BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Organisasi 3.1.1 Sejarah Organisasi Pada tahun 1990, Yayasan Bunda Hati Kudus yang khusus mengelola persekolahan membangun sekolah baru yang bernama Vianney. Sekolah Vianney awalnya hanya membuka jenjang SMA yang didirikan untuk menampung limpahan siswa baru yang mendaftar di SMA Tarsisius II, yang jumlahnya cukup besar. Karena itu Sekolah Vianney belum memiliki gedung sendiri, maka untuk sementara proses pembelajaran SMA Vianney dilakukan pada siang hari di gedung Tarsisius II. Kemudian pada tahun 1997 didirikanlah kompleks persekolahan Vianney dengan tambahan jenjang TK, SD, dan SMP. TK Vianney Taman Kanak-Kanak (TK) Vianney berdiri pada tahun 1995. Meski alat-alat peraga yang dimiliki kala itu masih terbatas dan sangat sederhana, namun kegiatan belajar mengajar berjalan lancar, Jumlah siswa baru 28 anak, terbagi dalam TK A sebanyak 17 anak dan siswa TK B 11 anak. Di tahun ajaran kedua (1996-1997), jumlah siswa mengalami peningkatan yang signifikan, mencapai 118 anak, sehingga guru yang mengajar pun ditambah menjadi 5 orang. Tahun ketiga (1997-1998), jumlah siswa menjadi 165 anak. Di tahun ini TK Vianney baru dapat 57
58 melakukan kegiatan diluar sekolah bagi siswa-siswinya, yakni mengunjungi Gereja Katedral di Jakarta Pusat. Dalam perjalanannya jumlah siswa TK Vianney mengalami penyusutan berkaitan dengan banyaknya sekolah di sekitar. Tapi kami terus berbenah diri untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat, di antaranya dengan meningkatkan kegiatan Ekstrakurikuler, dan sistem pembelajaran yang lebih menarik dan menyenangkan, dengan harapan hal ini bisa mendongkrak minat masyarakat terhadap sekolah kami. Untuk memenuhi permintaan orang tua, ekstrakurikuler melukis, menari, dan acting kami menggunakan guru dari luar sesuai dengan bidangnya. Berbagai perlombaan sering diikuti sehingga koleksi piala kejuaraan pun terus bertambah menghiasi ruangan kami. Mulai tahun ajaran 2005-2006, TK Vianney kembali mendapatkan kepercayaan dari orang tua siswa, dengan mulai bertambahnya jumlah siswa, yaitu menjadi 70 anak. Dan di tahun ajaran 2007-2008, jumlah siswa menjadi 83 siswa. SD dan SMP Vianney SD dan SMP Vianney berdiri tiga tahun setelah kelahiran SMA Vianney, tepatnya 17 Juli 1995 di JL. Pondok Randu No. 98 Rawa Buaya, Cengkareng, Jakarta Barat. Dalam melaksanakan proses pembelajaran di SD Vianney dilakukan secara bertahap. Ditahun pertama 1995/1996 SD Vianney mengawali dengan membuka kelas perdana untuk kelas satu dengan jumlah siswa hanya 44 anak. Tahun ajaran kedua 1996/1997
59 dibuka kelas-kelas baru atau kelas lanjutan yaitu kelas II, III, IV. Dan baru tahun ajaran ketiga 1997/1998 SD Vianney memiliki kelas yang lengkap, dari kelas I sampai dengan kelas VI. SMA Vianney SMA Vianney berada di bawah asuhan Yayasan Bunda Hati Kudus, yang berkedudukan di Jl. Kebon Jeruk Raya No. 19, Kebon Jeruk, Jakarta Barat. Yayasan ini milik PGDP/Dewan Paroki Bunda Hati Kudus, Kemakmuran, yang dikelola oleh para Pastor Ordo MSC, berkedudukan di Jl. K.H. Hasyim Ashari 26, Jakarta Pusat. SMA Vianney didirikan pada 1 September 1991 oleh Badan Pengurus Harian Yayasan Bunda Hati Kudus untuk menampung membanjirnya siswa di SMA Tarsisius II waktu itu. Dipertegas dengan izin operasional dari Depdikbud nomor : 851A/101.A1/I/93 yang diperbarui dengan SK nomor : 985/101.A1/I/95. Nama sekolah adalah nama orang suci (Santo) Yohannes Maria Vianney. Tokoh ini dipilih sebagai pelindung sekolah, karena memiliki perpaduan sifat-sifat kesederhanaan, keuletan, ketegasan dan kesucian. 3.1.2 Tujuan Organisasi Visi yang dimiliki oleh Sekolah Vianney adalah Menjadi Lembaga Pendidikan Katolik Terpercaya Dalam Menumbuh Kembangkan Multitalenta.
60 Misi yang dimiliki oleh Sekolah Vianney adalah Mengembangkan semua potensi peserta didik melalui komunitas pembelajar bermutu dengan semangat Bunda Hati Kudus. Tujuan yang dimiliki oleh Sekolah Vianney adalah Mengembangkan Bakat Seni Siswa Berdasarkan Kecerdasan Spiritual, Emosional, dan 8 Standar Pendidikan. Nilai-nilai inti dari Yayasan Bunda Hati Kudus, yaitu : 1. Kasih 2. Bersyukur 3. Disiplin 4. Bertanggung jawab 5. Kerja sama 6. Inovatif 7. Unggul 3.1.3 Kegiatan Organisasi Pada pukul 06.45 siswa diwajibkan sudah berada di dalam kelas untuk melakukan doa bersama sampai pukul 07.00. Kemudian dilanjutkan dengan pelajaran pertama. Selang waktu kurang lebih satu setengah jam pelajaran pertama selesai dan istirahat pada pukul 08.30. Lama istirahat kurang lebih 20 menit sehingga pada pukul 08.50 pelajaran dilanjutkan dan masuk ke pelajaran kedua. Pelajaran kedua dilakukan sampai pukul 10.20 kemudian istirahat. Pelajaran ketiga dimulai pada pukul 10.40 dan diakhiri
61 pukul 12.05. Kemudian dilanjutkan dengan istirahat sampai dengan 12.25 dan masuk ke pelajaran keempat. Pelajaran keempat dilakukan sampai kurang lebih pukul 13.45 kemudian siswa diijinkan pulang. Untuk kelas XII pada hari senin, selasa, rabu dan kamis pulang pukul 14.20. Kelas XI pulang pukul 14.20 pada hari selasa, rabu, dan kamis. Untuk kelas X setiap hari pulang pukul 13.50. Biasanya akan dilakukan evaluasi terhadap siswa (ulangan) untuk mengetahui seberapa jauh mereka memahami ilmu yang telah diajarkan. Untuk siswa yang mendapat nilai kurang saat ulangan diwajibkan untuk mengikuti perbaikan (remedial). Setelah memasuki pertengahan semester, dilakukan Ujian Tengah Semester (UTS) dan pada akhir semester, dilakukian Ujian Akhir Semester (UAS). Untuk kelas XII terdapat ujian praktek dan Ujian Nasional (UAN). 3.1.4 Struktur Organisasi Dalam menjalankan kegiatan belajar mengajar pada sebuah sekolah, diperlukan interaksi yang baik diantara setiap pihak yang terlibat demi tercapainya kelancaran sistem belajar mengajar. Oleh karena itu dibutuhkan struktur organisasi yang baik dan jelas, serta tugas dan tanggung jawab dari masing-masing pihak. Adapun struktur organisasi Sekolah Vianney adalah sebagai berikut :
62 Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bidang adalah sebagai berikut : A. Tugas Kepala Unit 1. Mengkoordinir pengembangan RENSTRA Sekolah Vianney dan melakukan pengawasan terhadap implementasi RENSTRA tersebut. 2. Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap segala sesuatu yang berkaitan dengan regulasi sekolah.
63 3. Mengkoordinir pelaksanaan penerimaan siswa baru dan melakukan pengawasan terhadap proses penerimaan siswa baru. 4. Mengkoordinir pengembangan budaya sekolah dan melakukan pembinaan serta pengawasan terhadap implementasinya. 5. Melakukan pengawasan, pembinaan dan supeviasi menyangkut penerapan prinsip-prinsip managerial kepemimpinan dan ketatalaksanaan sekolah yang dilakukan oleh Kepala Sekolah. 6. Melakukan pembinaan dan penilaian kinerja pimpinan sekolah (DP3 Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah) dan memberikan rekomendasi menyangkut promosi dan demosi. 7. Melakukan pengawasan terhadap semua pungutan dan penerimaan bantuan dari pihak lain (pungutan dari orang tua, bantuan dari pemerintah dan pendapatan dari semua sumber lainnya) serta penggunaan keuangan oleh Kepala Sekolah. 8. Melakukan pengawasan dan pembinaan menyangkut pelaksanaan semua kegiatan yang melibatkan peran serta masyarakat dan pemerintah. 9. Membuat rencana kegiatan (RENOP) dan anggaran untuk kegiatan Unit Sekolah Vianney. 10. Mengamankan dan mengawasi pelaksanaan kebijakan YBHK di setiap jenjang sekolah di Unit Vianney. 11. Membuat laporan secara periodic (setiap 3 bulan) menyangkut kemajuan pelaksanaan tugas dan RENOP di Unit Vianney.
64 B. Tugas Kepala Seksi Pendidikan 1. Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap Kepala Sekolah berkenaan dengan implementasi KTSP dan kebijakan pendidikan YBHK. 2. Melakukan koordinasi pengembangan kurikulum (intrakurikuler dan ekstrakurikuler) yang berkesinambungan dari jenjang TK, SD, SMP, SMA yang merupakan keunggulan Unit Vianney, dan melakukan pengawasan terhadap implementasinya. 3. Melakukan pengawasan dan pembinaan terhadap pelaksanaan supervise perencanaan PBM, pelaksanaan PBM dan evaluasi PBM oleh pimpinan sekolah sekurang-kurangnya 1 kali dalam 3 bulan. 4. Melakukan pengawasan dan pembinaan menyangkut pelaksanaan kegiatan kesiswaan dan OSIS oleh Kepala Sekolah. 5. Melakukan supervisi administrasi pimpinan sekolah. C. Tugas Kepala Seksi SDM dan Umum 1. Melakukan penataan dan pengembangan lingkungan fisik yang mendukung iklim belajar : Keamanan, Kebersihan, Kerindangan, Ketertiban, Kekeluargaan, Keindahan, dan Kerja sama (7K). 2. Melakukan perencanaan, pembinaan dan penilaian kinerja tenaga kependidikan (petugas perpustakaan, satpam, petugas kebersihan, petugas tokoh kantin UKS kecuali office boy/pembantu sekolah tetap berada di bawah pengawasan dan penilaian Kepala Sekolah).
65 3. Melakukan pembinaan dan menangani, baik masalah kepegawaian yang diminta oleh pimpinan sekolah maupun permasalahan antara guru/karyawan dengan pimpinan sekolah. 4. Melakukan pengawasan menyangkut pengadaan, pemanfaatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana oleh Kepala Sekolah. 5. Melaksanakan perencanaan, pengadaan, dan pemeliharaan sarana/prasarana umum (lapangan, aula, ruang AVA, gedung, kamar mandi dan toilet, listrik, air, lingkungan sekolah, perpustakaan, media pembelajaran yang digunakan bersama) serta mengatur penggunaannya. 6. Mengkoordinir dan mengawasi pengelolaan kantin dan toko Sekolah Vianney. 7. Melakukan penataan administrasi sarana dan prasarana Sekolah Vianney. 8. Melaksanakan tugas kehumasan. D. Tugas Kepala Sekolah Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Sekolah mempunyai beberapa fungsi, yaitu : 1. Pemimpin Mempunyai perencanaan. Mengorganisasikan kegiatan. Mengarahkan kegiatan.
66 Mengkoordinasikan kegiatan. Melaksanakan pengawasan. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan. Menentukan kebijaksanaan. Mengadakan rapat. Mengambil keputusan. Mengatur proses belajar mengajar. Mengatur administrasi kantor, siswa, pegawai, perlengkapan dan keuangan. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS). Mengatur hubungan dengan masyarakat dan dunia. 2. Administrator Menyelenggarakan administrasi perencanaan. Menyelenggarakan administrasi pengorganisasian. Menyelenggarakan administrasi pengarahan. Menyelenggarakan administrasi pengkoordinasian. Menyelenggarakan administrasi pengawasan. Menyelenggarakan administrasi kurikulum. Menyelenggarakan administrasi kesiswaan. Menyelenggarakan administrasi kantor. Menyelenggarakan administrasi kepegawaian. Menyelenggarakan administrasi perlengkapan.
67 Menyelenggarakan administrasi keuangan. Menyelenggarakan administrasi perpustakaan. Menyelenggarakan administrasi laboratorium. Menyelenggarakan administrasi ruang keterampilan atau kesenian. 3. Supervisor Menyelenggarakan supervisi mengenai kegiatan belajar mengajar. Menyelenggarakan supervisi mengenai kegiatan bimbingan dan penyuluhan. Menyelenggarakan supervisi mengenai kegiatan ekstrakurikuler. Menyelenggarakan supervisi mengenai kegiatan ketatausahaan. Menyelenggarakan supervisi mengenai kegiatan kerja sama dengan masyarakat dan dunia usaha. E. Tugas Wakil Kepala Sekolah I 1. Bidang Kurikulum Wakil Kepala Sekolah Urusan Kurikulum mempunyai tugas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut : Menyusun program pengajaran. Menyusun pembagian tugas guru. Menyusun jadwal pelajaran. Menyusun jadwal evaluasi belajar. Menyusun pelaksanaan ujian akhir.
68 Menerapkan kriteria persyaratan naik kelas/tidak naik kelas. Menerapkan jadwal penerimaan buku RAPOR dan penerimaan STTB. Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan satuan pelajaran. Menyediakan buku kemajuan kelas. Menyusun laporan pelaksanaan pelajaran. 2. Bidang Sarana dan Prasarana Wakil Kepala Sekolah Urusan Sarana dan Prasarana mempunyai tugas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut : Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana sekolah. Mengadministrasikan pendayagunaan sarana prasarana. Pengelolaan pembiayaan alat-alat pengajaran. Menyusun laporan pelaksanaan urusan sarana dan prasarana secara berkala. Pemeliharaan sarana/prasarana. F. Tugas Wakil Kepala Sekolah II 1. Bidang Kesiswaan Wakil Kepala Sekolah Urusan/Bidang Kesiswaan mempunyai tugas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
69 Menyusun program pembinaan kesiswaan/osis. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa/osis dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah. Membina dan melaksanakan koordinasi keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kerindangan dan kekeluargaan. Memberikan pengarahan dalam pemilihan pengurus OSIS. Melakukan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi. Menyusun program dan jadwal pembinaan siswa secara berkala dan insidentil. Melaksanakan pemilihan calon siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar sekolah. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala. Mengatur mutasi siswa. 2. Bidang Hubungan Kerja Sama dengan Masyarakat Wakil Kepala Sekolah Urusan/Bidang Hubungan Masyarakat mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut : Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orang tua/wali siswa. Membina hubungan antara sekolah dengan POMG/BP3.
70 Menyusun laporan pelaksanaan hubungan masyarakat secara berkala. G. Tugas Tata Usaha Tata usaha sekolah mempunyai tugas dan melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. Penyusunan program tata usaha sekolah. 2. Pengelolaan administrasi keuangan sekolah. 3. Pengurusan administrasi pegawai, guru, dan siswa. 4. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah. 5. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah. 6. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah. 7. Mengkoordinasikan dan melaksanakan Keamanan, Kebersihan, Kerindangan, Ketertiban, Kekeluargaan, Keindahan, dan Kerja sama (7K). 8. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala. H. Tugas Wali Kelas Wali kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. Pengelolaan kelas.
71 2. Penyelenggaraan administrasi kelas yang meliputi : a. Denah tempat duduk siswa b. Pemilihan pengurus kelas c. Papan absensi siswa d. Daftar pelajaran kelas e. Daftar piket siswa f. Buku absensi siswa g. Buku kegiatan belajar mengajar h. Tata tertib kelas 3. Pengisian daftar kumpulan nilai siswa (legger). 4. Pembuatan catatan khusus tentang siswa. 5. Pengisian buku Laporan Pendidikan (RAPOR). 6. Pembagian buku Laporan Pendidikan (RAPOR). 7. Mengenal semua murid yang ada dikelasnya. 8. Mendata, memelihara dan bertanggungjawab atas semua inventaris kelas. 9. Menentukan atau membuat regu kerja harian. 10. Membantu siswa memecahkan persoalan pribadi maupun persoalan kelas. 11. Membuat identitas pribadi siswa, mencatat nomor telepon setiap siswa. 12. Mencatat hasil belajar pribadi siswa di legger.
72 13. Membuat laporan hasil belajar semester siswa (buku RAPOR) dan buku daftar kelas. 14. Bekerja sama dengan guru BP untuk memecahkan masalah yang dihadapi siswa. 15. Mengadakan hubungan dengan orang tua siswa dalam rangka pembinaan siswa, dengan sepengetahuan/seizin Kepala Sekolah, baik melalui telepon atau surat panggilan. 16. Mengadakan kunjungan rumah bilang dianggap perlu dengan izin Kepala Sekolah. 17. Mengikuti kegiatan kelasnya yang mungkin dilakukan di luar sekolah (kamping, karyawisata, studi ilmiah). 18. Memonitor kehadiran siswa dan menandatangani surat-surat dari orang tua siswa. 19. Mencatat absensi siswa di kelasnya setiap hari dan membuat rekapitulasi absensi bulanan dan menyerakannya kepada Wakil Kepala Sekolah sebelum tanggal 4 setiap bulan. 20. Melakukan bina kelas secara berkesinambungan. 21. Membuat case conference satu kali sebulan bersama Kepala Sekolah dan BP. I. Tugas Guru Bidang Studi 1. Tugas Pendidikan dan Pengajaran
73 Guru bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. Tugas dan tanggung jawab seorang guru meliputi : Membuat program pengajaran kegiatan belajar mengajar semester/tahunan. Membuat silabus dan rencana pembelajaran. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar. Melaksanakan kegiatan penilaian belajar semester/tahunan. Mengisi daftar nilai siswa baik kognitif, efektif maupun psikomotorik. Melaksanakan analisis hasil evaluasi belajar. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan (remedial) dan pengayaan. Melaksanakan kegiatan membimbing siswa dalam kegiatan proses belajar mengajar. Membuat alat pengajaran/alat peraga. Mengikuti kegiatan pengembangan kurikulum. Melaksanakan tugas tertentu di sekolah. Mengadakan pengembangan setiap bidang pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya.
74 Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing-masing siswa. Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran. Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum. Bertanggung jawab atas pencapaian ketuntasan bidang studi masing-masing siswa. Mencatat dan menyampaikan hasil KBM siswa kepada wali murid/orang tua. Membantu siswa yang mengalami kesulitan mengikuti pelajaran bidang studinya. Menyampaikan kepada guru BP dan wali kelas tentang seorang siswa yang mengalami kelainan/kesulitan pelajaran dengan maksud mendapat penganan khusus dari guru BP. Apabila sedang tidak mengajar dapat mengganti guru yang tidak hadir mengajar. Menyelesaikan sendiri persoalan yang mungkin terjadi antara guru bidang studi dengan murid, dan apabila tidak dapat diselesaikan segera menghubungi wali kelas, guru BP, dan atau Kepala Sekolah/Wakil Kepala Sekolah untuk menanganinya. Membuat presensi siswa sebelum mengajar. Memeriksa semua kertas ulangan serta mengembalikan kepada siswa.
75 Membahas kembali soal-soal ulangan agar siswa dapat mengetahui kesalahan yang dibuatnya dalam ulangan. Dapat digugu dan ditiru oleh murid-muridnya. Mencatat apa yang telah diajarkan dan menandatanganinya dalam buku kegiatan kelas setiap kali ia mengajar. Memeriksa tugas/pekerjaan rumah (PR) siswa. 2. Tugas Administratif Program semester/tahunan Setiap guru wajib membuat program semester/tahunan sesuai alokasi waktu yang disediakan. Program semester/tahunan dibuat untuk satu semester/tahunan dan diserahkan kepada Kepala Sekolah pada awal semester 1. Silabus Dibuat untuk setiap kompetensi dasar, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Disusun 1 kali dan disempurnakan. Rencana Pembelajaran (RP) Dibuat dan diperiksa oleh Kepala Sekolah sebelum mengajar. Agenda Guru Agenda guru disebut juga jurnal atau pelaksanaan guru mengajar termasuk tugas-tugas yang diberikan kepada siswa.
76 Daftar Nilai Setiap guru harus mempunyai catatan nilai. Baik nilai kognitif, efektif maupun psikomotorik. Absensi Tatap Muka Setiap guru wajib membuat catatan siswa yang tidak mengikuti pelajarannya. Catatan Kemajuan Pelajaran Setiap guru wajib mengisi catatan kemajuan pelajaran yang ada di dalam kelas. Kumpulan Soal Ulangan/Bank Soal Pada PSP harus mencakup juga soal-soal berbentuk objektif test maupun essay. Pembuatan soal supaya memperhatikan : a. Bentuk soal : Pilihan Ganda murni, essay berstruktur, essay bebas. b. Aspek yang diuji : ingatan, pemahaman, terapan, sintesa, analisa, dan evaluasi. c. Tingkat kesukaran : mudah, sedang, sukar. d. Soal ulangan harian dikumpulkan sebagai bank soal. Soal Ulangan Umum/UTS : a. Disusun sesuai ketentuan yang digariskan. b. Setiap guru harus dapat mengetik sendiri pada lembar sheet.
77 Analisis hasil ulangan harian dan ulangan umum menggunakan format yang disediakan. Pencapaian Target Ketuntasan Setiap akhir semester semua guru wajib melaporkan pencapaian target ketuntasan dan daya serap untuk tiap mata pelajaran. Batas ketuntasan setiap bidang studi adalah : 60. Siswa yang belum tuntas diberi kesempatan remedial 2 kali. J. Tugas Guru BP/BK Bimbingan penyuluhan/bimbingan karir membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan penyuluhan atau bimbingan karir. 2. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalahmasalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar (conference case). 3. Memberikan layanan bimbingan penyuluhan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar. 4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan pangan pekerjaan yang sesuai. 5. Mengadakan penilaikan pelaksanaan bimbingan penyuluhan atau bimbingan karir.
78 6. Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan penyuluhan/bimbingan karir. 7. Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar praktik atau pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan. 8. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan dan penyuluhan/bimbingan karir. 9. Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan penyuluhan/bimbingan karir. 10. Bila diperlukan dapat memanggil orang tua/ wali murid untuk bekerja sama membimbing siswa, dengan sepengetahuan Kepala Sekolah. 11. Membuat angket dan menganalisisnya tentang hal-hal tertentu yang dipandang perlu dan bermanfaat. K. Tugas Petugas Perpustakaan Petugas perpustakaan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Melayani siswa yang memiliki tugas di perpustakaan 2. Mengurus transaksi-transaksi yang ada di perpustakaan 3. Membantu permintaan dari jenjang TK, SD, SMP, SMA 4. Membimbing siswa yang ada di perpustakaan berkelakuan baik 5. Bertanggung jawab menjaga kerapihan buku perpustakaan 6. Bertanggung jawab menjaga kelengkapan buku perpustakaan
79 7. Bertanggung jawab menjaga kebersihan perpustakaan 3.2 Gambaran Sistem Sistem perpustakaan pada Sekolah Vianney yang berjalan saat ini belum terkomputerisasi sehingga semua transaksi yang dilakukan masih secara manual. Oleh karena itu, belum ada basis data yang terintegrasi yang dapat mempermudah transaksi pada sistem perpustakaan. Adapun gambaran sistem yang berjalan akan digambarkan dengan DFD berikut ini : 3.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Dibawah ini merupakan diagram konteks yang digambarkan pada gambar 3.2 serta diagram nol yang digambarkan pada gambar 3.3 yang berhubungan dalam perusahaan. A. Diagram Konteks
80 Anggota Perpustakaan Data perpanjangan peminjaman buku Data pembayaran denda Data pengembalian buku Data peminjaman buku Data pengajuan pendaftaran Data persetujuan pendaftaran Data pengadaan buku baru Pengurus Perpustakaan Data kartu anggota Sistem Perpustakaan Laporan pendaftaran anggota Laporan pengembalian buku Laporan pembayaran denda Laporan peminjaman buku Laporan sumbangan buku Donatur Data sumbangan buku Laporan pengadaan buku baru Kepala Unit Gambar 3.2 Diagram Konteks B. Diagram Nol
81 Gambar 3.3 Diagram Nol 3.2.2 Prosedur di Dalam Sistem Adapun prosedur-prosedur sistem yang berjalan pada Perpustakaan Sekolah Vianney akan digambarkan pada flowchart berikut ini : 3.2.2.1 Prosedur Pendaftaran Anggota Calon anggota menyerahkan foto 2x3 sebanyak 2 lembar. Kemudian petugas perpustakaan memeriksa status calon anggota. Jika calon anggota sudah terdaftar, maka proses selesai. Sedangkan jika calon
82 anggota belum terdaftar, petugas akan memberikan formulir pendaftaran. Kemudian calon anggota menerima formulir pendaftaran dan mengisinya. Setelah selesai mengisi formulir pendaftaran, calon anggota mengembalikan formulir kepada petugas. Kemudian petugas perpustakaan memasukkan data calon anggota, membuat kartu anggota, dan menyerahkannya kepada anggota baru. Setelah anggota baru menerima kartu anggota, maka proses pendaftaran selesai.
Gambar 3.4 Prosedur Pendaftaran Anggota 83
84 Pada flowchart diatas terlihat bahwa masih terdapat kegiatan manual serta penggunaan dokumen-dokumen sehingga muncul permasalahan yaitu proses pendaftaran anggota menjadi lebih lambat dan menghabiskan waktu baik dari sisi petugas perpustakaan maupun dari anggota perpustakaan itu sendiri. 3.2.2.2 Prosedur Peminjaman Anggota datang ke perpustakaan dan mencari buku yang ingin dipinjam di rak buku perpustakaan. Setelah menemukan buku yang ingin dipinjam, anggota menyerahkan buku dan kartu anggota kepada petugas perpustakaan. Petugas memeriksa data anggota. Jika ada pinjaman buku atau denda, maka anggota tidak bisa meminjam buku lagi dan proses selesai. Sedangkan jika tidak ada pinjaman buku atau denda, maka petugas akan memasukkan data peminjaman buku dan mengambil kartu anggota. Kemudian anggota menerima buku dan proses selesai.
85 Gambar 3.5 Prosedur Peminjaman Pada flowchart diatas terlihat bahwa masih terdapat kegiatan manual sehingga muncul permasalahan yaitu proses peminjaman menjadi
86 lebih lambat dan menghabiskan waktu karena anggota harus menelusuri rak untuk mencari buku yang dibutuhkan. Selain itu karena masih manual terkadang terjadi kesalahan dalam pendataan. 3.2.2.3 Prosedur Pengembalian Setelah anggota selesai meminjam buku, anggota datang ke perpustakaan dan menyerahkan buku yang dipinjam. Petugas memeriksa data peminjaman buku. Jika tidak terkena denda, maka petugas memasukkan data pengembalian buku dan proses pengembalian selesai. Sedangkan jika terkena denda, petugas akan menginformasikan besar denda. Anggota menerima informasi besar denda dan membayar denda. Petugas menerima pembayaran denda dan mengembalikan kartu anggota. Setelah anggota menerima kartu anggota maka proses selesai.
Gambar 3.6 Prosedur Pengembalian 87
88 Pada flowchart diatas terlihat bahwa masih terdapat kegiatan manual sehingga muncul permasalahan yaitu proses pengembalian menjadi lebih lambat karena petugas harus memeriksa data peminjaman untuk mengetahui apakah buku yang dipinjam telah melebihi batas peminjaman namun baru dikembalikan. 3.2.2.4 Prosedur Perpanjangan Peminjaman Anggota datang ke perpustakaan untuk menginformasikan bahwa ingin memperpanjang peminjaman dan menyerahkan buku yang ingin diperpanjang. Kemudian petugas memeriksa data peminjaman buku dan menerima buku. Petugas memasukkan data perpanjangan peminjaman buku dan menyerahkan buku yang diperpanjang kepada anggota. Setelah anggota menerima buku yang sudah diperpanjang masa pinjamnya, proses perpanjangan selesai.
89 Gambar 3.7 Prosedur Perpanjangan Peminjaman Pada flowchart diatas terlihat bahwa masih terdapat kegiatan manual sehingga muncul permasalahan yaitu proses perpanjangan peminjaman menjadi lebih lambat karena anggota harus menunggu petugas perpustakaan untuk memeriksa data peminjaman buku sebelum perpanjangan peminjaman diproses.
90 3.2.2.5 Prosedur Pengadaan Buku Anggota datang ke perpustakaan dan menyerahkan surat permohonan buku baru kepada petugas perpustakaan. Setelah menerima surat permohonan buku baru, petugas menyerahkan surat permohonan kepada Yayasan. Setelah menerima surat permohonan buku baru, Yayasan membeli buku ke pemasok. Kemudian pemasok menyiapkan buku yang dibeli dan menghitung total biaya pembelian buku. Yayasan menerima informasi total biaya pembelian buku dan memberikan informasi permohonan buku serta total biaya pembelian buku kepada administrasi. Setelah menerima informasi permohonan buku serta total biaya pembelian buku, administrasi melakukan pembayaran kepada pemasok. Kemudian pemasok membuat kwintansi pembayaran dan menyerahkan kwintansi beserta buku kepada administrasi. Setelah administrasi menerima kwintansi dan buku yang dibeli, administrasi menyerahkannya kepada petugas perpustakaan. Kemudian petugas perpustakaan menerima buku yang dibeli dan proses pengadaan selesai.
91 Gambar 3.8 Prosedur Pengadaan Buku Pada flowchart diatas terlihat bahwa masih terdapat kegiatan manual sehingga muncul permasalahan yaitu proses pengadaan menjadi
92 lebih lambat dan menghabiskan waktu karena banyak orang terlibat dalam proses dan petugas perpustakaan itu sendiri hanya berperan dalam menyampaikan surat permohonan buku baru dari anggota perpustakaan dan menerima buku saat buku sudah datang. 3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Berikut adalah analisis kebutuhan informasi pada Perpustakaan Sekolah Vianney dari setiap pengguna yang ada : Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Nama Entitas Deskripsi Anggota Berisi informasi mengenai semua anggota perpustakaan yang terdaftar. Guru Berisi informasi mengenai semua guru yang mengajar di sekolah. Petugas Berisi informasi mengenai semua petugas perpustakaan sekolah. Buku BukuInduk Klasifikasi Katalog Berisi informasi mengenai semua buku yang ada di perpustakaan. Berisi informasi detail mengenai semua buku yang ada di perpustakaan. Berisi informasi mengenai klasifikasi buku perpustakaan. Berisi informasi mengenai kategori-kategori buku perpustakaan.
93 Rak Peminjaman Pengembalian Penggantian Berisi informasi mengenai rak-rak yang ada di perpustakaan. Berisi informasi mengenai transaksi peminjaman buku yang dilakukan oleh anggota perpustakaan. Berisi informasi mengenai transaksi pengembalian buku yang dilakukan oleh anggota perpustakaan. Berisi informasi mengenai penggantian buku-buku yang hilang atau rusak. PembayaranDenda Berisi informasi mengenai pembayaran denda yang dilakukan oleh anggota perpustakaan. 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil wawancara dan analisis sistem informasi yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi, yaitu : 1. Lebih lambat dalam melakukan pencarian buku karena harus menelusuri rak satu persatu untuk menemukannya. 2. Kadang terjadi kesalahan manusia (Human Error) dalam pendataan peminjaman dan pengembalian buku sehingga terkadang ada buku yang sudah melewati batas waktu peminjaman namun buku belum dikembalikan. 3. Kadang terjadi kesalahan manusia (Human Error) dalam pembuatan laporan data seperti salah pencatatan tanggal pengembalian sehingga rentan dalam pembuatan laporan.
94 4. Karena seluruh sistem dalam perpustakaan belum terintegrasi dengan komputer, perpustakaan Sekolah Vianney tidak memiliki basis data bukubuku yang ada. 3.5 Solusi Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahn yang dihadapi Perpustakaan Sekolah Vianney, maka diusulkan beberapa pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Merancang sistem yang terkomputerisasi dan membuat basis data perpustakaan Sekolah Vianney. 2. Merancang aplikasi basis data berbasis dekstop sehingga memudahkan untuk memasukkan data buku jika ada buku baru, menghapus data buku jika tidak ingin digunakan lagi, dan menampilkan apa saja data yang dibutuhkan. 3. Membuat aplikasi yang terintegrasi dengan basis data yang telah dibuat sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan maupun pendataan tanggal peminjaman dan pengembalian buku.