BAB 4 USULAN PENGEMBANGAN MODEL DAN ARSITEKTUR INFORMASI 4.1 Usulan Struktur Organisasi Berdasarkan pengamatan terhadap struktur organisai dan untuk meningkatkan kinerja perusahaan maka dibutuhkan perubahan terhadap struktur organisasi yang lama. Struktur organisasi yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.1. Pada struktur organisasi yang baru, terlihat penambahan dua divisi baru, yaitu divisi Information Technology (IT) dan divisi Human Resource (HR). Divisi IT diusulkan berdasarkan hasil problem dan goals yang menyatakan kurangnya perkembangan mesin dan SI/TI. Berdasarkan hasil analisis tersebut, diketahui bahwa perkembangan SI/TI perusahaan masih kurang. Oleh karena itu, divisi ini di bentuk agar dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan SI/TI dan mesin perusahaan di masa mendatang. Selain itu, divisi ini akan membantu perusahaan untuk membangun suatu aplikasi penting untuk kesuksesan perusahaan di masa depan dan aplikasi yang mungkin berperan dalam strategi ke depan. Divisi HR diusulkan berdasarkan analisis problem dan goals yang menyatakan kurangnya pengurusan dan perekrutan dan pelatihan. Divisi ini diusulkan untuk memudahkan perusahaan dalam menangani masalah perekrutan, pelatihan dan pengembangan serta pemberhentian karyawan. Selain itu, mengingat banyaknya proyek yang diterima perusahaan, maka perusahaan membutuhkan banyak buruh
146 harian dalam pengerjaan proyek-proyek tersebut. Oleh karena itu, divisi HR sangat dibutuhkan dalam pengembangan perusahaan di masa mendatang. Gambar 4.1 Struktur Organisasi (usulan)
147 4.2 Usulan Proses Bisnis Area fungsi dan proses bisnis yang diusulkan pada PT. HR adalah: Tabel 4.1 Tabel Area dan Fungsi Bisnis (usulan) Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis Personalia * TI * Melakukan perekrutan karyawan Melakukan pelatihan karyawan Pengelolaan database Pengembangan hardware Mengadakan tes Menyeleksi karyawan dan buruh Melakukan wawancara terhadap calon karyawan Penempatan Karyawan Menentukan kebijaksanaan gaji dan upah Melakukan pemberhentian karyawan Mengukur kinerja karyawan Mengadakan pelatihan karyawan Mengevaluasi hasil pelatihan karyawan Melakukan recovery, backup dan maintenance data Melakukan analisis kebutuhan hardware Merencanakan penambahan atau
148 upgrade hardware Mengatasi permasalahan pada hardware dan memelihara hardware Pengembangan software Menganalisis kebutuhan, pengembangan dan instalasi software Memelihara software 4.3 Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi Usulan arsitektur sistem aplikasi berisi diantaranya usulan skema proses bisnis, usulan peta sistem aplikasi, usulan sistem aplikasi. 4.3.1 Usulan Skema Proses Bisnis Skema proses bisnis PT. HR yang diusulkan yaitu:
149 Tabel 4.2 Tabel Skema Proses Bisnis (usulan) Strategy Planning & Analysis Monitor & Control Factory Finance and Accounting Marketing Purchasing HR IT Production Warehouse Finance Accounting Strategi produksi Perencanaan produksi Mengkontrol aktivitas produksi Laporan produksi Strategi pengendalian persediaan Perencanaan jadwal pemesanan bahan baku Mengkontrol arus keluar masuk bahan baku dan barang jadi Laporan penerimaan Laporan pengeluaran Perencanaan keuangan Cash flow Laporan kas Budgeting Perencanaan pembayaran tagihan Laporan keuangan Laporan pajak Strategi persaingan Perencanaan promosi Analisis segmen, target, dan posisi pasar Mengkontrol penjualan Laporan penjualan Analisis pemasok Mengatur pembelia n bahan baku Laporan pembelia n Perekrutan, seleksi, dan orientasi Analisis pekerjaan Pelatihan dan pengembang an Mengkontrol kinerja karyawan Strategi perencanaan dan pengemban gan sistem Perencanaan penerapan aplikasi Memelihara hardware dan software
150 Transaction Operational Support Factory Finance and Accounting Marketing Purchasing HR IT Production Warehouse Finance Accounting Surat permintaan bahan baku Data pemesanan Surat pengeluara n bahan baku dan produk Data stok barang Giro Data transaksi keuangan Faktur pembelian Faktur penjualan Slip gaji Data transaksi akuntansi Faktur penjualan Pesanan pelanggan Retur penjualan Data pembeli PO Faktur pembelian Retur pembelian Data pemasok Data karyawan Data perusahaan
151 4.3.2 Usulan Peta Sistem Aplikasi Di bawah ini adalah peta sistem aplikasi yang diusulkan kepada perusahaan:
Factory Finance and Accounting Marketing Purchasing HR IT Strategy Planning & Analysis Monitor & Control Transaction Operational Support Strategi Produksi Perencanaan Produksi Strategi Pengendalian Persediaan Perencanaan jadwal pemesanan bahan baku Mengkontrol aktivitas produksi Laporan Produksi Laporan Pengeluaran Mengkontrol arus keluar masuk bahan baku dan barang jadi Laporan penerimaan Perencanaan Keuangan Perencanaan Pembayaran Tagihan Cash Flow Laporan Keuangan Slip gaji Laporan Pajak Giro Laporan kas Budgeting Strategi Persaingan Perencanaan Promosi Faktur penjualan Analisis segmen, target, dan posisi pasar Mengkontrol penjualan Laporan Penjualan Faktur pembelian Retur Penjualan Pesanan Pelanggan Analisa Pemasok Mengatur pembelian bahan Laporan Pembelian Retur Pembelian Perekrutan, seleksi, dan orientasi Analisis Pekerjaan Pelatihan dan Pengembangan Mengkontrol Kinerja Strategi perencanaan dan pengembangan sistem Perencanaan penerapan aplikasi Memelihara hardware dan data pemesanan, data stok barang, data transaksi keuangan, data transaksi akuntansi, data pembeli, data pemasok, data karyawan, data perusahaan PO Prioritas Low (Kurang Penting) Prioritas Medium (Cukup Penting) Prioritas High (Sangat Penting) Office Automation, Komunikasi, E-mail, Dukungan Keputusan Operasioanl Gambar 4.2
153 4.3.3 Usulan Sistem Aplikasi Sistem aplikasi yang diusulkan untuk PT. HR yaitu: E-Marketing Seperti yang diketahui, hasil dari analisis menyatakan PT.HR masih kurang dalam hal melakukan pemasaran produknya. Oleh karena itu, usulan yang tepat dengan membangun suatu website yang berfungsi sebagai alat untuk pemasaran. Penggunaan internet dikarenakan sekarang ini banyak pelanggan yang melakukan pemesanan barang secara online. Segala transaksi dapat dilakukan secara online. Perusahaan juga dapat memberikan pelayanan selama 24 jam/hari. Aplikasi SI Akuntansi Pada analisis Audit Grid diketahui bahwa modul accounting terdapat pada bagian kaji kembali. Oleh karena itu diusulkan kepada perusahaan untuk menggunakan aplikasi SI Akuntansi. Usulan aplikasi SI Akuntansi untuk diterapkan perusahaan yaitu Mind Your Own Business (MYOB). Usulan MYOB dikarenakan aplikasi ini memiliki kemudahan penggunaan kecepatan akses data dari sebuah laporan hingga ke sumber transaksi dan terhubung (linked) dengan aplikasi Microsoft Office. Aplikasi ini juga berguna untuk mempermudah catatan-catatan transaksi perusahaan yang masih menggunakan Microsoft Excel. Selain itu, penerapan akan aplikasi ini sangat mudah dilakukan.
154 Aplikasi Pendukung lainnya Aplikasi pendukung di sini merupakan suatu aplikasi yang dapat mendukung aktifitas-aktifitas perusahaan. Penggunaan aplikasi ini adalah untuk pencetakan setiap surat dan transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan. 4.4 Portofolio Aplikasi McFarlan Berdasarkan usulan sistem aplikasi, maka terdapat pula penambahan pada aplikasi portfolio. Berikut merupakan aplikasi portfolio tersebut: Strategic High Potential e-marketing Key Operational MYOB AutoCAD 2004 Photoshop 7.0 Aplikasi pendukung Support Microsoft Office 2003 Gambar 4.3 Hasil Aplikasi Portfolio Berdasarkan hasil analisis aplikasi portfolio, diketahui bahwa modul aplikasi Microsoft Office 2003 masuk ke dalam bagian support. Aplikasi MYOB yang diusulkan masuk ke dalam bagian key operational. Hal ini dikarenakan aplikasi ini hanya mempermudah kegiatan accounting saja. Sedangkan aplikasi e-marketing
155 termasuk ke dalam bagian high potential dikarenakan aplikasi ini mungkin akan menciptakan peluang untuk meraih keuntungan di masa yang akan datang. 4.5 Usulan Arsitektur Data Arsitektur data menggambarkan struktur informasi yang logis dari bisnis dan industri, menggambarkan keputusan yang dibuat. Arsitektur data yang digunakan sebagai dasar untuk memastikan solusi umum, mengevaluasi ruang lingkup dan solusi yang sesuai, mengelola implementasi dan perubahanperubahan yang ada. Arsitektur data menggambarkan hal-hal mengenai grouping, entitas data dan hubungannya, dasar untuk grouping, dan pemetaan sistem aplikasi. 4.5.1 Usulan Subjek Data Dengan adanya penambahan fungsi bisnis baru, maka diperlukan juga penambahan subjek data baru pada perusahaan. Subjek data tersebut adalah: Tabel 4.3 Tabel Subjek Data (usulan) Hardware Pelatihan Software Perekrutan 4.5.2 Usulan Entity Relationship Diagram Dengan dihasilkannya subjek data baru, maka dibutuhkan untuk menggambarkan kembali ERD perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk
156 menjelaskan hubungan yang relevan dari subjek data perusahaan. Berikut merupakan gambar dari ERD yang diusulkan: Pelanggan Pelatihan * Keluhan_Pelanggan Karyawan Pemasok Utang Surat_Jalan Purchase_Order Barang Proyek Faktur_Pembelian Retur_Pembelian Faktur_Penjualan Ka s Pembayaran_Gaji Pesanan_Pelanggan Retur_Penjualan Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (usulan) * = Subjek data yang diusulkan Keterangan Attribut ERD: Pelanggan : ID_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat_Pelanggan, No_Telp_Pelanggan. Pemasok : ID_Pemasok, Nama_Pemasok, Alamat_Pemasok, No_Telp_Pemasok. Karyawan : ID_Karyawan, Nama_Karyawan, Alamat_Karyawan, Status_Karyawan, No_Telp_Karyawan
157 Barang : ID_Barang, Nama_Barang, Harga_Barang, Jumlah_Barang, Deskripsi Pembayaran_Gaji : ID_Karyawan, Nama_Karyawan, Gaji_Pokok_Karyawan, Tunjangan Retur_Pembelian : No_Retur_Pembelian, Tanggal, No_PO, Nama_Barang, Jumlah_Retur_Pembelian. Retur_Penjualan : No_Retur_Penjualan, Tanggal, No_Pesanan_Pelanggan, Nama_Barang, Jumlah_Retur_Penjualan. Kas : Tanggal, Penerimaan_Kas, Pengeluaran_Kas, Keterangan, Debet, Kredit, Saldo Keluhan_Pelanggan : No_Keluhan, ID_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Keluhan Purchase Order : No_PO, Tanggal, ID_Pemasok, Nama_Barang, Jumlah, Total_Harga, Status_Pembayaran, Jadwal_Pemesanan. Pesanan_Pelanggan : No_Pesanan_Pelanggan, ID_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah_Pesanan, DP, Jadwal_Pengiriman. Utang Surat_Jalan : No_Utang, No_PO, Debet, Kredit, Saldo. : No_Surat_Jalan, Tanggal, No_Pesanan_Pelanggan, Sisa_Pembayaran. Faktur_Pembelian : No_Faktur_Pembelian, Tanggal, ID_Pemasok,
158 No_PO. Faktur_Penjualan : No_Faktur_Penjualan, Tanggal, ID_Pelanggan, No_Pesanan_Pelanggan. Proyek : No_Proyek, ID_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah, Keterangan. Pelatihan : Kode_Pelatihan, ID_Karyawan, Jadwal, Keterangan. 4.5.3 Usulan Matriks Fungsional vs Subjek Data Berikut merupakan usulan matriks fungsional vs subjek data:
Subjek Data Pelanggan Pemasok Karyawan Buruh Tabel 4.4 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap I) Pesanan Pelanggan Keluhan Pelanggan Pajak Surat Jalan Pembayaran Gaji Fungsi Bisnis Melakukan kegiatan promosi R R R R R R R R Melakukan kegiatan penjualan C C C R C C C C R Memberikan pelayanan kepada pelanggan R R R C R Melakukan perencanaan produk harian R Melakukan pengendalian produksi C Melakukan perencanaan produk proyek C R C C Melakukan pengendalian persediaan R R R Mengatur persediaan bahan baku R R R R Mengatur persediaan barang jadi R R C Melakukan kegiatan pemesanan C R R C C C Melakukan kegiatan penerimaan C C R R Mengatur pengeluaran kas R C R R R R R R R Mengatur penerimaan kas R R R R R R R R Melakukan kegiatan administrasi R R R R R R R R R R Melakukan kegiatan akuntansi R R R R R C C R R R R R Mengatur pajak dan asuransi C R R R R Perekrutan Karyawan * R R R C Pelatihan Karyawan * R C Pengembangan Hardware* R C R Pengembangan Software* R C Pengelolaan Database * R R Retur Pembelian Retur Penjualan Faktur Penjualan Faktur Pembelian Kas Laporan Penjualan Laporan Keuangan Laporan Pembelian Laporan Produksi Laporan Perincian Proyek Proyek Purchase Order Barang Utang Hardware* Software* Pelatihan* Perekrutan*
Subjek Data Tabel 4.5 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap II) Pelanggan Karyawan Pesanan Pelanggan Surat Jalan Retur Penjualan Faktur Penjualan Laporan Penjualan Keluhan Pelanggan Laporan Produksi Buruh Laporan Perincian Proyek Proyek Barang Pemasok Laporan Pembelian Fungsi Bisnis Melakukan kegiatan promosi R R R R R R R R Melakukan kegiatan penjualan C C C C C C C R R Memberikan pelayanan kepada pelanggan R R R R C Melakukan perencanaan produk harian R Melakukan pengendalian produksi C Melakukan perencanaan produk proyek R C C C Melakukan pengendalian persediaan R R R Mengatur persediaan bahan baku R R R R Mengatur persediaan barang jadi R R C Melakukan kegiatan pemesanan C C C C R R Melakukan kegiatan penerimaan R R C C Mengatur pengeluaran kas R R R R R C R R R Mengatur penerimaan kas R R R R R R R R Melakukan kegiatan administrasi R R R R R R R R R R Melakukan kegiatan akuntansi R R R R R R R R R C C R Mengatur pajak dan asuransi R R R R C Perekrutan Karyawan * R R R C Pelatihan Karyawan * R C Pengembangan Hardware* R C R Pengembangan Software* R C Pengelolaan Database * R R Purchase Order Utang Retur Pembelian Faktur Pembelian Pembayaran Gaji Kas Laporan Keuangan Pajak Perekrutan* Pelatihan* Hardware* Software*
Subjek Data Tabel 4.6 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap III) Pelanggan Karyawan Pesanan Pelanggan Surat Jalan Retur Penjualan Faktur Penjualan Laporan Penjualan Keluhan Pelanggan Laporan Produksi Buruh Laporan Perincian Proyek Proyek Barang Pemasok Laporan Pembelian Kas Laporan Keuangan Pajak Perekrutan* Fungsi Bisnis Melakukan kegiatan promosi R R R R R R R R Melakukan kegiatan penjualan C C C C C C C R R Memberikan pelayanan kepada pelanggan R R R R C Melakukan perencanaan produk harian Marketing R Melakukan pengendalian produksi C Factory Melakukan perencanaan produk proyek R C C C Melakukan pengendalian persediaan R R R Mengatur persediaan bahan baku R R R R Mengatur persediaan barang jadi R R C Purchasing Melakukan kegiatan pemesanan C C C C R R Melakukan kegiatan penerimaan R R C C Finance and Accounting Mengatur pengeluaran kas R R R R R C R R R Mengatur penerimaan kas R R R R R R R R Melakukan kegiatan administrasi R R R R R R R R R R Melakukan kegiatan akuntansi R R R R R R R R R C C R Mengatur pajak dan asuransi R R R R C HR Perekrutan Karyawan * R R R C Pelatihan Karyawan * R C Pengembangan Hardware* R C R Pengembangan Software* R IT C Pengelolaan Database * R R Purchase Order Utang Retur Pembelian Faktur Pembelian Pembayaran Gaji Pelatihan* Hardware* Software*
Subjek Data Pelanggan Karyawan Tabel 4.7 Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap IV) Pesanan Pelanggan Surat Jalan Retur Penjualan Faktur Penjualan Laporan Penjualan Keluhan Pelanggan Laporan Produksi Fungsi Bisnis Melakukan kegiatan promosi R R R R R R R R Melakukan kegiatan penjualan C C C C C C C R R Memberikan pelayanan kepada pelanggan R R R R C Melakukan perencanaan produk harian Marketing R Melakukan pengendalian produksi C Factory Melakukan perencanaan produk proyek R C C C Melakukan pengendalian persediaan R R R Mengatur persediaan bahan baku R R R R Mengatur persediaan barang jadi R R C Purchasing Melakukan kegiatan pemesanan C C C C R R Finance and Melakukan kegiatan penerimaan R R C C Accounting Mengatur pengeluaran kas R R R R R C R R R Mengatur penerimaan kas R R R R R R R R Melakukan kegiatan administrasi R R R R R R R R R R Melakukan kegiatan akuntansi R R R R R R R R R C C R Mengatur pajak dan asuransi R R R R C HR Perekrutan Karyawan * R R R C Pelatihan Karyawan * R C Pengembangan Hardware* R C R Pengembangan Software* R IT C Pengelolaan Database * R R Buruh Laporan Perincian Proyek Proyek Barang Pemasok Laporan Pembelian Purchase Order Utang Retur Pembelian Faktur Pembelian Pembayaran Gaji Kas Laporan Keuangan Pajak Perekrutan* Pelatihan* Hardware* Software*
163 4.6 Usulan Hardware Berdasarkan analisis strategi, maka perusahaan diusulkan untuk menambah komputer dan beberapa komponen hardware untuk mendukung jaringan. Berikut merupakan tabel hardware yang diusulkan: Tabel 4.8 Tabel Spesifikasi Hardware (usulan) Jenis Keterangan Jumlah Hardware Upgrade komponen pada PC Desktop Head: Processor Intel Pentium IV Memory 512 MB Hard disk 80 GB Monitor CRT 15 PC Desktop Head IT 1 Modem/ADSL 1
164 4.6.1 Usulan Jaringan Komunikasi Berikut merupakan gambar usulan arsitektur jaringan dari PT. HR, yaitu: Printer Director Internet Production Accounting Modem/ADSL Designer Printer Printer Admin Switch Designer Printer Finance IT Designer Gambar 4.5 Arsitektur Jaringan (usulan) Pada usulan jaringan terdapat penambahan komputer, internet, dan pengurangan printer. Penambahan internet dilakukan untuk mendukung perencanaan penerapan aplikasi e-marketing. Sedangkan penambahan komputer adalah untuk bagian IT yaitu divisi yang diusulkan. Selanjutnya pengurangan printer dilakukan karena adanya sistem sharing. Jadi, tidak dibutuhkan terlalu banyak printer.