III. METODE PENELITIAN A. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di PT GIA sebagai perusahaan perisa yang berlokasi di Cianjur. Waktu penelitian dimulai sejak Juli 2010 sampai Maret 2011. B. Metode Penelitian 1. Penelitian Pendahuluan Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan sifat suatu keadaan yang sedang berjalan pada saat penelitian dilakukan, dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu (Sevilla, et al. 1993). Hal utama yang diteliti adalah kondisi sesungguhnya dari proses perancangan Sistem Jaminan Halal (SJH) pada industri perisa domestik PT GIA. Penelitian pendahuluan dilakukan dengan cara mengamati kesulitan dan kendala yang dihadapi oleh PT GIA dalam memenuhi permintaan pelanggan untuk produk yang bersertifikasi halal. 2. Penelitian Utama Penelitian utama dilaksanakan dengan tahapan seperti terlihat pada Gambar 1. Pada tahap ini dilakukan perancangan SJH, yang tahapannya meliputi pembentukan tim penyusun SJH, telaah dan analisis kebutuhan perusahaan untuk memenuhi prasyarat SJH, diskusi dengan Manajemen Puncak dan pakar SJH sebagai bahan referensi dalam persiapan penyusunan, penyusunan rancangan SJH, penyusunan kebutuhan Standard Operation Procedure (SOP) untuk masingmasing unit kerja terkait dan prasyarat yang diperlukan oleh SJH, penyusunan SOP, melakukan pengkajian ulang SOP, dan melakukan pengkajian ulang SJH, sampai terbentuk rancangan manual SJH.
18 Mulai Pembentukan tim penyusun manual SJH Analisis kebutuhan perusahaan Diskusi dengan manajemen puncak dan pakar SJH Penyusunan rancangan draft manual SJH Analisis kebutuhan standard operation procedurs (SOP) departemen terkait Penyusunan draft SOP-SOP Pengkajian ulang draft manual SJH dan SOP-SOP Selesai Gambar 1. Diagram alir penelitian 2.1. Pembentukan Tim Penyusun Manual SJH Tim penyusun manual SJH meliputi semua departemen yang terkait agar mewakili semua keperluan masing-masing departemen tersebut dan masingmasing departemen tersebut lebih tahu tuntutan keperluan prasyarat SJH yang berhubungan dengan departemennya. Tim penyusunan manual SJH ini meliputi Departemen Pembelian, Departemen Pengembangan dan Riset (R&D),
19 Departemen Mutu (QC), Departemen Produksi, Departemen Gudang dan Transportasi, dan juga melibatkan Manajemen Puncak sebagai bentuk komitmen perusahaan dalam hal kebijakan halal. Dalam pembentukan Tim Penyusun Manual SJH ini juga ditentukan seorang Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) sebagai orang yang dianggap mengerti dan paling berkompeten dalam hal peyusunan tim ini dan juga sebagai prasyarat dari SJH. Hasil yang diharapkan dari penyusunan tim ini adalah terbentuknya suatu Tim Penyusun Manual SJH yang diperkuat dengan Surat Keputusan dari Manajemen Puncak sebagai bukti komitmen keseriusan dalam hal penyusunan SJH tersebut. 2.2. Analisis Kebutuhan Perusahaan Telaah dan analisis diperlukan oleh perusahaan sebagai prasyarat dasar dalam pemenuhan standar SJH dengan referensi panduan SJH yang dikeluarkan oleh LP POM MUI. Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah matrik prasyarat yang berhubungan dengan hal-hal yang diperlukan dan harus dipenuhi oleh masing-masing departemen terkait. 2.3. Diskusi dengan Manajemen Puncak dan Pakar SJH Diskusi dengan Manajemen Puncak diperlukan untuk memberikan gambaran kepada Manajemen dalam hal penyusunan SJH ini serta untuk mendapatkan komitmen mengenai biaya-biaya yang mungkin timbul. Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah daftar mengenai kekurangan apa saja yang diperlukan dalam hal penyusunan SJH ini serta mengkaji ulang dari matrik yang sudah tersusun. 2.4. Penyusunan Rancangan Draft Manual SJH Perancangan draft manual SJH disesuaikan dengan hasil telaah dan analisis perusahaan. Hasil yang diharapkan dari penyusunan rancangan draft manual SJH ini berupa kebijakan halal perusahaan, penentuan panduan halal yang akan dipakai, cakupan halal yang akan diterapkan, penyusunan sistem manajemen halal yang meliputi struktur organisasi manajemen halal, tugas dan kewenangan setiap departemen terkait yang berhubungan dengan pemenuhan standar SJH,
20 penentuan titik kritis keharaman, penentuan sistem audit halal internal, penentuan pelatihan halal, dan penentuan prosedur revisi sistem jaminan halal. Langkahlangkah perancangan SJH terdiri dari : 1. Merancang lay out dan manual format SJH 2. Menunjuk penanggung jawab dalam penyusunan manual SJH 3. Menetapkan kerangka dan struktur isi manual SJH 4. Menafsirkan persyaratan SJH dan merumuskan kebijakan perusahaan untuk masing-masing unsur standar 5. Mengidentifikasi dan menunjuk orang yang tepat untuk menyusun uraian kebijakan untuk setiap unsur standar 6. Menyusun konsep manual SJH 7. Mengkaji ulang konsep yang telah disusun 8. Melakukan perbaikan konsep berdasarkan hasil kaji ulang 9. Menerbitkan panduan manual SJH 2.5. Analisis Kebutuhan Standard Operation Procedure (SOP) untuk Semua Departemen Terkait Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah berupa diagram alir proses mulai dari permintaan pelanggan sampai kepada pengiriman perisa ke pelanggan dimana dari setiap tahapannya ditentukan SOP untuk setiap departemen terkait, termasuk format-format yang dibutuhkan. 2.6. Penyusunan Draft SOP-SOP Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah berupa SOP untuk setiap departemen terkait termasuk format-format yang diperlukan berdasarkan pada tahapan sebelumnya yaitu berdasarkan diagram alir proses. Langkah-langkah penyusunan SOP adalah sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi dan menentukan tujuan kegiatan yang akan dibuat prosedurnya dan didokumentasikan. 2. Menentukan ruang lingkup prosedur. 3. Mengumpulkan informasi dan data kegiatan yang ada sekarang.
21 4. Menuliskan prosedur berdasarkan semua kegiatan yang dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : jumlah halaman : 3-4 halaman. prosedur yang panjang dipecah menjadi sub prosedur atau WI. 5. Melakukan uji coba prosedur oleh karyawan serta permintaan umpan balik dari uji coba tersebut. 6. Menerbitkan SOP. 7. Melatih karyawan menggunakan SOP dan menjelaskan manfaat penggunaannya. 8. Melakukan audit SOP. Audit ini bertujuan untuk mengidentifikasi kekurangan prosedur dan dilakukan oleh tim penyusun manual SJH. 2.7. Pengkajian Ulang Draft Manual SJH dan SOP-SOP Pengkajian dan diskusi dilakukan atas hasil perancangan yang telah dibuat dengan semua departemen terkait dan melakukan kesesuaian dengan pelaksanaan yang dilakukan. Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah berupa penerapan dari rancangan SOP di lokasi pabrik. Langkah selanjutnya adalah pengkajian SJH dengan cara melakukan audit halal internal. Fungsi dari pelaksanaan audit halal internal ini adalah : Audit halal internal adalah suatu penilaian yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah persyaratan SJH telah dipenuhi Hasil audit halal internal digunakan untuk menilai efektivitas SJH dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan Pelaksanaan audit halal internal untuk mencari bukti bahwa : - Implementasi telah sesuai dengan SJH yang dideklarasikan - Aplikasi manual SJH memenuhi standar yang telah ditetapkan oleh LP POM MUI - Seluruh proses telah dikendalikan dengan efektif Pemantauan dan evaluasi SJH pelaksanaannya diwujudkan dalam bentuk audit internal. Komponen dari audit internal ini terdiri dari tujuan audit internal, ruang lingkup audit internal, dan pelaksanaan audit internal.
22 Audit internal ini bertujuan untuk : - Menentukan kesesuaian SJH perusahaan dengan standar yang telah ditetapkan oleh LP POM MUI. - Menentukan kesesuaian pelaksanaan SJH perusahaan dengan perencanaannya. - Mendeteksi penyimpangan yang terjadi serta menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan. - Memastikan bahwa permasalahan yang ditemukan pada audit sebelumnya telah diperbaiki sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditetapkan. - Menyediakan informasi tentang pelaksanaan SJH kepada manajemen dan LP POM MUI. Ruang lingkup audit internal terbagi menjadi : 1. Dokumen SJH Pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen pendukung kehalalan produk yang menyangkut bahan, proses, maupun produk di setiap bagian yang terkait, seperti daftar bahan, spesifikasi, sertifkat halal, formula, dokumen pembelian bahan, dokumen pergudangan, dan sebagainya. Hal-hal yang diperhatikan adalah : - Kelengkapan dokumen SJH - Kelengkapan spesifikasi bahan - Kelengkapan, keabsahan dan masa berlaku sertifikat halal bahan - Kecocokan formula dengandaftar bahan halal - Kecocokan dokumen pembelian dengan daftar bahan halal - Kelengkapan dan kecocokan dokumen produksi dengan daftar bahan dan formula halal - Kelengkapan dan kecocokan dokumen penggudangan dengan daftar bahan dan daftar produk halal - Uji mampu telusur (treacibility) sistem 2. Pelaksanaan SJH Audit SJH di perusahaan mencakup :
23 - Organisasi manajemen halal - Kelengkapan dolumen acuan teknis pelaksanaan SJH - Implementasi dokumen - Pelaksanaan sosialisasi SJH - Pelatihan - Komunikasi internal dan eksternal dalam pelaksanaan SJH - Pemantauan dan evaluasi pelaksaan SJH - Pelaporan internal dan eksternal pelaksaan SJH - Pengambilan bukti berupa format-format atau hal-hal lain tentang pelaksaan SJH di perusahaan jika diperlukan