DPLS 16 KEBIJAKAN PENGALIHAN SPPT SNI Komite Akreditasi Nasional National Accreditation Body of Indonesia Gedung Manggala Wanabakti, Blok IV, Lt. 4 Jl. Jend. Gatot Subroto, Senayan, Jakarta 10270 Indonesia Tel. : 62 21 5747043, 5747044 Fax. : 62 21 57902948, 5747045 Email : sertifikasi@bsn.or.id Website : http://www.kan.or.id
DPLS 16 Revisi : 0 18 Agustus 2011 LEMBAR PENGESAHAN Diperiksa oleh Disahkan oleh: Sekretaris Jenderal i
DPLS 16 Revisi : 0 18 Agustus 2011 LEMBAR PERUBAHAN No. Tanggal Butir Rincian Perubahan Butir 1. i
1 TUJUAN Untuk menjamin terpeliharanya integritas SPPT SNI yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi Produk (LSPro) terakreditasi bila SPPT SNI dialihkan kepada LSPro lain yang telah terakreditasi sesuai dengan ruang lingkupnya. 2 LINGKUP Dokumen ini mencakup kriteria pengalihan SPPT SNI. LSPro terakreditasi diharuskan minimal menerapkan ketentuan ini atau tindakan yang lebih ketat dibandingkan ketentuan ini dengan memberikan kebebasan kliennya untuk memilih LSPro terakreditasi dengan aturan yang tidak berlebihan atau tidak adil. Pengalihan SPPT SNI hanya dapat dilakukan apabila LSPro terakreditasi statusnya tidak diakreditasi lagi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) 3 RUJUKAN a) Pedoman KAN 403-2011 Penilaian kesesuaian Ketentuan penggunaan tanda kesesuaian berbasis SNI dan/atau regulasi teknis, b) Perjanjian Penggunaan Tanda SNI antara KAN dengan Lembaga Sertifikasi Produk terakreditasi, c) Perjanjian Penggunaan Tanda SNI antara Lembaga Sertifikasi Produk terakreditasi dengan kliennya. 4 TANGGUNG JAWAB a) LSPro terakreditasi penerbit bertanggung jawab mengalihkan SPPT SNI kepada LSPro terakreditasi lain. b) LSPro terakreditasi penerima bertanggung jawab menerima pengalihan SPPT SNI dari LSPro terakreditasi lain. 5 KETENTUAN 5.1 Pengalihan SPPT SNI didefinisikan sebagai pengakuan suatu SPPT SNI yang masih berlaku, yang diberikan oleh suatu LSPro terakreditasi (selanjutnya disebut sebagai LSPro terakreditasi penerbit ), kepada LSPro terakreditasi lain (selanjutnya disebut sebagai LSPro terakreditasi penerima ) untuk tujuan penerbitan SPPT SNI sendiri. 5.2 Hanya SPPT SNI yang dicakup oleh ruang lingkup LSPro terakreditasi penerbit yang dapat dialihkan. SPPT SNI yang diterbitkan LSPro yang ditunjuk (berdasarkan regulasi) yang lingkupnya tidak terakreditasi, LSPro terakreditasi penerima harus memperlakukannya sebagai klien baru. 1/ 4
5.3 Personel kompeten dari LSPro terakreditasi penerima harus mengkaji sertifikasi calon kliennya. Kajian tersebut harus dilakukan dengan melakukan kajian dokumentasi dan sebaiknya, pada umumnya, termasuk kunjungan ke calon klien. Alasan tidak melakukan kunjungan harus ditetapkan dan didokumentasikan dengan lengkap dan kunjungan harus dilakukan apabila kontak dengan LSPro terakreditasi penerbit tidak dapat dilakukan. Kajian sebaiknya meliputi hal-hal berikut dan harus seluruhnya didokumentasikan : a) konfirmasi bahwa kegiatan klien tersertifikasi sesuai dengan lingkup akreditasi LSPro terakreditasi penerima harus mencakup informasi yang cukup untuk mencegah kecurangan dalam pengalihan sertifikat produk dan meliputi: 1). edisi standar produk; 2). dokumen proses sertifikasi produk dari klien tersertifikasi; 3). nama dan alamat pabrik dan importir (jika ada); 4). Nomor SPPT SNI; 5). perjanjian sub-lisensi antara LSPro terakreditasi dengan klien; 6). deskripsi produk tersertifikasi secara akurat dan lengkap, meliputi deskripsi umum, nama merek, jenis produk, dan jumlah produk tersertifikasi; 7). referensi terhadap dokumentasi yang relevan seperti invoice, daftar pengemasan atau pembayaran, b). alasan dilakukannya pengalihan sertifikat; c). bahwa lokasi yang diinginkan untuk pengalihan SPPT SNI adalah sesuai serta masa berlaku, lingkup sertifikat sesuai dengan lingkup sertifikasi produk terakreditasi. Jika dapat dilakukan, keabsahan sertifikasi dan status ketidaksesuaian yang luar biasa sebaiknya diverifikasi dengan LSPro terakreditasi penerbit tanpa memberhentikan proses pengalihan. Bila tidak dimungkinkan mengkomunikasikan dengan LSPro terakreditasi penerbit, LSPro terakreditasi penerima harus merekam alasan-alasannya; d). laporan audit sertifikasi terakhir atau resertifikasi, laporan survailen dan ketidaksesuaian yang mungkin timbul. Pertimbangan tersebut harus juga mencakup hal-hal lain yang tersedia, dokumentasi yang relevan terkait proses sertifikasi, misalnya catatan tulisan tangan, daftar periksa (checklist). Apabila laporan audit sertifikasi terakhir, resertifikasi atau surveilen tidak tersedia atau apabila audit surveilen terlambat maka klien tersertifikasi harus diperlakukan sebagai klien baru; e). pengaduan yang diterima dan tindakan yang dilakukan; f). tahapan dalam siklus sertifikasi saat ini g). adanya perjanjian oleh organisasi dengan regulator dalam mematuhi persyaratan legal. 2/ 4
5.4 Hanya SPPT SNI yang valid yang dapat dialihkan. 5.5 Dalam kasus dimana SPPT SNI diterbitkan oleh LSPro yang ditunjuk (melalui regulasi) yang belum terakreditasi sesuai dengan lingkup, LSPro terakreditasi penerima harus memperlakukan klien tersertifikasi tersebut sebagai klien baru. 5.6 Dalam kasus dimana SPPT SNI telah diterbitkan oleh LSPro terakreditasi penerbit, LSPro terakreditasi penerima dapat mempertimbangkan pengalihan SPPT SNI dalam kebijakannya. Dalam kasus ini, sebelum pengalihan dilakukan, LSPro terakreditasi penerima harus mendapatkan persetujuan dari KAN sebagai penerima pendelegasian terhadap pengoperasian tanda SNI. 5.7 SPPT SNI yang telah dibekukan atau dalam proses pembekuan tidak boleh dialihkan. Apabila LSPro terakreditasi penerima tidak dapat memverifikasi status sertifikasi dengan LSPro terakreditasi penerbit, klien tersertifikasi dipersyaratkan harus mengkonfirmasi bahwa SPPT SNI tidak dibekukan atau dalam proses pembekuan. 5.8 Ketidaksesuaian major yang belum ditutup oleh LSPro terakreditasi penerbit tidak boleh diterima pengalihannya oleh LSPro terakreditasi penerima. 5.9 Apabila tidak ada lagi masalah luar biasa dan potensial yang teridentifikasi pada kajian pra-pengalihan, SPPT SNI dapat diberikan sebagaimana proses pengambilan keputusan yang normal. Program surveilen selanjutnya sebaiknya berdasarkan pada kegiatan sertifikasi biasanya kecuali apabila LSPro terakreditasi penerima melakukan audit awal atau resertifikasi berdasarkan hasil kajian yang dilakukan. 5.10 Apabila masih ditemukan keraguan, setelah kajian pra-pengalihan, sebagaimana kecukupan sertifikasi saat ini atau sebelumnya tergantung alas an keraguan, LSPro terakreditasi penerima harus: a) memperlakukan klien tersertifikasi sebagai klien baru, atau b) melakukan audit yang mengkonsentrasikan pada masalah-masalah yang teridentifikasi. Keputusan sebagai tindakan yang diperlukan akan tergantung pada masalah yang ditemukan dan harus dijelaskan kepada klien dan justifikasinya untuk pengambilan keputusan harus didokumentasikan dan rekaman dipelihara oleh LSPro terakreditasi penerima. 5.11 Keputusan pengalihan SPPT SNI melanjutkan keputusan SPPT SNI sebelumnya dari LSPro terakreditasi penerbit. 3/ 4
6. Bibliografi a) IAF MD 2 : 2007, Issue : 1, IAF Mandatory Document for the Transfer of Accredited Certification of Management Systems b) SAA Approval for Transfer c) SQF Guidance of The Application of ISO/IEC Guide 65:1996 d) Australian Quarantine and Inspection Service 4/ 4