PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEBSITE UNTUK PENDAFTARAN PADA EXPO UKM AMIKOM NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEBSITE UNTUK PENDAFTARAN PADA EXPO UKM AMIKOM NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muhammad Fariz Agati kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEBSITE UNTUK PENDAFTARAN PADA EXPO UKM AMIKOM Muhammad Fariz Agati 1), Kusrini 2), 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia muhammad.ag@students.amikom.ac.id 1), kusrini@amikom.ac.id 2) Abstract - Expo UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) Amikom is a yearly event that held at STMIK Amikom Yogyakarta after Penggalian Potensi Mahasiswa / PPM event. Since 2014, STMIK Amikom Yogyakarta s institution asked to attach applicant s data to complete the accountability report. There are many UKM experienced problems in collecting the applicant s data, so the Expo UKM Amikom s accountability report is delayed. One of online media that can be used for registration is using a Website. The result of analysis from the case that happened in Expo UKM Amikom states that there are many UKM that delayed to report applicant s data, which caused the delayed of finishing Expo UKM Amikom s accountability report. words Amikom, Expo UKM, UKM, Report. 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Expo UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) Amikom adalah sebuah acara rutin yang diadakan di STMIK Amikom Yogyakarta. Sejak tahun 2014, pihak Lembaga STMIK Amikom Yogyakarta meminta data pendaftar anggota UKM untuk dilampirkan pada laporan pertanggung jawaban panitia Expo UKM Amikom. Disini muncul kendala dalam proses pengumpulan data pendaftar yang lambat. Salah satu media yang bisa digunakan untuk registrasi secara online adalah dengan website. Dengan website, kita bisa melakukan pendaftaran dan menjadikannya sebagai media untuk menghubungkan dengan database sistem untuk menyimpan data sebagai laporan. Hasil analisis masalah yang berjalan di acara Expo UKM Amikom ditemukan bahwa banyak UKM yang terlambat melaporkan data pendaftarnya, sehingga menimbulkan keterlambatan laporan pertanggung jawaban Expo UKM Amikom. Selain itu, ada beberapa UKM yang ingin membuat sistem pendaftaran secara online, namun masih kesulitan dengan sistem informasi dengan model seperti apa yang akan digunakan. Berdasarkan hal tersebut, untuk memudahkan registrasi pendaftaran, peneliti merancang dan membuat sistem informasi untuk pendaftaran pada Expo UKM Amikom Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas, maka penulis mencoba membuat rumusan masalah yaitu: 1. Bagaimana membuat sistem berbasis website yang dapat membantu dalam proses registrasi calon anggota baru bagi peserta Expo UKM Amikom? 2. Apakah dengan menggunakan sistem informasi berbasis website dapat membantu dalam proses perekapan data dan melakukan penghitungan jumlah pendaftar bagi peserta Expo UKM Amikom? 3. Apakah dengan menggunakan sistem informasi berbasis website dapat membantu Panitia Expo UKM Amikom untuk mempermudah mendapatkan data pendaftar untuk laporan pertanggung jawaban? 1.3. Batasan Masalah Batasan masalah pada Perancangan dan Pembuatan Website Untuk Pendaftaran pada Expo UKM Amikom sebagai berikut: 1. Aplikasi pada Pendaftaran Expo UKM digunakan untuk seluruh peserta Expo UKM Amikom tersebut berbasis website. 2. Informasi dan menu yang disediakan dalam perancangan dan pembuatan ini meliputi: a. Pendaftaran calon anggota para peserta Expo UKM Amikom, b. Profil singkat peserta Expo UKM Amikom, c. Daftar pendaftar calon anggota peserta Expo UKM Amikom, d. Statistik jumlah pendaftar keseluruhan calon anggota UKM di Expo UKM Amikom untuk admin dari panitia Expo UKM Amikom, e. Pengambilan data pendaftar untuk admin dari masing-masing peserta Expo UKM Amikom 1.4. Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dan Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Seluruh peserta Expo UKM Amikom akan memiliki sistem yang mempermudah dalam perekapan data pendaftar, 2. Perancangan dan pembuatan website pendaftaran Expo UKM Amikom ini juga bertujuan untuk mempermudah dari pihak UKM maupun panitia Expo UKM Amikom untuk membuat laporan pertanggung jawaban, 3. Mengetahui jumlah pendaftar/mahasiswa yang ikut berpartisipasi dalam acara Expo UKM Amikom 1.5. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini untuk kepengurusan Expo UKM Amikom adalah: 1

4 1. Membantu menengahi/mewadahi para peserta Expo UKM Amikom sehingga seluruh peserta dapat memudahkan pendaftaran calon anggotanya dengan website, 2. Panitia Expo dapat mengetahui jumlah pendaftar calon anggota UKM tanpa menghitung data satu per satu secara manual, 3. Panitia Expo tidak perlu menghubungi peserta Expo UKM satu per satu untuk segera mengirimkan laporan data pendaftar mereka, karena dengan sistem ini panitia Expo sudah bisa mendapatkan data-data, dan jumlah pendaftar dari masing-masing UKM Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan cara observasi dan wawancara Metode Analisis Metode analisis yang digunakan penulis adalah SWOT untuk mengetahui Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (kesempatan), Threats (Ancaman/Hambatan) pada sistem yang dibuat oleh peneliti Metode Perancangan Penulis menggunakan model flowchart dan DFD (Data Flow Diagram) untuk menggambarkan proses yang diusulkan dan melakukan perancangan dengan model normalisasi serta menggambarkan relasi antar tabel untuk mendapatkan struktur tabel yang ideal Metode Pengembangan Proses pengembangan pada sistem ini menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle (SDLC) Metode Testing Peneliti menggunakan metode White-Box Testing dan Black-Box Testing untuk memastikan sistem berfungsi dan berjalan dengan baik. 2. Landasan Teori 2.1 Tinjauan Pustaka Agus Budiyanto (2014) merancang sebuah Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta berbasis Website. Beliau membuat sebuah sistem yang bertujuan untuk menggantikan sistem lama yang masih berjalan secara manual dalam hal pengumpulan proposal, laporan pertanggung jawaban, peminjaman lapangan, maupun ruang kampus. Selain itu, untuk memberikan kemudahan bagi pihak kampus untuk memberikan pemberitahuan kepada UKM, dan juga mempererat hubungan antar UKM, karena sesama UKM dapat saling berkomunikasi melalui website [1]. Namun secara keseluruhan, sistemnya hanya diperuntukkan antara UKM dengan UKM, dan pendaftaran pada sistemnya ditujukan untuk pendaftaran bagi UKM yang belum terdaftar di sistem website, bukan ditujukan pada calon anggota baru UKM tersebut. Perancangan oleh mahasiswa-mahasiswa di STMIK AMIKOM yang sebelumnya juga terdapat beberapa yang merancang untuk suatu UKM itu sendiri. Misalnya yang dilakukan oleh Waris Pramono (2015), beliau merancang website UKM Amikom Music Organization (AMO) sebagai media promosi. Beliau merancang sebuah sistem yang bisa digunakan untuk penerimaan calon anggota baru, sistem yang bisa dijadikan sarana informasi dan promosi, dan mempermudah dalam pengelompokan data dan manajemen kelompok musik di UKM AMO. Penelitian yang beliau lakukan menemukan bahwa UKM AMO sering mengalami kesulitan terutama pada bidang penerimaan anggota baru yang masih menggunakan sistem manual, yaitu dengan mengisi formulir di kertas. Sehingga, dalam proses seleksi calon anggota barunya, mereka juga kesulitan dalam pengumpulan data dan penilaian, karena masih menggunakan sistem manual. Selain itu, beliau menemukan kesulitan dalam hal mengunduh lagu dari band-band dari UKM AMO [2]. Dari penelitian yang beliau lakukan, sistemnya hanya dapat melakukan registrasi bagi calon anggota baru UKM AMO saja. Penelitian serupa juga pernah dilakukan oleh Bagus Wijanarko (2015). Beliau merancang website UKM Amikom Basketball Club (ABBC) sebagai media informasi dan komunikasi. Secara konsep hampir sama dengan yang dilakukan oleh Waris Pramono, perancangannya bermula dari UKM ABBC yang memiliki kendala dalam proses pendaftaran member baru untuk UKM ABBC. Perancangannya bertujuan untuk membuat media informasi berbasis website tentang UKM ABBC, dan bisa melakukan pendaftaran anggotanya [3]. Adapun perbedaan dari website yang dirancang oleh penulis, yaitu: 1. Website ini dapat digunakan oleh seluruh peserta Expo UKM Amikom untuk melakukan registrasi terhadap calon anggota baru UKMnya, 2. Admin dari panitia Expo UKM Amikom dapat mengetahui jumlah pendaftar calon anggota baru masing-masing UKM, 3. Admin dari UKM dapat mengambil data lengkap pendaftar UKMnya masing-masing. 2.2 Analisis SWOT SWOT adalah singkatan yang diambil dari huruf depan kata Strength, Weakness, Opportunity dan Threat. Metode analisis SWOT merupakan metode dasar yang digunakan untuk melihat suatu permasalahan dari 4 sisi yang berbeda. Analisis SWOT juga membantu dalam pembuatan keputusan pada pengenalan program baru[4]. Analisis SWOT terdiri dari 2 faktor, yaitu : 1. Faktor internal 1. Strength (kekuatan) 2. Weakness (kelemahan) 2. Faktor eksternal 1. Opportunity (peluang atau kesempatan ) 2. Threat ( ancaman) 2

5 3. Analisis dan Perancangan 3.1. Deskripsi Singkat Deskripsi Singkat Expo UKM Amikom Pelaksanaan EXPO UKM AMIKOM adalah salah satu kegiatan rutin dari STMIK AMIKOM Yogyakarta yang bertujuan untuk mengenalkan organisasi dan komunitas interen STMIK AMIKOM Yogyakarta. Pembentukan kepanitiaan Expo UKM Amikom ini berada dibawah naungan Senat Mahasiswa Amikom (SEMA). Sementara untuk anggota kepanitaannya sebagian besar merupakan delegasi / perwakilan dari masing-masing UKM yang ada di Amikom. Sedangkan untuk pendanaannya, acara Expo UKM Amikom ini di anggarkan oleh Lembaga STMIK Amikom Tujuan Kegiatan Expo UKM Amikom Tujuan kegiatan Expo UKM Amikom: 1. Mengenalkan dan mensosialisasikan Organisasi Mahasiswa (ORMA), Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Badan Semi Otonom (BSO) maupun komunitas-komunitas interen STMIK AMIKOM Yogyakarta kepada para mahasiswa baru maupun mahasiswa lainnya, 2. Perekrutan anggota baru bagi organisasi kemahasiswaan intra kampus Analisis Sistem Identifikasi Masalah Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis, ada beberapa permasalahan yang ditemukan: 1. Laporan pertanggung jawaban panitia Expo UKM Amikom sering mengalami keterlambatan. 2. Beberapa peserta Expo masih bingung bagaimana cara pembuatan sistem pendaftaran secara online dan bagaimana metode untuk pengumpulan datanya Analisis Kelemahan Sistem Penulis melakukan pendekatan dengan analisis SWOT dengan sistem yang direncanakan, yang terdiri dari: 1. Strength (Kekuatan), a. Panitia Expo tidak perlu mengejar-ngejar peserta Expo untuk mengirimkan data pendaftarnya b. Pihak UKM mendapatkan kemudahan dalam rekap data. c. Panitia Expo dapat memantau jumlah pendaftar masing-masing UKM 2. Weakness (Kelemahan) a. Memerlukan biaya pembuatan website dalam jangka panjang meskipun hanya digunakan sekali dalam setahun 3. Opportunity (Peluang) a. Munculnya komunitas-komunitas baru di Amikom sehingga perlunya sistem yang bisa membuat proses rekap menjadi lebih cepat b. Beberapa UKM belum memiliki sistem yang mempermudah proses rekap data 4. Threat (Ancaman) a. Pihak peserta Expo UKM yang tidak mau sistem pendaftarannya di migrasi dengan sistem yang baru 3.3. Analisis Kebutuhan Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional menunjukkan fasilitas apa yang dibutuhkan serta aktivitas apa saja yang terjadi dalam sistem baru. Berikut adalah beberapa kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem pada website Expo UKM Amikom: 1. Proses login untuk Admin UKM dan Admin panitia Expo, 2. Proses pengelolaan data pendaftar, meliputi input, update, dan delete, 3. Proses pengelolaan data UKM, meliputi input, update, dan delete, 4. Proses pengelolaan data pendaftar, meliputi input, update, dan delete, 5. Proses penghitungan jumlah data pendaftar dan total biaya pendaftaran yang sudah terbayar, 6. Proses rekap data pendaftar Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: a. Data UKM; meliputi nama singkat UKM, nama lengkap UKM, profil UKM, ucapan sukses pendaftaran, ucapan gagal pendaftaran, dan biaya pendaftaran. b. Data Pendaftar; meliputi NIM, nama pendaftar, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, nomor telpon, alamat , dan beberapa tambahan data tambahan jika suatu UKM membutuhkannya. c. Data Admin; meliputi username, password, dan nama Admin Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Spesifikasi minimal yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: - Prosesor / CPU dengan kecepatan 1,4 GHz - Hard Disk: 160 GB - RAM: 2 GB - VGA: Intel HD Graphics Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Tabel 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Jenis Software Kebutuhan Sistem Operasi Windows / Linux Ubuntu Website Server Xampp Script Engine HTML, PHP, Javascript, jquery Database Server MySQL Server Website Browser Google Chrome / Mozilla Firefox / Internet Explorer Website Editor Sublime Text 3 / Notepad Kebutuhan Pengguna (Brainware / User) Jika diamati dari kebutuhan penggunanya, terdapat tiga jenis pengguna yang berkaitan dengan website Expo UKM ini, yaitu: 3

6 1. Analyst adalah orang yang mengumpulkan kasus-kasus proses bisnis yang akan di konversikan ke dalam produk IT dan menyajikan dalam bahasa dengan spesifikasi yang mudah dimengerti bagi programmer. 2. Programmer adalah orang yang tugasnya menyusun program aplikasi dan dokumen teknisnya. 3. User yang menggunakan sistem, yaitu: a. Administrator Panitia Expo UKM Amikom, b. Administrator Peserta / UKM Amikom, c. Pendaftar atau calon anggota UKM / Publik Perancangan Sistem Flowchart Sistem yang Diusulkan Kebutuhan Non Fungsional Tabel 2. Kebutuhan Non Fungsional No. Kebutuhan non fungsional 1 Website harus online 2 Tampilan responsif 3 Mudah diakses Parameter Kecuali terdapat bug atau kesalahan sistem yang perlu segera diperbaiki saat itu juga, yang menyebabkan tidak menutup kemungkinan sistem di non-aktifkan sementara Tampilan menyesuaikan ukuran layar dari pengguna. Sistem dapat mudah diakses dimanapun selama perangkat tersebut terdapat koneksi internet dan browser. 4 Keamanan Bagian sistem yang sensitif (pengambilan data, perubahan profil, dsb), perlu memiliki hak akses dengan cara melakukan login, dan menggunakan password Analisis Kelayakan Kelayakan Teknologi Secara kelayakan teknologi, dalam pembuatan Sistem Informasi pada Expo UKM Amikom ini memerlukan teknologi hardware maupun software. Pada website ini menggunakan Website Hosting. Website Hosting merupakan penempatan situs web pada server, sehingga website tersebut dapat diakses oleh seluruh pengguna internet maupun intranet. Gambar 1. Flowchart Sistem yang Diusulkan Diagram Konteks Gambar 2. Diagram Konteks Data Flow Diagram (DFD) Kelayakan Operasional Secara operasional, jika sistem ini diterapkan maka akan membuat operasional dari sistem pendaftaran menjadi lebih praktis. Karena dari kedua pihak (pihak panitia Expo UKM Amikom dan pihak UKM) bisa memanfaatkan data dan laporan untuk keperluannya masing-masing Kelayakan Hukum Dari segi kelayakan hukum, perancangan sistem ini menggunakan perangkat lunak yang original. Berdasarkan uraian spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang sudah penulis jelaskan, sistem dinyatakan layak. Gambar 3. Data Flow Diagram 4

7 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 4. Entity Relationship Diagram Relasi Antar Tabel Gambar 5. Relasi Tabel Rancangan Tabel a. Tabel Admin Tabel 3. Struktur Tabel Admin Nama Field Tipe Data Length / Panjang id_admin Int 5 Primary level Int 3 username Varchar 100 password Varchar 100 nama Varchar 100 b. Tabel UKM Tabel 4. Struktur Tabel UKM Nama Field Tipe Data Length / Panjang id_ukm Int nama Varchar 100 nama_ukm Varchar 200 profil Text - logo Text - ucapan_sukses Text - ucapan_gagal Text - biaya double 3 Primary c. Tabel Pendaftar Tabel 5. Struktur Tabel Pendaftar Nama Field Tipe Data Length / Panjang id Int nim Varchar 10 Nama Varchar 100 Jk Enum ('L', 'P') tempatlahir Text - Tgl Varchar 10 Tlpn Varchar 20 Text - 10 Primary d. Tabel Detail Pendaftar Tabel 6. Struktur Tabel Detail Pendaftar Nama Field Tipe Data Length / Panjang Id int 10 Primary Id_pendaftar int 10 id_ukm Int 3 Id_admin Int 3 Status Enum ('0', '1', '', '') etc1 Text etc2 Text etc3 Text etc4 Text etc5 Text - 4. Implementasi dan Pembahasan a. Halaman Awal Website Gambar 6. Halaman Awal Website 5

8 b. Halaman Admin Panitia Expo Gambar 7. Halaman Admin Panitia Expo c. Halaman Admin UKM Gambar 8. Halaman Admin UKM 5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan Berdasarkan uraian dan penjelasan dari bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Cara pembuatan sistem berbasis website untuk pendaftaran pada Expo UKM Amikom adalah sebagai berikut: a. Lakukan analisis untuk merancang sebuah sistem, dimulai dari mengidentifikasi masalah, menganalisis kekurangan dan kelebihan sistem, kebutuhan sistem, hingga pertimbangan kelayakan. b. Lakukan perancangan sistem. Dimulai dari merancang Flowchart, diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD), basis data, hingga membuat rancangan tampilannya. c. Setelah proses perancangan selesai, lakukan implementasi dari rancangan-rancangan yang telah dirancang sebelumnya, mulai dari basis data, hingga tampilannya. d. Lakukan pengecekan dan pengujian sistem. Jika terdapat kesalahan, maka perbaiki bagian yang tidak berjalan dengan semestinya. 2. Sistem informasi berbasis website ini dapat membantu proses perekapan dan membantu melakukan penghitungan jumlah data bagi peserta Expo UKM Amikom. 3. Sistem informasi berbasis website ini dapat membantu Panitia Expo UKM Amikom untuk mendapatkan data pendaftar dari peserta Expo UKM Amikom Saran Adapun beberapa hal rekomendasi untuk dijadikan bahan pertimbangan dan pemikiran, antara lain: 1. Dengan adanya sistem yang baru, maka pemeliharaan dan perawatan terhadap perangkat keras, perangkat lunak, dan ketersediaan server baik hosting dan domain harus diperhatikan agar sistem dapat berjalan dengan baik, 2. Seiring berjalannya waktu, akan bermunculan berbagai komunitas dan UKM AMIKOM yang ada di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Maka harapannya pada pengembangan sistem selanjutnya dapat mengelola daftar UKM atau komunitas mana saja yang ada dalam daftar peserta Expo UKM AMIKOM. 3. Keamanan sistem perlu ditingkatkan untuk mengamankan akses login, maupun untuk data yang tersimpan 4. Tampilan dari website ini perlu lebih disederhanakan lagi. Misalnya, pada bagian halaman awal website bisa dipilih kategori dari UKM tersebut, bagian update info UKM yang lebih diringkaskan lagi, dan lainnya. 5. Pengelolaan berkas, dan halaman website ini perlu lebih dirapikan lagi. Daftar Pustaka [1] Budiyanto Agus Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta Berbasis Web. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta. [2] Pramono Waris Perancangan dan Pembuatan Website UKM AMIKOM Music Organization Sebagai Media Promosi. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta. [3] Wijanarko Bagus Perancangan Website Amikom Basketball Club Sebagai Media Informasi dan Komunikasi. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta. [4] Al Fatta Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Biodata Penulis Muhammad Fariz Agati, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Kusrini, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) S2 Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Doktor (DR) S3 Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, lulus tahun Saat ini menjadi Dosen tetap di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 6