BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ditengah persaingan yang semakin kompetitif dalam dunia perdagangan, perusahaan-perusahaan distribusi harus berusaha ekstra keras, terus produktif dan terus melakukan perbaikan-perbaikan dalam proses bisnis perusahaan. Dalam era penuh kompetisi ini perusahaan harus mampu merespon, mengantisipasi dan bertindak cepat terhadap perkembangan dan kebutuhan dunia bisnis distribusi. Dengan strategi yang matang dapat menjamin kelangsungan hidup bisnis yang yang dijalankan oleh perusahaan. Pada perusahaan distribusi dan merupakan perusahaan FMCG (Fast Moving Consumer Goods) berskala nasional seperti PT. Tigaraksa Satria,Tbk, proses distribusi dari Aceh hingga Papua dilakukan melalui cabang dan subdistributor, hal ini menjadi penting mengingat jalur distribusi yang sangat panjang sehingga dibutuhkan proses bisnis yang efisien, efektif dan mampu beradaptasi dengan perkembangan bisnis perusahaan. Sebagai salah satu bentuk pelayanan terhadap pelanggan, perusahaan berupaya menjaga ketersediaan produk, kualitas produk, waktu pengiriman yang tepat dengan harga yang sesuai. Perusahaan distribusi ini memiliki warehouse dengan kapasitas cukup luas dan berlokasi di area Pergudangan Pondok Ungu, Jakarta Timur dengan luas sekitar 20.000 M². Central Warehouse ini mengaplikasikan Enterprises Resources Planning SAP ECC. 6.0 dengan modul Warehouse Management System (WMS), 1
2 model penyimpanan Racking System dan menggunakan alat RF Scanner (Mobile Computer) sebagai media input dan proses konfirmasi baik untuk penempatan maupun pengambilan barang yang bersifat mobile sehingga dapat meningkatkan kecepatan dan akurasi produk. PT. Tigaraksa Satria,Tbk menargetkan pertumbuhan pendapatan di atas 10%. Pertumbuhan pendapatan perusahaan 2014 naik menjadi Rp 9,463 triliun. Pertumbuhan ini berbanding lurus dengan dengan pertumbuhan volume penjualan sebesar 4%-5%. Dengan pertumbuhan volume ini akan membawa pengaruh terhadap aktivitas di warehouse baik dari sisi operasional maupun administrasi. Melihat besarnya target pertumbuhan perusahaan sehingga dibutuhkan kinerja yang maksimal dari sisi pengiriman barang ke customer. Berdasarkan Gambar kinerja Central Warehouse Pondok Ungu menunjukan nilai Incoming Order (IO) atau jumlah order pelanggan cukup tinggi tetapi hanya dapat dikirim atau dengan Fulfilment (FLF) sebesar 70% dari total order yang masuk. Dapat dijelaskan bahwa proses yang terjadi kurang optimal. Kemudian jika berdasarkan data kepastian pengiriman atau disebut Proof of delivery (POD) ternyata hanya 98% dari total pengiriman yang berhasil dilakukan. Hal ini terjadi karena permasalahan administrasi maupun permasalahan operasional sehingga customer tidak menerima produk yang dikirim tersebut. Pada Gambar 1.1 berikut dijelaskan detail kinerja pada Central Warehouse Pondok Ungu dengan 4 (empat) dasar pengukuran yaitu: Target, Incoming Order (IO), Fulfilment (FLF) dan Proof of Delivery (POD).
3 Gambar 1.1 Kinerja Central Warehouse Pondok Ungu Sumber : Tigaraksa Information System (2015) Melalui observasi dan wawancara diketahui bahwa mekanisme dan proses di Warehouse Pondok Ungu berjalan tidak sesuai dengan yang diharapkan. Dari proses yang ada diketahui bahwa permasalahan yang terjadi terdapat pada proses utama perusahaan yaitu proses proses order to delivery, proses pengambilan barang (Picking) dan proses penanganan transportasi Pada proses input sales order yang dilakukan saat ini sebagian masih dilakukan manual, misalnya proses penerimaan pesanan dari customer sebagian masih dilakukan dengan menggunakan kertas atau hardcopy. Proses manual ini membawa dampak pada waktu tunggu yang panjang dalam memproses pesanan customer menjadi penjualan perusahaan. Masalah lain yang ditemui yaitu pada proses penanganan pengambilan barang (Picking). Perintah pengambilan barang dilakukan secara sistem dan
4 proses picking dilakukan pada lokasi barang dengan area yang sangat luas dengan mengikuti rute berdasarkan sistem. Proses pengambilan barang yang dilakukan oleh operator forklift membutuhkan waktu cukup panjang karena lokasi pengambilan menyebar diseluruh area penempatan barang. Hal ini menjadi masalah karena mengakibatkan proses tidak efisien. Didalam proses bisnis utama outbound delivery to customer, pengiriman barang ke customer menggunakan armada transportasi dengan tipe armada berbeda dan dengan tujuan yang berbeda pula. Proses pengaturan armada dilakukan secara manual dengan membagi purchase order-purchase order yang diterima dari customer kemudian dikumpulkan sesuai dengan tipe truk dan total volume barang yang akan dikirim. Proses ini membutuhkan waktu dan menimbulkan potensi kesalahan serta tidak optimalnya utilisasi dari masingmasing armada. Sebagai perusahaan distribusi independen permasalahan lain yang timbul adalah masuk dan keluarnya principal. Hal ini dapat menimbulkan persoalan karena perusahaan harus selalu beradaptasi dengan produk baru maupun penanganan terhadap produknya, disamping itu perlunya antisipasi terhadap pertumbuhan order customer, bertambahnya volume produk dan volume transaksi baik dengan principal maupun dengan customer akan berdampak pada tidak efisien atau tidak maksimalnya operasional di warehouse. Untuk memastikan bahwa proses bisnis yang dilakukan ini dapat menghasilkan kinerja yang lebih baik maka diperlukan strategi yang tepat. Strategi ini harus mampu memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan yang sangat
5 cepat berubah dan sangat dinamis seiring dengan perkembangan teknologi khususnya di bidang teknologi informasi dan lingkungan industri terutama bisnis distribusi. Sebuah strategi yang tepat tentunya dapat meningkatkan kinerja sistem secara signifikan yang sudah pasti berdampak positif terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan. Peningkatan efektifitas dan efisiensi terhadap proses bisnis pada warehouse ini menjadi sangat penting mengingat hal-hal yang sudah dijelaskan diatas. Dengan adanya fenomena ini, sepertinya perlu dilakukan suatu upaya untuk meningkatkan kinerja pada warehouse yaitu dengan mengoptimalkan salah satu pendekatan ilmiah yang memiliki fokus yang untuk memperbaiki dan meningkatkan proses bisnis perusahaan yaitu dengan menggunakan Business Process Improvement (BPI) yang penerapannya mengacu pada metodologi Model-based and Integrated Process Improvement (MIPI). Untuk menjaga konsistensi implementasi konsep ini perlu dilakukan suatu penelitian tentang faktor apa saja yang menyebabkan ketidakstabilan dari hasil pengukuran ini. Beberapa penelitian sebelumnya telah memberikan gambaran mengenai implementasi dan manfaat pendekatan Business Process Improvement dalam perancangan ulang proses bisnis seperti jurnal untuk menganalisis dan memperbaiki kegiatan fundamental perusahaan secara berkelanjutan dengan menyederhanakan dan merampingkan proses bisnis (Lee dan Chuah, 2001: 688). Penerapan BPI yang dilakukan dalam penelitian ini menggunakan metodologi Model-Based and Integrated Process Improvement (MIPI). Penerapan BPI dengan metodologi MIPI dapat mengidentifikasi kriteria dan target perbaikan yang harus
6 dilaksanakan perusahaan (Zagloel dkk, 2009:1). MIPI merupakan model umum BPI yang terdiri dari tujuh langkah pendekatan prosedural sebagai panduan untuk tindakan dan keputusan yang dapat diterapkan (Adesola dan Baines, 2005:6-7). Dengan demikian, penggunaan MIPI relevan dan sesuai untuk diterapkan pada penelitian ini. Penelitian ini dilakukan untuk memperbaiki proses bisnis perusahaan. Perbaikan proses bisnis dilakukan dengan melakukan perancangan ulang proses bisnis menggunakan pendekatan Business Process Improvement (BPI) yang penerapannya mengacu pada metodologi Model-based and Integrated Process Improvement (MIPI). Penelitian ini menghasilkan rancangan proses bisnis usulan pada tiap proses bisnis perusahaan. 1.2 Identifikasi, Perumusan, dan Batasan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti dapat mengidentifikasikan beberapa permasalahan yang muncul sebagai berikut : Proses administrasi dan operasional warehouse pada proses utama pengiriman ke pelanggan (Outbond Delivery to Customer) berlangsung tidak efisien dan efektif. Warehouse layout yang tidak optimal dengan sebaran produk dan area picking yang tidak terstruktur.
7 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan pembatasan masalah yang ditetapkan di atas, selanjutnya perumusan masalah dalam penelitian ini diajukan dengan pertanyaan penelitian (research questions) sebagai berikut : 1. Apa yang menyebabkan proses Outbond Delivery to Customer pada Central Warehouse Pondok Ungu, Jakarta tidak berjalan dengan efektif dan efisien? 2. Bagaimana cara melakukan perbaikan proses bisnis Outbond Delivery to Customer? 3. Apa yang menyebabkan warehouse layout tidak optimal dan apa yang menyebabkan sebaran produk tidak terstruktur? 1.3 Batasan Masalah Pada studi ini penulis membatasi penelitian pada lingkungan industri pergudangan dan berikut adalah pembatasan terhadap masalah yang dibahas: a. Penelitian akan dilakukan di PT Tigaraksa Satria, Tbk dan di fokuskan pada Central Warehouse Pondok Ungu dengan pertimbangan merupakan Central Warehouse dengan kapasitas terbesar. b. Perancangan proses bisnis yang dilakukan hanya pada proses utama perusahaan, yaitu proses Outbond Delivery to Customer. 1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud Penelitian ini adalah untuk meningkatkan proses bisnis yang dapat meningkatkan kinerja warehouse dan bersifat adaptif terhadap pertumbuhan perusahaan dan dinamika proses distribusi.
8 Tujuan dari penelitian ini ialah : 1. Melakukan identifikasi process untuk mengetahui aktivitas yang tidak efektif, tidak efisien dan tidak adaptif pada Central Warehouse Pondok Ungu dengan pendekatan Business Process Improvement (BPI). 2. Memberikan usulan penerapan Business Process Improvement (BPI) dengan pendekatan Model Based and Integrated Process Improvement (MIPI) untuk perbaikan proses bisnis Outbond to Delivery pada Central Warehouse Pondok Ungu. 3. Memberikan usulan warehouse layout yang optimal dan memberikan solusi penyebaran produk yang terstruktur. 1.5 Manfaat dan Kegunaan Penelitian Melalui studi ini diharapkan dapat memberikan kegunaan, antara lain studi ini diharapkan dapat menghasilkan konsep mengenai strategi terbaik dalam proses bisnis Central Warehouse atau Distribution Center pada perusahaan lainnya. Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Untuk Akademisi : Dapat dijadikan sebagai bahan masukan dalam melakukan penelitian sejenis. 2. Untuk Perusahaan : Sebagai masukan dan sumbangan pemikiran bagi perusahaan dalam analisa Business Process Improvement (BPI).