BAB V SIMPULAN DAN SARAN V.1. Simpulan Setelah melakukan pengamatan dan evaluasi penelusuran atas fungsi penjualan dan penerimaan kas PT Kurnia Mulia Citra Lestari, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem penjualan dan penerimaan kas masih belum baik, karena masih ada beberapa fungsi penting yang seharusnya dipisah, namun disini masih digabung, sehingga memberikan kesempatan bagi fungsi-fungsi yang ada untuk melakukan kecurangan dalam menjalankan tugasnya. Berikut ini simpulan beberapa hal yang perlu mendapat perhatian lebih khusus : 1. Tidak ada pemisahan tugas antara fungsi penyimpanan di gudang dan pengiriman barang. Ada beberapa karyawan yang tergabung dalam satu divisi ini namun tidak ada pembagian tugas secara jelas siapa orang yang bertugas sebagai staf gudang dan siapa yang bertugas mengirimkan barang. Akibatnya pengelolaan persediaan dan pengiriman barang tidak berjalan secara efektif dan efisien dan kurangnya kontrol terhadap stok persediaan di gudang. 2. Surat jalan dan kwitansi yang dipakai oleh perusahaan tidak bernomor urut cetak. Nomor urut untuk surat jalan dan kwitansi tersebut diketik secara manual, dan nomor urut tersebut baru akan diketik ketika akan digunakan. Hal ini menimbulkan kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan atau juga kecurangan seperti penyalahgunaan surat jalan, kwitansi oleh orang orang yang kurang bertanggungjawab. Dapat juga mengakibatkan kesalahan dalam pemberian nomor urut karena dilakukan secara manual dan tidak tercetak. 87
3. Bagian penjualan tidak menyimpan faktur penjualan secara rapi sesuai nomer urutnya Bagian penjualan menyimpan faktur penjualan berdasarkan tanggal terjadinya transaksi tanpa memperhatikan nomor urut. Hal tersebut berakibat penyimpanan faktur tidak rapi dan jika ada faktur yang hilang tidak mudah diketahui diketahui dan dapat disalahgunakan oleh pihak-pihak yang kurang bertanggungjawab. 4. Perusahaan tidak dilakukan pengarsipan atas faktur penjualan yang batal. Faktur penjualan yang batal atau salah dalam pengisian langsung dibuang, tidak diarsip oleh perusahaan dan digantikan dengan faktur bernomer urut selanjutnya. Akibatnya terdapat nomor urut faktur yang hilang, selain itu penelusuran terhadap faktur yang batal sulit dilakukan, karena tidak terdapat bukti. 5. Dalam melakukan transaksi penjualan secara kredit perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran piutang. Sehingga hal tersebut berakibat ada banyak pembayaran dari pelanggan yang melebihi jatuh tempo pembayaran, yang akhirnya mempengaruhi cash flow perusahaan. 6. Saat ini ada penggabungan antara fungsi penerimaan kas dan fungsi akuntansi. Kedua fungsi ini tidak dipisah, dan tidak ada pembagian tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing karyawan. Hal tersebut dapat memberikan kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan. 7. Bagian akuntansi dan keuangan tidak melakukan penyetoran kas setiap hari. Perusahaan membuat ketentuan penyetoran kas dilakukan setelah mencapai limit yang ditentukan yaitu Rp. 3.000.000. Akibatnya uang kas banyak tertahan di perusahaan yang meningkatkan resiko kehilangan dan kurang akuratnya data laporan penjualan dan keuangan perusahaan. 88
8. Debt collector yang bertugas menagih piutang kepada pelanggan tidak mengembalikan lagi faktur yang belum tertagih ke bagian piutang pada hari yang sama. Debt collector dapat memegang faktur yang digunakan untuk menagih sampai piutang tersebut dilunasi oleh pelanggan. Hal ini dapat menimbulkan resiko terjadinya penyelewengan penggunaan uang pelunasan piutang pelanggan. 9. Debt collector tidak menerima tanda terima penyerahan pada saat menyerahkan pembayaran ke kasir. Debt collector hanya menyerahkan kwitansi yang telah ditandatangani pelanggan dan pembayaran yang telah diberikan oleh pelanggan. Dengan tidak dibuatnya tanda terima penyerahan maka debt collector tidak memiliki bukti apapun, yang menyatakan bahwa ia telah menyerahkan sejumlah piutang pelanggan kepada pihak kasir perusahaan. V.2. Saran Tujuan dilakukannya audit operasional adalah untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan keekonomisan operasi perusahaan. Berikut beberapa rekomendasi untuk peningkatan kinerja operasi fungsi penerimaan kas dan penjualan perusahaan: 1. Pisahkan bagian penyimpanan gudang dan bagian pengiriman. Bagi tugas dan tanggung jawab bagi masing-masing karyawan, sehingga masing-masing orang memiliki tugas dan wewenang secara terpisah. Batasi otoritas orang yang dapat masuk ke wilayah gudang, sehingga hanya karyawan tertentu saja yang dapat masuk ke bagian gudang. 2. Cetak nomor urut kwitansi dan surat jalan. Hal ini akan meningkatkan kontrol perusahaan terhadap penggunaan surat jalan dan kwitansi, sehingga perusahaan mengetahui kegunaan masing-masing surat jalan dan kwitansi. Kesalahan 89
pemberian nomer urut juga dapat dihindari dengan adanya pencetakan nomor urut ini. 3. Tetapkan kebijakan penyimpanan faktur penjualan berdasarkan nomor urut. Dan tentukan orang yang dapat mengawasi penyimpanan faktur tersebut, sehingga faktur akan teratur penyimpanannya dan setiap faktur yang digunakan jelas penggunaannya. Jika memungkinkan penyimpanan akan lebih baik lagi jika diurutkan berdasarkan nomor urut dan tanggal transaksi. 4. Arsip faktur penjualan yang batal, sehingga penggunaan masing-masing faktur jelas dan tidak ada nomor urut faktur yang hilang dan tidak urut. Perusahaan juga harus melakukan pengawasan atas penggunaan faktur, sehingga faktur-faktur batal tersebut tidak dipergunakan oleh pihak-pihak yang kurang bertanggung jawab. 5. Tetapkan syarat pembayaran piutang, misalkan dengan syarat pembayaran 2/10, n/30 jika pelanggan membayar dalam jangka waktu 10 hari atau kurang maka akan mendapatkan discount 2 %, dan jangka waktu pembayaran 30 hari. Melalui penetapan kebijakan baru ini diharapkan tidak ada lagi keterlambatan pembayaran dari pelanggan dimana pelanggan akan mempertimbangkan untuk membayar piutangnya kurang dari 10 hari karena akan mendapatkan discount tambahan sebesar 2 %. Syarat pembayaran ini bisa ditambahkan ke dalam faktur penjualan. 6. Pisahkan fungsi penerimaan kas, akuntansi dan keuangan perusahaan. Fungsifungsi tersebut bisa tergabung dalam satu divisi tapi harus ada pembagian tugas pada masing-masing karyawan dalam divisi tersebut. Satu orang hanya boleh melakukan satu kegiatan saja. Hal tersebut juga akan menciptakan internal check 90
yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain dan mengurangi resiko terjadinya kecurangan dan lapping. 7. Lakukan penyetoran uang kas setiap hari atau paling lambat satu hari kerja berikutnya. Orang yang bertugas menyetorkan uang juga sebaiknya hanya satu orang dan tidak digabung dengan bagian lain. Hal ini akan memperbaiki tampilan laporan keuangan perusahaan dan penjualan karena selalu menampilkan data terakhir, tidak banyak uang kas yang tertahan dan belum disetorkan. 8. Buat kebijakan yang mengharuskan debt collector mengembalikan faktur yang belum dapat tertagih pada hari yang bersangkutan. Jika debt collector akan melakukan penagihan berikutnya, bagian piutang akan memberikan faktur itu kembali. Debt collector tidak diperkenankan untuk menyimpan sementara faktur yang belum dapat tertagih. Sehingga bagian piutang juga dapat mengontrol piutang yang belum tertagih dan piutang yang sudah dibayar oleh pelanggan dan dapat mengurangi resiko penyelewengan pembayaran piutang pelanggan. 9. Buat tanda terima penyerahan yang dirangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada pihak debt collector, sehingga jelas tercantum jumlah uang yang diserahkan kepada kasir, tanggal penyerahan dan nama kasir yang menerima pembayaran. Rangkap kedua disimpan oleh pihak kasir sebagai arsip dan dapat digunakan sebagai bukti bahwa ia telah menerima pembayaran piutang dari pihak debt collector. 91