PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA DEPARTEMEN HUMAN RESOURCE PT EXTRUPACK DENGAN METODE HUMAN RESOURCE SCORECARD Didien Suhardini dan Citra Kurniawan Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri Universitas Trisakti didien@cbn.net.id atau didien.suhardini@yahoo.com ABSTRAK Departemen Human Resource PT Extrupack belum memiliki sistem pengukuran kinerja yang komprehensif untuk mengukur kinerjanya secara keseluruhan.. Untuk itu digunakan Human Resources Scorecard (HR Scorecard) yang merupakan sistem pengukuran kinerja Departemen Sumber Daya Manusia yang diturunkan dari Balanced Scorecard. HR Scorecard menggunakan empat perspektif, yaitu perspektif keuangan, pelanggan, bisnis internal dan pembelajaran dan pertumbuhan. Langkah awal dari perancangan model HR Scorecard adalah menterjemahkan visi, misi, strategi, kebijakan perusahaan, dan strategi Departemen Human Resource ke dalam empat perspektif, kemudian merancang peta strategi, dan mengidentifikasi HR Deliverable didalamnya. Lalu menyelaraskan HR Architecture dengan HR Deliverable, Setelah itu merancang sistem pengukuran strategik sumber daya manusia, yaitu measurement (tolok ukur), inisiatif strategis, dan target. Pembobotan untuk masing-masing tujuan strategis dilakukan dengan menggunakan metode Fuzzy Pairwise Comparison. Kemudian bobot yang didapat dikalikan dengan nilai dari tujuan strategis. Nilai kinerja Departemen Human Resource diperoleh dengan menjumlahkan hasil kali nilai kinerja masingmasing perspektif dengan bobot perspektif. Berdasarkan model HR Scorecard yang telah dirancang maka didapatkan nilai perspektif keuangan adalah 4, perspektif pelanggan adalah 2.8929, perspektif bisnis internal adalah 3.1676, dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan adalah 4.063. Secara keseluruhan nilai kinerja Departemen Human Resource pada tahun 2005 adalah 3.5309 yang berarti baik, nilai ini masih perlu ditingkatkan, atau minimal dipertahankan. Keywords: Balanced Scorecard, Human Resource Scorecard, Sistem Pengukuran Kinerja, Manajemen Sumber Daya Manusia. PENDAHULUAN PT Extrupack merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak pada industri kemasan tube alumunium, dengan dua model yang diproduksi, yaitu colleapsible tube dan container tube. PT.Extrupack selama ini mampu melayani kebutuhan domestik sekaligus ekspor dengan memberikan jaminan mutu serta kualitas tube yang terbaik. Lebih dari itu, PT Extrupack telah berhasil meraih sertifikat ISO 9001 untuk memberikan kepuasan pada pelanggan. Dengan adanya kerjasama dengan perusahaan luar negeri yang mempunyai standar kualitas yang tinggi, maka diharapkan untuk selanjutnya PT Extrupack dapat menjaga kualitas produknya karena orientasi ekspor perusahaan dapat berkembang seiring dengan meningkatnya kepercayaan konsumen utama dari diluar negeri. Untuk itu PT Extrupack perlu memperhatikan keberadaan intellectual capital nya, termasuk memperhatikan kinerja dari sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan (human capital)
PT Extrupack memiliki beberapa departemen, salah satunya adalah Departemen Human Resource yang berperan dalam mengelola sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan berdasarkan strategi sumber daya manusia secara tepat untuk mencapai tujuannya, yaitu dapat menyediakan sumber daya manusia yang berkualitas bagi perusahaan. Menurut pandangan guru manajemen sumber daya manusia terkemuka Dave Ulrich (1997) dalam bukunya Human Resources Champion, ada 4 fungsi yang bisa dijalankan Departemen Human Resource. Fungsi pertama, Departemen Human Resource harus ahli dalam menjalankan administrasi bidang sumber daya manusia: rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, peningkatan kinerja dan seterusnya. Kedua, berperan dalam meningkatkan kinerja dan kontribusi terhadap keberhasilan perusahaan sehingga bisa menjadi champion bagi perusahaan. Ketiga, sebagai agen perubahan yang mampu mendisain, mempelopori, dan mengubah sikap dan perilaku sumber daya manusia perusahaan sesuai dengan budaya yang dibutuhkan. Fungsi keempat, sebagai mitra strategik bagi eksekutif puncak dalam memformulasi dan implementasi strategi bisnis. Departemen Human Resource bukan hanya berperan dalam menyusun dan melaksanakan strategi bisnis perusahaan, tetapi juga mewarnai strategi dan implementasinya. Melihat fungsi dari Departemen Human Resource yang sangat penting, maka PT Extrupack perlu mengukur kinerja Departemen Human Resource apakah sudah menjalankan fungsinya dengan metode HR Scorecard. HR Scorecard adalah sistem pengukuran yang mengaitkan sumber daya manusia dengan strategi dan kinerja organisasi, yang akhirnya akan mampu mengelola sumber daya manusia sebagai aset yang paling penting, dan sangat besar kontribusinya terhadap perusahaan sehingga memberi kesadaran mengenai konsekuensi keputusan investasi sumber daya manusia sehingga investasi tersebut dapat dilakukan secara tepat arah dan tepat jumlah. HR Scorecard dapat mengukur secara strategis sejauh mana kontribusi sumber daya manusia terhadap performansi perusahaan dan sejauh mana Departemen Human Resource tersebut dapat mencapai visi dan misi perusahaan. Seperti halnya Balanced Scorecard, HR Scorecard menggunakan empat perspektif sebagai ukuran kinerjanya. Keempat perspektif tersebut adalah: keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, serta proses pembelajaran dan pertumbuhan. Sehingga dapat menyeimbangkan usaha dan perhatian Departemen Human Resource dari hanya kinerja keuangan ke nonkeuangan. HR Scorecard merupakan metode yang tepat bagi PT Extrupack. Karena metode ini dapat mengevaluasi apakah strategi sumber daya manusianya yang selama ini dipakai sudah efektif atau tidak. Dan juga dapat dijadikan acuan untuk menyusun strategi sumber daya manusia yang lebih baik di waktu mendatang. METODOLOGI Proses perancangan model HR Scorecard PT Extrupack adalah sebagai berikut: 1. Mendefinisikan strategi bisnis perusahaan dengan jelas, dengan menterjemahkan visi, misi, strategi, kebijakan perusahaan kedalam tujuan-tujuan strategis untuk setiap perspektif seperti yang terdapat dalam Balanced Scorecard. Tujuannya adalah agar sumber daya manusia memahami dengan jelas apa yang menjadi strategi bisnis perusahaan, yang kemudian dilanjutkan dengan: 2. Merumuskan kasus bisnis untuk sumber daya manusia sebagai suatu modal strategis. Pada tahap ini, strategi bisnis yang telah dirumuskan dalam Balanced Scorecard diturunkan ( cascading) menjadi strategi sumber daya manusia. Dengan adanya kasus bisnis untuk sumber daya manusia, maka perusahaan akan mengetahui bagaimana sumber daya manusia dapat mendukung strategi bisnis perusahaan. A-21-2
Strategi sumber daya manusia diturunkan menjadi tujuan strategis yang dipetakan pada langkah berikut ini: 3. Membuat Strategy Map (peta strategi) yang berisi tujuan-tujuan strategis dari setiap perspektif HR Scorecard untuk mendukung kinerja sumber daya manusia PT Extrupack. 4. Mengidentifikasi HR Deliverable (HR Performance Driver & HR Enabler) yang menggambarkan kontribusi sumber daya manusia (HR Deliverable) yang ingin dicapai sebagai outcome. Kontribusi sumber daya manusia (HR Deliverable) terdiri dari penentu kinerja (Performance Drivers) ataupun pendukung kinerja (Enablers), dapat dilihat dengan membangun hubungan indikator sebab-akibat. 5. Menyelaraskan indikator sebab-akibat yang telah dibuat (HR Architecture dengan HR Deliverable) sehingga tercipta hubungan baik antara sistem sumber daya manusia dengan HR Deliverable. Keselarasan ini digambarkan melalui hubungan sebab-akibat (Lag and Lead Indicator). 6. Merancang sistem pengukuran strategis sumber daya manusia yang meliputi: measurement (tolok ukur), target dan inisiatif, melalui pendekatan HR Scorecard, yang terdiri dari empat perspektif, yaitu: a. Perspektif Keuangan (mengidentifikasi HR Deliverable). b. Perspektif Pelanggan (mengidentifikasi HR System Alignment) c. Perspektif Proses Bisnis Internal (mengidentifikasi High Performance Work System). d. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (mengidentifikasi HR Competencies) 7. Langkah berikutnya adalah pengukuran kinerja diperoleh dari melakukan pembobotan masing-masing tujuan strategis dengan menggunakan metode Fuzzy Pairwise Comparison terlebih dahulu. Setelah nilai bobot didapatkan maka nilai bobot tersebut dikalikan dengan nilai dari tujuan strategis. Nilai kinerja Departemen Human Resource diperoleh dengan menjumlahkan hasil kali nilai kinerja masingmasing perspektif dengan bobot perspektif. Visi PT Extrupack PT Extrupack mempunyai visi untuk mewujudkan dirinya: Menjadi produsen kemasan tube alumunium terkemuka dan dipercaya konsumen di pasar global (global market). Misi PT Extrupack Untuk mewujudkan visi tersebut, misi yang dijalankan oleh PT Extrupack diwujudkan dalam komitmen kebijakan mutu yaitu: Memberikan kepuasan pada pelanggan melalui : 1. Pengiriman tepat waktu 2. Tube bermutu 3. Saran dan solusi Strategi PT Extrupack 1. Menyediakan produk bermutu tinggi 2. Melakukan pengiriman produk jadi yang tepat waktu 3. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi 4. Menanggapi permintaan pelayanan dengan cepat dan tepat melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 secara konsisten, dan melakukan perbaikan terus menerus. A-21-3
Untuk dapat menjalankan strategi PT Extrupack di atas, diperlukan ketersediaan sumber daya manusia yang ahli, terampil dan terlatih serta memiliki motivasi dan produktivitas dan disiplin yang tinggi. Karena itu Strategi Departemen Human Resource, adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan kualitas sistem perekrutan 2. Menyelenggarakan program pelatihan dan pengembangan yang efektif agar diperoleh yang ahli, terampil dan terlatih 3. Meningkatkan motivasi dan produktivitas secara sistematis dan berkelanjutan. 4. Meningkatkan kedisiplinan 5. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh pelanggan 6. Meningkatkan kesejahteraan. Hubungan antara Strategi bisnis dan Strategi sumber Daya Manusia ( HR Deliverables) dan HR Enablers nya masing-masing. Tabel 1 di bawah ini sebagai contoh untuk dua strategi bisnis. Tabel 1. Hubungan antara Strategi Bisnis dan Strategi Sumber Daya Manusia (HR Deliverables) dan HR Enablers Strategi Bisnis Perusahaan 1.Menyediakan produk bermutu tinggi Strategi Sumber Daya Manusia (HR Deliverables) 1. Meningkatkan kualitas melalui program pelatihan & pengembangan HR Enablers Program pelatihan yang efektif Perencanaan & pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan Peningkatan kedisiplinan Peningkatan motivasi 2.Meningkatkan produktivitas dan efisiensi 3.Meningkatkan kesejahteraan, melalui kompensasi, gaji & insentif yang sesuai Pelaksanaan sistem informasi yang berkualitas Pengembangan pengetahuan tentang SISDM Pengembangan pengetahuan HRD tentang MSDM 1.Meningkatkan kualitas melalui program pelatihan & pengembangan Program pelatihan yang efektif Perencanaan & pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan Peningkatan kedisiplinan Peningkatan motivasi kerja 4.Meningkatkan motivasi & produktivitas secara sistematis dan berkelanjutan. Pelaksanaan sistem gaji & insentif yang sesuai & tepat waktu. Penilaian kinerja Program peningkatan kesejahteraan 2.Meningkatkan kedisiplinan Pelaksanaan sistem gaji & insentif yang sesuai dan tepat waktu Penilaian kinerja 6.Meningkatkan kepuasan dengan memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh pelanggan Perencanaan & pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Program pelatihan yang efektif Pelaksanaan sistem gaji & insentif yang sesuai & tepat waktu Program peningkatan kesejahteraan A-21-4
Peta strategi adalah peta yang menggambarkan proses penciptaan nilai atau proses implementasi dari strategi perusahaan. Peta Strategi untuk Departemen Human Resource PT Extrupack adalah sebagai berikut: PERSPEKTIF KEUANGAN Peningkatan Produktivitas Karyawan Pencapaian target produksi Ketepatan waktu pengiriman Minimasi produk reject PERSPEKTIF PELANGGAN Jumlah keluhan dari departemen lain Peningkatan Kepuasan Departemen terhadap Dept. Human Resource Peningkatan Kualitas Karyawan Jumlah yang mendapat promosi Peningkatan Kepuasan Karyawan terhadap Dept. Human Resource Jumlah yang mendapat sanksi Peningkatan Kedisiplinan Karyawan Peningkatan Motivasi Kerja Karyawan Jumlah mangkir Jumlah keluhan dari PERSPEKTIF BISNIS INTERNAL Perencanaan dan Pengadaan Karyawan yang Sesuai dengan Syarat & Kebutuhan Program Pelatihan Karyawan yang Efektif Penilaian Kinerja Karyawan Perusahaan Hasil penilaian Hasil training kinerja evaluation Persentase pemenuhan permintaan penambahan Pelaksanaan Sistem Gaji dan Insentif yang Sesuai dan Tepat Waktu Jumlah keluhan terhadap pelaksanaan sistem gaji & insentif Program Peningkatan Kesejahteraan Karyawan % Karyawan yang terdaftar pada JAMSOSTEK PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN Pelaksanaan Sistem Informasi SDM yang Berkualitas Pengembangan Pengetahuan Karyawan HRD Mengenai Sistem Informasi SDM Kecepatan sistem dalam pelacakan data % Kemampuan HRD dalam mengoperasikan SISDM Pengembangan Pengetahuan Karyawan HRD Mengenai Manajemen SDM Hasil training evaluation Departemen HR Gambar 5.1 Peta Strategi Gambar 1. Peta Strategi Dari Peta Strategi tersebut diatas dibuat Sistem Pengukuran Kinerja Departemen Human Resources untuk ke empat perspektif yang terdiri atas HR Deliverables, HR Performance Drivers dan HR Enablers, salah satu perspektif yaitu Keuangan (Outcome) sebagai contoh dapat dilihat dari Tabel berikut ini: Tabel 2. HR Deliverables, HR Performance Drivers dan HR Enablers tiap perpektif HR Deliverables HR Performance Driver HR Enablers Perspektif Keuangan F1:Peningkatan Pencapaian target produksi Peningkatan kepuasan Produktivitas Karyawan Ketepatan waktu departemen lain terhadap pengiriman Departemen Human Resource. Minimasi produk reject Peningkatan kualitas Peningkatan kedisiplinan peningkatan motivasi kerja. Peningkatan kepuasan terhadap Departemen Human Resource Setelah HR Deliverables dalam peta strategi diidentifikasikan maka langkah selanjutnya adalah mengetahui bagaimana keterkaitan arsitektur sumber daya manusia (HR Architecture) yang telah diselaraskan dapat mendukung HR Deliverables. Penggambaran dilakukan mulai dari tujuan strategis yang paling bawah yaitu pada A-21-5
perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan menuju ke paling atas yaitu perspektif Keuangan. Berikut ini keselarasan HR Architecture yang dapat mendukung pengembangan pengetahuan HRD mengenai manajemen SDM Melatih dan mengembangkan pengetahuan HRD mengenai MSDM dan melakukan evaluasi Program pelatihan dengan materi berkualitas dan terbaru mengenai MSDM Motivasi, keseriusan, dan semangat belajar yang tinggi pada Pengembangan pengetahuan HRD mengenai MSDM HR Function HR System Employee Behaviors HR Deliverables HASIL Gambar 2 Keselarasan HR Architecture yang dapat mendukung Pengembangan pengetahuan HRD mengenai manajemen SDM Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja untuk dilihat pada Tabel 3 berikut ini. salah satu perspektif dapat Strategic Objectives Perspektif Keuangan F1 : Peningkatan produktivitas Tabel 3: Hasil Perancangan HR Scorecard Measurement Target Inisiatif Pencapaian target produksi (pcs) Ketepatan waktu pengiriman (%) Minimasi produk cacat (%) 80.000.000 pcs 100 % 0,1 % Mengadakan pelatihan dan pengembangan kepada sesuai kebutuhan Memberikan insentif sebagai imbalan atas pencapaian yang diberikan. Memberikan bonus kepada yang berprestasi Memberikan kompensasi yang tepat waktu Memberikan jaminan kesehatan atau asuransi kepada Berikut ini adalah contoh data yang diperlukan untuk mendukung pengukuran untuk Perspektif Keuangan, tujuan strategis Peningkatan Produkstivitas. Tabel 4: Data yang diperlukan Perspektif Keuangan Strategic Objectives Measurement Data yang diperlukan Perspektif Keuangan F1:Peningkatan Produktivitas Karyawan Pencapaian target produksi Ketepatan waktu pengiriman Minimasi produk reject Jumlah produksi tahun 2004 / 2005 Jumlah pengiriman dan jumlah keterlambatan tahun 2004 / 2005 Jumlah produk reject tahun 2004 / 2005 A-21-6
Hasil Pengukuran Perspektif Keuangan dapat dilihat berikut ini: Tujuan Strategis F1: Peningkatan Produktivitas Karyawan Tabel 5 Hasil Pengukuran Perspektif Keuangan Ukuran Strategis Nilai Rata-rata Bobot Nilai x Bobot Target produksi 4 Persentase Ketepatan 5 waktu pengiriman 4 1 4 Persentase produk Cacat 3 Total 1 4 Setelah semua tujuan strategis diukur dan dihiyunga nilai dikalikan bobotnya maka diperoleh hasil pengukuran untuk ke empat perspektif adalah sebagai berikut: Tabel 6 Pengukuran Kinerja Departemen Human Resource PT Extrupack Perspektif Nilai Kinerja Bobot Nilai x Bobot Keuangan 4 0.25 1 Pelanggan 2.8929 0.25 0.7232 Bisnis Internal 3.1676 0.25 0.7919 Pembelajaran dan Pertumbuhan 4.063 0.25 1.0158 Total 3.5309 (Baik) KESIMPULAN Berdasarkan model HR Scorecard yang telah dirancang maka didapatkan bahwa nilai perspektif keuangan adalah 4, perspektif pelanggan adalah 2.8929, perspektif bisnis internal adalah 3.1676, dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan adalah 4.063. Secara keseluruhan nilai kinerja Departemen Human Resource pada tahun 2005 adalah 3.5309 yang berarti baik, nilai ini masih bisa untuk ditingkatkan, atau minimal dipertahankan. Saran yang dapat diberikan kepada Departemen Human adalah Departemen Human Resource perlu melakukan perbaikan pada peningkatan kedisiplinan, pelaksanaan sistem gaji dan insentif, dan pengembangan pengetahuan Departemen Human Resource mengenai sistem informasi SDM, dan membentuk tim yang mempunyai fungsi untuk menganalisa HR Scorecard dan melakukan langkahlangkah perbaikan dan pengembangan dalam hal-hal yang dianggap perlu, sehingga perusahaan dapat mengantisipasi perubahan dan dan menghadapi tantangan yang terjadi dalam lingkungan perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Becker, Brian E., Mark A Huselid dan Dave Ulrich. 2001. The HR Scorecard : Linking People, Strategy and Performances Massachusetts : Harvard Business School Press Kwong, C.K., Bai, H. 2002. A Fuzzy Approach to the Determination of Importance Weights of Customer Requirements in Quality Function Deployment. http://www.mfckkong@inet.poly.edu.hk. Rivai, Veithzal. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan : dari Teori ke Praktik. Murai Kencana A-21-7
Saaty, Thomas L. 1991. Pengambilan Keputusan Bagi Para Pemimpin : Proses Hirarki Analitik untuk Pengambilan Keputusan dalam Situasi yang Kompleks. PT. Pustaka Binaman Pressindo. Tunggal, Amin Widjaja. 2003. Memahami Konsep Human Resources Scorecard. Jakarta : Harvarindo. Ulrich, Dave. 1997. Human Resource Champions. Boston : Harvard Business School Press. A-21-8
A-21-9
A-21-10