BAB III METODOLOGI. lama. Sistem lama ini kemudian direkayasa ulang sehingga menciptakan alternatif

Transkripsi

1 BAB III METODOLOGI 3.1 Kerangka Berpikir Dalam kerangka berpikir yang terpenting adalah memahami sistem yang lama. Sistem lama ini kemudian direkayasa ulang sehingga menciptakan alternatif proses yang baru. Baik proses lama maupun alternatif proses yang baru harus disimulasikan terlebih dahulu untuk mendapatkan hasil mana yang terbaik. Pada gambar 3.1 dibawah ini, proses bisnis lama akan digantikan dengan proses bisnis baru yang merupakan hasil dari rekayasa ulang. Pada proses bisnis baru tersebut akan diimplementasikan otomatisasi sistem yang merupakan bagian terpenting dari rekayasa ulang tersebut. Setelah desain proses selesai dibuat maka dilakukan simulasi menggunakan perangkat lunak Process 2000 sebagai alat bantu. Simulasi ini sangat penting untuk mengukur berapa besar peningkatan yang dapat dicapai oleh proses bisnis baru terhadap proses bisnis lama. Bila alternatif proses yang baru hanya memberikan sedikit keunggulan maka perlu dilakukan perbaikan yang kreatif terhadap proses tersebut sehingga memberikan hasil yang signifikan. Setelah proses simulasi ini selesai maka proses bisnis yang menggunakan sistem yang baru tersebut dapat direkomendasikan untuk diimplementasikan.

2 Otomatisasi sistem pemantauan produksi Proses bisnis dengan sistem lama Rekayasa ulang proses pemantauan produksi Simulasi alternatif proses bisnis menggunakan Proses 2000 Proses bisnis dengan sistem baru Feedback Gambar 3.1 Kerangka Berpikir 3.2 Tahapan Rekayasa Ulang Tahapan yang digunakan dalam penelitian ini mengacu kepada tahapan yang dikembangkan oleh Tan (1995), yaitu: 1. Memahami proses bisnis lama. Melakukan dokumentasi proses bisnis yang berlangsung di PT. IBA, khususnya di bagian Production Planning and Inventory Control (PPIC), Packaging dan Production melalui observasi dan wawancara. 2. Menentukan proses untuk direkayasa ulang. Setelah proses-proses identifikasi selesai, ditentukan proses mana saja yang memerlukan rekayasa ulang. Penentuan proses mana saja yang memerlukan rekayasa ulang ini berdasarkan tiga kriteria, yaitu:

3 Proses-proses yang gagal yaitu proses-proses dengan pertukaran informasi secara luas, data yang berlebihan, proses-proses yang dilakukan berulang dan proses-proses yang kompleks serta tidak bekerja dengan baik pada kasus-kasus khusus. Proses-proses yang penting yaitu proses-proses yang dampak dan bobotnya mempengaruhi pelanggan seperti isu-isu mengenai biaya produk, pengiriman yang tepat waktu, keistimewaan produk dan sebagainya, dapat dihubungkan dengan proses yang paling mempengaruhinya sebagai bantuan untuk menentukan daftar prioritas proses-proses yang perlu direkayasa ulang. Proses-proses yang layak yaitu proses-proses mana yang paling mudah untuk direkayasa ulang. Kelayakan ini antara lain meliputi kelayakan dari segi investasi atau biaya dalam melakukan rekayasa ulang, kekuatan atau wewenang tim rekayasa ulang dan komitmen manajemen. 3. Mencari alternatif proses yang diusulkan. Alternatif proses yang diusulkan dapat dicapai dengan menghilangkan birokrasi, menghilangkan proses yang tidak memberi nilai tambah, standarisasi dan sebagainya. 4. Melakukan simulasi terhadap proses lama dan proses yang diusulkan.

4 Simulasi dilakukan terhadap proses lama dan proses yang diusulkan menggunakan Process 2000 untuk mendapatkan informasi terutama mengenai lamanya waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan proses bisnis tersebut. 5. Menganalisa hasil simulasi proses yang diusulkan. Membandingkan dan menganalisa hasil simulasi untuk proses yang baru apakah proses yang diusulkan memberikan hasil yang signifikan terhadap proses yang lama dan seberapa besar peningkatan yang didapat dari proses yang diusulkan, dibandingkan dengan proses yang lama. 3.3 Latar Belakang Perusahaan PT. IBA merupakan anak perusahaan yang dari sebuah grup usaha yang memproduksi sistem penyimpanan (warehouse) didirikan sejak tahun Pada saat itu PT. IBA menempati lokasi pabrik di Bogor Jawa Barat. Sejalan dengan bergulirnya waktu dan perkembangan teknologi serta komitmen kami untuk selalu mengembangkan diri dalam menjawab tantangan yang ada menjadikan kualitas produk PT. IBA diakui sebagai standar kualitas produk sejenis di Indonesia. Saat ini PT. IBA telah memiliki pabrik sendiri di Cileungsi-Bekasi serta kantor cabang di Bandung, Surabaya, Medan, Cilegon, Semarang dan Batam.

5 Ada tiga kategori besar dalam produk di PT. IBA dimana semua produk ini mendukung untuk tempat penyimpanan skala menengah dan besar. Ketiga produk tersebut yaitu: Drive In Rack, Selective Pallet Rack dan Multi Tier Rack. DIREKTUR Sekretaris Production Finance Commercial PGH Marketing Engineering Finance Purchasing PGH Marketing Tool Design Maintenance Production Purchasing Accounting Accounting Administration Security Pelaksana Administration Drafter GPP Production MIS Resepsionis Installation PPIC PPC Inventory Packaging Expedition Gambar 3.2. Struktur Organisasi PT IBA 3.4 Perangkat Lunak Process 2000 Pembuatan model dalam sebuah rekayasa proses bisnis memegang peranan penting. Model ini sangat berguna sebagai sebuah simulasi dari sebuah sistem baru

6 yang akan diimplementasikan. Dengan simulasi ini kita bisa melakukan analisa apakah sistem baru tersebut mempunyai masalah atau tidak. Selain itu dengan simulasi ini kita juga bisa mengetahui waktu dan sumber daya yang diperlukan pada sistem yang baru tersebut. Model yang dibuat menggunakan perangkat lunak Process 2000 ini bisa mengurangi biaya dan waktu daripada menggunakan model tradisional yaitu pembuatan model dengan menggambarkannya pada kertas. Kemampuan dari perangkat lunak ini menjadi salah satu kunci sukses dari rekayasa proses bisnis. Process 2000 adalah perangkat lunak yang dibuat oleh Micrografix. Process 2000 cukup popular digunakan dalam perancangan rekayasa proses bisnis karena perangkat lunak ini memiliki fungsi-fungsi yang cukup lengkap yaitu pembuatan diagram alur, estimasi sumber daya dan alokasi sumber daya untuk setiap departemen. Dalam menggambarkan model proses bisnis digunakan lambanglambang seperti dibawah ini:

7 Proses Terminal Awal dan Akhir Keputusan dimana adanya pengambilan keputusan Dokumen Konektor untuk menghubungkan dengan proses lain