39 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SYSTEM PENCETAKAN PO ONLINE PADA PT. DASS 3.1 Sejarah dan Struktur PT. DASS PT.DASS adalah industry yang bergerak untuk supplay kebutuhan dari suatu perusahaan yang memproduksi minuman kaleng didirikan pada tahun 1970. Ini adalah salah satu produsen pembuatan minuman kaleng untuk menopang perusahaan induk sebagai produsen terbesar komitmen yang berkelanjutan di berorientasi kepada kualitas produk, dalam menciptakan produk - kualitas tinggi, dengan harga terjangkau. 3.1.1 Visi Menyediakan minuman sehat berenergi dan mengedepankan kualitas, sehingga dapat menjadi ikon kesehatan baik dalam negeri maupun luar negeri. 3.1.2 Misi Adapun misi dari PT. DASS adalah menjadi perusahaan nomor 1 di Indonesia.
40 Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT. DASS 3.2 Perancangan Sistem berorientasi Objek dengan UML Divisi purchasing di lingkungan PT. DASS banyak menggunakan kertas untuk melakukan pencetakan pemesanan raw material atau pun packaging mereka kepada supplier sehingga tidak hanya menjadi beban biaya di kertas akan tetapi di tinta dan printer sendiri untuk perawatannya sehingga perlu mendapat perhatian penuh untuk menurunkan beban biaya operasional di purchasing. Dalam bahasan ini di gambarkan dengan use-case bisnis dan diagram aktifitas yang terjadi untuk e-procurement mengunakan po online sebagai bentuk alternative pengganti kertas di perusahaan. Dalam perancangan Sistem pencetakan mengunakan po online di PT. Dass ini berdasarkan batasan yang diambil oleh penulis maka dapat diidentifikasi aktor-aktor yang terlibat di dalamnya yaitu:
41 1. Supplier, berperan sebagai penerima output dan pemberi input dan di dalam model rancangan yang diusulkan pelangan berinteraksi langsung dengan sistem melalui intranet. 2. Staff purchasing, yang merupakan sebagai user dalam untuk mengelola data pesanan ke supplier. 3. Manager purchasing, berperan sebagai pemakai sistem untuk keperluan approval pesanan ke supplier. Adapun untuk sistem pembayarannya ada beberapa kebijakan sesuai dengan kesepakatan antara bagian purchasing dengan pihak supplier. Antara lain adalah : 1. Supplier akan memberikan tagihan dengan periode 1 bulan dengan penghitungan jumlah keseluruhan barang yang telah diterima purchasing. 2. Cash On Delivery (COD) ketika barang sampai saat itupula dilakukan pembayaran. 3. Supplier mengirim barang, lalu setiap pekan mengirimkan invoice serta dilampirkan surat perintah pembayaran. 3.2.1 Use-case Bisnis Sistem Yang Berjalan Diagram use-case yang terlihat pada Gambar 3.1 merupakan model yang ditinjau dari sisi penerima output atau pemberi input yaitu supplier PT. Dass yang disebut sebagai Aktor, kegiatan yang dilakukan oleh aktor ini (yang disebut dengan Use-Case) terdiri dari: Use-Case staff purchasing membuat order pesanan dari hasil penawaran ke supplier
42 Use-Case purchasing manager melakukan approval PO. Use-Case Supplier Melakukan pencetakan PO dari website. Gambar 3.2 Use-Case Bisnis SI Pemesanan Barang Yang Berjalan Tabel 3.1 Skenario Use Case Supplier Keterangan Aktor Fungsi Utama Supplier Melakukan interaksi dengan sistem aplikasi Membuat Order Membuat PO Cetak PO & Pengiriman 3.2.2 Diagram Aktifitas Membuat Order Pesanan ke Supplier Untuk pembuatan pesanan dari supplier, terlebih dahulu staff purchasing melakukan penawaran awal via telephone kepada supplier,setelah itu staff purchasing akan melakukan penginputan pesanan ke supplier ke dalam sistem sesuai kesepakatan Gambar 3.3.
43 GAMBAR 3.3 Diagram Aktifitas Membuat Order Pesanan Sistem Berjalan Tabel 3.2 Diagram Aktifitas Membuat Order Pesanan Sistem Berjalan Keterangan Nama Aktifitas diagram membuat order pesanan sistem berjalan Mulai (Start) Supplier Memberikan penawaran via Phone Negoisasi Bila sepakat Purchasing melakukan penginputan order
44 3.2.3 Diagram Aktifitas order pesanan di approval Dalam aktifitas ini manager purchasing akan melakukan proses approval untuk pesanan ke supplier yang telah melewati tahap negosiasi dari Staff purchasing Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4 GAMBAR 3. 4 Diagram Aktifitas order pesanan di approval yang Berjalan Tabel 3.3 Diagram Aktifitas order pesanan di approval yang Berjalan Keterangan Nama Aktifitas diagram order pesanan diapproval yang berjalan Mulai (Start) Memberikan penawaran via Phone Negoisasi Bila sepakat Purchasing melakukan penginputan
45 3.2.4. Diagram Aktivitas supplier Melakukan pencetakan po yang berjalan Dalam aktivitas ini supplier melakukan pencetakan po, setelah supplier masuk ke dalam situs PT. Dass Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.5 GAMBAR 3.5 Diagram Aktifitas Pencetakan PO online yang berjalan Tabel 3.4 Diagram Aktifitas PO online yang berjalan Keterangan Nama Diagram Aktifitas pencetakan PO online yang berjalan Mulai (Start) Melihat status PO Mencetak PO Online 3.3 Model Use-case Bisnis Yang diusulkan Model Use-case Bisnis yang diusulkan penulis secara global dapat dilihat pada Gambar 3.6. penulis mengelompokkan kegiatan-kegiatan staff purchasing dalam beberapa paket subsistem yaitu Paket Subsistem supplier, Paket Subsistem staff purchasing sendiri.
46 Tanda panah dari paket subsistem staff purchasing yang mengarah bolak balik dengan paket lainnya menunjukkan bahwa paket tersebut memerlukan hubungan antara supplier dengan staff purchasing untuk pengolahan data masingmasing dan saling membutuhkan satu dengan yang lainnya. GAMBAR 3.6 Model Paket Bisnis Sistem Yang Diusulkan Dalam setiap paket mengandung beberapa kegiatan bisnis (use-case business) yang dapat di jabarkan sebagai berikut: 3.3.1 Use-Case Bisnis Subsistem Purchasing Dalam paket bisnis purchasing berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengupdate order pesanan juga dalam menambahkan order pesanan yang baru setelah melakukan negosiasi dengan supplier. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.7 GAMBAR 3.7 Use-Case Purchasing
47 3.3.2 Use-Case Bisnis Subsistem Supplier Paket Bisnis Subsistem supplier ini adalah supplier harus masuk ke situs e- procruement dan memasukan user dan password, kemudian sistem akan meverifikasi identifikasi supplier jika terdaftar maka akan di tampilkan po online, setelah itu supplier bisa mengeprint po tersebut. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.8. GAMBAR 3.8 Sistem Use-Case yang diusulkan
48 Berikut skenario dari Use Case Gambar 3.8 Tabel 3.5 Skenario Use case Purchasing Nama Use Case Aktor Fungsi Utama Tugas Purchasing Melakukan interaksi dengan sistem aplikasi Dapat mengupdate order pesanan dan menambahkan Tabel 3.6 Skenario Use Case Manager Purchasing Nama Use Case Aktor Fungsi Utama Tugas Manager Purchasing Melakukan interaksi dengan sistem aplikasi Melihat order pesanan dan menentukan status approvel tidaknya PO Tabel 3.7 Skenario Use Case Supplier Nama Use Case Aktor Fungsi Utama Tugas Supplier Melakukan interaksi dengan sistem aplikasi Melakukan up date order pesanan dan cetak PO bila di approve
49 3.3.3 Diagram Aktifitas Supplier Dalam Diagram Aktifitas supplier ini adalah supplier bisa langsung melihat data po online dan melakukan pencetakan sendiri sehingga tidak perlu menunggu konfirmasi dari purchasing (lihat Gambar 3.9) GAMBAR 3.9 Aktifitas Melihat Data di supplier dan Mencetak PO online Tabel 3.8 Aktifitas Melihat Data di Supplier dan Mencetak PO online Nama Aktifitas Melihat Data di Supplier dan Mencetak PO online Mulai (Start) User supplier membuka situs E-Procurement Masukkan User & Password Melihat tampilan PO Cetak PO online
50 3.3.4 Diagram Aktifitas Purchasing Dalam Diagram ini Purchasing melakukan Order pesanan dan input order pesanan.(lihat gambar 3.10) Gambar 3.10 Aktifitas Purchasing Update dan Order Pesanan Tabel 3.9 Aktifitas Purchasing Update dan Order Pesanan Nama Aktifitas Purchasing Update dan Order Pesanan Mulai (Start) User supplier membuka situs E-Procurement Masukkan User & Password Tampilan Menu Cek stock, update & input order, Approval PO
51 3.4 Sequence Diagram User Adapun proses detail dari gambar sequence diagram dibawah adalah Supplier memasukkan data untuk login kemudian sistem akan mengirimkan ke database untuk lihat data invoice. Pelanggan akan bisa melihat data invoice. (Lihat gambar 3.11) Purchasing, Mgr Purchasing, Supplier Aplikasi Data User Menu Aplikasi Masuk Aplikasi Masuk Username Password Validasi user type Tampil menu aplikasi berdasar type user Gambar 3.11 Sequence diagram User Tabel 3.10 Diagram User Nama Sequence Diagram User User masuk ke aplikasi lalu memasukkan username dan password, lalu validasi user yang akan menentukan tampilan menu berdasarkan user 3.5 Sequence Diagram PO Proses detail dari gambar dibawah Purchasing login pada aplikasi. Purchasing melakukan Update order pesanan dan input data pesanan dan
52 Approval PO yang akan disimpan pada sistem setelah proses simpan data selesai maka PO tercetak yang akan dilihat oleh Supplier. (Lihat gambar 3.12) Gambar 3.12 Sequence diagram PO Tabel 3.11 Sequence diagram PO Nama Sequence Diagram PO User Purchasing Order dan input data di dalam aplikasi, lalu validasi data dan setelah itu approval dari user manager purchasing lalu user purchasing dapat melihat PO 3.6 Class Diagram Skema relasi yang dibangun adalah sebagai berikut : 1. Sk_User ( #Id, UserName, Password, Security Level ) 2. Purchasing
53 ( Update, Order, Cek PO, #Security Level 1 ) 3. Mgr Purchasing ( Cek PO,Submit Status, #security Level 2 ) 4. Supplier (Supplier code, Supplier name, Total PO, # Security level 0 ) 5. Barang ( #kd_barang, nama barang, harga barang, kode stock, cek status barang ) 6. Stock barang ( kode stock, # kd_barang, jumlah stock ) 7. PO (No PO, kode barang, Cetak PO ) GAMBAR 3.13 Class Diagram
54 3.7 Perancangan Struktur Basis Data Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini mempunyai Tiga table utama, spesifikasi file sebagai berikut: Tabel 3.12 Struktur Table Sk_User No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. ID CHAR 4 Id User [Primary key] 2. Username VARCHAR 32 Nama User 3. Password VARCHAR 32 Kata Kunci 4. Datetime VARCHAR 100 Waktu Login 5. Security Level TINYINT 0 Status Tabel 3.13 Struktur Table Purchasing No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. Update VARCHAR 35 Update 2. Order VARCHAR 35 Order 3. Cek PO CHAR 10 Cek PO 4. Security Level TINYINT 1 Security level Tabel 3.14 Struktur Table Mgr Purchasing No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. Submit TINYINT 2 Submit 4. Security Level TINYINT 2 Security level
55 Tabel 3.15 Struktur Table Supplier No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. Supp_code CHAR 10 Supplier kode 2. Supp name VARCHAR 35 Supplier Name 3. Total PO CHAR 10 Jumlah PO 4. Security Level TINYINT 0 Security level Tabel 3.16 Struktur Table Barang No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. Kd_barang CHAR 10 Kode barang 2. Nama barang VARCHAR 35 Nama barang 3. Harga barang DECIMAL (28,8) Harga barang 4. Kode stock CHAR 10 Kode stock Tabel 3.9 Struktur Table Stock Barang No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. Kd_barang CHAR 10 Kode barang 2. Stock kode CHAR 10 Stock kode 3. Jumlah stock CHAR 10 Jumlah stock Tabel 3.17 Struktur Table PO No. Nama Field Tipe Field Panjang Keterangan 1. No PO CHAR 10 No PO 2. Kd_barang CHAR 10 Kode barang
56 3.8 Perancangan Masukan dan Keluaran. Pada gambar 3.11. dapat dilihat perancangan Input Output secara keseluruhan dan hubungan antar halaman mulai dari halaman utama, halaman supplier beserta halaman yang berkaitan dengan Po untuk supplier. Frame Header PT. DASS INDUSTRIAL ESTATE Frame Utama OWNER Home Login User GAMBAR 3.14 Perancangan halaman utama Frame Header Frame Utama Login User Password Login Home I Contact Us GAMBAR 3.15 Perancangan halaman login untuk autentifikasi User
57 3.8.1 Perancangan antarmuka Purchase Order Puchase Menu Master Supplier List Supplier Master Stoc Code List Stock Code Purchase Order List Purchase Order Purchase Order Supplier PO Number Item Name Qty Value Log Out Delivery Date SAVE CANCEL Home I Contact Us GAMBAR 3.16 Perancangan halaman tampil cetakan po online Puchase Menu Master Supplier List Supplier Master Stoc Code List Stock Code Purchase Order List Purchase Order Master Supplier User Name Password Code Supplier Nama Supplier Alamat 1 Alamat 2 Log Out Alamat 3 SAVE CANCEL Home I Contact Us GAMBAR 3.17 Perancangan halaman Master Supplier
58 Puchase Menu Master Supplier List Supplier Master Stoc Code Master StockCode Stock Code Nama Barang List Stock Code Purchase Order List Purchase Order SAVE CANCEL Log Out Home I Contact Us GAMBAR 3.18 Perancangan halaman Master Stock Code
59 Home Login Supplier Login Purchasing Contact Us User id Password User id Password Master Supplier List Supplier Cetak PO Master stokcode List stok code Purchase Order List Purchase Order Gambar 3.19 Bagan Struktur Navigasi