Bab 4 TOOL ANALISA SISTEM A. Analisis Tingkatan Input Proses Output Analisis tingkatan input, proses, dan output merupakan suatu proses analisa untuk dapat mengetahui tingkatan yang ada dalam input, proses, dan output. Hasil dari kegiatan ini seorang analis dapat melihat hubungan antara input, proses, dan output, seperti seorang analis akan dapat mengetahui ada berapa tingkatan input dan proses sampai terbentuknya output (report) yang disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk dapat melakukan analisa yang dimaksud, maka penggunaan diagram HIPO menjadi pilihan sebagai alat untuk melakukan analisa tersebut. HIPO (Hierarchy Input Process Output) adalah suatu diagram yang berfungsi untuk menggambarkan tingkatan input, proses, dan output dalam konteks dokumentasi program, termasuk alat bantu dokumentasi dan analisa dalam pengembangan sistem. HIPO telah dirancang dan dikembangkan secara khusus untuk menggambarkan suatu struktur bertingkat guna memahami fungsi fungsi dari modul-modul suatu sistem yang harus diselesaikan oleh pemrogram. Atau dengan kata lain HIPO adalah alat Bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program. Diagram HIPO menggunakan tiga macam diagram sesuai dengan tingkatannya. 1. Visual table of contents Diagram ini menggambarkan hubungan dari modul-modul dalam suatu sistem secara berjenjang. Contoh : Sistem Pajak 0.0 Input Data 1.0 Proses Data 2.0 3.0 Hitung 2.1 Cetak 3.1 Gambar: 4.1 Implementasi diagram HIPO
2. Overview diagrams Overview diagram digunakan untuk menunjukan secara garis besar hubungan dari input, poses dan output. Input menunjukkan item-item data yang akan digunakan oleh bagian proses, bagian proses berisi langkah-langkah yang menggambarkan kerja dari fungsi atau modul, dan bagian output berisi hasil pemrosesan data. Contoh : Input Proses Output Data karyawan Memasukan data - kartu identitas - Daftar karyawan - Slip gaji 3. Detail diagram Detail diagram berisi elemen-elemen dasar dari paket yang menggambarkan secara rinci kerja dari fungsi atau modul Contoh : Input Proses Output Memasukan data Uji kesamaan data Uji akhir input data Data karyawan : NIP Nama Lengkap Tempat Taanggal lahir Alamat lengkap Golongan Jabatan Status Jumlah anak Gaji pokok Tunjangan - kartu identitas - Daftar karyawan - Slip gaji - Pemberitahuan kesamaan data - Pemberitahuan kesalahan data - Kembali ke menu induk B. Analisis Sistem secara global (secara garis besar) Analisa sistem secara garis besar dalam konteks untuk melihat prosedur sebuah sistem secara global itu sangat penting, karena dengan dapat memperkirakan seberapa besar sistem yang akan kita analisa. Dengan melihat perkiraan besarnya sistem, maka analyst dapat menentukan hal-hal lain seperti penjadwalan, tenaga operasional dan lain-lain. Sebagai alat untuk melakukan kegitan analisa global kita bisa menggunakan dua cara yaitu : 1. Sistem flowchart
Sistem Flowchart adalah suatu cara untuk menggambarkan suatu perancangan dengan berbasis pada penggunaan komputer yang menggambarkan suatu proses dan langkah langkah kendali dan aliran data yang menyertainnya. (Adams, Power, Owles, 1985) Sistem Flowchart juga dapat didefinisikan sebagai suatu cara untuk menggambarkan suatu sistem secara global dengan disertai alur data yang mengalir pada sistem tersebut. Sementara (Jogiyanto,HM. 1995.) menjelaskan bahwa sistem flowchart adalah bagan yang menunjukkan alir didalam program atau prosedur sistem secara logika. Berikut diberikan simbol simbol sistem flowchart, yaitu : Process Alternate process decision data Predefined process Internal storage document Multi document terminator Preparation manual input Manual operation connector Off page connector Card Punche card Summing junction or collate Sort Extract Merger Storage data delay Sequential Access storage Magnetic disk Direct accses storage display line Gambar : 4.2 simbol-simbol sistem flowchart 2. Sistem Prosedure (Sisdur) Suatu cara lain untuk menggambarkan sistem global yaitu dengan menggunakan sistem procedure. Sistem prosedure adalah proses penggambaran suatau sistem dengan pendekatan
deskripsi setiap proses yang ada dalam sistem sampai semua proses dalam sistem dapat diselesaikan. (dapat digambarkan dengan flowmap)... C. Analisis Aliran Data Analisis aliran data dimaksudkan agar seorang analis dapat mengetahui aliran data yang ada dalam sistem dapat dikontrol atau diketahui, sperti prosesnya jumlah proses, turunan proses, jenis file penyimpanan, dan inputan dari aliran data sistem. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan pendekatan alat analisa aliran data yaitu data flow diagram. Data flow Diagram Adalah diagram yang menggambarkan aliran data dan merupakan alat yang digunakan pada metodelogi pengembangan sistem yang terstruktur. Simbol symbol yang digunakan dalam DFD adalah sbb: 1. External Entity (Kesatuan Luar) yaitu suatu kesatuan objek tertentu, seperti : Pelanggan, Pemasok, Pimpinan dan lainnya. 2. Data Flow (Arus Data), yaitu menggambarkan aliran arus data yang berupa input maupun output. 3. Process (Proses), yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan sesuatu. 4. Data Store (simpanan data), yang dapat berupa simpanan dari data data yang merupakan hasil dari suatu proses tertentu. Pedoman Menggambar Data Flow Diagram: 1. Identifikasi eksternal entity. Contoh : dalam system terdapat entity sebagai berikut : langganan, manajer kredit, bagian gudang dan bagian pengiriman.
2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dalam eksternal entity. Contoh : Eksternal entity Input Output Bagian Gudang Order langganan - - Tembusan permintaan persediaan Bagian Pengiriman Tembusan jurnal Faktur, tembusan kredit dan Manajer kredit - tembusan jurnal Status kredit 3. Gambarlah Diagram konteks. Dengan berpedoman pada poin satu dan dua selanjutnya gambarkan diagram konteksnya. Manajer Kredit Gudang Status langganan Order langga nan Sistem Penjualan Tembusan permintaan persediaan Faktuee tembusan kredit Pengiriman Gambar : 4.3 Diagram Konteks Diaram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja, dan umumnya diberi nomor proses 0 yang berfungsi mewakili proses dari seluruh sistem. Diagram konteks menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya (kesatuan luar)
4. Gambarkan diagram HIPO setiap proses untuk menggambarkan level-level berikutnya. Sistem Informasi Penjualan Memproses Memverifik asi kredit Merekam transaksi dan posting Membuat Mengecek pemenuhan Merekam back Membuat Membuat faktur dan tembusann ya Merekam transaksi Posting buku besar back Penjualan harian daerah barang Gambar : 4.4 Diagram Berjenjang (HIPO) Hirarchy chart digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DAD ke level-level lebih bawah lagi, dan dapat digambarkan dengan notas proses yang digunakan di DAD. Untuk sistem seperti dalam contoh diatas menggambarkan semua proses-proses yang ada. 5. Gambarlah diagram overview (level 0) Berdasarkan proses pada bagan berjenjang diatas, maka penggambaran untuk level 0 ini, proses yang berhubungan dengan pembuatan laporan kepada manajemen (di contoh ini
merupakan proses no.4) sebaiknya tidak digambarkan terlebih dahulu di DAD level 0, untuk memudahkan penggambarannya. Back Order Penjualan Manajer Kredit Rekam back Rekam Kode Status langganan Order Memproses Order Order Memproses Status langganan Gudang Pengiriman Tembusan permintaan persediaan Faktur, tembusan kredit dan tembusan jurnal Tembusan jurnal Ringkasan Buku besar Merekam dan Posting Piutang langganan Transaksi piutang Detail Detail transaksi barang Barang dijual langganan Piutang dagang Transaksi barang persediaan Order Gambar : 4.5 Diagram DAD Level 0 Note: biasanya pada gambar DAD level ini sudah terjadi penambahan beberapa symbol, seperti huru P pada memverifikasi kredit. Artinya P (primitive) yang mempunyai arti proses ini merupakan proses yang sudah tidak dapat di pecah kembali. 6. Gambarlah diagram level-level berikutnya, yaitu level 1 dan seterusnya. Penggambaran DAD level 1 dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya. Misalnya untuk contoh aplikasi transaksi ini DAD yang harus digambar adalah level untuk proses1, proses 2 dan proses 3. Untuk proses 1, DAD level 1 adalah sebagai berikut:
persediaan Back Kode barang Status persediaan Rekam back Order Mengecek pemenuhan Order tidak terpenuhi Memproses Order Gudang Membuat Rekam Order 2 Tembusan permintaan pesediaan Order Pengiriman Faktur, tembusan kredit Membuat faktur Nama langganan Order langganan 3 Gambar : 4.6 Diagram DAD Level 1 proses nomor 1 contoh transaksi 7. Gambar diagram pelaporan 8. Gambar semua level dalam satu diagram. D. Analisis Database : a. Analisis Tabel b. Analisis Normalisasi c. Analisis ERD d. Analisis Kamus Data E. Analisis Interface : a. Gaya dialog Dialog Tanya jawab Dialog perintah
Dialog menu Dialog form masukan dan keluaran Dialog masukan dalam konteks keluaran b. Form layout form masukan dan keluaran desain warna tampilan form system operasional form (mouse, enter) F. Analisis Keluaran Contoh : Naama Keluaran : kwitansi Fungsi : Gukti atas terjadinya transaksi pembayaran Media : kertas Distribusi : Pelanggan, keuangan, arsip Rangkap : Tiga Frekuensi : setiap transaksi pembayaran Volume : lima kali perhari Format : lampiran A.1 halaman 123 Keterangan : -- Hasil analisa : 1. tidak jelasnya identitas pembeli G. Analisis Masukan Contoh : Nama Masukan : Pesanan Sumber : Pelanggan Fungsi : masukan data pesanan Media : kertas Rangkap : Satu Frekuensi : setiap terjadi transaksi pesanan Volume : 5 kali sehari Format : lampiran A.1 halaman 123 Keterangan : pesanan disampaikan melalui fax Hasil analisa : - bentuk tida terstruktur - infor masi kurang jelas
H. Analisis Kebutuhan Hardware Spesifikasi Server Client Processor M/Board RAM VGA Hardisk Floppy Disc CD/DVD Room Keyboard Mouse Monitor Cashing I. Analisa Kebutuhan Software Spesifikasi Server Client Sistem Operasi Microsoft Office Bahasa Pemrograman Database Pemrograman Web Anti Virus Software Pendukung Lainnya J. Analisis Biaya dan Manfaat 1. Komponen Biaya Komponen biaya dikategorikan menjadi 4 kategori, yaitu : - Biaya pengadaan ( biaya konsultasi pengadaan perangkat keras, pembelian atau sewa perangkat keras, instalasi perangkat keras, ruangan perangkat keras, modal perangkat keras, dan biaya manajeman atau staff pengadaan perangkat keras). - Biaya Persiapan Operasi ( pembelian perangkat lunak sistem, instalasi peralatan komunikasi, persiapan personel, biaya reorganisasi dan biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi. - Biaya Proyek, terdiri : 1. Biaya tahap analisis sistem ( pengumpulan data, dokumentasi, rapat dan biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem).
2. Biaya dalam tahan disain sistem (dokumentasi, rapat, staff analis, staff programmer, pembelian perangkat lunak aplikasi, dan biaya manajemen yang berhubungan dengan disain system). 3. Biaya tahap penerapan sistem (biaya pembuatan formulir baru, konversi data, latihan personel dan biaya manajemen berhubungan dengan tahap penerapan sistem). * jika pengambangan dilakukan dengan jasa konsultan diluar perusahaan, maka akan terjadi tambahan biaya pengembangan sistem lainnya berupa biaya honor konsultan. - Biaya Operasi dan Biaya Perawatan (personil: operator, dministrasi; overhead : telpon, listrik, asuransi, keamanan; perawatan perangkat keras; perawatan perangkat lunak; peralatan dan fasilitas; manajemen yang terlibat; konsultan dan biaya penyusutan 2. Komponen Manfaat Komponen manfaat dari pengembangan system informasi dapat diklasifikasikan : - Mengurangi biaya - Mengurangi kesalahan-kesalahan - Meningkatkan kinerja atau kecepatan sistem - Meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen Selain klasifikasi seperti diatas, terdapat pengklasifikasian manfaat berupa : tangible benefits (keuntungan berwujud) : - pengurangan biaya operasi - pengurangan kesalahan kesalahan proses - pengurangan biaya telekomunikasi - Peningkatan - Pengurangan biaya persediaan - Pengurangan kredit tak tertagih dan intangible benefits terklasifikasikan sebagai berikut : - Peningkatan pelayanan kepada langganan lebih baik - Peningkatan kepuasan kerja personil - Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik. 3. Metode Analisis Biaya / Manfaat
- Metode Periode Pengembalian (payback periode) Adalah metode yang menilai proyek dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup aliran-aliran kas masuk. Contoh : Suatu proyek system informasi bernilai Rp. 15.000.000, proceed tiap tahunnya sama, yaitu Rp. 4.000.000, maka Payback periode nya dalah : Rp.15.000.000 Rp.4.000.000 = 3 ¾ tahun * Proceed adalah keuntungan bersih sesudah pajak ditambah dengan depresiasi (bila depresiasi dimasukkan dalam komponen biaya. Jika proceed tiap tahunnya tidak sama, maka harus dihitung satu persatu. Misalnya nilai proyek Rp. 15.000.000 umur ekonomis proyek adalah 4 tahun dan proceed tiap tahunnya adalah : Proceed tahun 1 sebesar Rp. 5.000.000 Proceed tahun 2 sebesar Rp. 4.000.000 Proceed tahun 3 sebesar Rp. 4.500.000 Proceed tahun 4 sebesar Rp. 6.000.000 Maka, payback periode dapat dihitung sebagai berikut : Nilai Investasi 1 Rp. 15.000.000 Proceed tahun 1 sebesar Rp. 5.000.000 - Sisa Investasi th 2 Rp. 10.000.000 Proceed tahun 2 sebesar Rp. 4.000.000 - Sisa Investasi th 3 Rp. 6.000.000 Proceed tahun 3 sebesar Rp. 4.500.000 - Sisa Investasi th 4 Rp. 1.500.000 Sisa investasi tahun 4 tertutup oleh proceed tahun ke-4, sebagian dari sebesar Rp. 6.000.000, yaitu Rp. 1.500.000 / Rp. 6.000.000 = 1/3 bagian. Jadi payback period investasi ini adalah 3 tahun tiga bulan. - Metode Pengembalian Investasi (Return Of Investment=ROI)
Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. ROI suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus: ROI= total manfaat total biaya Total biaya Contoh: Manfaat tahun ke 1 = Rp. 68 Manfaat tahun ke 2 = Rp. 88 Manfaat tahun ke 3 = Rp. 113 Manfaat tahun ke 4 = Rp. 125,5 Total manfaat = Rp. 394,5 Biaya tahun ke 0 = Rp.173 Biaya tahun ke 1 = Rp. 12,2 Biaya tahun ke 2 = Rp. 15,8 Biaya tahun ke 3 = Rp. 17,05 Total Biaya = Rp.231,55 ROI= 394,5 231,55 x 100% =70,373% 231,55 Suatu proyek investasi yang mempunyai ROI >0 = proyek dapat diterima. Pada contoh diatas ROI adalah 0.70373 atau 70,373%, berarti proyek ini dapat diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar 70,373% dari biaya investasi. - Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value = NPV) Metode payback periode dan ROI tidak mempertimbangkan nilai waktu, satu rupiah nilai sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari. NPV merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan dalam rumus adalah: NPV= - Nilai Proyek + Proceed 1 + Proceed 2 +.. Proceed n (1+i) 1 (1+i) 2 (1+i) n Ket: NVP : Net Present Value i : tingkat bunga diskonto diperhitungkan n : umur Proyek Investasi Bila NPV bernilai >0, berarti investasi menguntungkan dan dapat diterima.
Misal : Nilai proyek = Rp. 173, proceed1 Rp. 55,8 proceed2= Rp 74,5 proceed3= Rp 97,2 proceed4= Rp 108,45., dengan asumsi suku bunga 18% pertahun. Besarnya NVP adalah: NPV= - 173 + 55,8 + 74,5 + 97,2 + 108,,45 (1+0,18) 1 (1+0.18) 2 (1+0.18) 3 (1+0.18) 4 = 42889098,6