BAB I PENDAHULUAN. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuaan dan teknologi sekarang ini,

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perpustakaan merupakan pusat sumber informasi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat pengguna yang membutuhkan. Pelayanan yang diberikan dalam bentuk jasa pelayanan sumber informasi atau bahan pustaka. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuaan dan teknologi sekarang ini, jenis pelayanan perpustakaan pun berkembang, tidak hanya sebagai umtuk menggumpulkan, menyimpan dan memelihara serta melayangkan bahan pustaka, tetapi juga menawarkan berbagai layanan informasi lainnya. Pelayanan informasi melalui perpustakaan merupakan salah satu upaya dalam rangka penyebaran ilmu pengetahuan, baik tidaknya sebuah perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana layanan perpustakaan diberikan kepada masyarakat pengguna dimana perpustakaan akan dinilai baik secara keseluruhan oleh masyarakat pengguna, jika memberikan layanan yang terbaik dan dinilai buruk jika layanan yang diberikan buruk kepada masyarakat pengguna. Selain daripada fungsinya perpustakaan memberikan layanan dalam bentuk bahan pustaka, perpustakaan juga tempat menyimpan, melestarikan, mengolah arsip dinamis dan arsip statis. Secara sederhana arsip merupakan hasil dari kegiatan kantor baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta dimana arsip memiliki peran sebagai sumber informasi dan alat sebagai langkah perencanaan, menganalisa pengembangan, kebijakan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian. Di Indonesia arsip diatur dalam Undang-undang Republik 1

2 Indonesia no.43 Tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 1 ayat 2 yaitu arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Memberdayakan arsip merupakan sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan, memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi dari semua aset negara yang ada. Arsip adalah aset yang paling berharga yangmerupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan dalam mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangannegara secara khusus memberikan pelindungan dan penyelamatan arsip negara yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis. Dalam peraturan Gubernur Sumatera utara nomor 8 tahun 2010 yang dikutip oleh Silalahi (2011) yang salah satu tugasnya adalah membantu Gubernur dalam pengembangan, pembinaan kearsipan dengan melaksanakan tugas penyiapan konsep kebijakan dan standar pelaksanaan pengelolaan arsip 2

3 daerah.setiap lembaga pemerintahan seperti perpustakaan dan arsip daerah melakukan pembinaan di daerah masing-masing untuk mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah /dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa. Bentuk dari pembinaan ini berupa pelatihan, pengarahan, manfaat, penyimpanan dan penyerahan arsip statis pada kantor arsip untuk mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia yang mendukung tatapemerintahan yang baik. Perlu diperhatikan faktor pendukung kepemimpinan, arsiparis/pengelola arsip, sarana prasarana dan anggaran. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Kabupaten Tapanuli Utara yang beralamat di Jalan Sisingamangaraja no. 198 Tarutung, yang berada di pusat kota atau berada di lokasi pemerintahan Kabupaten Tapanuli Utara. KPAD Tapanuli Utara merupakan lembaga pemerintah yang merupakan sumbangan dari keluarga Tan keturunantionghoa pada tahun 1999, dimana mulai dari lokasi bangunan dan semua isi perpustakaan baik buku dan sarana prasarana merupakan bantuan kepada Pemerintahan Kabupaten Tapanuli Utara. KPAD sudah beberapa kali berpindah naungan, sebelum berdiri menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip berada di bawah naungan Dinas Pendidikan, Ortala, Hukum dan organisasi dan pada tahun 2008 kantor perpustakaan berdiri sendiri menjadi KPAD Kabupaten Tapanuli Utara. KPAD dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, diatur berdasarkan Peraturan Bupati Tapanuli Utara Nomor 48 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Kepala Kantor, Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi pada Kantor Perpustakaan 3

4 dan Arsip Daerah Kabupaten Tapanuli Utara. Kedudukan, tugas KPAD Kabupaten Tapanuli Utara diuraikan sebagai berikut : Kedudukan : sebagai lembaga teknis yang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Tugas : Melaksanakan pembinaan perpustakaan, perbaikan sistem administrasi kearsipan penyelamatan dokumen dan arsip daerah serta pengembangan budaya baca dan peningkatan kualitas pelayanan informasi perpustakaan. Observasi awal penulis melakukan penelitian terhadap arsip yang ada di KPADKabupaten Tapanuli Utara adalah KPAD selalu melakukan pembenahan sejak berdiri sendiri melalui Program Kerja Tahunan mengadakan sosialisasi dan pelatihan kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang sudah berlangsung sebanyak 3 kali dari tahun Sebelumnya KPAD melakukan peninjauan ke setiap Satuan Perangkat Kerja Daerah (SKPD) bahwa kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip yang dimiliki dari SKPD, hal ini dilihat dari sebagian besar SKPD penataan arsip yang hanya ditumpukkan dalam map. SKPD tidak mengetahui akan arsip yang akan diselamatkan KPAD dari tiap SKPD, pengelola arsip bukan lulusan arsiparis. Pelatihan Kearsipan yang diadakan mengundang 1 (satu) Kepala di bagian Tata Usaha dan 1 (satu) orang Staf dari40 SKPD (delapan puluhorang), adapun pelatihan itu berlangsung selama 3 hari dengan materi tentang arsip dinamis, peraturan perundang- 4

5 undangan, pengolahan arsip dinamis, proses pemberian arsip ke KPAD, untuk memaksimalkan pengetahuan dari pada peserta pelatihan panitia mengundang narasumber darijurusan Ilmu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU), Universitas Negeri Medan (UNIMED), dan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD). Setelah 3 kali KPAD melakukan Pelatihan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara, apakah pelatihan yang dilaksanakan KPAD bermanfaat/menambah wawasan peserta, persiapan pengembangan sumberdaya manusia yang berkualitas terhadap pengelolaan arsip dinamis. Dilihat dari undangan untuk seluruh SKPD selama 3 kali tetap pada bagian yang sama, bagimana pengelolaan arsip dinamis di SKPD, apakah ilmu yang peserta dapatkan dapat mengubah pola pikir peserta akan pentingnya arsip sehingga pengelolaan arsip dinamis dilakukan dengan baik di SKPD masingmasig setelag pelatihan selesai. Pelatihan yang telah dilaksanakan mempunyai tujuan untuk mencapai target akan hasil pelatihan itu terhadap sumberdaya manusia dan organisasi atau instansi. Dalam hal ini yang dimaksud adalah menghasilkan pegawai yang profesional, kreatif dan bertambah wawasan. Hasil dari pelatihan arsip dinamis dilihat dari bertambahnya wawasan tentang arsip dan pengelolaan arsip dinamis. Keberhasilan pelatihan dapat dilihat dari hasil yang ditimbulkannya, dimana suatu pelatihan dikatakan berhasil atau efektif bila peserta dapat menerima dan mengalami peningkatan pengetahuan (knowledge), keterampilan (skill), maupun perilaku (attitude) yang tepat dan diberikan oleh pelatih/narasumber, sehingga tercapailah tujuan program pelatihan yakni mewujudkan pegawai yang 5

6 berkompeten.sesuai dengan penjelasan diatas peneliti menetapkan judul Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara. 1.2 Rumusan Masalah Dilihat dari penjelasan diatas, rumusan permasalahan dalam penelitian ini adalahbagaimana Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang dilaksanakan KPAD?. 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang dilaksanakan KPAD. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat : 1. Bagi KPAD sebagai bahan pertimbangan ataupun masukan dalam meningkatkan Program Kerja dalam pelatihan arsip selanjutnya, 2. Bagi peneliti lainnya, sebagai bahan referensi bagi penelitian berikutnya dengan topik yang sama, 3. Bagi Penulis menambah wawasan dalam hal arsip dinamis. 6

7 1.5 Ruang lingkup Penelitian Penelitian ini mencakup pelatihan arsip dinamis, Sedangkan indikator dalam penelitian ini adalah, pelatih/narasumber, materi pelatihan, metode pelatihan, peserta pelatihan, sarana dan prasarana pelatihan 7