APLIKASI PENJADWALAN KEGIATAN UKM (UNIT KEGIATAN MAHASISWA) DI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA BERBASIS WEBSITE NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Dian Nurma Arif 13.02.8560 Nofiana Dwi Dayanti 13.02.8562 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
APLIKASI PENJADWALAN KEGIATAN UKM (UNIT KEGIATAN MAHASISWA) DI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA BERBASIS WEBSITE Dian Nurma Arif 1), Nofiana Dwi Dayanti 2), Akhmad Dahlan 3), 1,2) Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 3) Magister Teknologi Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : dian.arif@students.amikom.ac.id 1), nofiana.d@students.amikom.ac.id 2), alland@ amikom.ac.id 3) Abstract - STMIK Amikom Yogyakarta is a private university which focused on information technology. STMIK Amikom Yogyakarta have many UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) that make a lot of activities every year. Delivery of information on any activity for all students is very important. So it takes a media that up to date and accurate in convey information about the activities will, while and which has been held. So, there needs a media based website that regulates scheduling activities. With the media website based would ease institutions to list all activities that carried out by UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) and activities that carried out by STMIK Amikom Yogyakarta. People can also know all activities in STMIK Amikom Yogyakarta and can be evidence liveliness civitas academic STMIK Amikom Yogyakarta. Keywords - Website, UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa), STMIK Amikom Yogyakarta. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi terutama internet telah membawa banyak manfaat bagi kehidupan manusia. Salah satu manfaatnya yaitu dalam penyampaian informasi. Media penyampaian informasi yang sangat banyak digunakan yaitu dengan website. Dengan adanya website penyampaian informasi menjadi lebih mudah, akurat, up to date dan efisien. STMIK Amikom Yogyakarta sebuah perguruan tinggi yang memiliki banyak UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa). Setiap UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) setiap tahunnya pasti mengadakan kegiatan atau event tertentu yang membutuhkan media dalam penyampaian informasi mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan. Tidak menutup kemungkinan karena banyaknya UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) dan kegiatan yang diselenggarakan, ada kegiatan yang bertabrakan dengan kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) yang lain. Selain itu bagian kemahasiswaan kesulitan dalam melakukan pendataan kegiatan yang sudah, sedang maupun belum terlaksana oleh UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa). Data kegiatan yang dilakukan mahasiswa sangat penting dan mempengaruhi proses akreditasi jurusan oleh BAN-PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi). Pengumpulan data kegiatan yang masih manual membutuhkan waktu yang sangat lama. Sedangkan data yang diinginkan harus sudah ada saat itu juga dan harus valid. Maka diperlukan adanya sebuah media penjadwalan kegiatan yang dapat meminimalisir kegiatan yang dilaksanakan secara bersamaan dan pengumpulan data menjadi lebih mudah, efektif dan efisien. Dengan uraian masalah tersebut perlu dibuat sistem untuk membantu setiap UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) dalam menentukan jadwal kegiatan ataupun event yang akan diselenggarakan dan Bagian Kemahasiswaan dalam mengumpulkan data kegiatan mahasiswa yang sudah terlaksana untuk keperluan akreditasi maupun keperluan laporan yang lain. Atas dasar inilah, penelitian ini diberi judul Aplikasi Penjadwalan Kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) di STMIK Amikom Yogyakarta Berbasis Website. 1.2 Rumusan Masalah Dari uraian latar belakang di atas rumusan masalahnya adalah Bagaimana membuat website penjadwalan kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) di STMIK Amikom Yogyakarta?. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Aplikasi yang dibangun berbasis website. 2. Aplikasi dapat dikelola oleh Bagian Kemahasiswaan STMIK Amikom Yogyakarta. 3. Aplikasi dapat digunakan oleh setiap UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) STMIK Amikom Yogyakarta dengan akun masing-masing UKM untuk menyampaikan informasi dan laporan mengenai kegiatan yang dilaksanakan. 4. Data yang digunakan berasal dari setiap UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) yang telah terkumpul di Bagian Kemahasiswaan untuk mendukung validasi data. 1
5. Aplikasi dibangun untuk mengatur dan mendata kegiatan yang akan, sedang ataupun sudah berlangsung. 6. Semua mahasiswa dapat melihat agenda kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) STMIK Amikom Yogyakarta untuk mendapatkan informasi mengenai kegiatan yang dilaksanakan. 7. Aplikasi penjadwalan kegiatan ini dibuat dengan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan teks editor sublime, web server menggunakan Apache dan pengolahan database menggunakan MySQL. 1.4 Tujuan Penelitian Penelitian tentang Aplikasi Penjadwalan Kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) di STMIK Amikom Yogyakarta Berbasis Website dibuat dengan maksud dan tujuan sebagai berikut : a. Terbentuknya sistem informasi yang mengatur tentang jadwal kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) di STMIK Amikom Yogyakarta. b. Mempermudah Bagian Kemahasiswaan dalam mengumpulkan data kegiatan mahasiswa untuk keperluan akreditasi. c. Mempermudah dalam melakukan penjadwalan kegiatan yang akan diselenggarakan. d. Mempermudah penyampaian informasi mengenai kegiatan yang akan, sedang maupun sudah berlangsung. 2.1.2 Pengertian Jadwal Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), jadwal adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Sedangkan penjadwalan adalah proses, cara, perbuatan menjadwalkan atau memasukkan dalam jadwal.[3] 2.2 Profil Bagian Kemahasiswaan Organisasi Kemahasiswaan di STMIK AMIKOM Yogyakarta terdiri dari lembaga mahasiswa D-3 dan S-1 dan lembaga mahasiswa S-2. Struktur lembaga mahasiswa D-3 dan S-1 STMIK AMIKOM Yogyakarta, ditunjukkan pada gambar di bawah ini. 1.5 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan sebagai berikut : a. Wawancara (Interview), Penelitian ini melakukan interview langsung dengan Bagian Kemahasiswaan STMIK Amikom Yogyakarta untuk mendapatkan data yang valid dan sesuai dengan keadaan sebenarnya dilapangan. b. Studi Pustaka, Penelitian ini mengambil sumber referensi dari buku-buku yang sesuai dengan tema permasalahan yang di bahas untuk memperlancar dalam merancang dan membangun aplikasi. c. Observasi, Melakukan pengamatan langsung ditempat penelitian dengan tujuan mendapatkan informasi kendala apa saja yang dihadapi dalam proses penjadwalan kegiatan. 2.3 Perancangan Gambar 1. Struktur Organisasi Lembaga 2.3.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD (Entity Relationship Diagram) adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan dan digunakan dalam sistem. [1] 2. Pembahasan 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Aplikasi Menurut Kamus Komputer dan Istilah Teknologi Informasi, Aplikasi (Application) adalah program yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain.[2] Gambar 2. Entity Relationship Diagram (ERD) 2
2.3.2 Flowchart Flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan atau merepresentasikan suatu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan masalah. Gambar 3. Flowchart 2.3.3 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan asal data dan tujuan data yang keluar dari sistem tempat penyimpanan data. Gambar 5. Rancangan Halaman Beranda / Home 2.4.2 Perancangan Halaman Login Pengguna Perancangan halaman login penguna ditunjukkan pada gambar 6. Gambar 6. Rancangan Halaman Login Gambar 4. DFD level 1 2.4 Perancangan Interface 2.4.1 Perancangan Halaman Beranda / Home Perancangan halaman beranda / home untuk mempermudah saat pembuatan halaman beranda / home, ditunjukkan pada gambar 5. 3
2.4.3 Perancangan Halaman Utama Perancangan halaman utama untuk admin ketika berhasil masuk kedalam sistem ditunjukkan pada gambar 7. Gambar 9. Halaman Login Pengguna Gambar 7. Rancangan Halaman Utama Admin 2.5 Implementasi 2.5.1 Halaman Beranda / Home Halaman ini merupakan tampilan awal ketika web diakses oleh pengguna. 2.5.3 Halaman Utama Admin Halaman Utama Admin adalah halaman yang muncul setelah pengguna berhasil login atau masuk ke dalam sistem. Gambar 10. Halaman Utama Admin Gambar 8. Halaman Beranda / Home 2.5.2 Halaman Login Pengguna Halaman ini digunakan untuk pengguna melakukan login atau masuk ke dalam sistem dengan akun masing-masing sesuai level administrator. Pengguna harus memasukkan username dan password sesuai akun masing-masing. 3. Kesimpulan Berdasarkan hasil perancangan pembuatan Aplikasi Penjadwalan Kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) Berbasis Website di STMIK Amikom Yogyakarta, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Terbentuknya Aplikasi Penjadwalan Kegiatan UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) di STMIK Amikom Yogyakarta Berbasis Website. 2. Pembuatan aplikasi menggunakan beberapa fitur tambahan seperti MPDF57 dan tinymce untuk melengkapi fitur yang disediakan agar lebih menarik. 3. Pembuatan aplikasi menggunakan beberapa plugin jquery yang baru, sehingga memerlukan pemahaman yang lebih mendalam lagi. Beberapa saran yang dapat dipertimbangkan sebagai bahan penelitian berikutnya, sebagai berikut : 1. Untuk kedepannya Aplikasi Penjadwalan Kegiatan UKM STMIK Amikom Yogyakarta sebaiknya 4
ditambah fitur untuk pencairan dana untuk pendanaan kegiatan yang diselenggarakan. 2. Untuk kedepannya Aplikasi Penjadwalan Kegiatan UKM STMIK Amikom Yogyakarta bisa ditambahkan fitur kalender akademik sebagai salah satau parameter untuk melakukan perancangan kegiatan. 3. Untuk kedepannya Aplikasi Penjadwalan Kegiatan UKM STMIK Amikom Yogyakarta bisa ditambahkan rekomendasi waktu pelaksaan kegiatan berdasarkan kegiatan tahun sebelumnya. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, 2007 [2] Febrian, Jack & Andayani,Farida, KAMUS KOMPUTER dan ISTILAH TEKNOLOGI INFORMASI, CV.Informatika, Bandung, 2002 [3] http://kbbi.web.id/jadwal diakses 16 Oktober 2015 Biodata Penulis Dian Nurma Arif, memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md), Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Nofiana Dwi Dayanti, memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md), Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Akhmad Dahlan, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2006. Memperoleh gelar Master of Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, lulus tahun 2013. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 5