Manual Prosedur Pelaporan dan Pendistribusian Buku Laporan Kerjasama BAAK Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 090000206022 Revisi : 4 Tanggal : 05 Oktober 2012 Disiapkan oleh : Kabag. Kerjasama Dikaji ulang oleh : Ir. Pudji Usmanto Disahkan oleh : Ka BAAK Management Representative Dra. Ristika, MM 1
Daftar Isi 1. Tujuan 1 2. Ruang Lingkup 1 3. Definisi 1 4. Referensi. 1 5. Garis Besar Prosedur 1 6. Bagan Alir 2 7. Lampiran 4 2
1. Tujuan Agar proses pendokumentasian dan pendistribusian Buku laporan kerjasama dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu sesuai harapan pimpinan. 2. Ruang Lingkup Pendokumentasian laporan kerjasama UB dengan pihak dalam dan luar negeri yang telah dilaksanakan penandatanganannya dan mendistribusikan laporan kerjasama tersebut kepada unit-unit kerja di lingkungan UB. 3. Definisi Proses pendokumentasian laporan kerjasama dan pendistribusian laporan kerjasama kepada unit-unit kerja di lingkungan UB. 4. Referensi a. Undang-undang No. 2/1989 tentang sistem Pendidikan Tinggi b. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 19/0/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya c. Rencana strategis Universitas Brawijaya Tahun 2011-2015 5. Garis Besar Prosedur a. Ka BAAK mendisposisi tentang pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama b. Kabag Kerjasama menerima disposisi tentang pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama untuk ditindaklanjuti c. Kasubbag Kerjasama menerima disposisi tentang pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama untuk ditindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi d. Kaur/Staff Bagian Kerjasama Menghimpun, mendata, mengcopy Naskah Kerjasama sesuai dengan klasifikasi untuk digunakan sebagai bahan pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama e. Kasubbag kerjasama mengoreksi kumpulan Naskah Kerjasama sesuai dengan klasifikasi untuk digunakan sebagai bahan pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama f. Kabag Kerjasama Mengoreksi ulang kumpulan Naskah Kerjasama sesuai dengan klasifikasi untuk digunakan sebagai bahan pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama g. Ka BAAK menyetujui bahan pembuatan Buku Laporan untuk dijadikan Master Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama. h. Kabag dan Kasubbag Kerjasama Menerima Master Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama untuk digandakan dan didistribusikan sesuai kebutuhan i. Kaur/Staff Bagian Kerjasama menggandakan dan mendistribusikan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama Staff bagian Kerjasama menggandakan laporan kerjasama. 1
6. Bagan Alir Mulai Ka BAAK Mendisposisi tentang pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama (1 jam) Lembar Disposisi 090000206022.01 Kabag Kerjasama Menerima disposisi tentang pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama untuk ditindaklanjuti (1 jam) Lembar Disposisi 090000206022.02 Kasubbag Menerima disposisi tentang pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama untuk ditindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi (1 jam) Lembar Disposisi 090000206022.03 Kaur, Staf Kerjasama Menghimpun, mendata, mengcopy Naskah Kerjasama sesuai dengan klasifikasi untuk digunakan sebagai bahan pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama (10 hari) Format Kumpulan Kerjasama Sesuai Klasifikasi 090000206022.04 Kasubbag Mengoreksi kumpulan Naskah Kerjasama sesuai dengan klasifikasi untuk digunakan sebagai bahan pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama (3 hari) Format Kumpulan Kerjasama Sesuai Klasifikasi 090000206022.04 Kabag Mengoreksi ulang kumpulan Naskah Kerjasama sesuai dengan klasifikasi untuk digunakan sebagai bahan pembuatan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama (3 hari) Format Kumpulan Kerjasama Sesuai Klasifikasi 090000206022.04 A 2
A Ka BAAK menyetujui bahan pembuatan Buku Laporan untuk dijadikan Master Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama (1 hari) Draft Buku Laporan 090000206022.05 Kabag dan Kasubbag Menerima Master Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama untuk digandakan dan didistribusikan sesuai kebutuhan (1 hari) Draft Buku Laporan 090000206022.05 Kaur/Staff Menggandakan dan mendistribusikan Buku Laporan Tahunan Bidang Kerjasama (5 hari) Buku Laporan 090000206022.06 Surat Pengantar 090000206022.07 Tanda Terima 090000206020.10 Selesai 3
LEMBAR DISPOSISI KEPALA BIRO AKADEMIK DAN KERJASAMA No. Dok. 090000206022.01 4
LEMBAR DISPOSISI KEPALA BAGIAN KERJASAMA No. Dok. 090000206022.02 5
LEMBAR DISPOSISI KEPALA SUB BAGIAN KERJASAMA No. Dok. 090000206022.03 6
FORMAT KUMPULAN KERJASAMA SESUAI KLASIFIKASI No. Dok. 090000206022.04 7
DRAFT BUKU LAPORAN No. Dok. 090000206022.05 8
BUKU LAPORAN No. Dok. 090000206022.06 9
SURAT PENGANTAR No. Dok. 090000206022.07 10
TANDA TERIMA No. Dok. 090000206020.10 TANDA TERIMA Nomor : /UN10/LL/2012 Lampiran : - Perihal :. Tanggal :. Fak/Unit Kerja:... Yang menerima,... (Nama terang dan tanda tangan) 11