BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1Gambaran Umum Badan perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara 3.1.1Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Berdasarkan Perda Provinsi Sumatera Utara No.4 Tahun 2001 tentang Lembaga Teknis Daerah bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara merupakan lembaga teknis yang berada dalam perangkat peemerintah Provinsi Sumatera Utara, yang dulunya bernama Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Perubahan nama tersebut setelah di berlakukannya UU No.22 Tahun 1999 tentang Otonomi Daerah. Berdasarkan keputusan presiden No. 11 tahun 1999 tentang Perpustakaan Nasional RI, yang dulunya bernama Perpustakaan Wilayah berubah menjadi Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.Kemudian Setelah Lahirnya Keputusan presiden No.50 tahun 1997 dan Keputusan kepala Perpustakaan Nasional RI No. 44 tahun 1998 namanya berubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Semenjak berdirinya hingga sekarang BPAD Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh : 1.Pada tahun 1957 sampai dengan 1959 dijabat oleh Daniel Marpaung 2.Pada tahun 1959 sampai dengan tahun 1963 dijabat oleh Bachrun Hutasuhut 3.Pada tahun 1963 sampai dengan 1965 dijabat oleh Tengku Ferial Amiruddin 4.Pada tahun 1965 mengalami dua kali pergantian kepemimpinan, yaitu pertama dijabat oleh R. Adnan dan yang kedua di jabat oleh R.Adil Musa sampai tahun 1969 34
5.Pada tahun 1974 juga terjadi dua kali pergantian kepemimpinan, yaitu pertama dijabat oleh SP.Hutauruk dan yang kedua dijabat oleh contnin Siagian sampai tahun 1975 6.Pada tahun 1975 sampai dengan tahun 1983 dijabat oleh DRS,Abdul Sani 7.Pada tahun 1983 sampai dengan tahun 1993 dijabat oleh Drs. Sabirin Nasution 8.Pada tahun 1993 sampai dengan tahun 1998 dijabat oleh Dra. Ria Chazana 9.Pada tahun 1998 sampai dengan tahun 1999 dijabat oleh Drs. Idris kamah 10.Pada tahun 1999 sampai dengan tahun 2004 dijabat oleh Drs. Elazar Mangku Barus, SH 11.Pada tahun 2004 sampai dengan tahun 2007 dijabat oleh Drs. H.Ahmad Raja Thamrin,MM 12.Pada tahun 2008 Sampai dengan 2010 di jabat oleh Drs. Syaiful Syafri, MM 13.Pada tahun 2010 sampai sekarang dijabat oleh Nurdin Pane, SE,M.AP 3.1.2 Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara Sebelum tahun 1994, lembaga yang mengelola, menyelamatkan dan melestarikan arsip provinsi sumatera utara adalah Sekretariat Wilayah Daerah provinsi Tingkat I Smatera Utara. Pada tahun 1992 terbitlah peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara Nomor 10 Tahun 1992 Tentang Pembentukan Organisasi dan Tata kerja Kantor Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang kemudian pada tahun 1994 peraturan daerah tersebut disahkan oleh Menteri Dalam Negeri dengan keputusan Nomor 53 tahun 1994 dan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara dengan nomor 05.011/1217/KT/TAHUN 1994 dan sejak saat itu berdirilah kantor Arsip Daerah Provinsi I Sumatera utara dengan fungsi pengelolaan, penyelamatan, dan pelestarian arsip Provinsi Sumatera Utara. 35
Pada tahun 2001 terjadi perubahan struktur organisasi dengan keluarnya peraturan pemerintah tentang penghapusan dan penggabungan Lembaga-Lembaga Negara. Salah Satu Lembaga Negara yang tergabung adalah Kantor rsip Daerah Tingkat I provinsi sumatera Utara yang bergabung dengan Perpustakaan Nasional Sumatera Utara dengan nama Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan peraturan Daerah provinsi Sumatera Utara Nomor 9 tahun 2001. Arsip Daerah yang tadinya berdiri sendiri dengan dipimpin oleh seorang Kepala Kantor menjadi salah satu Bidang pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara.Walaupun ada penggabungan tersebut tugas pokok dan fungsi Bidang Arsip tetap untuk mengelola, menyelamatkan dan melestarikan arsip yang ada di Provinsi Sumatera Utara. Pada tahun 2009 sampai dengan sekarang nomenklatur Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah berubah lagi menjadi Badan Perpustakaan, Arsip Daerah dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara nomor 9 tahun 2009. 3.2Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional. 3.3 Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara 1.Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah naskah / dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa. 2.Meningkatkan Promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip 36
3.Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca. 4.Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah BUMD, swasta dan masyarakat. 5.Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintah yang baik. 3.4 Tugas pokok dan Fungsi Bidang Arsip Daerah sebagai Lembaga Pembina dan Pengembangan Kearsipan menyelenggarakan urusan pemerintahadalam bidang pengelolaan arsip.dengan perjalanan waktu, Bidang Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga-tenaga pengelola kearsipan 37
3.5 Struktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DANDOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA 38
Untuk bidang arsip daerah di kepalai oleh seorang kepala bidang yang membawahi tiga sub bidang yakni sub bidang pengelolaan arsip in aktif, pengelolaan sub bidang arsip statis dan sub bidang pembinaan kearsipan. Bidang ini adalah merupakan peleburan dari kantor arsip daerah Provinsi Sumatera Utara. Adapun tugas bidang kearsipan ini mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kearsipan. Untuk bagian kesektariatan di kepalai oleh seorang kepala bagian sekretariat membawahi sub bagian umun, sub bagian keuangan dan sub bagian program. Adapun yang menjadi tugas di bagian sekretariat ini adalah yang berkaitan dengan urusan surat menyurat, administrasi, kepegawaian, dan urusan rumah tangga perkantoran dan urusan perkantoran dann urusan keuangan. Bidang pengembangan dan pengolahan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang deposit dan sub bidang pengembangan dan pengolahan bahan pustaka. Tugas bagian ini adalah untuk malakukan pemasyarakatan UU Nomor 4 tahun 1990 tentang serah cetak dan karya rekam serta melakukan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Bidang layanan pepustakaan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang layanan dan sub bidang automasi dan multimedia. Tugas di bagian ini adalah melaksanakan layanan informasi, melakukan kerjasama dan aotomasi, bibliografi, serta melakukan kegiatan promosi perpustakaan seperti melakukan pameran, perlombaan, serta membuat literatur sekunder. Bidang pembinaan ini perpustaka membawahi dua sub bidang yakni sub bidang sumberdaya manusia dan sub bidang kelembagaan. Adapun tugas dibagian pembinaan perpustakaan ini adalah melakukan pembinaan sumber daya manusia dan melakukan pembinaan semua jenis perpustakaan. 39
3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan 3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD Kompetensi Arsiparis Membangun Citra Diri Menguatkan Profesi,mempunyai 3 (tiga) aspek kompetensi yang ada dalam profesi arsiparis. a. Aspek Pengetahuan: Aspek pengetahuan, yaitu hal yang berhubungan erat dengan pendidikan yang sesuai dengan profesi, diklat yang menjadi persyaratan dan dimilikinya pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan. Aspek pengetahuan sebagai salah satu aspek kewenangan arsiparis nyata sekali merupakan wujud nyata dari yang dituntut oleh undang-undang terhadap seorang arsiparis. Baik dalam UU maupun peraturan pemerintah jelas sekali disebutkan bahwa untuk menjadi seorang arsiparis dituntut memiliki suatu yang berlatar belakang, baik melalui pendidikan atau lewat pelatihan/diklat. Di sini diharapkan seseorang yang telah lulus dalam pendidikan kearsipan, bukan terus berhenti sampai disitu, tetapi seorang arsiparis harus terus mencari dan mencari untuk mendapatkan pengetahuan baru mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang kearsipan, karena bidang ilmu kearsipan bersifat tidak statis melainkan bersifat dinamis yang senantiasa berkembang dari waktu ke waktu. Karena aspek pengetahuan tentang kearsipan bukan terbatas pada masalah mengelola ketatalaksanaan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan arsip, dan pemeliharaan arsip saja, akan tetapi bidang kearsipan juga menyangkut disiplin ilmu-ilmu lainnya seperti, ilmu sejarah, informasi, teknologi, budaya, ekonomi dsb. b.aspek Keterampilan: Antara lain keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan. 40
Aspek keterampilan, dimana keterampilan dalam hal melaksanakan suatu pekerjaan, mengatur suatu pekerjaan, mengantisipasi akan segala sesuatu kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan di dalam mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan. Pada sisi keterampilan dimaksud adalah peran serta seorang arsiparis dalam lingkungan sosialnya harus bisa menyesuaikan diri dalam berinteraksi di lingkungan, baik yang berupa intrapersonal ataupun interpersonal. c.aspek Sikap: Aspek sikap antara lain penampilan sikap di tempat kerja, tanggapan lingkungan kerja, penghargaan dan penilaian. Sehubungan dengan keterkaitannya seorang arsiparis haruslah bersikap profesional, mandiri, penuh tanggung jawab dalam mengelola dan mengambil suatu keputusan yang akan diambil dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang arsiparis. Selain itu seorang arsiparis juga harus memiliki sikap dan kepribadian yang kuat dalam menghadapi permasalahan yang dihadapi, memiliki komitmen, pandai memanfaatkan peluang, motivasi yang tinggi, berpartisifasi aktif, dan mempunyai wawasan yang jauh kedepan. (pendapat Sudarijanto yang dikutip oleh wahid Nashihuddin). Seorang arsiparis dituntut akan keprofesionalannya dalam mengelola arsip. Selain profesional, seorang arsiparis harus memiliki kesabaran, ketelitian, pengetahuan, memiliki wawasan ke depan, semangat yang tinggi dan juga tanggung jawab di dalam melaksanakan tugas-tugasnya seperti, merawat, mengelola, menjaga warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang dan selanjutnya. Di dalam melaksanakan tugas-tugas keseharian, seorang arsiparis bekerja tanpa ada diskriminasi dalam berbagai hal dan disertai pula kearifan serta mendayagunakan segenap informasi yang ada demi kepentingan Bangsa dan Negara. 41
3.6.2Kegiatan Pengelolaan Arsip 3.6.2.1Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai Dalam perkembangan dan kemajuan Badan Arsip dan DokumentasiPemrovsu sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen.baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya: a.sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. b.sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. 3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.adalah kegiatan yang di lalukan Badan Arsip dan Dokumentasi Pemrovsu untuk mempermudah Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya: a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad b.sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat. c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder d.sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat. e.sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima. 42
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain. Gambar 2 Sumber : Penyimpanan arsip sistem subjek : anugerahdino.blogspot.com 43
Gambar 3 Sumber : Penyimpanan Arsip Sistem Subjek : anugerahdino.blogspot.com 3.7 Penyimpanan Arsip Arsip yang telah di buat label bungkus, arsip ini disimpan kedalam kotak box dan di tandai dengan label kotak. Gambar 4 Sumber : kotak penyimpanan arsip : Badan Arsip Daerah 44
Kotak penyimpanan arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi adalah terbuat dari kardus yang di bentuk menjadi segi empat pada bagian bawah di beri lubang sebagai ventilasi udara dan pada bagian atas di beri label kotak arsip. Gambar 5 Sumber : Label Kotak Asip : Badan Arsip Daerah Sumatera Utara. Label kotak arsip mempunyai keterangan isi yang sama dengan label bungkus terdiri dari fond, kode referensi, dan tahun,label kotak arsip di tandai pada kotak arsip. 3.8 Penempatan Arsip Semua arsip yang telah disimpan di dalam kotak dan di tandai dengan label kotak di tempatkan dalam lemari. Penempatan disusun berdasarkan kode angka untuk memudahkan temu balik arsip yang di simpan 3.9 Pemeliharaan Pencegahan kerusakan arsip di gunakan penggunaan AC, fumigasi satu bulan sekali, meletakkan kapur barus dalam lemari dan 45
penyemprotan.pemeliharaan arsip di lihat dari segi pengaturan ruangan, tempat dan kebersihannnya. Untuk mencegah arsip agar tidak mudah rusak. 46
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 kesimpulan Dari hasil observasi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi pemprovsu bidang arsip daerah, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. badan arsip bukan lah badan yang menciptakan arsip tapi mengkhususkan diri sebagai badanyang menyelamatkan arsip arsip yang memiliki nilai guna sejarah dan penelitian sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional pada generasi yang akan datang. 2. Sarana dan prasarana belum memadai, seperti tempat atau ruangan penyimpanan khusus untuk arsip statis belum memadai. 3. Untuk kepentingan penyelamatan arsiparis membuat duplikat arsip atau mengalih bentukan kedalam media lain seperti scan dan CD. 4.Peralatan dan perlengkapan arsip yang tersedia pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara bidang arsip daerah seperti filling cabinet,ordner,lemari arsip dan sebagainya. 5. Arsiparis pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara semuanya telah mencakup sebagai seorang arsiparis yang berkompetensi dalam bidang pengelolaan arsip arsip. 6. Pemeliharaan arsip di lakukan dengan fumigasi satu bulan sekali, penyemprotan, dan kapur barus. 7. Kode klasifikasi di gunakan dengan kode angkadan kode tersebut berdasarkan bidang kerja. 8. Belum adanya kesadaran dari beberapa badan organisasi dan instansi yang belum menyerahkan asipnya. 47
4.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas penulis ingin memberikan saran pada Badan Arsip Daerah Pemprovsu antara lain: 1.Upaya yang di lakukan untuk mengatasi kendala-kendala tersebut adalah dengan jaringan kerja sama pemerintah, pihak swasta, dan masyarakat 2. Meningkatkan kemmpuan SDM kearsipan, menyediakan peralatan TI lebih baik, dan terus menerus melakukan pembenahan agar lebih dapat berdaya guna. 3. Perlu menyediakan anggaran untuk pengadaan tempat dan ruangan arsip sesuai standarisasi penyimpanan arsip 4. Badan Arsip Daerah Pemprovsu lebih giat dan gigih lagi memberitahukan kepada lembaga atau instansi untuk menyerahkan arsip. 48