BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini, pengunaan Technology memainkan peranan yang sangat besar dalam kegiatan bisnis dari suatu perusahaan khususnya penggunaan website sebagai media pelayanan yang diberikan perusahaan kepada karyawan dan konsumen. Pelayanan berbasis web bagi perusahaan sebagai sebuah media yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien serta menjadi lebih transparan terhadap bisnis yang dijalankan. Hal ini dapat dibuktikan dengan semakin banyak di Indonesia masyarakat yang menggunakan internet untuk melakukan komunikasi, transaksi, ataupun dalam mencari suatu informasi. Website adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenis-jenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupunjaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL. Sistem pengadaan barang dan jasa yang masih banyak digunakan oleh perusahaan saat ini adalah sistem pengadaan barang dan jasa yang masih cukup memakan waktu lama dalam segi proses transaksi, biaya yang besar dalam hal operasional pengadaan barang, sistem yang kompleks, serta kurangnya transparansi dalam pengadaan barang dan jasa tersebut. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem yang terbuka dan transparan dalam pengadaan barang dan jasa. Sehingga, sistem tersebut dapat memberikan kesempatan yang sama kepada semua penyedia barang dan jasa serta masyarakat dapat mengawasi proses pelaksanaannya. Proses pengadaan barang dan jasa secara online sering disebut E- procurement. Dimulai dari proses pengumuman, pendaftaran, penawaran, pemilihan supplier, hingga purchase order dilakukan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi. Berdasarkan penelitian sebelumnya dengan judul Analisis Faktor Kritis Keberhasilan Pada Implementasi E-Procurement, dari penelitian dapat ditemukan kesimpulan bahwa di sisi internal, implementasi sistem e-procurement 1
2 yang berhasil telah memberikan banyak visibilitas dan transparansi transaksi pengeluaran perusahaan baik secara individual maupun skala unit dalam perusahaan, yang mendukung peningkatan efisiensi terhadap proses dan biaya. PT Natura Nusantara Sakti sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha konstruksi. Sebagai perusahaan yang memiliki banyak transaksi dalam pembukuan transaksi konstruksinya dan telah berkembang dengan pesat tentunya harus memanfaatkan penggunaan technology development yang memegang peranan cukup penting bagi terciptanya kegiatan bisnis yang efisien dan berkelanjutan, melalui lingkungan, dan juga melalui dukungan dari berbagai pihak. Sehubungan dengan hal tersebut maka perlu dirancang sebuah sistem pengadaan barang berbasis web yang dapat meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih efektif dan efisien, menjadikan bisnis yang dijalankan menjadi lebih transparan serta memudahkan supplier dalam pengadaan barang. Menggunakan sistem online membuat hubungan pemasok/supplier serta antara cabang dan pusat menjadi lebih dekat. Sehingga dalam pengadaan barang menjadi lebih cepat. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang pada sub bab 1.1, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada antara lain: 1. Tidak terorganisirnya data yang dibutuhkan untuk proses pengadaan barang yang ada pada perusahaan dengan baik. 2. Kurangnya efektifitas dan efisiensi dari proses pengadaan barang yang ada. 3. Kurangnya transparansi dari proses pengadaan barang. 1.3 Ruang Lingkup Batasan ruang lingkup skripsi ini dilakukan pada PT Natura Nusantara Sakti, dimana perusahaan bergerak di bidang konstruksi pesawat. Skripsi ini akan berfokus pada bagian pengadaan barang yang dilakukan oleh perusahaan berdasarkan permintaan klien yang di dalamnya meliputi penawaran, pemilihan supplier, purchase order, pembayaran, retur, pengiriman barang. Pengadaan barang dimulai dari proses pengelolaan tender yang dipegang perusahaan dari permintaan klien dan di akhiri oleh proses pembuatan surat jalan ke klien atau instansi yang terkait pengadaan barang.
3 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dari skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari pengadaan barang dan jasa perusahaan. 2. Mengurangi penggunaan kertas. 3. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa. 4. Memberikan kesempatan dan hak yang sama kepada penyedia barang dan jasa. 5. Mempermudah dan mempercepat proses pengadaan barang dan jasa. 6. Menciptakan iklim bisnis yang transparan terhadap proses pengadaan barang antara penyedia barang dan jasa dengan perusahaan. Manfaat yang di dapat dari skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Mengurangi kesalahpahaman yang terjadi dalam proses pengadaan barang dan jasa. 2. Memudahkan para penyedia barang dan jasa untuk mengikuti proses tahapantahapan lelang sesuai dengan regulasi yang ada dengan pemanfaatan teknologi informasi (internet). 1.5 Metodologi 1.5.1 Metode Analisis Metode analisis yang digunakan adalah metode fact finding yang merupakan suatu proses formal dengan menggunakan teknik - teknik seperti wawancara, survei, memeriksa dokumen dan observasi guna mengumpulkan fakta fakta mengenai sistem, kebutuhan, dan preferensi (Connolly dan Begg, 2010, p344). Metode fact finding yang digunakan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Studi Literatur Penulis melakukan pengumpulan data data yang dibutuhkan melalui berbagai sumber yang ada dari buku yang bisa di dapatkan di toko buku, teman, atau dari perpustakaan di Universitas Bina Nusantara serta browsing melalui internet tentang semua hal yang dibutuhkan seperti sistematika
4 penelitian, penulisan laporan, landasan teori, bahasa pemrograman, dan teknologi yang kami gunakan. b. Wawancara Penulis melakukan wawancara terhadap pihak - pihak yang bersangkutan dengan penulisan ini, pada PT Natura Nusantara Sakti untuk mengetahui proses yang sedang berjalan. c. Observasi Penulis mengumpulkan data dengan mengadakan pengamatan langsung ke PT Natura Nusantara Sakti, dan mencatat aspek - aspek yang telah diobservasi. d. Memeriksa Dokumen Penulis mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan mempelajari dokumen - dokumen yang berkaitan dengan system pengadaan barang yang dilakukan oleh PT Natura Nusantara Sakti. 1.5.2 Metode Perancangan Dalam skripsi ini penulis menggunakan 2 (dua) buah metode perancangan yang terdiri atas metode perancangan basis data dan metode perancangan sistem. Berikut penjelasan dari metode metode tersebut : a. Metode Perancangan Basis Data Metode perancangan basis data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini berdasarkan Database Application Lifecycle (DBLC), yang terdiri dari 3 (tiga) fase perancangan basis data yang berdasarkan Connoly dan Begg yang meliputi : 1. Perancangan Konseptual (Conceptual Database Design) 2. Perancangan Logikal (Logical Database Design) 3. Perancangan Fisikal (Physical Database Design) b. Metode Perancangan Sistem Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah System Development Life Cycle (SDLC), DFD, Struktur menu, dan STD.
5 1.6 Sistematika Penulisan BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang dipakai, dan sitematika penulisan skripsi ini. BAB 2 : TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisikan landasan teori yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini, diantaranya adalah tahapan perancangan database, bahasa pemograman yang dipakai serta sistem software yang digunakan. BAB 3 : ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini berisikan analisis organisasi dan sistem yang saat ini di gunakan pada perusahaan tersebut dan tahapan-tahapan perancangan basis data yang terdiri dari perancangan basis data konseptual (Conceptual Database Design), perancangan basis data logikal (Logical Database Design), dan perancangan basis data fisikal (Physical Database Design). BAB 4 : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini menjelaskan implementasi dari aplikasi yang telah dibuat serta evaluasi penggunaan sistem yang dirancang. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas kesimpulan dan saran terhadap penyusunan skripsi serta evaluasi dari implementasi aplikasi yang telah dirancang.