BAB III PELAKSANAAN MAGANG DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM BATIK SURAKARTA Pelaksanaan Magang di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta di Jl. H. Agus Salim No.10 Surakarta dimulai dari tagal 1 Februari sampai 19 Maret 2016. Adapun kegiatan-kegiatan selama magang di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. 3.1 Perkenalan Kami peserta magang dihari pertama magang berkenalan dengan kepala dan staf-staf perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta supaya bisa menjalin hubungan dan kerjasama yang baik selama magang di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. 3.2 Pengarahan magang kami perseta magang pusdokinfo di UPT Perepustakaan Universitas Islam Batik Surakarta diberi bimbingan dan arahan terlebih dahulu oleh pihak Perpustakaan. 1. Jadwal masuk hari senin-kamis jam 08 00-14 00, jumat jam 08 00-11 00, sabtu jam 08 00-13 00. 2. Tata tertib petugas. 3. Pengarahan tugas-tugas pustakawan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. 4. Pengarahan layanan sirkulasi. 5. Pengarahan penataan ulang ruang perpustakaan.
Setelah bimbingan dan arahan dilakukan, kemudian kami diarahkan dan diberi gambaran untuk melaksanakan penataan ulang ruang perpustakaan. 3.3 Penataan ulang Ruangan Perpustakaan Penataan ulang ruangan perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta mulai dari : 1. Menata rak buku. 2. Mengecat ulang rak buku yang warnanya sudah sudah pudar. 3. Menata ruang baca individu. 4. Menata ruang baca kelompok yang asalmulanya 1 meja kelompok kami rubah menjadi 2 meja kelompok. 5. Dan ruang membaca lesehan. agar menjadi tempat yang nyaman untuk pengunjung mencari sumber informasi dan tempat membaca berbagai koleksi buku-buku yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. Selain itu, perpustakaan juga menjadi sarana yang penting untuk mendukung kegiatan mahasiswa, karena tidak semua buku menjadi buku pokok untuk belajar didalam ruangan perkuliahan, dan perpustakaan menjadi tempat yang tepat untuk mencari referensi lain untuk matakuliah yang ada didalam ruang perkuliahan. 1. Kurangnya beberapa ruang untuk perpustakaan Selain struktur gedung yang dapat dikatakan tidak berhasil, dampaknya juga berpengaruh pada jumlah ruang yang dibutuhkan untuk perpustakaan. Karena sebuah perpustakaan idealnya mempunyai minimal
lima ruangan (Ruang bahan pustaka, Ruang referensi, Ruang baca, Ruang untuk staf, Ruang untuk gudang). Untuk penggunaan ruang di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta kurang maksimal dan efektif karena hanya terdapat dua ruangan saja Ruang Sirkulasi sekaligus bahan koleksi dan Ruang Referensi. Sedangkan untuk ruangan lainnya tidak ada termasuk juga untuk staf, gudang dan pengolahan bahan koleksi. 2. Panataan ruang UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta Perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta kurang baik karena penempatan rak bahan koleksi kurang rapi, selain itu tempat baca untuk pengguna juga sempit dikarenakan satu ruangan tersebut untuk penempatan rak rak bahan koleksi yang berjumlah 16 rak, layanan sirkulasi yang disertai meja dan kursi untuk empat staf dan beberapa meja kursi untuk baca. 3. Perencanaan kembali mengenai perubahan tata ruang Dalam hal ini di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta hanya terdapat dua ruangan saja maka untuk tata ruang ruangan ini dapat disiasati dengan penempatan rak rak bahan koleksi yang tertata dengan rapi, layanan sirkulasi yang sedikit dipindahkan untuk memberi ruang yang sedikit luas untuk tempat membaca pengguna. Untuk rak koleksi agar terlihat rapi, maka ukuran rak harus sama tinggi, dengan ukuran standar tidak lebih dari 175cm sesuai untuk orang Indonesia. Untuk pemilihan rak koleksi lebih baik menggunakan rak yang berbahan dari baja daripada yang berbahan dari kayu karena untuk jangka panjang rak baja lebih tahan lama,
lebih fleksibel artinya lebih mudah dilepas dan dipasang kembali. Dengan adanya dua macam bahan rak maka dapat dipergunakan salah satu. Selain penempatan rak, tata ruang juga dapat didukung dengan kombinasi warna cat tembok yang sesuai dan serasi, agar pengunjung merasa betah. 3.4 Pengelompokan buku Kegiatan pengelompokan buku dilakukan untuk mengelompokan buku-buku di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta berdasarkan klasifikasinya, berdasarkan jenis buku, misalnya buku referensi dikelompokkan dalam kelompok buku referensi, buku teks dikelompokkan dalam kelompok buku teks. Dan memeriksa, menyeleksi buku-buku lama yang tidak terpakai dan diganti dengan buku-buku terbaru. 3.5 Penyiangan Buku Kegiatan penyiangan buku yang sudah usang atau tidak terpakai diperpustakaan, kami akan menarik kembali bahan pustaka dari daftar koleksi. Kegiatan ini juga kami lakukan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta, dengan alasan banyaknya buku-buku lama yang tidak terpakai dan diganti dengan buku-buku terbaru. 3.6 Penyiangan skripsi Kegiatan penyiangan koleksi skripsi mulai dari tahun 2007-2010 akan di ganti dengan skripsi tahun 2016. Kegiatan ini juga kami lakukan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta, dengan alasan banyaknya skripsi lama yang tidak
terpakai, sudah rusak dan diganti dengan skripsi terbaru dari mahasiswa yang wisuda tahun 2016. 3.7 Mendata Skripsi Memasukan data skripsi ke Buku yang telah disediakan untuk mengisi data mahasiswa yang menyerahkan skripsinya ke UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta Seperti : 1. Nama Pengarang. 2. Nim 3. Jurusan 4. Fakultas 5. Judul Skripsi. Setelah seluruh data Skripsi di catat kemudian membuat daftar buku indentifikasi tersebut agar memudahkan ketika di inventaris ke SIMPUS Sistem Informasi Perpustakaan UNIBA. 3.8 Input buku Perpustakaan pribadi ketua yayasan UNIBA Kegiatan input data buku perpustakaan pribadi ketua yayasan UNIBA. Kegiatan mencatan semua buku-buku yang dimiliki, setelah seluruh buku di catat kemudian membuat daftar buku indentifikasi tersebut agar memudahkan ketika di inventaris ke
SIMPUS Sistem Informasi Perpustakaan UNIBA, Sebagai sarana untuk memasukkan data atau identitas buku, sebagai pengganti katalog manual. Nantinya data ini akan disimpan di Server komputer pribadi ketua yayasan UNIBA, yang kemudian ditampilkan di Cataloging Server komputer pribadi ketua yayasan UNIBA sebagai sarana pencarian judul buku. Buku yang telah diolah kemudian diberi identitas yaitu Label Buku dan Barcode. 3.9 Pengolahan Bahan Pustaka Pengolahan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta. yang berfungsi untuk melakukan pengaturan bahan pustaka yang tersedia agar dapat disimpan ditempatnya menurut susunan tertentu serta mudah ditemukan dan digunakan oleh pengguna perpustakaan. Kegiatan pengolahan bahan pustaka dikenal juga dengan istilah organisasi informasi yang merupakan kegiatan pokok untuk mengatur koleksi yang ada agar siap pakai dan berdaya guna secara opimal. Ruang lingkup kegiatan ini mengandung arti sangat luas mencakup berbagai jenis bahan pustaka yang meliputi berbagai aspek pengolahan baik secara manual maupun komputerisasi. Pada saat pelaksanaan pengolahan bahan pustaka, awalnya koleksi bahan pustaka yang ada di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta sebagian terolah dengan baik sesuai dengan standar tata kelola perpustakaan baik dari segi administrasi maupun kelengkapan atribut bahan pustaka. Kegiatan pengolahan bahan pustaka yang dilakukan peserta magang di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta Kegiatan inventarisasi bahan pustaka sebagai berikut: 1. Menulis tanggal masuk;
2. Menulis nomor induk/iventaris bahan pustaka; 3. Menulis pengarang bahan pustaka; 4. Menulis judul bahan pustaka; 5. Menulis penerbit bahan pustaka; 6. Menulis tahun terbit bahan pustaka; 7. Menulis asal bahan pustaka; 8. Menuliskan harga bahan pustaka; 9. Menuliskan keterangan jumlah bahan pustaka. 3.10 Pengadaan Bahan Pustaka Pengadaan merupakan kegiatan teknis untuk melakukan pendekatan secara sistematis dan berhubungan dengan sumber daya dan atau dana yang tersedia serta peraturan pelaksanaannya. Dalam pengembangan koleksi perpustakaan, tugas pemilihan bahan pustaka perlu mendapat perhatian khusus agar bahan pustaka yang dipilih dan dipesan sesuai dengan kebutuhan para pengguna Perpustakaan. Proses pengadaan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta dalam pelaksanaannya meliputi kegiatan sebagai berikut : 1. Pemilihan dan pengusulan bahan pustaka buku. Pemilihan dan pengusulan bahan pustaka buku merupakan tahapan kegiatan pengembangan koleksi perpustakaan. Pemilihan adalah kegitan pengambilan keputusan dalam mengidentifikasi bahan pustaka yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Pengusulan merupakan proses penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan
koleksi perpustakaan. Dalam kegiatan pemilihan dan pengusulan bahan pustaka perpustakaan haruslah berorientasi terhadap kebutuhan pengguna Perpustakaan. Orientasi pemilihan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta adalah mengutamakan kebutuhan serta kepuasan pengguna, sehingga UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta, senantiasa berupaya untuk melengkapi koleksinya sesuai dengan kebutuhan masing masing pengguna. Pada hakikatnya pemilihan dan pengusulan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta dilakukan oleh semua civitas akademika yang ada di lingkungan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta yaitu mahasiswa, dosen, karyawan, dan pustakawan. Dalam melaksanakan pemilihan dan pengecekan bahan pustaka buku, UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta melakukan langkah-langkah sebagai berikut: A. Alat Bantu Seleksi Dalam pelaksanaan kegiatan pemilihan dan pengusulan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta diperlukan alat bantu seleksi agar mempermudah dalam pelaksanaan pemilihan dan pengusulan bahan pustaka. Alat atau sarana pemilihan bahan pustaka tersebut berfungsi untuk mengetahui data bibliografi yang benar dan lengkap, seperti: pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, kota terbit, harga.
Adapun alat bantu yang digunakan oleh UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta dalam pelaksanaan pemilihan dan pengusulan bahan pustaka adalah sebagai berikut : 1) Katalog Penerbit Katalog penerbit merupakan informasi yang sangat penting bagi UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta dalam pelaksanaan pemilihan dan pengusulan bahan pustaka buku, karena dengan katalog penerbit maka dengan mudah untuk mengindetifikasi koleksi yang akan dipilih atau diusulkan dalam pembelian. Katalog penerbit juga memberikan informasi mengenai gambaran fisik dan harga buku. 2) Daftar Usulan Buku Dalam upayanya memenuhi kebutuhan pengguna serta agar dapat mengetahui kebutuhan pengguna maka UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta menyediakan daftar usulan buku. Dengan demikian civitas akademika di lingkungan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta mendapat kesempatan untuk memberikan saran atau usulan mengenai buku yang akan diadakan. Daftar usulan buku tersebut sangat membantu dalam hal pemilihan dan pengusulan bahan pustaka buku yang
mengorientasikan terhadap kebutuhan pengguna. Namun dari daftar usulan buku tersebut tidak sertamerta langsung disulkan dalam daftar pengajuan pengadaan bahan pustaka buku, melainkan melalui proses seleksi, apakah bahan pustaka yang diusulkan tersebut layak untuk diadakan atau tidak. Apabila bahan pustaka tersebut dianggap layak dan wajib diadakan oleh perpustakaan, misalnya bahan pustaka tersebut belum dimiliki oleh perpustakaan, serta bahan pustaka tersebut sangat dibutuhkan bagi pengguna. Maka perpustakaan akan memasukan dalam daftar usulan pengadaan bahan pustaka buku. B. Melakukan Pengecekan Setelah melengkapi data dalam daftar usulan pengadaan bahan pustaka buku, perlu diadakan pengecekan sebagai berikut: 1) Pengecekan Daftar Inventaris Perpustakaan. Sebelum menentukan bahan pustaka buku yang akan dibeli atau diadakan maka UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta melakukan pengecekan terhadap daftar usulan pengadaan bahan pustaka buku dengan daftar inventaris perpustakaan. Apabila bahan pustaka buku yang diusulkan dirasa layak dan bersifat wajib untuk dimiliki oleh perpustakaan, maka
perpustakaan akan memasukannya dalam daftar pembelian bahan pustaka buku UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta. Selain pengecekan melalui daftar inventaris, agar tidak terjadi kesalahan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka buku, maka UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta membuat skala prioritas. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta dalam membuat skala prioritas berdasarkan bahan pustaka buku yang sering dipinjam atau dibutuhkan oleh pengguna. Dalam hal ini UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta dapat melihat dari tabel tabulasi peminjaman rata-rata per tahun untuk dapat memberi gambaran terhadap perpustakaan mengenai bahan pustaka buku yang akan diadakan. Berikut ini penulis memberi dua sampel tabel peminjaman pada tahun 2008 dan 2009 untuk melakukan penambahan bahan pustaka buku di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta. 2) Pengecekan anggaran Di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta dalam melaksanakan pengadaan bahan pustaka buku mendapat anggaran dana dari lembaga induk. UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta merupakan salah satu unit pelayanan
teknis yang berada di bawah naungan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta, sehingga dalam segala kegiatannya merupakan tanggungjawab Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta. Begitu juga dengan kegiatan pengadaan bahan pustaka buku, dana yang dipergunakan merupakan anggaran dari Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta. 2. Pembelian/Pemesanan Bahan Pustaka Buku UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta dalam melakukan pembelian bahan pustaka buku melalui toko buku dan penerbit : A. Toko buku Pembelian bahan pustaka buku melalui toko buku dilakukan untuk memenuhi kebutuhan dalam pembelian yang jumlah judul dan eksplar yang tidak banyak. B. Penerbit Selain melakukan pembelian bahan pustaka buku ke toko buku UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta juga melakukan pembelian melalui penerbit. Penerbit biasanya mengunjungi langsung ke UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta dalam menawarkan koleksi bahan pustaka buku yang dimiliki oleh penerbit tersebut. Sebelum bahan pustaka tersebut diolah, UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta melakukan pengecekan, baik jumlah judul,
eksplar, serta kondisi fisik apakah sudah sesuai dengan pesanan. Apabila terdapat ketidak sesuaian, maka bahan pustaka tersebut akan dikembalikan kepada penerbit untuk ditukar. Setelah sesuai dengan pesanan maka pembayaran akan dilakukan dengan cara mentransfer kepenerbit. 3.11 Input CD skripsi Input data atau memasukan data CD skripsi ke komputer sirkulasi, Nantinya data ini akan disimpan di folder skripsi berdasarkan tahun kelulusan, fakultas, dan jurusan, yang kemudian data abstrak akan dimasukan ke Sistem Informasi Perpustakaan (SIMPUS) UNIBA. Yang kemudian data ditampilkan di Catalog sebagai sarana pencarian judul Skripsi. Kemudian skripsi yang telah diolah kemudian diberi label, barcode, cap atau stempel rahasia. 3.12 Shelving buku Kegiatan Shelving atau menyusun buku secara sistematis di rak buku. Pengguna perpustakaan setelah membaca buku dihibau agar buku di taruh diatas meja dan jangan dikembalikan ke rak dan kami peserta magang yang akan menata kembali ke rak. Usaha ini dilakukan agar buku dapat dengan mudah ditemukan jika diperlukan. Langkah-langkah dalam menyusun buku ke rak: 1. Pengelompokan buku berdasarkan jenisnya. Buku-buku koleksi dikelompok-kelompokkan berdasarkan jenis buku, misalnya buku referensi dikelompokkan dalam kelompok buku referensi, buku teks dikelompokkan dalam kelompok buku teks.
2. Penyusunan buku di rak Setelah buku dikelompokkan berdasarkan jenis buku kemudian buku disusun di rak berdasarkan nomor klas dari nomor klasifikasi terkecil sampai nomor klasifikasi terbesar. Penyusunan buku dirak selain memperhatikan nomor klasifikasi, penyusunan buku juga perlu memperhatikan urutan abjad tajuk entri utama dan judul buku yang ada. 3.13 Sirkulasi Kegiatan pelayanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik (UNIBA) Surakarta meliputi pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian, bebas perpustakaan, pembuatan kartu dan perpanjangan kartu anggota. Alur Kegiatan peminjaman dan pengembalian yaitu : a. Peminjaman Dalam kegiatan ini kami perserta magang bertugas mencatat semua hal yang terkait dengan peminjaman, mencakup data peminjaman, koleksi yang dipinjam, dan batas waktu peminjaman selama 7 hari dan jumlah koleksi yang boleh dipinjam maksimal 2 buku. Prosedur peminjaman : 1. Mencari bahan pustaka yang dibutuhkan. 2. Menyerahkan buku yang akan dipinjam.
3. Menyerahkan kartu tanda anggota (KTA) perpustakaanyang masih berlaku. 4. Setelah selesai diproses oleh pengguna, buku dan kartu tanda anggota perpustakaan diberikan kepada pemustaka. b. Pengembalian Layanan pengembalian pengembalian meliputikegiatan yang mencatan semua hal yang terkait dengan pengembalian koleksi, waktu pengembalian termasuk termasuk memberikan sangsi denda apabila ada keterlambatan pengembalian. Prosedur pengembalian : 1. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang dipinjam dengan disertai kartu tanda anggota (KTA) perpustakaan. 2. Petugas akan melaksanakan proses pengembalian dan akan menyerahkan kembali KTA apabila proses telah selesai. 3.14 Memberi Label Buku memberi label pada buku atau Pemberian label buku ditempel pada punggung buku, yang berjarak pada ketinggian yang sama yaitu 3 cm dari bawah. Label standar di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang gunakan berukuran 5 x 4 cm yang terdapat tulisan nomor panggi atau call number ( No.kelas, 3 huruf awal nama pengarang, 1 huruf awal judul buku ).
3.15 Memberi label buku Perpustakaan pribadi ketua yayasan UNIBA Memberi label buku di perpustakaan pribadi ketua yayasan UNIBA hampir sama dengan label di UPT Perpustakaan UNIBA memberi label pada buku atau Pemberian label buku ditempel pada punggung buku. Dan standar label di perpustakaa pribadi ketua yayasan UNIBA sama dengan standar di UPT Perpustakaan Universitas Islam Batik Surakarta yang gunakan berukuran 5 x 4 cm yang terdapat tulisan nomor panggi atau call number ( No.kelas, 3 huruf awal nama pengarang, 1 huruf awal judul buku ). Perbedaanya hanya di jarak punggung bawah, klo perpustakaan pribadi ketua yayasan UNIBA tidak di ukur ketinggianya, klo di UPT Perpustakaan UNIBA berjarak pada ketinggian yang sama yaitu 3 cm dari bawah. 3.16 Inventarisasi Skripsi Inventarisasi Koleksi Skripsi dan Laporan Karya akhir Mahasiswa yang diserahkan mahasiswa kepada Perpustakaan. Dalam hal ini, proses pencatatan yang kami lakukan hampir sama dengan inventarisasi buku yaitu : 1. Mencatat nomor urut. 2. Nama penulis. 3. Nomor induk penulis. 4. Tahun kelulusan.
5. Judul skripsi. 6. Halaman skripsi. 7. Dan memasukan Abstrak skripsi kedalam SIMPUS Sistem Informasi Perpustakaan UNIBA.