Performance Appraisal (Penilaian Pekerjaan/Performa) MSDM-TIP FTP UB

Performance Appraisal (Penilaian Pekerjaan/Performa) MSDM-TIP FTP UB

Definisi Suatu sistem formal dan terstruktur yang digunakan untuk mengukur, menilai dan mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku dan hasil, termasuk tingkat ketidakhadiran

Mekanisme Dasar Goal: Maintain Organizational Productivity Results: Organization Productivity Individual Performance Methods: Individual Performance Goals Aspek yang dinilai: Kemampuan teknis Kemampuan konseptual Kemampuan hubungan interpersonal

Small Organizations Large Organizations All Organizations Compensation 80.2% 66.7% 74.9% Performance improvement 46.3% 53.3% 48.4% Feedback 40.3% 40.6% 40.4% Documentation 29.0% 32.2% 30.2% Promotion 26.1% 22.8% 24.8% Training 5.1% 9.4% 7.3% Transfer 8.1% 6.1% 7.3% Discharge 4.9% 6.7% 5.6% Layoff 2.1% 2.8% 2.4% Personnel research 1.8% 2.8% 2.2% Manpower planning 0.7% 2.8% 1.5%

Siapa yang melakukan? Immediate Supervisor Higher Management Self-Appraisals Peers (Co-Workers) Evaluation Teams Customers 360 Appraisals

Supervisor Appraisal Performance appraisal done by an employee s manager and often reviewed by a manager one level higher.

Self-Appraisal Performance appraisal done by the employee being evaluated, generally on an appraisal form completed by the employee prior to the performance review.

Subordinate Appraisal Performance appraisal of a superior by an employee, which is more appropriate for developmental than for administrative purposes.

Peer Appraisal Performance appraisal done by one s fellow employees, generally on forms that are complied into a single profile for use in the performance interview conducted by the employee s manager.

Team Appraisal Performance appraisal, based on TQM concepts, that recognizes team accomplishment rather than individual performance.

The 360º Appraisal Interview Supervisor Other Superiors Other Superiors Peers Individual Staff Self-Assessment Customers Teams Teams Sub-Ordinates

Tujuan Mengetahui pengembangan: Identifikasi kebutuhan pelatihan Umpan balik kinerja Menentukan transfer dan penugasan Identifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan Pengambilan keputusan administratif: Penentuan gaji, promosi mempertahankan/memberhentikan Pengakuan kinerja karyawan PHK Mengidentifikasi hal buruk

Keperluan perusahaan: Perencanaan SDM Evaluasi pencapaian tujuan perusahaan Informasi untuk identifikasi tujuan Evaluasi terhadap sistem SDM Penguatan thd kebutuhan pengembangan perusahaan Dokumentasi Tujuan Kriteria untuk validasi penelitian Dokumentasi keputusan-keputusan tentang SDM Membantu memenuhi persyaratan hukum

Kegunaan ditinjau dari perspektif company development Perbaikan kinerja Penyesuaian kompensasi Keputusan penempatan Pelatihan dan pengembangan Perencanaan dan pengembangan karier Mengatasi tantangan eksternal

Manfaat : Pekerja : umpan balik kinerja mereka Supervisor/manager : mengetahui aksi yang harus dilakukan Personal dept : informasi kinerja karyawan Organisasi : Sebagai dasar untuk mengambil keputusan tentang promosi, transfer, demosi, PHK atau untuk mengidentifikasikan kebutuhan akan training

Hal yang perlu diperhatikan 1. Tujuan penilaian 2. Instrumen Penilaian 3. Standard Penilaian 4. Siapa yang menilai 5. Siapa yang dinilai 6. Kapan harus menilai 7. Pelatihan bagi penilai 8. Feed back dan implikasi

Human performance Performance appraisal Employee feedback Performance measures Personal decisions Performance related standards Employee records

Berbagai Kesalahan Penilaian Hallo efect pengaruh emosi; hub. pribadi,; kesan yang tertanam Central tendency kecenderungan penilai untuk memberikan nilai rata-rata Leniency/strictness bias kecenderungan penilai yang terlalu lunak/keras dalam memberikan penilaian Recently effect kecenderungan penilai untuk hanya mengingat pada peristiwa-peristiwa yang baru terjadi Cross culutral biases beda budaya beda persepsi

Halo Job Rating Scale EXCELLENT on all factors Leniency Job Rating Scale Employee A EXCELLENT Job Rating Scale Employee B EXCELLENT Job Rating Scale Employee C SUPERIOR Job Rating Scal Employee D EXCELLENT Central Tendency Job Rating Scale Employee A AVERAGE Job Rating Scale Employee B AVERAGE Job Rating Scale Employee C AVERAGE Job Rating Scal Employee D AVERAGE Recency Bias Job rating scale behavior during the last month has been POOR.

Mengurangi bias penilaian Dengan adanya standard penilaian secara jelas, pelatihan, umpan balik, dan teknik penilaian kinerja yang sesuai. Sistem penilaian prestasi kerja harus memenuhi syarat : 1. Praktis 2. Kejelasan standard 3. Kriteria yang objective Reliability Relevance Sensitivity Practicality

Metode-metode penilaian : 1. Beorientasi Masa Lalu Rating Scale Checklist Forced Choice Method Critical Incident Method Metode Catatan Prestasi Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS) Field Review Method Performance Test and Observation Comparative Evaluation Approach 2. Beorientasi Masa Depan Self Appraisal Management by Objective Penilaian secara Psikologis Assesment Center

Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan metode penilaian kinerja adalah: Validitas Keandalan Kemampuan membedakan Bebas dari bias Relevansi Biaya Pelaksanaan administrasi

Rating Scale

Rating Scale Penilaian dilakukan dalam skala tertentu, mulai dari rendah sampai tinggi Pendapat penilai diberi bobot yang mencerminkan nilai rata2. Keuntungan: Biaya murah Penilai membutuhkan sedikit pelatihan Bisa digunakan bagi banyak karyawan Kelemahan: Subyektifitas tinggi Sulit menentukan kriteria yang relevan dg pelaksanaan pekerjaan. Faktor-faktor penilaian dianggap mempunyai bobot sama, dan berlaku untuk semua jenis pekerjaan

Checklist

Checklist Penilaian terdiri dari sejumlah pertanyaan yang menjelaskan tingkat perilaku bagi suatu pekerjaan tertentu Penilai tingal memberikan check pada karakteristik pekerjaan karyawan yang sesuai Setiap pertanyaan akan memiliki bobot yang berbeda Keuntungan Biaya murah Pengurusa mudah Penilai hanya membutuhkan pelatihan sederhana distandarisasi Kelemahan Hallo effect Metode ini tidak memungkinkan penilai untuk memberikan nilai yang berbeda

Forced Choice Method

Forced Choice Method Untuk meningkatkan objectivitas Mengharuskan penilai untuk memilih pernyataan yang paling sesuai dengan pasangan pernyataan tentang karyawan yang dinilai. HRD mengotak2an materi ke dalam kategori2 seperti: Kemampuan belajar Hasil kerja Hubungan antar karyawan Keuntungan: Mengurangi penyimpangan penilai Mudah digunakan dan memiliki cakupan yang luas Kelemahan: Tidak bisa mencerminkan hubungan pekerjaan yang spesifik Karyawan terkesan diremehkan ketika satu pertanyaan diarahkan ke pilihan lain

Critical Incident Method

Critical Incident Method Catatan penjelasan kejadian dengan ringkas, baik kejadian positif maupun kejadian negatif dalam melaksanakan pekerjaan dan dimasukkan ke dalam kategori2 oleh HRD. Kelebihan Dapat memberi umpan balik terkait langsung dengan pekerjaannya Mengurangi penyimpangan penilai Kelemahan Penilai seringkali tidak mencatat ketika insiden terjadi Ada kemungkinan dilebih2kan ketika pencatatan

Behaviorally Anchored Rating Scale

Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS) Penilaian prestasi kerja untuk satu kurun waktu tertentu di masa lalu dengan mengaitkan skala peringkat prestasi kerja dengan perilaku tertentu. Deskripsi pekerjaan dibuat oleh pekerja sendiri, rekan sekerja, atau atasan langsung Langkah-langkahnya: Menentukan skala penilaian prestasi kerja Menentukan kategori prestasi kerja seseorang dan diberi skala Uraian prestasi kerja sedemikian rupa sehingga kecenderungan perilaku karyawan yang dinilai terlihat jelas

Self Appraisal

Self Appraisal Penilaian diri sendiri untuk mengenal kekuatan dan kelemahan sehingga mampu mengindentifikasi aspek yang perlu diperbaiki Perusahaan mengemukakan harapan, tujuan perusahaan, dan tantangan yang dihadapi Atas dasar itu karyawan mengidentifikasi aspek pribadi yang perlu diperbaiki

Field Review Method Atasan turun ke lapangan bersama dengan HRD Spesialis HRD mendapat informasi dari atasan langsung perihal prestasi karyawan, lalu mengevaluasi berdasarkan informasi tersebut Hasil penilaian dikirim ke atasan untuk direview dan dibahas dengan karyawan yang dinilai. Kelebihan: Lebih objective Kelemahan Tetap ada bias Bagi perusahaan besar menjadi mahal karena mendatangkan ahli ke tempat pelaksaan tugas

Performance Test and Observation Berdasarkan tes pengetahuan dan ketrampilan, berupa tes tertulis dan peragaan Kelebihan: Keterkaitan langsung antara prestasi kerja dengan tugas pekerjaan seseorang Prinsip standarisasi dipegang teguh Kelemahan: Biaya mahal

Comparative Evaluation Approach Membandingkan prestasi kerja seseorang dengan karyawan lain yg memiliki kegiatan sejenis. Kelebihan: lebih rasional dan efektif Ada 3 metode: 1. Metode Peringkat Penilai menentukan peringkat sejumlah karyawan mulai yang berprestasi sampai tidak berprestasi Kelebihan: Segera terlihat klasifikasi karyawan dinilai dari sudut pandang prestasi kerjanya Kelemahan: peringkat yang dibuat tidak menggambarkan dengan jalas makna dari peringkat itu dan subyektivitas. 2. Distribusi Terkendali Menggolongkan karyawan ke dalam klasifikasi yang berbeda2 berdasarkan faktor kritikal dan dinyatakan dalam persentase Kelemahan: tidak jelas perbedaan satu golongan dengan golongan lain 3. Metode Alokasi Angka Penilai memberi bentuk angka kepada semua karyawan yang dinilai