bulan bagian kasir membuat laporan mengenai saldo piutang tiap pelanggan dan mencocokkan dengan Laporan Umur Piutang dari bagian Accounting. Penerimaan uang diotoriasi oleh bagian finance/keuangan dan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: tunai dan transfer lewat bank, bagian keuangan setiap harinya mengecek saldo di bank dan menginformasikan mengenai
65 penerimaan uang dari pelanggan ke bagian kasir dan accounting. Tiap harinya dengan mengacu kepada kartu piutang dari bagian kasir, bagian keuangan membuat voucher penerimaan dan menginput transaksi tersebut kedalam Cashbook system. Voucher penerimaan terdiri dari dua lembar: 1. Lembar 1 untuk bagian accounting. 2. Lembar 2 untuk Arsip. Informasi yang terdapat dalam voucher penerimaan terdiri dari: No. Voucher, bank penerima, tanggal penerimaan, nama pelanggan dan no. faktur yang dibayar oleh pelanggan dimana informasi ini didapat dari bagian kasir. Voucher penerimaan yang telah diinput kedalam sistem ditandatangani oleh Manager Keuangan sebagai pihak yang berwenang dan aslinya dikirim kebagian accounting, sayangnya voucher tersebut sering tidak dilampirkan bukti terima dari bank, dimana voucher tersebut sebagai bukti untuk mengurangi piutang pelanggan. Disetiap waktu tertentu bagian keuangan yang mempunyai wewenang untuk memposting transaksi dalam Cashbook sistem dan bagian accounting dapat mengeceknya berdasarkan voucher penerimaan yang diterima dari bagian keuangan. Dengan diterimanya uang oleh bagian keuangan, maka bagian kasir mengurangi saldo piutang pelanggan dan mencatatnya dikartu piutang pelanggan. Suatu sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan blok bangunan, yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali sebagai suatu sistem.
66 1. Blok Masukan Data-data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Modern Putra Indonesia adalah sebagai berikut: a. Permintaan harga dan barang dari pelanggan berisi spesifikasi barang berupa jenis/tipe dan kuantitas barang yang diterima oleh bagian penjualan. b. Purchase Order (PO) merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan barang atau bahan yang dibutuhkan oleh pelangan c. Bukti Keluaran barang (BKM) merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian Gudang apabila bukti pemesanan mutu barang dan surat jalan dinyatakan bahwa barang tersebut telah memenuhi syarat dalam kualitas dan kuantitas. d. Surat Jalan merupakan dokumen yang dibuat oleh pemasok sebagai bukti pengiriman barang. 2. Blok Model Prosedur untuk sistem informasi akuntansi penjualan dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Mula-mula terdapat permintaan dan harga barang dari pelanggan oleh bagian penjualan. b. Setelah mendapat order pembelian dari customer lalu bagian penjualan mengirimkan surat penawaran daftar rincian spesifikasi harga barang kepada pelanggan. c. Setelah disepakati mengenai spesifikasi barang dan harga barang bagian penjualan meminta pelanggan untuk mengirimkan surat Purchase Order (PO) kepada bagian penjualan.
67 d. Setelah Purchase Order (PO) diterima bagian penjualan, surat penjualan ini dibuat rangkap enam dan didistribusikan kepada: Lembar 1 dan 2 Lembar 3 Lembar 4 Lembar 5 dan 6 untuk customer/pembeli untuk arsip untuk accounting untuk gudang e. Bagian gudang menerima faktur lembar 5 dan 6, bagian gudang harus meyiapkan dan memeriksa surat perintah pengiriman sudah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. f. Seksi gudang menerima faktur 5 dan 6 dari bagian penjualan, bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan syarat yang diterima dari bagian accounting dan surat jalan. Jika barang telah lengkap maka bagian gudang menginformasikan kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi yang diterima kepada pelanggan. g. Kemudian file transaksi penjualan pada akhir hari akan diproses dengan update atau pemutakhiran file induk persediaan, dan file general ledger. Adapun jurnal transaksinya sebagai berikut: Penjualan Piutang dagang... xxx Penjualan... xxx Retur/pengembalian barang Retur penjualan... xxx Piuang dagang... xxx
68 h. Bagian accounting menerima faktur penjualan lembar 4, bagian accounting harus memeriksa apakah surat tersebut sudah mendapat otorisasi yang memadai oleh kepala bagian yang bersangkutan. Kemudian setelah diperiksa kebenaran, kelengkapan faktur, maka accounting menginput data ke komputer untuk dicatat sebagai transaksi piutang dan membuat daftar piutang dan daftar piutang rangkap 2. Order penjualan didistribusikan kepada: Lembar 1 Lembar 2 untuk bagian keuangan untuk arsip menurut tanggal i. Bagan Keuangan menerima lembar ke-1, maka diperiksa daftar piutang dan jatuh temponya, jika sudah masuk jatuh tempo maka bagian keuangan membuatkan surat tagian rangkap 2 Lembar 1 Lembar 2 untuk bagian customer untuk arsip menurut tanggal j. Setelah tagihan dibayar oleh customer, maka bagian keuangan memeriksa dan mengecek penerimaan uang dan dibuatkan bukti kas/bank masuk rangkap 3. Lembar 1 Lembar 2 Lembar 3 untuk bagian accounting untuk customer untuk arsip k. Setelah diterima lembar ke-1 dari bagian keuangan, maka bagian accounting mencatat dan meng up-date piutang dan buku besar.
69 3. Blok Keluaran Informasi yang dihasilkan sebagai keluaran pada sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Modern Putra Indonesia adalah sebagai berikut: a. Laporan penjualan, yaitu laporan yang memuat data penjualan dari awal periode sampai dengan tanggal dihasilkanya laporan. Dalam prosedur penjualan, laporan ini dicetak. b. Laporan persediaan, meliputi: 1) Laporan Posisi Persediaan Barang, yaitu laporan yang memuat data persediaan, meliputi posisi awal, masuk, keluar, sisa, dan juga yang menyertakan harga beli dan satuan barang. 2) Laporan Posisi Persediaan Barang menurut golongan, yaitu laporan yang memuat data persediaan meliputi posisi awal, masuk, keluar,sisa,dan satuan barang, tanpa menyertakan harga barang. 3) Laporan Posisi Persediaan Barang menurut jenis, yaitu laporan yang menyajikan saldo awal, masuk, keluar, dan saldo akhir persediaan menurut jenisnya. c. Laporan Analisa Penjualan, baik berdasarkan barang maupun berdasarkan customer, adalah laporan yang menampilkan jumlah penjualan atas suatu barang, atau jumlah penjualan pada customer tertentu. 4. Blok Teknologi Teknologi yang terdapat pada PT. Modern Putra Indonesia dalam hubungannya dengan prosedur penjualan adalah:
70 a. Hardware Bagian Informasi Teknologi memiliki komputer dengan jenis personal computer/pc Pentium IV, Memori 265 MG. Hard Disk Seagate 40 GB, yang beroperasi dengan bantuan printer LQ 1170 dan printer Canon IP 1000. Terminal Bagian Informasi Teknologi dihubungkan dengan terminal Bagian Penjualan dan Bagian Akuntansi. Pemasukan data dilakukan secara Batch Entry dan pemprosesannya dengan Batch Processing. b. Software Terdiri dari MS DOS versi 7.0, Microsoft Word versi 2003 dan Microsoft Excell versi 2003. c. Brainware Penggunaan operator dalam menjalankan perangkat komputer tersebut sebagai pengolah data serta penginputan data, yaitu: Operator bagian penjualan, bagian akuntansi dan bagian gudang. 5. Blok Basis Data Adapun file-file yang digunakan dalan S IA penjualan pada PT. Modern Putra Indonesia sebagai berikut: a. File Pesanan, yaitu file yang berisi catatan pemesanan barang yang telah dilakukan oleh Bagian Penjualan. b. File Transaksi Penjualan, file yang berisi catatan atas penjualan barang yang dijual dan yang diterima oleh Bagian Gudang. File ini akan digunakan untuk memutakhirkan Master File Persediaan dan Master File Piutang.
71 c. Master File Persediaan, yaitu file yang berisi catatan atas seluruh persediaan yang dimiliki perusahaan yang selalu disesuaikan dengan transaksi perusahaan. Dengan adanya Master File persediaan yang sudah di up-date, maka saldo masing-masing persediaan dapat diketahui dengan jelas. d. Master File Piutang, yaitu file yang berisi catatan seluruh saldo piutang perusahaan yang selalui disesuaikan dengan transaksi perusahaan. e. Master File Buku Besar, yaitu file yang berisi kumpulan rekening yang ada di dalam perusahaan dengan fungsi yang sama seperti buku besar pada sistem manual. 6. Blok Pengendalian Sistem pengendalian yang digunakan pada SIA penjualan pada PT. Modern Putra Indonesia terdiri dari: 1. Pengendalian Umum a. Transaksi penjualan dilakukan oleh lebih dari satu fungsi, yaitu: bagian penjualan, bagian gudang, dan bagian akuntansi. b. Setiap dokumen tersebut, SOP (Surat Order Penjualan) diotorisasi oleh bagian penjualan melalui bagian gudang, Faktur (Invoice) diotorisasi oleh bagian Accounting. c. SOP, Faktur (Invoice), TT bernomor urut cetak sehingga pemakaian dokumen-dokumen tersebut dapat dipertanggungjawabkan oleh pemakai dan copy dokumen didistribusikan ke bagian yang terkait.
72 d. Bagian penjualan mempunyai daftar harga persediaan barang sehingga perusahaan dapat membuat rencana anggaran yang paling baik. e. Perusahaan telah menetapkan safety stock persediaan barang, hal ini akan membantu bagian penjualan untuk merencanakan pembelian sehingga proses pemasaran tidak terhambat. 2. Pengendalian Aplikasi Pengendalian Masukan a. Echo Check, digunakan unuk meyakini operator mengenai kebenaran data yang diketik dengan membandingkannya dengan data yang seharusnya dimasukkan. b. Existence check, digunakan untuk membandingkan kode yang dimasukkan dengan kode yang sudah diprogram. Pengendalian Proses a. Control total check, digunakan untuk meyakinkan bahwa semua data yang dimasukka sudah lengkap dan sudah benar. b. Matching check, digunakan untuk mendeteksi kesalahan dari urutan data. Pengendalian Keluaran a. Laporan yang dihasilkan didistribusikan hanya kepada orang yang berhak saja. b. Laporan yang diketik disimpan diarsip oleh bagian yang berwenang dalam ruang yang terpisah. c. Laporan yang sudah tidak digunakan lagi, dimusnahkan dengan alat penghancur kertas.
73 B. Ikhtisar Sistem Infomasi Akuntansi Penjualan adalah sebagai berikut: Kebaikan: a. Perusahaan telah melakukan pemisahan tugas dan wewenang antara bagian gudang, bagian penerimaan, bagian penjualan, bagian pembelian dan bagian akuntansi, bagian kredit. b. Didalam setiap transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan harus dilakukan oleh bagian penjualan dan mendapat persetujuan dari kepala bagian penjualan. c. Didalam setiap transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan harus dilakukan oleh bagian pembelian dan menpadat persetujuan dari kepala bagian pembelian. d. Perusahaan menetapkan safety stock untuk persediaan barang, sehingga bagian pembelian dapat menghitung titik pemesanan dalam melakukan pengendalian terhadap setiap pembelian yang dilakukan. Kelemahan: a. Prosedur penjualan kepada customer tidak melalui prosedur pada bagian kredit, hal ini menyebabkan penjualan secara kredit lebih banyak dan banyak timbul piutang. b. Prosedur pemilihan pemasok tidak selalu digunakan, hal ini disebabkan perusahaan telah mempunyai kebiasaan memesan pada pemasok yang menjadi langganan perusahaan karena itu terkadang perusahaan membeli barang dengan harga yang lebih mahal. Hal ini mengakibatkan terjadinya kolusi antara bagian pembelian dan pengadaan dengan pemasok.
74 c. Pemilihan customer hanya mendapat otorisasi dari kepala bagian penjualan. Hal ini menyebabkan timbulnya piutang tak tertagih. Sebaiknya pada saat pemilihan customer, kepala bagian penjualan melaporkan kepada bagian kredit, apakah customer yang akan menjadi anggota memiliki kesanggupan dalam proses pembayarannya. d. Pemilihan pemasok hanya mendapat otorisasi dari kepala bagian pembelian dan pengadaan. Hal ini menimbulkan kemungkinan terjadinya kolusi antar kepala bagian pembelian dan pengadaan dengan pemasok. Sebaiknya pada saat pemilihan pemasok, kepala bagian pembelian berdiskusi dengan bagian kasir dan keuangan. Untuk mengevaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan digunakan daftar pertanyaan ( lamp.4).
75 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya maka penulis mengambil beberapa kesimpulan dan saran sebagai berikut: a. Setiap dokumen yang dikeluarkan diotorisasi oleh bagian yang mengeluarkan dokumen tersebut, misalnya Surat Order Penjualan dikeluarkan oleh bagian penjualan, maka Surat Order Penjualan tersebut harus diotorisasi oleh kepala bagian penjualan. Selain itu, setiap penjualan dan mendapat persetujuan dari kepala bagian penjualan, serta mencegah penjualan fiktif. b. Didalam setiap informasi piutang, bukti penerimaan kas/bank mendapat otorisasi yang memadai dari kepala bagian akuntansi dan kepala bagian keuangan. Adanya internal cek antara bagian penjualan, bagian pembelian dengan bagian akuntansi menyebabkan kesalahan pencatatan dan penyelewengan-penyelewengan serta menjaga agar yang dicatat sebagai piutang adalah realisasi penjualan yang dilakukan. c. Bagian akuntansi membandingkan laporan piutang bulanan dengan jumlah penjualan kredit secara berkala, sehingga mencegah kesalahan pencatatan dan meningkatkan pengendalian intern perusahaan, keluaran yang diperoleh melalui komputerisasi sistem informasi piutang perusahaan lebih akurat
76 karena sistem komputerisasi telah melakukan pengawaasan intern, pengawasan masukan, dan pengawasan pengeluaran. d. Setelah pembayaran dilakukan dan penerimaan kas, semua dokumen pendukung dicap Lunas untuk menghindari penerimaan dan pembayaran dua kali. Setiap pembayaran dilakukan dengan cara transfer antar bank, hal ini untuk mencegah terjadinya penyelewengan, bila cheque yang diberikan digunakan untuk pihak-pihak yang tidak berhak. e. Dilakukkannya pemeriksaan langsung atas faktur yang diterima dari pemasok untuk diperiksa kebenarannya sehingga nota kredit untuk pembayaran kepada pemasok tidak terlambat. f. Tidak dilakukannya konfirmasi saldo piutang antara catatan akuntansi perusahaan dengan pembukuan customer. g. Nota kredit hanya ditandatangani oleh manajer keuangan, sehingga menyebabkan kurangnya pengendalian terhadap penerimaan kas. h. Pada akhir bulan, kasir hanya membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas dalam 2 rangkap yaitu kasir dan bagian akuntansi. i. Bahwa perusahaan PT Modern Putra Indonesia sudah melaksanakan sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan dengan efektif dan efisien.
77 B. SARAN Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan dan kesimpulan diatas, maka penulis mengajukan beberapa saran yang diharapkan dapat berguna bagi PT Modern Putra Indonesia, antara lain: 1. Perusahaan dalam melakukan transaksi penjualan diwajibkan untuk mengkonfirmasikan kepada bagian kredit untuk proses persetujuan kredit dalam penjualan. 2. Perusahaan sebaiknya melakukan konfirmasi saldo piutang menurut catatan akuntansi dengan saldo menurut pembukuan akuntansi untuk menghindari ketidakcocokan saldo yang berlangsung dalam waktu lama. 3. Tanda terima uang sebaiknya tidak langsung diserahkan kepada pemasok, tetapi diperiksa oleh bagian penjualan terlebih dahulu, sehingga bila ada kesalahan atau ketidaksesuaian baik mengenai harga atau diskon. 4. Sebaiknya nota kredit ditandatangani oleh kepala bagian keuangan dan direktur bidang kasir dan keuangan, sehingga kemungkinan penyalahgunaan nota kredit tidak terjadi 5. Diterapkan kebijakan pada setiap akhir bulan agar kasir membuat laporan penerimaan kas dalam 3 rangkap, untuk bagian keuangan, bagian akuntansi dan untuk kasir sendiri.
78