BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Ringkas Perusahaan Masalah pelayanan tidak terlepas dari interaksi antara pelanggan, petugas pelayanan customer service serta manajemen perusahaan itu sendiri. Dari ke tiga komponen tersebut akan dihasilkan suatu keadaan pelayanan yang akan dinilai oleh pelanggan, apakah pelayanannya bermutu (memuaskan) atau tidak bermutu (tidak memuaskan) dimana kepuasan pelanggan ditentukan oleh kualitas pelayanan. Direksi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Persero) yang disingkat sebagai PT. Telkom (Persero), memandang betapa pentingnya untuk membentuk suatu lembaga kesehatan bagi karyawan beserta keluarga dan para pensiunan beserta keluarganya yang diharapkan dapat menunjang kualitas serta kesejahteraan bagi mereka. Maka jajaran direksi PT. Telkom membentuk suatu pengelolaan dana yang diperuntukkan untuk mengelola suatu lembaga kesehatan bagi pegawai dan pensiunan beserta keluarganya, namun dikelola secara terpisah dari pengelolaan perseroan itu sendiri dengan ketentuan hal ini harus diteliti lebih lanjut sebelum mendirikan sebuah yayasan kesehatan tersebut. Berdasarkan Akte dari Notaris Dr. Wiratni Ahmadi SH, ditetapkan asman Akhir Nasution menjabat sebagai Direktur Utama PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Persero) yang ditetapkan di Bandung pada tanggal 22 April 1998. Selanjutnya, sesuai berita acara rapat umum luar biasa para pemegang saham PT. Telkom di hadapan Notaris Imah Fatimah SH, didirikanlah sebuah Yayasan 6
Kesehatan dengan nama resmi Yayasan Kesehatan PT. Telkom dan kini disebut dengan YAKES Telkom yang ditetapkan dengan keputusan direksi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Persero) dengan Nomor KD2/PS160/SEK-30/98 tentang pembentukan Yayasan Kesehatan Pegawai Telkom pada tanggal 20 Januari 1998. Operasinya sendiri dimulai pada tanggal 01 April 1998.Pada tanggal 22 April 1998 YAKES Telkom resmi berpusat di Kota Bandung.Kini YAKES Telkom sudah berumur 17 (tujuh belas) tahun lebih dan ingin terus membangun suatu kualitas pelayanan kesehatan bagi karyawan dan pensiunan serta keluarga PT. Telkom. Kekayaan YAKES Telkom Suatu lembaga sudah tentu mempunyai suatu kekayaan. Adapun kekayaan dari YAKES Telkom terdiri dari : 1. Kekayaan awal (pangkal) sebesar Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah). 2. Seluruh pendapatan bersih YAKES Telkom yang sudah dikurangi biaya operasional (maintenance). Pendapatan YAKES Telkom YAKES Telkom sudah tentu mempunyai biaya operasional yang cukup besar.untuk menutupi biaya operasional tersebut, YAKES Telkom mempunyai sumber-sumber pendapatan. Adapun sumber-sumber pendapatan tersebut berasal dari : 1. Penerimaan dari PT. Telkom sendiri sebagai pemberi dana yang utama. 2. Penerimaan yang berasal dari investasi yang berupa deviden. 7
3. Bantuan dari badan-badan usaha di luar lingkungan PT. Telkom yang tertarik kepada usaha YAKES Telkom ini, namun hal ini bersifat tidak terikat, artinya tidak secara terus-menerus. 4. Sumbangan-sumbangan lainnya seperti dari pemerintah dan perorangan. 5. Pendapatan-pendapatan yang lain disahkan. Pendapatan/penerimaan yang sudah terkumpul akan dipergunakan untuk keperluan-keperluan YAKES Telkom. Keperluan-keperluan itu menutupi biaya operasional serta dipergunakan juga untuk segala kegiatan yang bertujuan untuk memajukan YAKES Telkom. Adapun Visi dan Misi Yayasan Kesehatan Telkom Area I Sumatera adalah : Visi : Menjadi Organisasi pengelola dana kesehatan yang mandiri dan terpercaya untuk memelihara kesehatan Karyawan dan Pensiunan TELKOM beserta Keluarganya, serta Masyarakat. Misi : 1. Memupuk dan mengembangkan dana kesehatan pensiun sehingga cukup untuk menjamin kesehatan pensiunan beserta keluarganya. 2. Memelihara serta meningkatkan derajat kesehatan Karyawan dan Pensiunan TELKOM beserta keluarganya. 3. Menyelenggarakan layanan kesehatan kepada masyarakat dengan mengutamakan layanan kepada Pensiunan, Karyawan dan Keluarganya. 8
2.2. Jenis Usaha / Kegiatan Kegiatan utama pada YAKES Telkom Atra Sumatera yaitu : Melayani para pegawai/pensiunan PT. Telkom beserta keluarga untuk wilayah Sumatera. Dalam pelaksanaan kegiatan YAKES Telkom konsisten dalam hal memberikan pelayanan kesehatan kepada para peserta yaitu pegawai maupun pensiunan beserta keluarga dapat dilayani di Poliklinik YAKES yang terletak di Jl. Sena No. 10, Medan. Untuk berobat rawat jalan peserta dapat berobat di Poliklinik YAKES dan untuk rawat inap YAKES Telkom mempunyai mitra antara lain, RS. Teungku Fakinah, RS. Columbia Asia, RS. Horas Insani, RSI. Ibnu Sina Padang, RS. Eka Hospital dan para pasien bisa saja berobat di tempat-tempat yang sudah ditentukan oleh YAKES Telkom tersebut.jadi para pasien pun bisa memilih rumah sakit atau tempat berobat yang mereka inginkan, tetapi yang sudah ditetapkan oleh YAKES Telkom itu sendiri. Dirumah sakit yang telah di tetapkan oleh pasien, tersebut, maka si pasien akan ditempatkan pada kanar yang telah sesuai dengan hak kelasnya. YAKES juga memiliki Apotek tempat para peserta dapat mengambil obat yang telah di resepkan oleh dokter umum dan dokter spesialis.apotek yang bertanggung jawab tersebut merupakan anak perusahaan dari YAKES yang bernama Apotek Telemedika.Oleh sebab itu YAKES Telkom ini sangat berguna sekali bagi pegawai, pensiunan beserta keluarganya karena dapat meringankan tanggungan bagi pegawai, pensiunan beserta keluarganya.untuk menjaga hidup sehat mencapai kesejahteraan adil dan makmur dalam rangka hidup sehat, karena 9
kesehatan itu sangat mahal harganya. Dan YAKES Telkom ini pun akan selalu melayani pegawai, pensiunan beserta keluarganya dengan sebaik-baiknya. 2.3. Struktur Organisasi Demi tercapainya tujuan umum perusahaan yaitu mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan, menjaga arus input menjadi output dan menumbuhkan perusahaan hingga mencapai laba maksimum, diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh faktor operasional. Pengaturan faktor operasional ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya yang dihasilkan dalam bentuk sturuktur organisasi dari perusahaan ini.struktur organisasi merupakan pembagian kerja, wewenang dan sistem komunikasi dalam mewujudkan tujuan perusahaan dan organisasi.dengan demikian kegiatan yang beraneka ragam dalam suatu perusahaan disusun secara teratur sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan baik. Struktur organisasi dari perusahaan dalam penerapannya selalu berbeda-beda dengan perusahaan lain.struktur kepengurusan YAKES Telkom terdiri dari Kantor Pusat dan Kantor Area Pelayanan Kesehatan. YAKES Telkom dipimpin oleh seorang Manager Area yang membawahi langsung : 1. Kepala Pusat Kendali Medis (KAPUSDALMED) 2. Asisten Manajer Umum (ASMANUM) 3. Asisten Manajer Keuangan (ASMANKUG) 4. Koordinator TPK Khusus 10
Gambar 2.3. Struktur Organisasi Kantor Pusat Yakes Telkom Area I Sumatera STRUKTUR ORGANISASI KANTOR PUSAT YAKES TELKOM DEWAN PEMBINA YAYASAN BADAN PENGAWAS YAYASAN DIREKTUR MANAGER AREA PELAYANAN KESEHATAN KEPALA BIDANG UMUM KEPALA BIDANG OPERASI & KEPESERTAAN KEPALA BIDANG KEUANGAN KELOMPOK FUNGSIONAL KELOMPOK FUNGSIONAL KELOMPOK FUNGSIONAL Sumber : Yayasan Kesehatan Telkom Area I Sumatera 11
2.4. Job Description (Pembagian Tugas dan Wewenang) Adapun tugas pokok dan fungsi Yakes Telkom yaitu: 1. Asman Dalmed terdiri dari: a. Officer Layanan Kesehatan a) Melakukan pengawasan proses pengolahan data mengenai laporan pelayanan kesehatan dari TPK khusus/tpk umum. b) Melakukan evaluasi terhadap mitra kerja mengenai layanan kesehatan yang diberikan kepada peserta YAKES Telkom. c) Melakukan pengawasan kinerja TPK. Tanggung Jawab: a) Menjawab laporan pelayanan kesehatan. b) Menyediakan data kesehatan peserta. c) Meningkatkan kualitas layanan kesehatan oleh mitra kerja. b. Officer Pembina Kesehatan a) Mengevaluasi biaya kesehatan. b) Membuat laporan realisasi kegiatan pembinaan kesehatan. c) Melakukan pembinaan kesehatan. Tanggung Jawab: a) Menyediakan laporan kesehatan. b) Menciptakan suasana kerja yang nyaman. c) Memenuhi harapan peserta dan manajemen. 12
c. OfficerVerifikasi Medis a) Memverifikasi (pengecekan) tindakan medis dokter dalam nomor pelayanan kesehatan terhadap pasien sesuai ketentuan. b) Membuat catatan atas tidakan yang salah lalu melaporkannya. c) Mengawasi penagihan atas penggunaan sarana dari para mitra kerja. d) Meneliti harga obat-obatan. e) Meneliti data pasien. Tanggung Jawab: a) Bertanggung Jawab atas penyesuaian tindakan medis. b) Bertanggung Jawab atas kebenaran data peserta YAKES Telkom. d. Officer Kepesertaan a) Melakukan Up dating data kepesertaan. b) Membuat suatu database kepesertaan dalam bentuk files. c) Membuat laporan rekapitulasi data kepesertaan. d) Membuat data dan informasi guna memproses administrasi kepesertaan. e) Mengolah data pegawai dan pensiunan. f) Mengolah data keluarga para pegawai dan pensiunan. g) Membuat Kartu YAKES Telkom. h) Melayani pembuatan Kartu Yakes Telkom bagi peserta yang kehilangan atau terjadi kerusakan pada kartu tersebut. Tanggung Jawab: 13
Bertanggung jawab atas ketersediaan data kepesertaan yang akurat saat dibutuhkan. 2. ASMAN UMUM terdiri dari: a. Officer Sumber Daya Manusia (SDM) dan Public Relation a) Membuat rekapitulasi absensi pegawai. b) Menerima, lalu mencatat dan mendistribusikan surat masuk. c) Mencatat, lalu mengirim surat keluar. d) Mencatat dan memproses permohonan cuti pegawai. e) Menyediakan kebutuhan rapat/acara khusus. f) Mengolah Perjanjian Kerja Sama kepada para Mitra YAKES Telkom. Tanggung Jawab: a) Bertanggung jawab atas kelancaran admnistrasi dan aktivitas pengembangan SDM. b) Membuat dokumentasi dengan baik dan mendistribusikan kepada pihak yang membutuhkan. b. Officer Logistik a) Membuat surat permintaan dan penawaran harga. b) Membuat pemasukan barang. c) Mengevaluasi permintaan barang atau jasa dari user. d) Melakukan pemeliharan aset-aset kantor. e) Mengolah Perjanjian Kerja Sama kepada para Mitra YAKES Telkom. 14
Tanggung Jawab: Bertanggung jawab atas atau proses pengadaan sesuai target ketentuan. 3. ASMAN KUG, terdiri dari: a. Officer Akuntansi dan Anggaran a) Melakukan koreksi dan penyesuaian data perusahaan. b) Mengalokasikan dan merelokasikan anggaran YAKES Area. c) Mengelola tagihan piutang usaha unit user. d) Merekomendasikan laporan keuangan. Tanggung Jawab: a) Bertanggung jawab dalam merencanakan dan mengevaluasi anggaran YAKES. b) Bertanggung jawab dalam penyelenggaraan akuntansi dan penyajian laporan keuangan YAKES Area secara akurat. b. Officer Perbendaharaan Tugas : a) Mengendalikan arus kas. b) Mengelola keuangan dan sumber daya lainnya untuk keperluan operasional Tanggung Jawab : Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengendalian kegiatan pengelola kas bank dan perbendaharaan agar dapat dicapai tingkat likuiditas area pelayanan optimal. 15
c. Officer Piutang Usaha Tugas : a) Membuat rekapitulasi jumlah tagihan per unit user. b) Memantau pelaksanaan penyebaran oleh user. c) Mengkoordinasi unit user. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab atas penaguhan dan pengelolaan piutang usaha, biaya pengobatan pegawai kepada unit user. d. Officer Verifikasi Keuangan Tugas : Melakukan pengecekan, lalu mengesahkan tagihan mitra kerja. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab atas keabsahan, keakuratan, serta kecepatan pembayaran tagihan kepada mitra kerja. 4. Koordinator TPK Khusus, terdiri dari : 1. Dokter Umum/TPK Khusus : Tugas : a) Mengatur medical record individu. b) Mengevaluasi performa paramedic. c) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang baik. Tanggung Jawab : a) Bertanggung jawab atas tingkat kepuasan peserta terhadap dokter dan paramedik. b) Mengidentifikasikan biaya kesehatan dan melaporkan tepat waktu. 16
2. Paramedis Tugas : a) Membuat laporan kunjungan pasien. b) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan. c) Melaporkan pemakaian obat-obatan. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab atas pembuatan laporan obat-obatan dengan akurat dan tepat waktu. 3. Administrasi pelayanan Tugas : a) Membuat laporan keluar masuk kartu secara periodik. b) Mengesahkan data kepesertaan untuk bahan masukan Officer Kepesertaan. c) Melakukan pendistribusian dan penyimpanan yang baik atas medical record di TPK Khusus Tanggung Jawab : a) Bertanggung jawab atas tingkat kepuasan peserta YAKES Telkom. b) Membuat laporan yang akurat dan tepat waktu. 17