SISTEM KEARSIPAN PADA YAKES TELKOM MEDAN TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh FEBRY DIANA NIM 1205092138 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan yang Maha Esa atas berkat dan rahmatnya yang telah diberikan sehingga dapat menyusun serta menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya. Tugas ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan diploma 3 program studi Administrasi Bisnis dengan jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Tugas akhir ini diusun berdasarkan data yang diperoleh dari perusahaan dan pengalaman penulis selama melakukan praktik kerja lapangan Di Yakes Telkom Medan. Dengan rasa penuh hormat penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. M. Syahruddin, S.T., M.T Direktur Politeknik Negeri Medan 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si Kepala Jurusan Administrasi Niaga 3. Safaruddin, S.E., M.Si Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si Ketua Program Studi Administrasi Bisnis 5. Mardhiatul Husna ST. M.Cs Dosen pembimbing 1 6. Parenta Ritonga SE., M.Si Dosen pembimbing 2 7. Seluruh staff pengajar program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. i
Terkhusus penulis ucapkan terimakasih kepada ibunda R. Br. Simanungkalit yang selalu memberi dukungan moril dan materil kepada penulis dari Praktik kerja lapangan sampai dengan Tugas Akhir sampai selesai. Dalam penyusunan dan penyelesaian tugas akhir ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan-kekurangan baik dalam penyajian materi maupun pembahasannya, oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati dan keikhlasan, penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang membangun demi kesempurnaan TA ini. Akhir kata penulis berharap semoga TA ini dapat bermanfaat dan berguna bagi kita semua. Atas kritik dan sarannya penulis mengucapkan terimakasih. Medan, Agustus 2015 Penulis Febry Diana NIM 1205092138 ii
ABSTRAK Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali, sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui sistem kearsipan Pada YAKES TELKOM AREA 1 SUMATERA Penulis menggunakan metode penelitian lapangan dengan menggunakan metode peneletian lapangan dengan melakukan pengamatan langsung ke lapangan serta melakukan wawancara pada petugas arsip jenis sumber data adalah data primer dan data sekunder. Berdasarkan data yang sudah dianalisis dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan yang digunakan pada YAKES TELKOM AREA 1 Sumatera Medan Adalah Sistem Abjad dan Sistem Nomor. Kata Kunci : Arsip, Kearsipan YAKES Telkom iii
ABSTRACT Archive is a collection of slips to be recorded systematically as it has a utility that whenever required can be quickly recovered, while archiving is a process of obtaining or setting records by using a particular system, so the files can be recovered easily and quickly if at any time required. The purpose of writing this final task is to determine the archival system YAKES AREA On 1 SUMATRA author uses the method of field research using field by direct observation to the field and conduct interviews in the archive clerk types of data sources are primary data and secondary data. Based on the data that has been analyzed, it can be concluded that the filing system used on the YAKES AREA 1 Medan Sumatera is System Name and System Number. Keywords: Archive, Archives YAKES TELKOM iv
vi
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR KELULUSAN KATA PENGANTAR... i ABSTRAK... iii ABSTRACT... iv DAFTAR ISI... v Bab 1 PENDAHULUAN...1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul...1 1.2 Rumusan Masalah...2 1.3 Tujuan Penulisan...2 1.4 Manfaat penulisan...2 1.5 Sistematika Penulisan...3 Bab 2 TINJAUAN PUSTAKA...5 2.1 Pengertian Arsip dan kearsipan...5 2.2 Tujuan Kearsipan...7 2.3 Fungsi kearsipan...7 2.4 Azas-azas penyimpanan arsip...8 2.5 Peralatan arsip...11 2.6 Sistem kearsipan...12 2.7 Prosedur penyimpanan Arsip...15 Bab 3 METODE PENELITIAN...16 3.1 Cara pengumpulan Data...16 3.1.1 Metode Penelitian Lapangan...16 3.1.2 Metode Penelitian Kepustakaan...16 3.2 Jenis Sumber Data...17 3.3 Teknik Analisis Data...18 v
Bab 4 HASIL DAN PEMBAHASAN...19 4.1 Gambaran Umum Perusahaan...19 4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan...19 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan...22 4.1.3 Makna Logo Perusahaan...23 4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan...24 4.2 Pengolahan kearsipan pada YAKES Telkom...24 4.2.1 Tujuan Kearsipan...24 4.2.2 Azas penyimpanan Kearsipan...25 4.2.3 Peralatan Kearsipan...26 4.2.4 Prosedur penyimpanan Arsip...27 Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN...28 5.1 simpulan...29 5.2 Saran...30 vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Setiap Pekerjaan atau kegiatan bisnis baik itu sektor pemerintahan maupun swasta memerlukan suatu data dan informasi untuk mendukung kelancaran aktivitas perusahaan, terutama dalam pencapaian tujuan di perusahaan tersebut. Salah satu sumber data dan informasi itu terdapat pada Arsip. Arsip merupakan suatu kumpulan warkat atau dokumen yang disusun dan disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang berfungsi sebagai sumber informasi dan alat pengingat. Dalam suatu perusahaan, arsip tersebut diperlukan untuk keperluan intern maupun ekstern untuk keperluan intern. Arsip tersebut digunakan sebagai penyajian informasi dan data baik kepada karyawan maupun bagi pimpinan, pengambilan keputusan atau kebijakan bagi pimpinan sedangkan untuk keperluan ekstern, yaitu membantu pelayanan terhadap pelanggan atau masyarakat. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu perusahaan maka penyimpannya tidak boleh dilakukan dengan sembarangan melainkan diperlukan sistem kearsipan dengan baik dan benar sebagai bahan bukti yang otentik untuk digunakan baik sekarang maupun yang akan datang. Sistem kearsipan yang baik dan benar adalah yang mudah dilaksanakan, praktis, ekonomis dan mudah dimengerti dan apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Apabila sistem yang digunakan tidak tepat, maka arsip tersebut, akan sulit ditemukan dan 1
2 menghabiskan waktu yang lama sehingga akan mengganggu aktivitas pekerjaan selain dengan adanya sistem penyimpanan yang baik dan benar, maka diperlukan peralatan penyimpanan arsip dan pemeliharaan arsip-arsip tersebut. Meskipun arsip berperan penting bagi suatu perusahaan atau organisasi,betapa masih banyak perusahaan yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik dalam memilih judul mengenai Sistem Kearsipan Pada YAKES TELKOM Area 1 Sumatera Medan. 1.2 Rumusan Masalah Adapun Rumusan Masalah penulisan Tugas Akhir ini adalah Bagaimana sistem kearsipan pada YAKES TELKOM AREA 1 SUMATERA Medan diterapkan. 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui sistem kearsipan pada YAKES TELKOM AREA 1 SUMATERA Medan diterapkan. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini adalah : 1. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem kearsipan Pada YAKES TELKOM AREA 1 SUMATERA Medan. 2. Sebagai bahan masukkan kepada yakes Telkom Area 1 Sumatera Medan. 3. Sebagai bahan informasi bagi pembaca khususnya Mahasiswa Politeknik Negeri Medan.
3 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan ini terdiri dari : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang Latar Belakang pemilihan Judul, Rumusan masalah,tujuan Penulisan, Manfaat penulisan dan Sistematika Penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan tentang Pengertian Arsip dan Kearsipan,Fungsi dan Peranan Kearsipan, Azas Penyimpanan Kearsipan, Peralatan Kearsipan,Prosedur Penyimpanan Arsip serta Sistem Kearsipan. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini menguraikan tentang cara pengumpulan data yang digunakan seperti penelitian kepustakaan, penelitian Lapangan melalui wawancara dan observasi, jenis-jenis sumber data yaitu data primer dan sekunder, serta teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang gambaran umum perusahaan seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, makna logo perusahaan, visi dan misi perusahaan, sistem Kearsipan pada YAKES TELKOM AREA 1 SUMATERA Medan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang simpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan serta saran yang mungkin diperlukan dalam memperbaiki kekurangan-kekurangan dalam perusahaan terutama dalam kearsipan