ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PEMBELIAN, UTANG DAGANG DAN PERSEDIAAN PADA PT. TRIPOLA INTERINDO Maria Angelique Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Yanti, S. Kom., M.M. Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Nuraini Sari, S.E., M. Acc. Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Abstract The purpose of the research is to analyze the information system which is currently running and to analyze the internal controls related to the purchasing cycle, debt management, inventory materials and supplies at PT. Tripola Interindo. In addition, the study also aims to design the Accounting Information Systems as the results of the analysis. System design methods that are used for this paper is the Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) according to Satzinger, Jackson, and Burd theory. The analysis is done by identifying the information system that is currently running as well as the identification of the problems and the needs of the company so the research should produce the improvement of the proposed system. The results of the analysis dan design is a desktop application that can help the operational activities of purchasing, inventory management and debt started from the analysis of stock materials and supplices, purchase requisition process, recording price quotes, comparation of prices purchase, determination of vendors, purchase order process, receiving materials and supplies, debt payments, until the delivery of materials and supplies to the workshop or project. The conclusions reached from analysis and design is the implementation of a desktop application in PT. Tripola Interindo involved in the business process cycle of purchasing, accounts payable and inventory. (MA) Keywords : object oriented analysis, design, purchase cycle, debt management, inventory. Abstrak Tujuan penelitian ialah untuk melakukan analisis atas sistem informasi yang sedang berjalan serta analisis atas pengendalian internal yang terkait dengan siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan material dan perlengkapan pada PT. Tripola Interindo. Selain itu penelitian juga bertujuan untuk merancang Sistem Informasi Akuntansi atas hasil analisis tersebut. Metode perancangan analisis sistem yang digunakan untuk penulisan ini adalah dengan menggunakan metode Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) menurut teori Satzinger, Jackson, dan Burd. Analisis yang dilakukan adalah dengan melakukan identifikasi atas sistem informasi yang sedang berjalan serta identifikasi atas masalah dan kebutuhan perusahaan sehingga dapat menghasilkan usulan perbaikan sistem perusahaan. Hasil yang dicapai atas analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi
siklus pembelian, utang usaha, dan persediaan adalah desktop application yang dapat membantu kegiatan opersional pembelian, pengelolaan utang dan persediaan dimulai dari analisis stok material dan perlengkapan, proses permintaan pembelian, pencatatan penawaran harga, perbandingan harga pembelian, penentuan vendor, order pembelian, penerimaan material dan perlengkapan, pengakuan utang, pembayaran utang, hingga pengiriman material dan perlengkapan ke workshop atau lapangan. Simpulan yang dicapai dari analisis dan perancangan yang dilakukan adalah adanya implementasi desktop application pada PT. Tripola Interindo yang terkait dalam proses bisnis siklus pembelian, utang usaha dan persediaan. (MA) Kata Kunci : object oriented, analysis, design, siklus pembelian, pengelolaan utang, persediaan. 1. Pendahuluan Kemajuan teknologi yang pesat terjadi saat ini secara global telah menuntut perusahaan, baik dari perusahaan berskala kecil, menengah maupun atas, publik maupun privat untuk mengembangkan sistem informasi yang dapat mendukung dan mempengaruhi kelancaran proses bisnis perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi sangat penting untuk seluruh organisasi (Borthick and Clark, 1990; Curtis, 1995; Rahman et al., 1988; Wilkinson, 1993; Wilkinson et al., 2000 yang dikutip oleh Soudani (2012 : 136)). Dan mungkin setiap organisasi baik yang berorientasi profit dan non-profit perlu untuk menjaga Sistem Informasi Akuntansi (Wilkinson, 2000 : 3-4 yang dikutip oleh Soudani (2012 : 136)). Maka dari itu SIA menjadi salah satu faktor penentu kesuksesan organisasi, dan sistem harus dapat dikembangkan untuk menghasilkan bisnis yang lebih kompetitif. Dengan adanya sistem informasi berbasis komputer, perusahaan diharapkan dapat meningkatkan performanya mulai dari kegiatan operasional hingga pada keputusan strategis. Siklus pembelian merupakan bagian dalam expenditure cycle Transaction Processing System dalam Sistem Informasi Akuntansi yang bertugas menyediakan sumber / resources untuk dapat diproses dan / atau dijual sehingga perusahaan dapat menghasilkan pendapatan. Siklus pembelian bertugas menjaga pemasok yang menyediakan bahan baku pada perusahaan dan menjaga persediaan itu sendiri. Siklus pembelian juga menentukan kapan suatu pembelian persediaan perlu diadakan dengan membuat dokumen bukti terkait. Dokumen dokumen tersebut dapat berupa urutan prosedur untuk dapat mengawasi kegiatan pelaksanaan pembelian agar tidak terjadi kesalahan dan pelanggaran yang tidak diinginkan. PT Tripola Interindo sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa kontraktor memiliki hubungan yang penting dalam kegiatan pembelian dan penyimpanan atas barang material, perlengkapan konstruksi, serta perlengkapan tukang. Siklus pembelian dalam PT. Tripola Interindo menjadi salah satu fokus siklus transaksi dikarenakan kegiatan pembelian menjadi fungsi dasar terjadinya kegiatan proses bisnis lainnya seperti siklus pendapatan dan lainnya. Dengan keterbatasan sistem saat ini yang masih menggunakan file-based system dalam mendata pembelian, pencatatan barang, dan pencatatan utang usaha menyebabkan pendataan dilakukan secara manual berulang kali serta internal control minim karena tidak adanya pembatasan akses data transaksi perusahaan. Penggunaan file-based system dengan Microsoft Excel menyebabkan perusahaan menyimpan file data transaksi tersebar dan bertumpuk di berbagai komputer sehingga tidak terintegrasi serta berpotensi menyimpan data yang terduplikasi. Sistem pencatatan akuntansi pembelian dan penyimpanan barang yang belum memadai juga menjadi penyebab akan adanya pengakuan pendapatan yang tidak tepat baik pada laporan keuntungan tiap proyek maupun keseluruhan. Pembayaran utang kepada vendor juga memerlukan perhatian dikarenakan tidak adanya sistem yang dapat mengingatkan kapan utang perlu dilunasi agar tidak lewat dari jatuh tempo. Dengan latar belakang di atas, maka tujuan penulisan ini antara lain untuk melakukan analisis atas sistem informasi akuntansi yang sedang berjalan dan pengendalian internal dalam PT. Tripola Interindo mengenai siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan atas material dan perlengkapan serta merancang Sistem Informasi Akuntansi untuk siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan pada PT. Tripola Interindo.
2. Metode Penelitian Perancangan sistem informasi akuntansi siklus pembelian, utang dagang dan persediaan pada PT Tripola Interindo dilakukan dengan melakukan beberapa langkah dan metode penelitian. Metode pengumpulan data yang digunakan antara lain adalah dengan metode studi pustaka, yaitu mengumpulkan bahan pustaka yang berasal dari buku dan jurnal internasional yang berkaitan dengan topik skripsi lalu membandingkan dengan isi karya tulis serta metode penelitian lapangan, yaitu dengan melakukan observasi, wawancara, pengumpulan dokumen dan prosedur analitis perusahaan terkait siklus pembelian, utang dagang dan persediaan. Metode analisis yang digunakan adalah dengan menggunakan flowchart untuk menggambarkan dokumen dan alur proses bisnis yang terlibat dalam sistem. Sedangkan untuk metode perancangan sistem penulis menggunakan metode object oriented analysis and design oleh Satzinger, Jackson, dan Burd. Hasil dari analisis dan perancangan sistem adalah berupa rancangan aplikasi dengan menggunakan softcare Microsoft Visual Studio 2010 (bahasa pemrograman C#) dan database dengan menggunakan Microsoft SQL Server 2008 dengan arsitektur client-server. 3. Hasil dan Bahasan 3.1 Analisis Sistem Berjalan Setelah melakukan analisis atas sistem informasi akuntansi yang sedang berjalan dalam PT. Tripola Interindo terkait siklus pembelian, utang dagang, dan persediaan telah ditemukan berbagai kekurangan dalam operasi perusahaan sebagai berikut. 1. Sistem tradisional berbasis file yang digunakan perusahaan masih belum memiliki laporan kegiatan pembelian dan persediaan secara konkret. 2. Sistem pengelolaan utang perusahaan belum dimiliki oleh perusahaan. Penagihan dan pembayaran utang kepada vendor yang menggunakan sistem kepercayaan menyebabkan utang yang jatuh tempo tidak diketahui tanggalnya dengan pasti sehingga pengaturan pengeluaran kas buruk. Hal ini juga dapat menyebabkan potensi terjadinya utang usaha yang lupa dibayar oleh perusahaan. 3. Terjadinya pembuatan dokumen yang sebenarnya tidak diperlukan yaitu Form Pengeluaran Material dan Perlengkapan (FPM) pada prosedur pengeluaran barang. Form Pengeluaran Material dan Perlengkapan seharusnya tidak perlu dibuat ulang karena sumber pengeluaran barang untuk dibawa ke lapangan atau workshop berasal dari Daftar Volume Material dan Perlengkapan (DVM). Pembuatan dokumen yang berulang dapat menyebabkan inefisiensi alur proses bisnis dan dapat menghasilkan data yang tidak akurat karena berpotensi terjadinya ketidak sesuaian sumber dokumen awal yaitu dengan Daftar Volume Material. 4. Belum adanya pembuatan dokumen yang layak untuk mengecek stok barang yang perlu dilakukan pembelian berdasarkan pada Daftar Volume Material. Pengecekan stok saat ini hanya dilakukan dengan membuat tanda centang () dan penulisan manual pada Daftar Volume Material sehingga potensi kesalahan pencatatan dapat terjadi dan pada akhirnya dapat berujung pada kesalahan Order Pembelian material. 5. Belum adanya pembuatan dokumen yang layak untuk mengecek barang yang diterima dari vendor. Saat ini bagian pembelian yang bertanggung jawab menerima barang hanya membuat tanda centang () atas faktur yang diterima saja sehingga risiko atas kesalahan perhitungan besar yang pada akhirnya dapat berdampak pada kesalahan pencatatan utang. 6. Proses penerimaan barang dari vendor dan pengeluaran barang untuk dikirim ke workshop atau lapangan dilakukan oleh bagian pembelian sehingga bagian pembelian memiliki tugas dan tanggung jawab yang rangkap. Kegiatan penerimaan dan pengiriman barang yang dilakukan oleh bagian pembelian dapat menimbulkan potensi terjadinya penyalah gunaan wewenang dan pencurian terhadap material. 7. Pencatatan akuntansi perusahaan yang berbentuk single entry menyebabkan manager umum sulit mengecek keakuratan pencatatan pada transaksi yang terjadi. 8. Perusahaan belum memiliki sistem arus persediaan sehingga tidak dapat menghitung besarnya biaya persediaan dengan tepat dan berapa besar harga pokok yang digunakan di dalam proyek. Masalah ini dapat merambat kepada perhitungan keuntungan tiap proyek yang tidak tepat.
9. Perusahaan belum melakukan pengecekan perhitungan barang di gudang secara berkala sehingga perbedaan antara catatan Kartu Stok Barang dan kondisi fisik di gudang yang terjadi tidak dilakukan penyesuaian. Masalah ini juga menunjukkan bahwa minimnya pengendalian internal atas barang dalam gudang sehingga bagian gudang dapat berpotensi melakukan tindakan kecurangan seperti pencurian barang. 10. Order Pembelian (PO) yang dibuat oleh Bagian Pembelian setelah dilakukan pengecekan barang sebenarnya adalah Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) yang seharusnya tidak dilakukan oleh Bagian Pembelian. Flowchart Prosedur Pembelian untuk Pekerjaan Lapangan Flowchart Prosedur Penerimaan Barang
Flowchart Prosedur Pembayaran Utang Flowchart Prosedur Pembayaran Uang Muka
Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang 3.2 Usulan Penyelesaian Masalah Usulan atau rekomendasi untuk menyelesaikan masalah atas masalah yang disebutkan sebelumnya dan untuk mendukung sistem informasi yang akan dirancang. 1. Membuat aplikasi terintegrasi siklus pembelian, utang usaha, dan persediaan PT Tripola Interindo dengan menggunakan bahasa pemrograman C# sebagai bahasa pengembang yang dapat menghasilkan laporan kegiatan pembelian dan persediaan. 2. Membuat sistem yang dapat mengelola utang usaha sehingga sistem mampu memberi informasi mengenai status utang usaha dan memberikan notifikasi terhadap utang yang hampir jatuh tempo. Selain itu perusahaan juga membuat ketetapan tanggal pembayaran utang yang harus dilakukanya itu adalah 30 hari setelah penerimaan tagihan. 3. FPM tidak perlu dibuat ulang, melainkan dibuat sistem yang langsung dapat menggenerasikan FPM yang berasal dari DVM. Surat Jalan pengiriman barang ke proyek juga dapat dibuat secara otomatis berdasarkan FPM untuk barang yang ditujukan kepada Lapangan / Bagian Konstruksi. FPM hanya digunakan sebagai bukti bahwa bagian gudang telah mengeluarkan material tersebut. 4. Membuat sistem pengecekan Analisis stok dalam Daftar Volume Material dan Perlengkapan yang dapat secara langsung melihat jumlah stok material dan perlengkapan yang tersedia dan yang kurang sehingga harus dilakukan pembelian. Analisis stok DVM dapat menampilkan status. 5. Membuat dokumen Penerimaan Barang / Goods Received (GR) dari vendor dengan format yang tetap sehingga dapat dijadikan bukti untuk mencatat barang yang masuk dalam gudang. GR dapat dijadikan salah satu bentuk pengendalian internal terhadap barang di gudang. GR dibuat berdasarkan Order Pembelian (PO). 6. Kegiatan penerimaan dan pengeluaran material sebaiknya dilakukan oleh gudang dimana penerimaan dilakukan dengan mencocokkan barang yang sampai dengan PO
dan pengeluaran barang dicocokkan dengan Daftar Volume Material dan Perlengkapan (DVM). Proses penerimaan dapat diotorisasi oleh bagian pembelian dan proses pengiriman material ke lapangan atau workshop harus diotorisasi oleh bagian pemasaran. 7. Membuat pencatatan akuntansi dengan teknik basis akrual dengan pembuatan jurnal yang memiliki sistem double entry / akun debit dan kredit sehingga setiap transaksi dapat dicatat dan dijadikan satu dalam data pembukuan. 8. Membuat perhitungan arus persediaan dengan moving average method sehingga dapat diketahui berapa saldo persediaan akhir dan harga pokok persediaan yang digunakan untuk proyek. 9. Membuat laporan stock opname secara berkala yang membandingkan jumlah barang antara data stok dan kondisi fisik yang ada di gudang sehingga jika terjadi perbedaan sistem akan membuat penyesuaian. 10. Membuat dokumen Permintaan Pembelian / Purchase Requisition (PR) yang dilakukan oleh Bagian Gudang sebelum dibuat Order Pembelian (PO). 3.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Setelah menganalisis siklus pembelian, utang dagang dan persediaan yang sedang berjalan, maka telah disarankan rancangan berupa prosedur baru yang menggunakan sistem informasi akuntansi secara terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga dapat membantu menyelesaikan berbagai kekurangan dan masalah dalam perusahaan terkait kegiatan pembelian, pengelolaan utang dagang dan persediaan. Prosedur Pembelian, Penerimaan, Penerimaan Faktur Pembelian, dan Pembayaran Material dan Perlengkapan secara Kredit yang diusulkan Prosedur Pembelian, Penerimaan, Penerimaan Faktur Pembelian, dan Pembayaran Material dan Perlengkapan dengan Uang Mukayang diusulkan
Form Daftar Volume Material dan Perlengkapan yang mencatat data kebutuhan material dan perlengkapan dalam proyek Form Analisis Volume Material dan Perlengkapan yang digunakan untuk menghasilkan perhitungan kebutuhan pembelian material dan perlengkapan dengan membandingkan jumlah kebutuhan dalam Daftar Volume Material dan jumlah persediaan stok barang dalam gudang. Form Pemilihan Vendor untuk menentukan vendor dengan pemberian harga terendah
Form Order Pembelian yang mencatat transaksi pemesanan Pembelian perusahaan 4. Simpulan dan Saran Berdasarkan analisis dan perancangan Sistem Informasi Akuntansi siklus pembelian, utang dagang dan persediaan pada PT. Tripola Interindo, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut. 1. Aplikasi pembelian, utang usaha, dan persediaan yang terintegrasi dapat membantu mempermudah kerja operasional kegiatan pembelian material dan perlengkapan pada perusahaan PT. Tripola Interindo. Aplikasi yang terintegrasi mampu menyimpan data dan informasi perusahaan dalam satu database sehingga perusahaan terhindar dari duplikasi data dan potensi terjadinya kesalahan informasi akan berkurang. Selain itu kebutuhan akan data dan laporan terkait siklus pembelian, utang usaha, dan persediaan akan dapat terpenuhi dengan cepat. 2. Sistem pengelolaan utang dengan tampilan umur utang usaha dan pemberian notifikasi terhadap utang yang hampir jatuh tempo dapat membantu perusahaan untuk mengurangi terjadinya lupa atau terlambatnya membayar utang usaha. Pengelolaan pengeluaran kas perusahaan juga dapat diatur dengan baik oleh manager umum. 3. Sistem Informasi Akuntansi pembelian, utang usaha, dan persediaan yang terintegrasi dapat mengurangi pemborosan waktu pembuatan dokumen yang berulang karena sistem dapat mengaitkan urutan proses transaksi antar prosedur pembelian sehingga data yang diisi dapat tergenerasi secara otomatis dan tepat. Contohnya adalah seperti Form Pengeluaran Barang yang dibuat berdasarkan Daftar Volume Material. 4. Dengan adanya Form tampilan analisis Daftar Volume Material dan perlengkapan maka Bagian Pemasaran, Pembelian, Gudang, Konstruksi, dan Workshop dapat mengetahui jejak barang yang perlu digunakan dalam proyek, apakah barang sudah dikirim, sudah dalam proses pembelian, atau dalam kondisi lainnya. Kondisi jejak barang tersebut dapat dilihat dalam kolom status analisis Daftar Volume Material dan Perlengkapan. Dengan mengetahui jejak barang yang diperlukan dalam proyek maka risiko kesalahan pembelian yang dapat dilakukan secara berulang dapat berkurang. 5. Pembuatan dokumen penerimaan barang (GR) dapat meningkatkan pengendalian terhadap barang yang diterima dari vendor. Pembuatan dokumen ini juga dapat membantu meminimalisasi risiko terjadinya kesalahan penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pembelian atau kesalahan pencatatan penerimaan barang. 6. Dengan adanya pembagian tugas baru, dimana bagian pembelian tidak lagi bertugas menerima barang melainkan dilakukan oleh gudang maka pembagian dan pemisahan tugas setiap jabatan menjadi lebih jelas sehingga pengendalian interndal perusahaan menjadi meningkat. 7. Terkait dengan pencatatan akuntansi berbasis kas, pembuatan sistem pencatatan akuntansi dengan teknik basis akrual yang menghasilkan jurnal double entry dapat membuat perusahaan mengetahui pengakuan beban dan utang dengan tepat. 8. Dengan metode perhitungan arus persediaan average cost perusahaan dapat mengetahui berapa saldo sisa persediaan dan harga pokok persediaan yang digunakan untuk proyek baik per barang atau secara keseluruhan.
9. Terkait dengan tidak adanya pengecekan persediaan barang di gudang secara berkala, prosedur stock opname secara berkala dapat dilakukan untuk menyesuaikan barang yang tercatat dengan barang fisik. Stock opname juga berfungsi dapat meningkatkan pengendalian 10. Terkait dengan pembuatan dokumen Permintaan Pembelian (PR) oleh Bagian Gudang maka bagian pembelian dapat mengetahui barang apa saja yang harus dibeli dan dapat memberikan otorisasi atas barang yang dibeli. Referensi Considine, B., Parkes, A., Olesen, K., Blount, Y., & Speer, D. (2012). Accounting Information System : Understanding Business Process. Queensland: John Wiley & Sons, Inc. Gelinas, U.J., Dull, R.B. (2008). Accounting Information System, 7th Edition. Canada : Thomson South-Western. Hall, J. A. (2011). Information Technology Auditing and Assurance, 3rd Edition. Mason : South- Western, Cengage Learning. Hall, J. A. (2008). Accounting Information Systems, 6th Edition. Mason : South-Western, Cengage Learning. Hurt, R. L. (2012). Accounting Information Systems: Basic Concepts and Current Issues, 3rd Edition. Pomona : McGraw-Hill. Mardiasmo. (2009). Perpajakan : Edisi Revisi 2009. Yogyakara : Andi. Render, B., Stair jr, Ralph M., Hanna, Michael E. (2009). Quantitative analysis for management, 10th Edition. New Jersey : Pearson Prentice Hall. Romney, M.B & Steinbart, P.J. (2009). Accounting Information System, 11th edition. New Jersey : Pearson Prentice Hall. Salehi, M. (2010). Usefulness of Accounting Information System in Emergin Economy : Empirical Evidence of Iran. International Journal of Economics and Finance. 2 (2) 186-195. Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2009). System Analysis and Design In a Changing World, 5th Edition. Boston: Cengage Learning. Sharma, H., Sharma, D.K. Information Systems Modelling from Flowchart to Process Model. International Journal of Scientific & Engineering Research. 4 (7) 954 959. Soudani, Siamak N. (2012). The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance. International Journal of Economics and Finance. 4 (5), 136-145. Tuttle, Brad., Vandervelde, Scott D. (2007). An Empirical Examination of CobiT As An Internal Control Framework For Information Technology. International Journal of Accounting Information Systems. 8 (2007) 240 263. Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., Kieso, Donald E. (2011). Financial accounting, IFRS Edition. Danvers : John Wiley & Sons, Inc. Warren, Carl S., Reeve, James M., Duchac, Jonathan. (2012). Principles of accounting, 24th Edition. Mason : South-Western College Publishing. Riwayat Penulis Maria Angelique lahir di Jakarta tanggal 12 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi dan akuntansi pada tahun 2014.