KONVERSI SISTEM INFORMASI Oleh : R. Muh. Angga Bagus P. NRP P056134042.54E Memenuhi Tugas Mata Sistem Informasi Manajemen Dosen Pengampu : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. (CS) Penyerahan Tugas : 05 Januari 2015 PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS PROGRAM PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
KATA PENGANTAR Puji serta syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas rahmat dan ridhonya, paper ini dapat diselesaikan sebagai salah satu tugas dari mata kuliah sistem informasi manajemen (SIM). Program magister manajemen dan bisnis, institute pertanian bogor. Paper ini membahas kajian tentang konversi sistem informasi. Akhir kata, Penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala bantuan pengajaran dan arahan yang telah diberikan oleh Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. sehingga paper ini dapat selesai. Penulis menyadari bahwa penulisan paper ini masih jauh dari kata sempurna. Namun, dengan segala keterbatasan yang ada, Penulis mengharapkan paper ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan guna memberikan tambahan pengetahuan dan wawasan khususnya dalam bidang sistem informasi manajemen. Jakarta, Januari 2015 - Penulis - i
I. PENDAHULUAN Saat ini kita sedang berada dalam jaman smart technology, suatu masa dimana information technology (IT) telah memberikan keleluasaan luar biasa bagi organisasi untuk berkreasi dalam berbagai kegiatan, seperti transaksi bisnis, kemitraan bisnis, bahkan penciptaan bisnis baru. IT dapat digunakan untuk mengintegrasikan kerja, baik secara vertikal maupun horizontal, hal ini menunjukkan bahwa dengan pemanfaatan IT, setiap organisasi ataupun perusahaan dapat menyajikan informasi secara tepat dan akurat (Budianto dan Murtanto, 2000) Sistem informasi menurut O Brien didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi didalam suatu organisasi. Software menurut IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) dapat didefinisikan sebagai program komputer, prosedur, data dan semua dokumentasi yang berhubungan operasi pada sistem komputer dengan kata lain software merupakan kumpulan dari object membentuk konfigurasi yang didalamnya termasuk program, dokumen, dan data. Pengembangan software atau dikenal juga sebagai software engineering menurut IEEE adalah aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software, dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat. Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk memberikan informasi pada suatu perusahaan. Informasi yang menjadi salah satu sumber utama yang dibutuhkan oleh manajer perlu untuk dikelola sehingga menjadi sistem informasi manajemen yang dapat membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan ataupun menyediakan informasi-informasi yang dapat menunjang kebutuhan perusahaan. Keputusan selalu berubah sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan. Oleh karena itu, sistem informasi sebaiknya dikembangan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan. Paper ini akan menjelaskan tentang perkembangan atau konversi sistem informasi.
II. PEMBAHASAN Software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, dimulai dari tahap spesifikasi sistem sampai dengan tahap pemeliharaan sistem. Dapat dikatakan istilah tersebut menunjukkan pada sebuah pengembangan program yang dapat memberi kemudahan bagi pemakai dari berbagai jenis computer dalam menggunakan hardware. Terdapat 2 hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan software, yaitu sebagai berikut: 1. Produk dan software. Pengendalian pengembangannya dengan System Development Life Cycle (SDLC) seperti model V, waterfall, model spiral, prototying dan lain sebagainya. 2. Proses pengembangan, proses yang terdiri dari proses manajemen dan proses teknis. Prosesnya terdiri dari manajemen proyek, configuration manajemen, quality assurance management. Sedangkan proses teknik dapat berupa metode yang diterapkan pada tahap tertentu dalam pengembangan software yang di dalamnya terdiri dari metode analisism metode desain metode pemrograman, dan metode testing. Prinsip-prinsip yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi yaitu: 1. Sistem yang dikembangkan untuk manajemen, yang akan menggunakan informasi sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar, sistem informasi yang dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang terbaru. 3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terlatih, sumber daya manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu, orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang mengetahui tentang permasalahan yang ada dan solusi-solusi yang mungkin dilakukan. 4. Memahami tahapan dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem. Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan
beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. 5. Proses pengembangan sistem tidak harus berurutan, misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sistenm untuk menghasilkan sistem informasi yang menggunakan metodologi pengembangan sistem untuk dapat meningkatkan pengelolaan dan pengendalian unsur-unsur sistem informasi seperti sumber daya manusia, perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), jaringan komunikasi, dan prosedur serta kebijakan. Berdasarkan pengertian tersebut dapat diketahui bahwa software (perangkat lunak) merupakan bagian dari sistem informasi, sehingga pengembangan software merupakan bagian kecil daru suatu pengembangan sistem informasi Seringkali terjadi kesalahan besar yang berakibat fatal bagi organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan atau konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Beberapa faktor yang diindikasikan sebagai penyebab kegagalan konversi dari sistem lama ke sistem yang baru dalam perusahaan atau organisasi yaitu: 1. Mayoritas orang pada umumnya memandang sistem informasi sebagai hal yang utama dalam suatu pengembangan informasi sehingga mereka melupalan komitmen dan konsistensi terhadap outputnya yang berbentuk informasi, produk dan respon yang baik terhadap pelayanan konsumen. 2. Sering adanya kekeliruan pemahaman bahwa pembangunan sistem informasi adalah tugas devisi Infomasi Teknologi saja sehingga diserahkan sepenuhnya kepada bagian ini, padahal divisi IT bukanlah bagian perumus strategi perusahaan. 3. Ahli sistem informasi sering lebih menekankan pada penggunaan teknologi IT terbaru serta kemajuan teknologi dan kemudahan yang dijanjikan dibandingkan penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan akurat. Hal tersebut menyebankan pengguna sering mengalami kesulitan dalam pengoperasian sistem informasi tersebut sehingga pengguna harus menyesuaikan dengan kemauan pembuat sistem. 4. Kurang efektinya interface sistem informasi sehingga mengakibatkan kurang menarik, kurang interaktif, dan sulit digunakan oleh pengguna karena interface sistem informasi hanya dibuat berdasarkan kemauan pembuat sistem saja.
Strategi mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi sistem, dikenal 4 metode konversi yang dapat dilakukan yaitu: 1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy) Konversi yang dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikan dengan sistem yang baru. Sistem ini mengandung resiko yang tinggi tetapi selain itu juga menjanjikan biaya yang murah. Konversi ini langsung mengimplementasikan sistem dan memutus serta meninggalkan sama sekali sistem yang lama. Syarat dapat diimplementasikan sistem ini adalah sistem baru merupakan bagian kecil saja dari seluruh sistem dan sistem tersebut tidak menggantikan sistem lain. 2. Konversi Paralel (Parallel Conversion) Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi membutuhkan biaya yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut diperbandingkan, dan perbedaanndilakukan rekonsiliasi. 3. Konversi Bertahap (Phased Conversion) Konversi dilakukan secara bertahap dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Apabila tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada melakukan konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang diakibatkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang agak longgar kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. 4. Konversi Pilot (Pilot Conversion) Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor (lokasi dipilih berdasarkan pertimbangan
tertentu). Apabila konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Jenis konversi pilot terdiri dari Direct Pilot Cut Over, dan Phased in Over.
III. KESIMPULAN Berdasarkan paparan diatas, dapat disimpulkan sebagai berikut : Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk memberikan informasi pada suatu perusahaan. Strategi mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi sistem, dikenal 4 metode konversi yang dapat dilakukan yaitu: Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy), Konversi Paralel (Parallel Conversion), Konversi Bertahap (Phased Conversion), Konversi Pilot (Pilot Conversion).