22 BAB III Analisa dan Perancangan 3.1 Objek Penelitian 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Untuk mendukung gerak pertumbuhan ekonomi, Indonesia membutuhkan jaringan jalan yang handal. Melalui Peraturan Pemerintah No. : 04 Tahun 1978, pada tanggal 01 Maret 1978 Pemerintah mendirikan PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta Cikampek. Tugas Utama Jasa Marga adalah merencanakan, membangun, mengoperasikan dan memelihara jalan tol serta sarana kelengkapannya agar jalan tol dapat berfungsi sebagai jalan bebas hambatan yang memberikan manfaat lebih tinggi daripada jalan umum bukan tol. Pada awal berdirinya, Perseroan berperan tidak hanya sebagai operator tetapi memikul tanggung jawab sebagai otoritas jalan tol di Indonesia. HIngga tahun 1978 Jasa Marga adalah satu satunya penyelenggara jalan tol di Indonesia yang pengembangannya dibiayai Pemerintah dengan dana berasal dari pinjaman luar negeri serta penerbitan obligasi jasa marga dan sebagai jalan tol pertama Indonesia yang di operasikan oleh perseroan. Jalan tol Jagorawi (Jakarta-Bogor- Ciawi) merupakan tonggak sejarah bagi perkembangan industry jalan tol di Tanah Air yang mulai dioperasikan sejak tahun 1978. Jalan Tol Jakarta Cikampek, dengan total panjang 83 Km dioperasikan oleh Jasa Marga semenjak Tahun 1988. Jalan Tol yang menghubungkan Kota Jakarta dengan Cikampek, menjadi salah satu infrastruktur penting Nasional dan menjadi urat nadi transportasi yang penting menghubungkan Jakarta dan Bekasi dengan kota-kota lain di Pantai Utara Jawa (Pantura). Kini Jakarta-CIkampek berkembang diantaranya mayoritas memiliki 4 lajur untuk 2 Jalur, ditambah 10 interchange (simpang susun)27 Pelintasan kendaraan, 16 jembatan penyeberangan, dan 18 gerbang tol. 22
23 Jalan tol yang dikelola cabang Jakarta-Cikampek ini akan menjadi ruas yang terpadat dari jaringan jalan tol Trans Jawa. Jalan tol ini terhubung dan terintegrasi dengan Jalan tol dalam Kota Jakarta, Jalan Tol Lingkar Luar Jakarta (JORR) serta Jalan Tol Purwakarta-Bandung-Cileunyi (Purbaleunyi). Selain itu, ruas ini memiliki tempat istirahat (rest area) yang terbanyak dan paling modern di antara ruas jalan tol lainnya. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi 2017 Menjadi Perusahaan Pengembang dan Operator Jalan Tol Terkemuka di Indonesia. 2. Visi 2022 Menjadi Salah Satu Perusahaan Terkemuka Indonesia. 3. Misi 1. Mewujudkan Percepatan Pembangunan Jalan Tol. 2. Menyediakan Jalan Tol yang Efisien dan Andal. 3. Meningkatkan kelancaran Distribusi Barang dan Jasa. 23
24 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Deskripsi Tugas 1. Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Jasa Marga ( Persero ) Tbk Cabang Jakarta- Cikampek 2. Deskripsi Tugas Nama Jabatan : Deputy General Manager Human Resources and General Affair (Deputy General Manager Sumber Daya Manusia dan Umum) Unit Kerja : Cabang Tipe A Atasan Langsung : General Manager Cabang Bawahan Langsung : a. Human Resources Manager b. General Affair Manager c. Logistic Manager d. Community Devemopment Program Manager 24
25 Tujuan Jabatan Melakukan perencanaan, pengendalian dan evaluasi kegiatan pengelolaan sumber daya manusia (SDM), ketatausahaan, kerumahtanggaan, perawatan dan pemeliharaan sarana/prasarana kerja, pengadaan barang dan jasa, pengadministrasian asset milik perusahaan, asset milik Negara termasukk tanah kelola, serta pengembangan usaha, kemitraan dan bina lingkungan (Corporate Social Responsibility) di cabang untuk memastikan seluruh proses berjalan secara efektif dan efisien serta mampu mendukung kelancaran operasional cabang secara keseluruhan. Tanggung Jawab Utama Tanggung Jawab Utama Indikator Kinerja 1. Merencanakan dan mengendalikan penyusunan program kerja dan kebutuhan anggaran biaya bidang SDM, umum, logistic, community development dan kemitraan serta untuk memastikan tersedianua usulan sesuai kebutuhan dan mendukung program-program kerja yang direncanakan Program kerja dan anggaran bidang SDM dan umum. Laporan realisasi program kerja dan anggaran. 2. Merencanakan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan pengelolaan sumber daya manusia, meliputi : administrasi pendukung kompensasi dan kesejahteraan karyawan, administrasi pendidikan dan pelatihan, pengendalian mutu terpadu, pembinaan kerohanian, social budaya dan olah raga, pengelolaan data karyawan, pengelolaan hubungan industrial, dan pengelolaan perlengkapan/sarana keselamatan kerja untuk memastikan tersedianya dukungan sistem SDM bagi kelancaran operasional dan produktivitas kerja yang tinggi. Seluruh proses sistem SDM berjalan dengan efektif dan efisien 3. Merencanakan, mengarahkan dan Ketetapan waktu dan keakuratan 25
26 mengendalikan pengelolaan pelayanan umum, meliputi: kerumahtanggaan, tata persuratan dan dokumen, alat tulis kantor, kebersihan dan keindahan lingkungan, administrasi CSR untuk memastikan kebutuhan user terpenuhi sesuai dengan spesifikasi dan mendukung kelancaran operasional kantor cabang, kantor gerbang dan rumah dinas 4. Merencanakan, mengarahkan dan mengendalikan pengelolaan sarana dan prasarana fasilitas kerja kantor cabang, kantor gerbang dan rumah dinas agar kebutuhan user terpenuhi sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan 5. Merencanakan, mengarahkan dan memonitor kegiatan pengujian kelengkapan dan keabsahan bukti pendukung serta pembuatan permohonan pembayaran atas tagihan pengadaan barang / jasa, untuk memastikan seluruh proses pengujian berjalan dengan lancar, akurat dan tepat waktu. pemenuhan kebutuhan pelayanan umum seluruh user. Ketepatan waktu dan keakuratan pemenuhan sarana dan prasarana fasilitas kerja kantor cabang, kantor gerbang dan rumah dinas. Proses pengujian berjalan dengan lancar, akurat dan tepat waktu. Kelengkapan dan keakuratan dokumen prasarat pesanan pengadaan 3.1.4 Bidang Bisnis / Usaha 3.1.4.1 Usaha Jalan Tol Bidang usaha Jasa Marga adalah membangun dan menyediakan jasa pelayanan jalan tol. Untuk itu Jasa Marga melakukan aktifitas usaha sebagai berikut: 1. Melakukan investasi dengan membangun jalan tol baru. 2. Mengoperasikan dan memelihara jalan tol. 26
27 3. Mengembangkan usaha lain, seperti tempat istirahat, iklan, jaringan serat optik dan lain-lain, untuk meningkatkan pelayanan kepada pemakai jalan dan meningkatkan hasil usaha perusahaan. 4. Mengembangkan usaha lain dalam koridor jalan tol. Saat ini Jasa Marga mengelola dan mengoperasikan 13 hak pengusahaan (konsesi) jalan tol melalui sembilan kantor cabang dan satu anak perusahaan yaitu : 1. Jalan tol Jagorawi 2. Jalan Tol Jakarta-Tangerang 3. Jalan Tol Jakarta- Cikampek 4. Jalan Tol Dalam Kota Jakarta 5. Jalan Tol Prof. Dr.Ir. Sedyatmo 6. Jalan Tol Serpong-Pondok Aren (dioperasikan oleh JLJ) 7. Jalan Tol Cikampek -Purwakarta-Cileunyi 8. Jalan Tol Padalarang Cileunyi 9. Jalan Tol Palimanan-Kanci 10. Jalan Tol Semarang 11. Jalan Tol Surabaya Gempol 12. Jalan Tol Belawan-Medan-Tanjung Morawa 13. Jalan Tol Lingkar Luar Jakarta (dioperasikan oleh JLJ) Dibawah ini adalah anak perusahaan Jasa Marga pemegang konsesi Jalan Tol : a. PT Jalan Tol Lingkar Luar Jakarta (JLJ) b. PT Marga Sarana Jabar (MSJ) c. PT Marga Lingkar Jakarta (MLJ) d. PT Marga Trans Nusantara (MTN) e. PT Marga Kunciran Cengkareng (MKC) f. PT Trans Marga Jateng (TMJ) g. PT Marga Nujyasumo Agung (MNA) h. PT Jasamarga Pandaan Tol (JPT) i. PT Trans Marga Jatim Pasuruan (TMJP) j. PT Jasamarga Bali Tol (JBT) 27
28 3.1.4.2 Usaha Non Tol Dalam rangka mengoptimalkan aset, Perseroan melakukan pengembangan usaha non tol yang mendukung pengembangan dan pengoperasian jalan tol melalui pengembangan bisnis pada koridor jalan tol atau pengembangan bisnis yang memanfaatkan kompetensi Perseroan. Pengembangan usaha non tol ini dengan mengkapitalisasi asetaset tangible dan intangible Perseroan untuk meningkatkan nilai tambah bagi stakeholder, seperti pengembangan properti pada koridor jalan tol atau pemanfaatan daerah ruang milik jalan tol untuk pemasangan jaringan fiber optik. Pengembangan bisnis yang dilakukan dapat dilaksanakan secara mandiri maupun dikerjasamakan dengan mitra strategis. Adapun bidang pengembangan usaha non tol yang dilaksanakan Perseroan adalah sebagai berikut : Pengembangan properti pada koridor jalan tol, antara lain pengembangan area Properti dan Tempat Istirahan dan Pelayanan Pengembangan jasa yang memanfaatkan aset perseroan, antara lain penyewaan lahan untuk iklan dan utilitas serta jasa pengoperasian dan pemeliharaan jalan tol Sampai saat ini Perseroan telah memiliki 2 (dua) Anak Perusahaan yang bergerak dibidang Non Tol, yaitu : PT Sarana Marga Utama (SMU) dengan bidang usaha pemeliharaan jalan dan jembatan tol (kepemilikan saham sebesar 99%) PT Jasamarga Properti (JMP) dengan bidang usaha pengembangan bisnis properti (kepemilikan saham sebesar 99%) 28
29 3.2 Analisa Sistem yang berjalan Dalam Proses Bisnis yang berjalan di Pusat Arsip PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta Cikampek. Bahwa arsip yang di pindahkan ke pusat arsip adalah arsip inaktif, dan masa pemakaiannya sudah berkurang. Dalam pemindahan setiap Unit Kerja atau unit kerja mengajukan surat pemindahan ke unit biro umum, setelah mendapat persetujuan dari Biro Umum, maka Biro Umum akan mengarahkan Unit Kerja atau unit kerja ke pusat arsip untuk pemindahan arsip. Setelah pemindahan arsip dari unit ke pusat arsip, maka petugas arsip mengolah arsip tersebut dan mendata arsip tersebut di lembar deskripsi dan kemudian di input di Ms. Excel, setelah data diinput didalam Ms. Excel maka petugas melakukan penomoran box dan arsip di rak arsip. Dan untuk pencarian arsip, petugas arsip mencari data tersebut di Ms. Excel dan dilakukan dengan memfilter atau find searching pada data tersebut. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara langsung di PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta Cikampek, maka dengan ini peniliti akan merancang sistem informasi kearsipan tersebut dengan tampilan yang baik dan inputan data dan pencarian data lebih mudah dan terstruktur serta untuk persetujuan pada tahap pengajuan pemindahan dan peminjaman dilakukan didalam sistem tersebut, begitu juga untuk laporan yang akan diberikan kepada Biro Umum dimana laporan tersebut hasil dari pengolahan data arsip yang diolah oleh petugas arsip. 3.2.1 Analisis Dokumen Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang digunakan pada pengolahan arsip pada Pusat Arsip PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta Cikampek adalah sebagai berikut: 1. Nama Dokumen : Daftar Arsip Pemindahan Sumber : Unit Kerja Rangkap : 1 29
30 Frekuensi :Sesuai kebutuhan unit kerja Fungsi :Sebagai daftar arsip yang telah dipindahkan dari unit kerja ke pusat arsip surat pengajuan pemindahan arsip Format : Daftar Form Hasil Analisa : Dokumen ini bersumber dari unit kerja yang ingin memindahkan arsip ke pusat arsip sebagai bukti dan rincian arsip yang dikirim 2. Nama Dokumen : Laporan Daftar Pertelaan Arsip Sumber : Pusat Arsip Rangkap : 1 Frekuensi : 3 Bulan Fungsi : sebagai laporan hasil pendataan setiap unit kerja yang telah selesai dikerjakan oleh petugas arsip Format : Daftar Form Hasil Analisa : Dokumen ini dilaporkan dalam 3 bulan sekali kepada Biro Umum biro umum sebagai bahan dan pertanggungjawaban terhadap pengolahan arsip 3. Nama Dokumen : Daftar peminjaman arsip Sumber : Pusat Arsip Rangkap : 2 Frekuensi : Sesuai permintaan peminjaman Fungsi : sebagai bukti tanda terima peminjaman Format : Daftar form Hasil Analisa : Dokumen ini dikeluarkan oleh petugas arsip kepada Unit Kerja/unit kerja yang mengajukan peminjaman 4. Nama Dokumen : Lembar deskripsi Sumber : Pusat Arsip Rangkap : 1 Frekuensi :Sesuai data yang akan diolah Fungsi :Sebagai lembar untuk menuliskan data sementara 30
31 sebelum di entry ke Ms. Excel Format Hasil Analisa : Form Deskripsi : Dokumen ini sebagai bukti pendataan arsip sementara yang ditulis oleh petugas arsip analisis Proses Bisnis Sistem Berjalan. 3.2.2 Analisis Proses Bisnis Sistem Berjalan 3.2.2.1 Use Case Sistem Berjalan Use Case Diagram pada sistem berjalan menggambarkan tentang tindakan apa saja yang dapat actor (Unit Kerja) lakukan terhadap proses pengolahan arsip. Gambar 3. 2Use Case Berjalan Pengolah Kearsipan Berdasarkan gambar 3.1 use case diagram berjalan menjelaskan tentang pengolahan arsip yang sedang berjalan pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta-Cikampek, dimana pada pengolahan tersebut terdapat kekurangan didalam pengolahan secara sistem, dan proses pengolahan dilakukan manual terhadap setiap proses, dengan analisa tersebut, maka peneliti dapat mengusulkan suatu sistem informasi kearsipan dimana proses pengolahan arsip tersebut 31
32 dilakukan dalam sistem, sehingga lebih mudah dan lebih cepat dalam mengontrol data yang telah diupdate. 3.2.2.2 Deskripsi Use Case Tabel 3. 1 Deskripsi Use Case Pemindahan Arsip Nama Use Case Actor Deskripsi Pemindahan arsip Unit Kerja, Biro Umum, Petugas Arsip Unit Kerja mengajukan surat pengajuan pemindahan arsip lalu Unit Kerja menunggu persetujuan dari Biro Umum setelah itu Biro Umum mengkonfirmasi kepada petugas arsip untuk menerima arsip beserta daftar arsip pemindahan dari unit kerja. Tabel 3. 2 Deskripsi Use Case Pengolahan Arsip Nama Use Case Actor Deskripsi Pengolahan Arsip Petugas Arsip, Petugas arsip melakukan pemilahan arsip, dan mendeskripsi arsip secara manual di lembar deskrsipsi setelah itu, memasukan data arsip tersebut ke dalam Ms. Excell dan memberikan nomor urut arsip, nomor box dan nomor rak setelah itu petugas menyimpan arsip yang sudah dimasukan dalam box arsip ke rak arsip. 32
33 Tabel 3. 3 Deskripsi Use Case Peminjaman Arsip Nama Use Case Actor Deskripsi Peminjaman Arsip Unit Kerja, Biro Umum, Petugas Arsip Unit Kerja mengajukan surat pengajuan peminjaman arsip lalu Unit Kerja menunggu persetujuan dari Biro Umum setelah itu Biro Umum mengkonfirmasi, setelah itu petugas arsip mencari arsip sesuai permintaan dan memberikan tanda terima untuk peminjaman. 3.2.2.3 Activity Diagram Berjalan Activity Diagram pada sistem berjalan menggambarkan aliran aktivitas terhadap proses pengolahan arsip. Gambar 3. 3Activity Diagram Pemindahan Arsip 33
34 Berdasarkan gambar 3.2 activity diagram berjalan menjelaskan tentang activity diagram pemindahan arsip yang sedang berjalan pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta-Cikampek, dimana pada tahap proses pemindahan arsip pengolahan tersebut dimulai dari unit kerja sampai kepetugas arsip. Adapun deskripsi activity diagram pemindahan arsip sebagai berikut: Tabel 3. 4 Deskripsi Activity Diagram Pemindahan Arsip Nama Activity Actor Deskripsi Pemindahan Arsip Unit Kerja, Biro Umum, Petugas Arsip Unit Kerja mengajukan surat pengajuan pemindahan arsip lalu Unit Kerja menunggu persetujuan dari Biro Umum setelah itu Biro Umum mengkonfirmasi kepada petugas arsip untuk menerima arsip beserta daftar arsip pemindahan dari unit kerja. 34
35 Gambar 3. 4Activity Diagram Pengolahan Arsip Berdasarkan gambar 3.3 activity diagram berjalan menjelaskan tentang activity diagram pengolahan arsip yang sedang berjalan pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta-Cikampek yang dilakukan oleh petugas arsip, dimana pada tahap pengolahan arsip dilakukan mulai dari pemilahan sampai penempatan arsip pada rak. Adapun deskripsi activity diagram pengolahan arsip sebagai berikut: 35
36 Tabel 3. 5 Deskripsi Activity Diagram Pengolahan Arsip Nama Activity Actor Deskripsi Pengolahan Arsip Petugas Arsip Petugas arsip melakukan pemilahan arsip, dan mendeskripsi arsip secara manual di lembar deskrsipsi setelah itu, memasukan data arsip tersebut ke dalam Ms. Excell dan memberikan nomor urut arsip, nomor box dan nomor rak setelah itu petugas menyimpan arsip yang sudah dimasukan dalam box arsip ke rak arsip. 3.2.2.1 Activity Diagram Peminjaman Arsip Gambar 3. 5 Activity Diagram Pencarian dan Peminjaman Arsip 36
37 Berdasarkan gambar 3.4 activity diagram berjalan menjelaskan tentang activity diagram pencarian dan peminjaman arsip yang sedang berjalan pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta-Cikampek yang dilakukan oleh unit kerja, dimana pada tahap pengajuan peminjaman arsip dilakukan persetujuan terlebih dahulu oleh Biro Umum, lalu diteruskan untuk proses pencarian dan pembuatan tanda terima peminjaman arsip oleh petugas arsip. Adapun deskripsi activity diagram pengolahan arsip sebagai berikut: Tabel 3. 6 Deskripsi Activity Diagram Peminjaman Arsip Nama Activity Actor Deskripsi Peminjaman Arsip Unit Kerja, Biro Umum, Petugas Arsip Unit Kerja mengajukan surat pengajuan peminjaman arsip lalu Unit Kerja menunggu persetujuan dari Biro Umum setelah itu Biro Umum mengkonfirmasi, setelah itu petugas arsip mencari arsip sesuai permintaan dan memberikan tanda terima untuk peminjaman. 3.2.3 Analisis Permasalahan 3.2.3.1 Analisis PIECES Dalam membangun Sistem Informasi Kearsipan, terlebih dahulu sistem baru itu harus dinilai layak atau tidak. Maka yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah menganalisis kelayakan kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis ( Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dari analisis ini menghasilkan beberapa masalah dan kita dapat mengetahui masalah utamanya. 37
38 No Keterangan Sistem Lama Sistem Baru 1. Performance Pendataan arsip /Kinerja dilakukan secara manual dengan tahapan pendeskripsian di buku deskripsi dan setelah itu diinput di ms. Excel Untuk proses persetujuan 2. Information/inf ormasi 3. Economy / Ekonomi 4. Control / Pengendalian pemindahan dan peminjaman terlalu memakan waktu yang lama, dikarenakan tidak adanya sistem yang terintegrasi antara Biro Umum, Unit Kerja, dan admin Informasi yang dihasilkan kurang akurat, relevan, dan tepat waktu karena sering terjadi kekeliruan dalam laporan Dibutuhkan banyak biaya untuk pengolahan kearsipan mulai dari lembar deskripsi, dan untuk cetak laporan Pengendalian sistem yang digunakan oleh Pusat Arsip sekarang ini belum aman, karena pendataan arsip menggunakan manual dengan Ms. Office dan akses ke komputer semua orang bisa membuka bahkan merubah data-data yang ada. 38 Pendataan dengan input ke aplikasi yang terintegrasi ke database sehingga memudahkan dalam pembuatan laporan Proses persetujuan atas pengajuan pemindahan dan peminjaman arsip dilakukan di dalam sistem sehingga proses tersebut menjadi lebih mudah Lebih akurat, relevan dan tepat waktu dalam penyajian laporan pengolahan arsip Biaya yang dikeluarkan sedikit dikarenakan input data langsung di aplikasi dan untuk mencetak laporan selalu update Pengendalian untuk sistem dengan menggunakan Unit Kerja name dan password pada aplikasi. 5. Efficienscy / Sistem lama Lebih cepat dan Efisiensi kurang efisien Karena efisien karena proses dibutuhkan waktu yang pembuatan laporan dilakukan lama dalam secara komputerisasi dan pengumpulan data disimpan dalam database untuk laporan 6. Service/ Pelayanan dan Pelayanan dan
39 Pelayanan pencarian data oleh petugas kepada Unit Kerja/unit kerja yang membutukan kurang cepat karena harus membuka folder penyimpanan arsip pencarian data dapat dilakukan lebih cepat dan ditampilkan secara detail. 3.2.3.2 Analisa SWOT Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktorfaktor positif yang berasal dari internal organisasi (Strenght), kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal (Weakness), peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal (Opportunities) dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi (Treath). Tabel 3. 7 Analisa Faktor Internal Strengt (Kekuatan) Weaknes(Kelemahan) 1. SDM dengan pendidikan SLTA 10%, Diploma 20% dan S1 20% serta pengalaman 50% di bidang kearsipan 2. Tersedianya sarana dan prasarana penunjang komunikasi dan informasi bagi karyawan PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta Cikampek seperti komputer, dan akses internet. 3. Tersedianya anggaran untuk sebuah sistem yang akan diterapkan pada pusat arsip dan untuk sosialisai pada sistem tersebut, serta pengadaan sarana dan prasarana komunikasi dan informasi 1. Pada proses pekerjaan dilakukan secara manual untuk pengolahan data arsip. 2. Kurang terintegrasinya data kearsipan dengan proses pengolahan kearsipan. 3. Pencarian data yang masih terlalu lama. 39
40 Tabel 3. 8 Analisa Faktor External Opportunity (peluang) 1. Adanya Arsip Nasional sebagai lembaga pemerintahan non kementerian, untuk diklat kearsipan 2. Kemudahan didalam proses pengolahan data dan laporan kearsipan 3. Kemudahan mendapatkan teknologi informasi yang tiggi dengan biaya murah Thread (Ancaman) 1. Pelaku kejahatan cyber yang mengakses informasi tanpa hak. 2. Banyaknya virus yang dapat merusak sistem. 3. Ancaman kebakaran dan rusak nya arsip yang disimpan Berdasarkan tabel 3.7dan tabel 3.8 di atas, maka dilakukan analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). Tabel 3. 9. Strategi S-O Faktor Internal Strength (Kekuatan) Faktor Eksternal 40 1. SDM dengan pendidikan SLTA 10%, Diploma 20% dan S1 20% serta pengalaman 50% di bidang kearsipan 2. Tersedianya sarana dan prasarana penunjang komunikasi dan informasi bagi karyawan PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta Cikampek seperti komputer, dan akses internet. 3. Tersedianya anggaran untuk sebuah sistem yang akan diterapkan pada pusat arsip dan untuk sosialisai pada sistem tersebut, serta pengadaan
41 sarana dan prasarana komunikasi dan informasi Oppurtinty (Peluang) 1. Adanya Arsip Nasional sebagai lembaga pemerintahan non kementerian, untuk diklat kearsipan 2. Kemudahan didalam proses pengolahan data dan laporan kearsipan 3. Kemudahan mendapatkan teknologi informasi yang tiggi dengan biaya murah Strategi S-O 1. Meningkatkan pendidikan dan pelatihan serta sosialisai dilingkungan internal oleh arsip nasional 2. Pengadaan untuk meningkatkan infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki didalam mendukung proses pengolahan arsip 3. Menunjang sarana dan prasarana yang ada untuk meningkatkan efisensi pekerjaan. Tabel 3. 10 Strategi S-T Faktor Internal Faktor Eksternal Thread (Ancaman) Strength (Kekuatan) 1. SDM dengan pendidikan SLTA 10%, Diploma 20% dan S1 20% serta pengalaman 50% di bidang kearsipan 2. Tersedianya sarana dan prasarana penunjang komunikasi dan informasi bagi karyawan PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta Cikampek seperti komputer, dan akses internet. 3. Tersedianya anggaran untuk sebuah sistem yang akan diterapkan pada pusat arsip dan untuk sosialisai pada sistem tersebut, serta pengadaan sarana dan prasarana komunikasi dan informasi Strategi S-T 41
42 1. Pelaku kejahatan cyber yang mengakses informasi tanpa hak. 2. Banyaknya virus yang dapat merusak sistem. 3. Ancaman kebakaran dan rusak nya arsip yang disimpan 1. Mengatur hak akses bagi setiap pengguna informasi 2. Menyediakan keamanan sistem seperti antivirus dan meningkatkan infrastruktur teknologi informasi penanggulangan virus yang menyerang sistem, serta server untuk 3. Meningkatkan keamanan pada ruang penyimpanan arsip serta penempatan dan perawatan pada arsip itu sendiri Tabel 3. 11 Strategi W-O Faktor Internal Weakness (Kelemahan) Faktor Eksternal Opportunity (Peluang) 1. Adanya Arsip Nasional sebagai lembaga pemerintahan non kementerian, untuk diklat kearsipan 2. Kemudahan didalam proses pengolahan data dan laporan kearsipan 3. Kemudahan mendapatkan teknologi informasi yang tiggi dengan biaya murah 1. Pada proses pekerjaan dilakukan secara manual untuk pengolahan data arsip. 2. Kurang terintegrasinya data kearsipan dengan proses pengolahan kearsipan. 3. Pencarian data yang masih terlalu lama. Strategi W-O 1. Meningkatkan sosialisasi pemanfaatan teknologi informasi serta mengoptimalkan penggunaan aplikasi dengan peran serta arsip nasional sebagai penyelenggara pembina kearsipan. 2. Membuat system informasi kearsipan dengan database yang terintegrasi sehingga memudahkan didalam proses pengolahan kearsipan. 3. Melakukan evaluasi dan Pembuatan sistem informasi agar mampu mempermudah didalam pencarian arsip. 42
43 Tabel 3. 12 Strategi W-T Faktor Internal Weakness (Kelemahan) Faktor Eksternal Thread (Ancaman) 1. Pelaku kejahatan cyber yang mengakses informasi tanpa hak. 2. Banyaknya virus yang dapat merusak sistem. 3. Ancaman kebakaran dan rusak nya arsip yang disimpan 1. Pada proses pekerjaan dilakukan secara manual untuk pengolahan data arsip. 2. Kurang terintegrasinya data kearsipan dengan proses pengolahan kearsipan. 3. Pencarian data yang masih terlalu lama. Strategi W-T 1. Meningkatkan dan menjaga etika didalam penanganan dan pengolahan kearsipan 2. Melakukan kerjasama didalam penyediaan layanan server pada penyimpanan data arsip 3. Membuat Standar prosedur didalam pengolahan serta penyimpanan arsip Berdasarkan Analisa SWOT yang telah diidentifikasi diharapkan sistem informasi kearsipan yang akan dibuat membantu perusahaan dalam penerapan kearsipan di perusahaan serta selalu menjaga nilai- nilai pada arsip itu sendiri. Begitu pula dalam pengadaan SDM pada penempatan di lokasi pusat arsip yang lebih berkompeten didalam menjalankan kegiatan kearsipan. Serta teknologi yang digunakan dapat menunjang didalam hal teknis pekerjaan untuk pengolahan data pada arsip perusahaan. 43
44 3.2.3.3 Analisa Batasan Sistem Setiap sistem mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi dan sistem lainnya yag memberikan input atau menerima output dari sistem. Melihat permasalahan yang ada, maka peneliti membatasi permasalahan mengenai sistem informasi arsip inaktif dengan studi kasus pada setiap unit kerja PT. Jasa Marga ( Persero) Tbk Cabang Jakarta Cikampek sebagai bahan evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan bagi pejabat/pegawai di unit kerja dan laporan bagi Biro Umum. 3.2.3.4 Analisa Masalah Berdasarkan analisis yang dilakukan peneliti, sistem yang berjalan saat ini di Pusat Arsip sudah berjalan cukup baik. Namun, sumber penyimpanan data yang masih disimpan secara manual belum terintegrasi dengan baik dan dapat mengakibatkan terjadinya data yang tercecer serta proses pencarian data yang lebih lama. Dalam pembuatan laporan, data-data harus direkapitulasi satu persatu sehingga mengakibatkan pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien karena harus membuka banyak file, pada proses peminjaman juga banyak yang tidak terkontrol dikarenakan peminjaman tanpa persetujuan Biro Umum. Biro Umum dapat meminta laporan daftar pertelaan arsip dan laporan peminjaman kapan saja, namun penyampaian laporan yang disampaikan lama dapat mengakibatkan kurangnya kontrol dan pengawasan dari Biro Umum yang berdampak pada terlambatnya Biro Umum dalam mengambil kebijakan. 3.2.3.5 Analisa Kekurangan Sistem yang Berjalan Berdasarkan analisis yang dilakukan, terdapat beberapa hal yang dirasa kurang optimal dalam penyimpanan arsip di Pusat Arsip antara lain : 1. Penyimpanan data masih manual dan hanya mengandalkan satu buah komputer. 44
45 2. Pencarian kembali arsip memerlukan waktu lebih lama. 3. Proses peminjaman yang tidak terkontrol 3.2.3.6 Analisa Kontrol Kontrol sistem berfungsi untuk melakukan pantauan terhadap sistem berjalan. Saat ini sistem masih direkapitulasi secara manual oleh petugas kearsipan dan dilaporkan apabila diminta oleh Biro Umum, hal ini dapat mengakibatkan kurangnya kontrol dan pengawasan dari Biro Umum yang berdampak pada terlambatnya Biro Umum dalam mengambil kebijakan. 3.2.3.7 Analisa Tenaga Kerja Petugas kearsipan yang melaksanakan penyimpanan arsip inaktif PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta Cikampek saat ini dilakukan oleh tiga orang petugsa kearsipan. Dalam hal sdm sudah memadai tetapi untuk rekapitulasi data satu persatu dikarenakan dengan terbatas nya komputer yang ada untuk pembuatan laporan yang menyebabkan pekerjaan memerlukan waktu lebih lama. 3.2.3.8 Analisa Waktu Berdasarkan analisis waktu yang dilakukan pada Pusat Arsip saat ini proses pencarian arsip membutuhkan waktu sampai 3 5 jam sesuai tingkat kesulitan arsip yang akan dicari dan dikarenakan sistem penyimpanan yang hanya mengandalkan satu buah computer, sehingga petugas yang mencari hanya satu orang dalam satu komputer. 3.2.3.9 Analisa Kebutuhan Sistem Berdasarkan hasil analisa, peneliti dapat mengetahui bahwa kebutuhan yang diperlukan saat ini adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk penyimpanan dan pencarian data elektronik yang terintegrasi dengan database sehingga dapat diakses kapan saja sehingga mempermudah dalam pelaporan kepada Biro Umum serta kontrol pengawasan pada peminjaman arsip. 45
46 3.3 Analisis Kebutuhan Dengan Analisis kebutuhan sistem, diharapkan sistem yang akan dibangun dapat diuraikan secara utuh menjadi komponen komponen dasar dengan tujuan identifikasi, mengevaluasi permasalahan dan kebutuhan yang diharapkan, dan analisis ini juga dilakukan untuk menjamin bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan dari object penelitian. Perancangan sistem baru diharapkan mampu mengubah dan mempercepat atau mengefisienkan serta mengoptimalkan waktu dengan baik, guna memenuhi kebutuhan berikut : 1. Proses pengajuan pemindahan dan peminjaman lebih terkontrol serta cepat dan akurat 2. Pengeditan data lebih mudah dan cepat 3. Pencarian data lebih valid 4. Pembuatan laporan laporan akan lebih mudah. Untuk mempermudah menganalisis sebuah sistem dibutuhkan dua jenis kebutuhan yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional 3.3.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. 1. Sistem harus mampu melakukan pendaftaran Unit Kerja: Sistem dapat menambahkan, mengubah dan menghapus data Unit Kerja Sistem dapat menampilkan data Unit Kerja 2. Sistem dapat melakukan transaksi pengajuan pemindahan arsip: Sistem dapat menambahkan, mengubah dan menghapus pengajuan pemindahan Sistem bisa menampilkan data pengajuan pemindahan sesuai periode Sistem dapat melakukan persetujuan pemindahan 46
47 3. Sistem dapat melakukan transaksi pengajuan peminjaman arsip: Sistem dapat menambahkan, mengubah dan menghapus pengajuan peminjaman Sistem dapat melakukan persetujuan peminjaman Sistem bisa menampilkan data pengajuan peminjaman sesuai periode Sistem dapat menampilkan data yang dicari Sistem dapat menampilkan tanggal kembali secara otomatis 4. Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian arsip: Sistem dapat menampilkan data pengembalian arsip Sistem dapat mengubah status dipinjam menjadi kembali 5. Sistem dapat melakukan kelola laporan: Sistem dapat menampilkan laporan sesuai periode Sistem dapat mengubah dan menghapus laporan 3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan non fungsional, menempatkan batasan pada produk yang sedang dikembangkan, proses pengembangannya, dan menentukan batasan-batasan eksternal yang harus dipenuhi oleh produk tersebut. 1. Usability Sistem yang dibuat merupakan sistem yang didesain dengan sederhana. Dalam pengoperasiannya sistem sangat mudah dipahami dan mudah digunakannya. 2. Realibility Dalam sistem ini digunakan password untuk login untuk menjaga keamanan pada sistem tersebut. Sehingga untuk hak akses sangat dibatasi dan hanya pemakai sistem tertentu yang dapat membuka sistem tersebut. 3. Performance 47
48 Agar berjalan dengan baik sistem yang diusulkan, harus didukun dengan spesifikasi peralatan yang memadai agar tidak terjadi hambatan dalam penggunaanya. Berikut merupakan spesifikasi peralatan yang mendukung sistem tersebut: 1. Komputer yang digunakan untuk menjalankan sistem yang diusulkan harus didukung dengan sistem operasi minimal windows 7. 2. Komputer yang digunakan harus mempunyai kapasitas RAM 2 GB. 3. Sistem informasi kearsipan ini harus memiliki jaringan internet yang stabil agar tidak terhambat dalam melakukan pengoperasi pada sistem ini 4. Sistem informasi kearsipan harus memiliki printer untuk keperluan pencetakan dokumen. 5. Sistem informasi kearsipan harus mempunyai scanner guna keperluan pendokumentasian arsip. 4. Supportability Sistem ini harus mempunyai dokumen teknis dan dokumen manual dalam penggunaan sistem informasi kearsipan agar dapat memudahkan pengguna didalam menjalankan sistem tersebut. 48