ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI INVENTORY DI ASTI OFFSET Ronaldus Soegiarto dan Mahendrawathi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: ronaldus04@yahoo.com ABSTRAK Asti Offset adalah sebuah perusahaan percetakan yang berorientasi pada produk kemasan, dengan Unilever sebagai pelanggan utamanya. Asti Offset telah menjadi supplier Unilever Indonesia sejak tahun 1970. Perusahaan ini mengolah bahan baku berupa kertas menjadi doos kemasan, terutama doos kemasan untuk produk perawatan kulit dari Unilever Indonesia. Dalam upaya untuk meningkatkan manajemennya, sejak April 2006 Asti Offset mulai membangun suatu sistem manajemen yang terstruktur, dimana manajemen dipegang oleh banyak orang dengan pembagian wewenang, tenaga kerja, dan sumber daya. Untuk membangun sistem manajemen yang terstruktur ini, diperlukan sistem informasi yang baik. Pada perusahaan percetakan seperti Asti Offset, data inventory sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan yang tepat, karena pengadaan inventory terutama bahan baku kertas, tinta, dan bahan pembantu menghabiskan 70% dari cash flow perusahaan. Paper ini akan menampilkan hasil penelitian untuk merancang sistem informasi inventory untuk Asti Offset. Langkah-langkah penelitian adalah analisis keadaan sistem informasi saat ini, mempelajari masalah yang timbul dalam penyediaan data inventory dalam perusahaan, kemudian mendesain suatu sistem informasi inventory yang dapat lebih menjamin standart kepentingan tiap bagian untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara lebih akurat dan cepat. Metodologi analisis dan desain yang digunakan adalah metodologi berorientasi obyek dengan menggunakan unified process. Hasil yang ditampilkan adalah hasil analisis sistem informasi inventory yang sudah berjalan dan desain sistem informasi inventory yang lebih dapat baik yang dapat diaplikasikan beserta pengembangan-pengembangan yang dapat dilakukan. Kata kunci: Sistem Informasi, Inventory, Analisis dan Desain, Unified Process PENDAHULUAN Asti Offset merupakan perusahaan packaging yang berdiri sejak tahun 1970. Perusahaan ini memberikan pelayanan pembuatan kemasan dengan teknologi utamanya adalah teknologi cetak, selain itu juga ada proses pembantu lainnya seperti UV varnish, die cut, dan folder gluer. Dengan berkembangnya perusahaan, maka mulai April 2006, dibentuk sistem manajemen yang terstruktur, dimana terdapat pembagian tugas menjadi beberapa departemen, yaitu Production Planning and Inventory Control (PPIC), Gudang, Produksi, HRD, Purchasing, Marketing, dan Finance. Masing-masing bagian mempunyai wewenang sendiri dan dengan demikian tiap departemen juga membutuhkan data-data yang berbeda-beda pula. Salah satu bagian yang sangat berperan dalam menunjang daya saing perusahaan adalah pengelolaan inventory karena inventory bisa mencakup 80% dari biaya produksi. Pengelolaan inventory secara keseluruhan melibatkan semua departemen, tetapi bagian yang terkait langsung dengan masalah inventory adalah departemen PPIC, gudang, dan marketing.
Dalam menjalankan tugasnya bagian PPIC membutuhkan informasi inventory untuk mengontrol bahan mentah dan produk. Informasi inventory tersebut digunakan untuk membuat perencanaan produksi, menentukan kebutuhan barang dan penjadwalan kedatangan barang sesuai kebutuhan dan kapasitas gudang yang tersedia. Bagian gudang dalam hal ini menyediakan data utama yaitu berupa hasil produksi dan pengurangan bahan raw material, bahan pembantu, dan bahan maintenance, sehingga dapat diketahui data stok yang tersedia digudang. Sedangkan marketing sebagai pemakai data, terutama data persediaan produk jadi yang siap dipasarkan. Dalam sistem manajemen yang sudah berjalan, inventory bahan mentah, produk jadi, dan barang pembantu lainnya sudah dibuat pendataan dan perhitungan, serah terima antar departemen, dan audit kebenaran data dengan stock opname. Namun, sistem masih dijalankan secara manual dimana petugas gudang harus menulis kembali dan menjumlahkan dari buku hasil produksi dan buku input/output barang sehingga dalam proses ini sering terjadi kesalahan. Hal ini menyebabkan laporan stok menjadi tidak sama dengan realisasi, sehingga mempengaruhi proses perencanaan produksi dan penjualan. Selain itu, pelaporan ini seringkali di butuhkan pagi hari dimana proses perencanaan dan marketing sudah dimulai, tetapi laporan ini membutuhkan waktu yang lebih lama, sehingga laporan inventory dihasilkan pada waktu tengah hari. Hal ini membuat kinerja marketing dan PPIC tidak efektif, dan konsumen menjadi tidak puas. Seringkali pada waktu pagi hari konsumen menanyakan apakah perusahaan dapat mengirimkan barang yang diluar perencanaan, bagian PPIC dan maketing tidak bisa memberikan jawaban karena tidak mengetahui jumlah stok yang tersedia digudang dengan cepat. Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan desain sistem informasi inventory yang terdokumentasi dan dapat diaplikasikan secara nyata sehingga mampu memenuhi kebutuhan perusahaan dalam melakukan kegiatannya, khususnya untuk departemen terkait. Manfaat dari penelitian ini terutama adalah menyediakan panduan bagi manajemen dalam memperbaiki sistem inventory yang ada, sehingga dapat mengimplementasikannya dengan lebih mudah. Dengan mengimplementasikan desain yang telah dibuat, diharapkan akan membuat kinerja departemen terkait meningkat dan pengambilan keputusan manajemen yang berkaitan dengan inventory akan menjadi lebih cepat dan tepat. METODE Untuk membuat sistem informasi inventory yang dapat membantu perusahaan percetakan ini, maka dibuat suatu metodologi penelitian yang terdiri dari beberapa tahapan, dimana disetiap tahapan ini melibatkan departemen yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingannya masing-masing sehubungan dengan data inventory yang akan dibuat. Dalam penelitian ini dipakai metode RAD (Rapid Application Development), karena tujuan yang ingin dicapai adalah membuat desain yang interaktif dengan pemakainya, sehingga dapat langsung diperbaiki sesuai dengan keinginan pemakai dan dapat dikerjakan dengan waktu yang singkat. ANALISIS Analisis Kebutuhan Tiap individu berusaha untuk memakai komputer sebagai alat bantu pekerjaannya dengan pengetahuan tentang komputer yang sangat terbatas. Tiap individu C-12-2
dengan kemampuannya masing-masing dan menyesuaikan dengan kondisi sistem yang ada, membuat sendiri proses pengumpulan dan pengolahan data yang dibutuhkan untuk pekerjaannya. Hal ini menyebabkan berbagai variasi data dan perhitungan untuk tiaptiap individu yang pada akhirnya menyebabkan tidak terkontrolnya data terutama secara internal. Dengan melihat kondisi saat ini dan kebutuhan masing-masing departemen, maka dapat dibuat kesimpulan akan persyaratan sistem informasi inventory yang akan dirancang, dengan ketentuan sebagai berikut: Kebutuhan bisnis: Menyediakan informasi untuk tiap departemen dengan lebih cepat dan lebih akurat. Menyediakan perhitungan inventory yang dibutuhkan secara otomatis. Persyaratan sistem (fungsional): Dapat mencarikan data berdasarkan penggolongan yang diminta. Dapat menyediakan data secara lebih lengkap sesuai dengan kebutuhan tiap departemen. Dapat melakukan perhitungan stok, safety stock, dan pemesanan optimal. Menampilkan antarmuka untuk tiap departemen sesuai dengan kebutuhannya. Mampu mencatat pencetakan data yang didokumentasikan secara nyata. Menyediakan informasi secara real time. Nilai sistem dalam bisnis secara menyeluruh (non fungsional) : Mengurangi customer complain dikarenakan penyediaan data yang lebih akurat dan lebih cepat. Dengan pendokumentasian dan perhitungan yang lebih baik, maka diharapkan akan mengurangi prosentase kehilangan barang. Dengan lebih cepatnya sistem informasi inventory ini, maka diharapkan kinerja dalam departemen dan antar departemen akan meningkat. Untuk melihat peluang-peluang yang dapat dihasilkan dan batasan-batasan yang terdapat dalam sistem informasi inventory yang dirancang, maka dilakukan uji kelayakan untuk rancangan ini berdasarkan keseluruhan persyaratan yang diberikan oleh tiap departemen utuk memenuhi kebutuhannya masing-masing, dan kondisi perusahaan secara menyeluruh. Analisis kelayakan secara teknis Keberhasilan rancangan yang dibuat tergantung dari ketrampilan perancang dan penggunanya. Semakin trampil pengguna dan perancang dalam menggunakan perangkat lunak yang akan digunakan, maka sistem informasi inventory yang dibuat akan semakin baik. Oleh karena itu, dapat dideteksi adanya resiko dari pengguna dari sistem informasi ini, terutama yang berhubungan dengan perangkat lunaknya, karena secara umum pengguna dalam perusahaan belum mempunyai ketrampilan tersebut. Hal ini dapat menyebabkan penundaan akan suatu pekerjaan karena diperlukannya suatu pembelajaran untuk mengatasi masalah atau untuk pengembangannya. Proyek ini berukuran kecil, sehingga menyebabkan resiko kegagalan menjadi kecil. Tim yang membuat sistem informasi ini kurang dari sepuluh orang, waktu pengerjaan diperkirakan hanya selama sepuluh minggu dan keterlibatan pengguna sangat besar dalam pembuatan sistem informasi inventory ini. Kesesuaian sistem informasi inventory yang baru dengan yang lama akan sangat baik, hal ini dikarenakan sistem yang baru banyak mengadopsi dari sistem yang lama dengan memperbaiki kekurangan-kekurangan fungsional sistem yang lama. C-12-3
Dalam kondisi perusahaan ini, belum ada departemen yang secara khusus mengurus masalah sistem informasi, baik pengembangan ataupun pemeliharaannya. Selama ini sistem berjalan hanya sebagai hobby dari pemiliknya sehingga direncanakan untuk memulai membentuk sub departemen di bawah departemen development. Analisis kelayakan secara ekonomi Analisis ini untuk menentukan biaya dari sistem informasi inventory yang menjadi proyek penelitian ini. Semakin mahal biayanya, maka kemungkinan aplikasi dari sistem informasi inventory ini akan semakin kecil. Terdapat empat macam data yang diperhitungkan, yaitu, keuntungan yang terhitung, keuntungan yang tidak dapat dihitung, biaya pengembangan, dan biaya operasional. Keuntungan yang terhitung Effisiensi kinerja (30%) Rp 21.600.600,- Penghematan kertas Rp 150.000,- Effisiensi material (mengurangi loss) Rp 6.000.000,- Total Rp 27.750.000,- Biaya Pembangunan Komputer server Rp 6.000.000,- Printer Rp 2.000.000,- Peralatan kantor untuk SI Rp 2.000.000,- Software server Rp 3.000.000,- Training pengguna Rp 8.000.000,- Total Rp 21.000.000,- Biaya Operasional Penggajian SI Rp 1.500.000,- Pemeliharaan Rp 6.000.000,- Training untuk pengembangan Rp 5.000.000,- Total Rp 12.000.000,- Keuntungan yang tidak terhitung Meningkatnya kepercayaan pelanggan Meningkatnya loyalitas karyawan Meningkatnya kenyamanan kerja Dengan telah ditentukannya biaya dan keuntungan, maka dapat dihitung lebih lanjut Return on Investment (ROI) sebagai berikut: KO BO 27,75 12 ROI = = = 75% BP 21 ROI = rate of return KO = keuntungan operasional BO = biaya operasional BP = biaya pembangunan Dari perhitungan ROI diatas, maka dapat dinilai bahwa pengembangan proyek ini sangat baik untuk di aplikasikan, karena mempunyai nilai yang cukup tinggi (75%), dimana hal ini berarti dalam waktu setahun maka biaya pembangunan awal sudah kembali sebanyak 75% di karenakan keuntungan dari aplikasi sistem informasi inventory ini. C-12-4
Analisis kelayakan secara organisasi Dari sudut pandang organisasi, proyek pembuatan sistem informasi inventory ini sangat diinginkan, terlebih karena biaya bahan mentah yang menghabiskan sebagian besar cash flow perusahaan, sehingga perlu selalu diadakan pengefektifan, dan juga untuk melayani konsumen terbesar sehingga tujuan kepuasan konsumen tersebut akan data yang akurat dapat lebih terpenuhi. Secara internal, proyek ini mendukung adanya kepentingan bersama antar departemen, sehingga semakin dapat dicapainya tujuan bersama yang sesuai dengan tujuan organisasi. HASIL DAN DISKUSI Untuk menunjukkan bagaimana proses bisnis yang sedang berjalan dan bagaimana rancangan yang didesain untuk memperbaiki sistem informasi tersebut, maka pada penelitian ini disediakan beberapa diagram untuk membantu menjelaskan secara garis besarnya. Untuk selanjutnya pada diagram yang menunjukkan keadaan sekarang berikan nama as is, dan untuk rancangan yang akan diaplikasikan di berikan nama to be. Dalam penelitian ini digunakan dua macam diagram yaitu diagram aktifitas dan diagram use case. Diagram aktifitas menggambarkan penugasan tiap aktor dalam suatu sistem, dan juga menggambarkan alur proses yang terjadi. Diagram use case menunjukkan alur aktifitas dengan penekanan untuk menunjukkan hubungan antar tiap proses yang terdapat dalam suatu sistem. Seperti yang ditunjukkan pada activity diagram pada gambar 1, saat ini masalah yang timbul pada sistem inventory adalah banyaknya pengerjaan yang dilakukan manusia dimana hal ini secara otomatis juga memungkinkan adanya faktor kesalahan manusia yang umum terjadi terutama pada perhitungan manual. Adanya banyak rekapan yang dilakukan dengan sistem pelaporan secara real dinilai tidak efektif karena menggunakan kertas, ketergantungan dengan mesin cetak, dimana bila mesin cetak tidak berfungsi maka pelaporan terhambat, dan adanya proses yang lebih rumit menyebabkan lamanya proses pelaporan sehingga banyak pekerjaan yang saling menunggu antar departemen, dan adanya hambatan dalam pengontrolan dokumen karena tiap departemen mengambil data yang dirasa dibutuhkan dengan dengan bebas menyetaknya. Gudang PPIC Pembelian produk bahan mentah Perhitungan stok manual Pembuatan laporan gudang Pembuatan laporan IC Perhitungan stok eksternal Perhitungan kebutuhan Pemesanan Gambar 1. As is Activity diagram Dengan adanya hambatan yang terjadi pada proses yang lama, maka dirancang suatu sistem informasi inventory yang baru. Konsep dasar pemikiran perancangan ini adalah untuk menyediakan software yang berfungsi on line sehingga proses sistem C-12-5
informasi ini menjadi cepat dan mengurangi kesalahan manusia dalam penghitungan. Selain itu, juga didalam rancangan yang baru ditambahkan perhitungan yang belum ada dalam sistem yang baru, yaitu perhitungan pemesanan optimum, safety stock, dan perhitungan stok eksternal, penambahan ini bertujuan untuk membantu tugas dari karyawan yang membutuhkan. Stok eksternal adalah stok bahan mentah yang sudah menjadi milik perusahaan, siap kirim, tetapi masih berada diluar pabrik. Dalam gambar 3 digambarkan diagram aktifitas rancangan, dan gambar 4 menggambarkan diagram use case dari rancangan sistem informasi inventory. Dalam gambar 3 terlihat dengan rancangan yang baru lebih banyak personel yang terlibat dan dapat dilayani untuk membantu dalam menjalankan tugasnya. Dalam diagram 4 terlihat banyak tugas manual sudah alihkan dalam tugas software dan penambahan pelayanan yang dilakukan dalam software tersebut. Dalam sistem yang baru, proses input diganti dengan proses pemasukkan iternal dan eksternal, dimana eksternal artinya barang berasal dari luar pabrik, dan internal artinya barang berasal daridalam pabrik. Pemasukkan barang ini selanjutnya di berikan status yang menjelaskan barang tersebut dari mana. Hal ini dimaksudkan untuk menghilangkan kekurangan proses lama, dimana tidak terekamnya kejadian pengembalian barang ke gudang, pengeluaran barang karena rusak, dan hal lain yang perlu direkam. hasil produksi bahan mentah masuk Perhitungan stok manual gudang masukkan data bahanmentah keluar produk keluar Pembuatan laporan gudang Pembuatan laporan Inventory pembuatan laporan IC IC <<extend>> Hitung Stok Eksternal Perhitungan kebutuhan PPC pemesanan Gambar 2. As is Use case diagram C-12-6
Gudang softw are Pembelian IC PPC Pemasaran MIS info produk baru bahan mentah tmsk SE Hitung stock eksternal bukan SE Info bahan mentah baru masukkan data baru produk hitung stok internal halaman pemasaran Hitung adviced Halaman PPC safety stock Halaman IC hitung pemesanan optimum Halaman pembelian Kebutuhan bahan mentah Kebutuhan produk Info pesanan konsumen Pemesanan konfirmasi bahan siap kirim tmsk SE Hitung Stock Eksternal masuk SE Bukan SE Gambar 3. To be activity diagram barang masuk intern masukkan data barang ekstern Gudang Perhitungan stok Perhitungan stok eksternal masukkan data barang keluar ekstern masukkan data barang keluar intern Perhitungan stok internal hitungan pemesanan optimum hitung safety stock Hitung kebutuhan Pemesanan Info bahan mentah baru Pembelian MIS MAsukkan data baru Info produk baru Pemasaran Gambar 4. To be use case diagram Dengan adanya rancangan sistem informasi inventory yang baru, maka diharapkan proses dapat mengurangi factor kesalahan manusia, lebih cepat karena on line, lebih dapat menyediakan data yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan tugas tiap departemen, dan meningkatkan keamanan dokumentasi dengan sistem inheritance yang dimiliki metode berorientasi obyek. C-12-7
KESIMPULAN Berdasarkan analisis dan desain yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Kondisi yang berjalan sekarang ini: Perhitungan data masih banyak dilakukan secara manual Pelaporan antar departemen dilakukan dengan pengetikan dan pencetakan Pencatatan dan pencetakan dokumen dilakukan secara bebas Kemampuan pelaporan dan perekapan dokumen dilakukan manual 2. Rancangan sistem informasi inventory Perhitungan dilakukan secara otomatis Pelaporan antar departemen dilakuan secara on line Pencetakan dokumen dilakukan dengan MIS sebagai pengontrol Kemampuan pelaporan dokumen dapat dilakukan dengan penggolongan berdasarkan kurun waktu, jenis barang, status, dan lokasi. Dalam penelitian ini menghasilkan rancangan sistem informasi inventory yang menggunakan metode berorientasi obyek. Sistem informasi inventory yang dirancang, didalamnya terdapat pengolahan data, perhitungan data, dan halaman antarmuka sesuai dengan kebutuhan tiap bagian sehingga dapat membantu ketersediaan data dan pengpntrolan penyetakan data tersebut. DAFTAR PUSTAKA Pujawan, I. N, (2005), Supply Chain Management, edisi pertama, hal 109-110, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Dennis. A, (2005), Sistems Analysis and Design with UML Version 2.0, 2 th edition, John Wiley & Sons, New Jersey. Heizer. J (2001), Principles of Operations Management, 4 th edition, Prentice Hall, New Jersey. Nugroho, A, (2004), Pemrograman Berorientasi Obyek, cetakan pertama, hal 1-25, penerbit Informatika Bandung, Bandung. C-12-8